办会流程座次安排、电话接听、档案管理

办会流程座次安排、电话接听、档案管理文秘组学习成果展示办公室工作文会事工作指南专业技能培训班文秘专业组编2013年5月目录前言…………………4第一章办文…………5第一节公文格式…………………5第二节简报格式…………………12第三节纪要格式…………………14第四节会议记录…………………15第五节公文介绍…………………17第六节公文收发…………………40第二章办会…………49第一节大中型会议………………49第二节小型会议…………………54第三节会议相关文书资料………57第三章办事…………60第一节接听与拨打电话…………60第二节接待工作…………………62第三节约会安排…………………66第四节座次安排…………………69第四章档案管理……………………72前言在我们的日常工作中，“文、事、会”是办公室工作的三大块，在很大程度上，体现了办公室工作的水平。目前，在九龙尚无统一的执行标准，多是源于办公室工作人员的日常积累和学习，难免偏颇和漏缺，缺乏系统理论验证。九龙县专业技能培训班文秘专业组按照县委、县政府“学有所获、学有所得、学有所用”的培训方针，结合日常工作内容，将办公室工作涉及的各类基础工作注意事项和行为方向整理成册，希望为奋战在九龙县各条战线的办公室同志提供帮助。本指南的编撰在九龙尚属首次，内容偏向实际操作，理论类较少，全册以图文形式展现了办公室工作“办文、办会、办事”中应知应会的工作常识，内容直观、易懂，希望领导和广大同仁在阅读使用中指出不足和错误，提出宝贵意见建议和批评，我们将以诚恳的态度虚心接受、及时改正，为九龙的办公室工作贡献一份力量。——九龙县专业技能培训班文秘组第一章办文第一节公文格式一、概念公文格式是指公文的整体格局和标印形式。二、公文标准格式分类排版及印装格式用纸格式文面格式公文标准格式排版及印装格式用纸格式文面格式公文标准格式天头:210mm三、公文标准格式说明天头:210mm37mm±1mmA4纸（一）用纸格式37mm±1mmA4纸28m±1mm版心（灰色部分）即书写范围区长：297mm1.公文用纸采用A4纸型，幅面尺寸为210mm(宽)×297mm（长）；28m±1mm版心（灰色部分）即书写范围区长：297mm长：225mm2.版心（即书写范围尺寸为156mm(宽)×225mm（长）；长：225mm3.版心与纸页边距为：(1)离天头37mm±1mm。156m±1mm(2)离订口28mm±1mm。156m±1mm订口（二）文面格式订口在确定版心正确位置后，即可以在版心区域进行文件的编撰，这一节重点强调版心区域内文件编撰的文面格式。1.文面格式式样（1）平行文式样—1—版心特急000001×××××（主送机关）：××××××××××××××××××××××××××××。(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××。（共印XX份）××××办公室××××年×月×日印发抄送：—1—版心特急000001×××××（主送机关）：××××××××××××××××××××××××××××。(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××。（共印XX份）××××办公室××××年×月×日印发抄送：××××××××××，××××××。XXXXXXXXXXX(标题)附件：1·××××××××××2·×××××××××××××XX〔2013〕3号XXXXXXXXX文件机密★一年高（平行文）：25mm版头主体(发文单位名称)2013年3月6日（附注：×××）版记版心特急000001机密★一年高（上行文）：80mm版头XXXXXXXXX文件签发人：XXXXX〔2013〕3号XXXXXXXXXXX(标题)×××××（主送机关）：主体××××××××××××××××××××××××××××。(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1·××××××××××版心特急000001机密★一年高（上行文）：80mm版头XXXXXXXXX文件签发人：XXXXX〔2013〕3号XXXXXXXXXXX(标题)×××××（主送机关）：主体××××××××××××××××××××××××××××。(正文)×××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1·××××××××××2·×××××××××××××(发文单位名称)2013年3月6日（附注：×××）版记抄送：××××××××××，××××××。××××办公室××××年×月×日印发（共印XX份）（1）版头部分①位置：红色反线（也叫红色分割线）以上部分，称为版头，也叫眉首。②版心左顶格第一排标注文件份号，用6位阿拉伯数字，位数不够，用“0”补，如：000002，三号黑体字。③版心左顶格第二排标注文件密级，格式为“密级等级★保密年限”，三号黑体字。④版心左顶格第三排标注文件紧急程度，两字中间空一格，三号黑体字。⑤发文机关标志格式为“发文机关名称+‘文件’二字”，如：中共九龙县委组织部文件。标志字体为小标宋体，标志整体大小为22mm×15mm，此为必备要素。⑥发文字号格式为：“机关代字+〔年份〕+序号”，机关代字后除函件以外不加文种，如：九委组函；常用的报、发等为错误格式，如：九委组发、九委组报、九委组通；年份是六角符号内加年份全称，如2013不能写成13；序号则是该份公文在该发文机关内的序列，注意与该份公文的份号区别，序号不能在数字前补虚位，如1，不能写成01；发文字号的位置：平行文中发文机关标志空两行，居红色反线上4mm处，居中标明；上行文发文机关标志空两行，居平行文居红色反线上4mm处，左空一格标明；发文字号字体为三号仿宋。⑦文种是上行文，如报告之类，需标注签发人，标注位置与发文字号处同一水平位置，右空一格注明，字体为三号楷体字。⑧红色分割线：表现形式为红色直线，用于版头和主体的分界。党群机关部门红色反线正中加红色五角星，政府机关部门红色反线无其他标识。⑨联合行文必须是同级机关，主办机关名称排列在前，发文字号只标识主办机关发文字号。（2）主体部分①标题。位置与红色分割线下隔两行；格式为“发文机关名称+事由+文种”，发文时可省略发文机关；字体为二号小标宋；标题中除需要引用时加注书名号，不能用其他标点符号；过长的标题可排列时可以排成菱形、梯形。②主送机关。即公文的主要受理机关，如主送机关较多，采用高度概括性语言，且主送机关为同级。③正文。首页必须显示正文。④正文内容字体为三号仿宋。⑤正文中各级标题的标识，共分四级，从大到校依次为：“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”，其中一级标题字体为三号黑体，二级标题为三号楷体，三级和四级标题为三号仿宋。⑥附件标注。位置居于正文下方，与正文部分隔一行，左空两格标注“附件”二字，字体为三号仿宋；“附件”二字后加冒号，冒号后注明附件名称，如有多个附件，则用阿拉伯数字依次注明，每一个附件注明占用一行，抬头与第一个附件对齐。⑦附件正文。左顶格标明“附件”，或“附件1”，字体为三号黑体。⑧附注。如有必要，可使用附注；位置居成文日期下一行，左顶两格，格式为：“（附注：xxxxx）”,作用为对公文的补充说明，如：（附注：此件发往各乡、村）⑨发文机关署名。与正文或附件标识最后一行下隔两行，右空4字，字体为三号仿宋。⑩成文日期。居发文机关署名下一行，右空四个字；用阿拉伯数字表明年月日，不可简写。eq\o\ac(○,11)用印。不能上下颠倒、左右乱盖，要按照章面，将章端正盖于成文单位与成文日期上，骑年盖月。（3）版记部分①版记各内容用黑色分割线分离。第一行：标注除主送机关以外其他需送单位或相关领导，格式为统一为“抄送：xxxx,xxxx,xxx。”，不能用“报”、“送”代替“抄送”，单位名称之间用逗号隔开，位置空左一格，字体为四号仿宋；第二行：左空一格注明文件印制机关，右空一格用阿拉伯数字注明印发日期，完整注明年月日；第三行：如需注明，右空一格用括号内注明印制份数，要与版头份数相对应。②页码。格式为：“-1-”，位置居于该页翻口右空一字处，上离版心下边缘线7mm，字体为四号仿宋；空白页不标页码。（三）排版印装格式1.书写。从左至右横排书写，每页22行，每行28字。2.印刷。双面印刷，页码位于翻口处，两面误差不超过2mm。3.装订。左侧装订，两页码之间误差不超过4mm。（四）其他格式注意事项1.正文书写中的连接符号正确书写方法为“~”，而不是惯用的“——”或“—”；2.在正文中数字的用法：①正文中数字使用一般使用阿拉伯数字，用数字表达的短语、句子中，不能隔行写。②当数字作为名词或介词使用时，可以写成中文小写数字，即“一”、“二”、“三”。第二节简报格式一、概念机关、团体单位编发的内部文书，他是一个统称概念，属于事务性文书。二、版面格式报简版心报头第x期（总第xx期）XX年X月X日XXXXXX（单位）编按语：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX报简版心报头第x期（总第xx期）XX年X月X日XXXXXX（单位）编XXXXXX(标题)XXXXXXXXXXX(副标题)报核心XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(标题)XXXXXXXXXXX(副标题)报核心XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。报尾报（送、发）：XXX，XXX，XXX，XXX，XXX。报尾（共印xx份）三、简报格式说明（一）报头位置居版心三分之一（红色分割线以上）部分。1.名称。可直接用“简报”、“情况简报”、“XXX（专题）简报”，用红色大字书写，居于第三行正中；2.编印单位。期数：居于简报二字下方隔两行居中，一般为当年简报编印期数；总期数：居于期数下方一行居中，一般为编印单位所发简报的总编印期数，可以不用标明；三号仿宋字体。3.编印单位。居于红色反线上4mm，左空一格处，三号仿宋字体。4.日期。居于红色反线上4mm，右空一格处，与编印单位同处一水平，三号仿宋字体。（二）报核也叫报身、报体。为简报主体，用于撰写正文。1.按语。居红色反线下隔两行，一般为领导指示、编者按等，具有提示性、说明性、评论性，字体为楷体三号，可以不用。2.标题。居于红色反线或按语末行下隔两行，式样为文章式标题，可以添加副标题，用于对标题的补充说明或文章内容的概要；主标题字体为二号小标宋，副标题用破折号引出，字体为三号楷体。（三）报尾写在最末一页，最下方。1.报：用于上行单位。2.送：用于平行单位。3.发：用于下行单位。第三节纪要格式一、纪要标志由“xxxxxx纪要”组成，居版心上边缘35mm处，居中，推荐使用红色小标宋体字。二、标注出席人员名单，一般用三号黑体字，在正文或附件说明下隔一行，左空二格，后标用全角冒号，冒号后用三号仿宋字体标注出席人员单位、姓名、回行时与冒号后的首字对齐。三、标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为外，编排方法同出席人员名单。四、纪要格式可以根据实际制定。第四节会议记录格式一、会议记录十要素（一）时间精确到分。（二）地点精确到会议室。（三）参会人精确到人，重要人员精确到姓名。（四）缺席人精确到姓名。（五）列席人精确到人，重要人员精确到姓名。（六）主持人精确到姓名。（七）会议议题包括主题、内容。（八）发言记录。（九）时间记录，精确到分如：11:30散会。（十）记录人、主持人确认签字，形成归档。注：会议记录中，各要素要自成段落。二、会议记录特点记时、客观。三、会议记录范例样式XXXXXXXXX会议记录时间：地点：参会人：缺席人：列席人：主持人：会议议题：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。发言记录：XXX(姓名)：XXXXXXX(发言内容)。XXX(姓名)：XXXXXXX(发言内容)。XXX(姓名)：XXXXXXX(发言内容)。…。（散会）记录人（确认签字）：主持人（确认签字）：XXXX年XX月XX日第五节公文介绍按照中央中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16以中办发〔2012〕14号文件印发，自2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关公文共有15种。一、命令(令)—权威性最高的行政公文（一）适用范围适用于公布行政法规和规章、宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。能发布命令的机关：中央：国家主席、国务院、各部委、中央军委。地方：县级以上各人民政府。（二）特点载体性、强制性、权威性、严肃性、专用型。（三）分类公布令、行政令、动员令、宣布令、任免令、嘉奖令、通令、赦免令、戒严令、指令。（四）写法1.标题：四种形式：①发令机关+文种；②发令人职务+文种；③发令机关+事由+文种④事由+文种。2.编号：一般以领导人名义发布的命令不按照年度编号，而是从任职开始到卸任为止依次编号。3.正文：三种形式（1）单层次式，发布令多数采用单层次；（2）二层次式，行政令和任免令多采用二层次；（3）三层次式，嘉奖令多数为三层次。4.签署：位于正文的右下方，写明发令单位名称或单位负责人的职务及姓名。5.成文时间：正文之后，签署之下。二、决议（一）适用范围适用于经会议讨论通过的重大决策事项。（二）特点决议必须产生于会议。（三）分类审批性决议、方针政策性决议、专门性问题决议。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种组成。2.正文：一般包括两项内容：一是前言，写明决议的根据；二是主体，写明决议的事项。3.发文机关：即落款，写明机关全称或法定简称。4.成文日期：写明年、月、日。三、决定(一)适用范围适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）特点事关重大、事关决策、切实可行。（三）分类法定性决定、方针政策性决定、部署指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种组成。2.正文：由开头、主体、结尾三部分组成。（1）开头一般是说明为什么要做出这个决定，即做出决定的背景、根据、目的和意义。（2）主体写决定事项。根据具体内容结合实际情况撰写，内容可多可少。①用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务措施、方案、要求等，有的还要写明指挥决定的理由，内容复杂时要用小标题或条款显示出层次来。②用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可对批准此事项的根据和意义予以阐述。③用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明奖惩对象的主要事实和组织决定。（3）结尾结尾比较简单，主要用来写执行要求或希望号召。（4）落款正文右下方写明发文机关名称。若标题上已有发文机关，则签署可省略。（5）成文时间如果是会议通过的决定，在标题的下方居中以括号注明批准、通过的会议名称和会议批准通过的日期；如果是领导机关的决定，日期一般放在落款之后。（五）注意事项1.不能滥用决定行文；2.事项要明确、具体；3.语体风格要妥当。四、公报(公布体公文)（一）适用范围适用于党政机关、社会团体、基层单位公布重要决定或重大事项。（二）特点内容上的庄严性、形式上的多样性（三）分类新闻公报、会议公报、统计公报。（四）写法1.标题：（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种（3）发文机关+文种正文：由于公报类型不同，正文包含的内容各异，写法也有差别。（五）注意事项1.突出重点；2.叙述事情要全面、具体、层次清楚；3.语言要科学、准确、庄重、严肃。五、公告（周知性下行文）—高层领导机关（一）适用范围适用于向国内外宣布重大事项或法定事项。（二）特点（1）发布机关的限制性（2）发布范围的广泛性（3）内容的重大性（4）传播方式的新闻性（三）分类（1）行政性公告（2）法规性的公告（四）写法标题：①发文机关＋文种；②发文机关+事由+文种；③事由+文种；④文种。（五）正文1.开头开头主要用来写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等，要写的简明扼要。公告内容非常简短时，可以不写公告缘由，一开头就进入公告事项。2.正文正文用来写公告事项，即向大众公布重要事项或法定事项。3.结语一般用“特此公告”、“现予公告”、“公告”等习惯用语作结。有些公告的结尾专用一个自然段来写执行要求，也有的公告既不写执行要求，也不用“特此公告”的结语，事完文止，自然收尾。（四）注意事项1.要求内容准确无误。写作时要直陈其事，不发议论，不加说明，更不能抒情。语言郑重严肃，平实无华，简洁明快。2.一般基层单位要宣布一些很具体的事项，不宜使用公告，使用通告或通知比较合适。六.通告（一）适用范围适用于在一定范围内公布应当遵守或周知事项。（二）分类法规性通告、知照性通告。（三）特点周知性、法规性、务实性、广泛性。（四）正文通告的正文共分三大部分1.通告缘由通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。通过叙述相关的政策、法规依据或具体的实际情况来说明行文的原因。2.通告事项写明社会有关方面周知或遵守的事项。文字多，内容较复杂的，多采用分条列项的写法，以作到条理分明，层次清晰。如果内容比较单一，也可采用篇段结合式写法。3.通告结语多采用“本通告自发布之日起实施”指明执行日期，或“特此通告”、“此告”等习惯用语结尾。（五）注意事项1.通告的撰稿者，要有政策观念，以政策衡量通告的事项，确保其不与现行政策抵牾，不搞不符合法律程序的“土政策”。2.因为通告可以用来处理带有一定专业性的公务，所以写有关专业性的内容时，难免会使用一些术语，但要注意尽量选择大多数人熟悉的行业用语。同时，也要求撰稿者有一定的专业知识。3.通告的内容一定要突出，才能给人以深刻的印象。4.通告一般可以张贴、见报，也可以文件形式下达。公告与通告区别：公告通告用途国内外宣布一定范围作者高层机关规定性：政府及职能机关周知性：机关、团体、单位事项重要事项、法定事项遵守事项、周知事项范围国内外发布者范围七、意见（兼容性公文）（一）适用范围适用于对重要问题提出见解和处理办法。（二）特点行文多向性、作用多样性、效力灵活性。（三）分类上行、下行、平行（四）写法1.标题由发文机关名称、事由和文种三要素构成。2.正文（1）开头。行文的缘由、背景、依据与目的。（2）主体。这是意见的核心部分，用来对重要问题提出见解和处理办法。分条列出，条首有“主旨句”。（3）结尾上行：通常写明“以上意见，如无不妥，请批转各地、各有关部门贯彻执行”。下行：结尾主要提出贯彻、反馈的具体意见。（五）注意事项1.明确界限，区别内涵向上行文、向下行文和不相隶属机关之间相互行文使用“意见”的区别。2.把握内涵，珠联璧合意见的内在结构必须是“提出—分析—解决”三个“问题”的珠联璧合。3.上下有别，用语不同八、通知（周知性下行文）（一）适用范围适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项、批转、转发公文。（二）分类公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、一般性通知、事务性通知、会议性通知、任免性通知。（三）特点1.发布性：发布法规、规章。2.批转性：下级机关公文。3.转发性：上级机关和不相隶属机关公文。4.传达性：①下级执行事项（指示性通知）；②有关单位周知或执行事项（会议通知、任免通知）。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种三部分构成2.正文：通知的正文包括原由、事项、要求三部分。（1）原由写明制发通知的理由、目的、依据或情况。（2）通知事项，即通知主体。要求主要受文机关承办、执行和应予知晓的事项。（3）通知的结尾有三种常用写法：一是事项结束，全文就自然结尾，意尽言止，不单写结束语；二是用习惯用语“特此通知”收尾；三是用简要的文字再次明确主题或作必要的说明，以引起收文单位对该通知的重视。（五）注意事项1.写全三要素；2.分清发布、批转、转发；3.颁转文件系法规、规章时应加书名号；4.层层批示，可省略中转单位；5.不要遗漏本身发文文种。九、通报（知照体公文）（一）适用范围适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（二）特点真实性、教育性、典型性、知照性、时效性。（三）分类表彰性通报、批评性通报、情况性通报。表彰、批评性通知四层次：事实情况、分析评价、处理意见、希望要求。情况通报二层次：情况、意见。（四）写法1.标题：由发文机关、事由和文种构成。2.正文：（1）表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：一是主要事实：表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；二是分析指出事例的教育意义：表彰性通报，要在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。三是决定要求：表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。（2）情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。它的正文包括通报有关情况，分析并作出结论。（五）注意事项1.事实要典型；2.分析要准确；3.通报要及时；4.写作态度要严肃。十、报告（一）适用范围适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（二）特点单向性、陈述性、事后性（三）分类工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告（四）写法1.标题：①发文机关＋事由＋文种的写法；②事由＋文种的写法。2.正文：（1）引据不同类型的报告，其引据的写法也有不同。可以交代报告产生的现实背景，可以交代报告产生的缘由、起因，可以说明报告的根据，或者在开头简略叙述一个事件的概况，或者明确阐述发文的目的，均要落笔入题，有利于表达主体内容和报告主旨。（2）主体报告的主体也有多种写法，下面择要介绍几种常见写法：工作报告主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。建议报告希望上级部门采纳建议，或批转给有关部门执行、实施，这是建议报告的基本写作目的。为此，这类报告的重点要放在建议内容上。提出的建议要针对某项工作有系统完整的方法、措施和要求，且对工作有切实可行的指导作用。形式上可采用分条列项的方法逐层表达。回复报告根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出回答，问什么答什么，要突出专一性、时效性。情况报告汇报发生的情况，并客观的分析这些情况产生的原因、性质和造成的影响等。对情况已经做了处理的，应报告处理结果；尚未做处理的，应报告处理打算。递送报告的正文一般很简短，只用一二句话说明报送的文件或物件的名称及数量即可。（3）结语报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可采用“特此报告”、“以上报告，请审阅\请审视”、“以上报告如无不妥，请批转执行”等等习惯用语收结全文。（五）注意事项1.要注意结构、层次的合理安排；2.要善于抓住事物的本质；3.注重时效，情况真实；4.语言简洁，篇幅短小。十一、请示（一）适用范围适用于向上级机关请求指示、批准。（二）特点回复性、单一性、针对性、超前性、可行性。（三）分类1.请求指示的请示：政策性；2.请求批准的请示：工作性；3.请求批转的请示。（四）写法1.标题：由发文机关＋事由＋文种构成。2.正文：由请示缘由、请示事项、请示结语三部分构成。（1）开头主要表述请示的缘由，这是请示事项的基础，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分恰当、言之有据。交待完请示缘由之后，一般用“特请示如下”过渡到请示事项。（2）主体写请示事项，要写清要求上级结构予以指示、审核、批准的具体问题和事项，这是请示的实质内容，是请示最核心、最重要的部分。请示事项要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项及原因、理由分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚，以便上级及时批准。（3）结尾写请示结语，请示结语比较简单，在主体之后，另起一段，以惯用的“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等结束语收尾即可。（五）注意事项1.要坚持一文一事，报送一个主送机关。请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示，确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。2.一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请示的同时，把请示抄报被越过的主管部门；3.不能把请示写成报告或请示报告；4.除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。5.一般情况下，也不得在上报上级机关的同时将请示抄送平级和下级机关。报告与请示区别：报告请示用途汇报工作、反映情况答复上级机关询问请求指示、批准性质呈报性上行文呈请性上行文目的无须答复必须答复时间事前、事中、事后事前内容广泛，不夹带请示事项一文一事主送多头、多级单头、逐级结语以上报告，请审阅特此报告以上妥否，请指示（政策性）以上当否，请批示（工作性）十二、批复（答复性下行文）（一）适用范围适用于答复下级机关请示事项。（二）特点行文的被动性、内容的针对性、功能的指示性。（三）分类表态性批复、指示性批复（四）写法1.标题：发文机关＋事由＋文种。2.正文：批复依据、批复事项、执行要求。(1)批复依据批复依据主要涉及两个方面：一是对方的请示；二是与请求事项有关的方针政策和上级规定。批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，一般常用到以下几种方式：“来文机关＋来文名称（来文字号）”的方式引述来文，如：“××政府《关于……的请示》（××府办发〔2005〕××号）收悉”。或者以请示的日期、或来文日期来引述，如：“×年×月×日×号来文已收悉”；也可引述“来文日期＋来文事项”，如“×年×月×日关于……问题的请示收悉”。上级有关的文件和规定是答复请示的政策和理论依据。可表述为：“根据××关于××的规定或经××××研究讨论，现作如下答复。”必要时，可标引文件名、文件编号和条款序号。(2)批复事项这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。(3)结尾结尾是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种，提行写“此复”或“特此批复”；第二种，写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种，无结语，请示事项答复完毕就告结束。（五）注意事项1.态度明确，表达准确，措词严谨；2.批复要及时。十三、议案（报请性上行文）（一）适用范围适用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（二）特点制作主体的特定性、运行程序的法定性、行文对象的单一性、生效标志的特殊性。（三）分类立法性议案、决策性议案、任免性议案、其他重大事项议案。（四）写法1.标题：提出议案的的机关名称+审议事项+文种。2.主送机关：同级人民代表大会及其常务委员会3.正文：（1）提请审议事项的意义、目的和缘由；（2）提请审议事项；（3）提出议案申请。4.结尾：提出议案的行政机关及其领导人署名，并注明成文时间。（五）注意事项1.要适时提交；2.要一案一事，切实可行；3.要注意议案与提案的区别，不要混淆；（议案用于各级人民代表大会或常委会，而提案则用于各级政协会议和企业职工代表大会）4.要注意用语的准确得体。十四、函（一）适用范围适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（二）特点行文广泛、内容多样、灵活简便（三）分类商洽函、询问函、答复函、请批函。（四）写法1.标题：由发文机关、事由、文种三部分组成。2.正文：（1）开头发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、标题和文号等。（2）主体发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，做出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。（3）尾语发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。（五）注意事项（1）要一函一事，切忌一函数事；（2）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。十五.纪要（记录性公文）（一）适用范围适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）特点内容的记实性、叙述的概括性、称谓的规定性、行文的多向性。（三）分类决议型纪要、情况型纪要、研讨型纪要。（四）写法1.标题：(1)机关名称＋会议名称＋文种；(2)会议名称＋文种；(3)双标题。2.正文：会议纪要的正文分为前言、主体、结尾三大部分。(1)前言主要用来记述会议的基本概况。包括：召开会议的时间、地点、会议名称、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。(2)主体是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等，都在这一部分予以表达。(3)结尾比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等，结尾处还可以对会议的情况作一些补充说明，在不影响全文结构完整的前提下，也可以不写专门的结尾部分。（五）注意事项1.如实反映会议的各项内容，不夹杂任何个人主观感情色彩；2.突出重点，简明精炼，概括出会议的要点；3.层次分明，清楚地突显出会议地侧重点；4.要言简意明，有详略地整理归纳出会议的主要内容。十六、其他事务性文书（一）简报1.涵义是机关、团体、单位编发的内部文书，是一个统称概念。2.作用（1）上行简报：用于汇报工作，反映情况（2）下行简报：用于传达意图，指导工作（不能布置工作）（3）平行简报：用于沟通信息，交流经验3.特点：快、新、实、简4.写法:由报头、报核、报尾三部分构成。（1）报头：包括名称、期数、编印单位、编印日期、密级、编号（首页版心三分之一红线上部分）（2）报核（报身、报体）①按语：提示性、说明性、评论性。②标题：简明、准确、醒目、生动。③导语：简明扼要概括全文中心内容或主要事实。④主题：简报的重心部分，它要紧紧围绕行文的主旨，紧接导语加以开展，用典型的有充分说服力的材料，对所反映的事实作全面、具体的叙述和进一步的说明。⑤结尾：全文内容的总括。（3）报尾:报、送、发单位；编印份数。（五）注意事项1.要真实准确；2.要短小精悍；3.要快写快发；4.要生动活泼。第六节公文收发一、收文一般环节为拆阅—一登记——填写承办(传阅)单——送交办公室主任签批——送有关领导阅示——按领导意见送有关人员或有关承办部门负责人传阅——归档。（一）请示、报告、汇报等材料的处理程序1.审核来文是否符合行文规范，是否符合行文的规定。2.进行编号。3.进行收文登记。登记方法主要有两种：（1）流水式登记法。就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记，同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上。（2）分类式登记法。就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记。如，工委文件、管委会文件、省、州、县各部门文件等。收文登记是文件处理的重要依据，也是秘书人员一项经常性的工作，要严格按照登记项目逐项登记，不得漏项，不得出现重号和跳号现象。4.送办公室主任提出拟办意见。5.按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。6.按领导阅示的意见传阅。7.将领导指示意见送办公室主任阅示。8.将领导的意见摘录到收文登记簿上。9.将来文转承办单位或负责人处理。10.将承办单位或负责人处理结果及时报告主任，由主任向领导及有关部门作情况汇报、通报。11.催办文书处理情况。12.将处理完毕的来文按规定存档。样表一：文件传阅单月日姓名（或部门）签字领导批示XXX办公室注：（“XXX”为送阅机关名称，此单附在传阅文件上）(二)上级领导部门来文的处理程序1.通知、指示类的文件应先登记。登记内容包括收文日期、收文编号、来文日期、来文单位、原文号、密级、缓急等。收文编号由收文代字(机要、明电、密电、信访)、年份和序号组成。同时根据文件类别附上公文处理单2.交办主任签写办公室拟办意见。3.按照主任意见转领导批示，再照批示转有关职能部门负责人阅读并承办。4.将领导批示摘录到收文登记簿上。5.检查来文的办理、落实情况。6.将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。样表二：XX(机关)文书处理单来文机关发文号紧急程度文件名称密级登记号呈办意见领导批示拟办意见办理结果注：可粘附在文件首页上。样表三:公文收文登记簿范本收文时间文件字号主题、关键字领导批示文件签收备注签收人签收时间(三)来往函件的处理程序1.属于群众来信的，按信访工作程序处理。2.属于函调的，转交组织人事部门处理。3.刊物征订单，属于办公窒负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转宣传部处理。4.属办公室职责范围的事项，应报主任阅处，并按主任意见处理。5.将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。(四)收文工作要求1.必须做到准确、及时、保密，不拖拉，不积压；2.应熟悉校领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围；3.根据文件内容，分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门，以便其考虑承办意见；4.组织传阅时，应采取以机要员为中心点的辐射方式，尽量避免传阅对象之间的交叉式传阅；5.如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒；6.及时催办，定期检查文件承办情况。二、发文一般环节为拟稿——会签——签发——编号——打印——校对——印制——盖章——送发——归档。(一)拟稿1.符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定。2.情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整。3.请示应当一文一事；报告中不得夹带请示事项。4.按照归档要求，草拟公文一律用钢笔、签字笔(蓝黑、黑色)；有条件的部门用黑白打印稿。5.用词规范，在使用简称时，应先用全称，并注明简称。 6.人名、地名、数字、引文准确。引用应注明发文机关、公文标题和发文字号。7.结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。8.公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。9.草拟公文和批改文稿要上留天，下留地，左侧留出装订线。（二）审理1.受理登记办公室在收到文稿时须认真检查，凡符合下列要求的应予受理；（1）文稿首页使用单位发文稿纸，拟稿人、负责人在相应栏目内签署姓名、时间。（2）文稿文理通顺，誊写清楚。（3）文稿受理后应在《收文簿》中登记收文号、文稿标题等。（4）对不符合上述要求的文稿，可说明理由，退主办部门或负责人修订完善或另作处理。2.审核把关（1）办公室对已受理的文稿，应在熟悉文稿基本内容、把握文稿基本精神的基础上，认真审核。（2）审核文稿应把好五关：行文关。确定是否需要行文，以何名义行文；内容关。审查材料是否真实、准确，观点是否正确；政策法规关。审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与已经公布、仍在执行的政策、规定有无矛盾；如属提出新的政策、规定、建议，按照职责权限是否经有关部门研究，是否需要废止现行有关政策、规定；文字关。审查文字是否条理清楚、合乎逻辑；遣词造句、标点符号、数字及计量单位、人名、地名、专用术语是否准确、规范；体例格式关。审查拟定的公文文种、标题、主送单位、抄送单位等是否符合规定。3.加工修改（1）针对审核中发现的问题，认真修改。文稿须作较大改动的请主办部门或负责人修改；无须做大改动的，由办公室修改。（2）办公室修改文稿应遵循以下原则：技术性的修改由办公室全权负责；涉及实质性内容的修改应征求主办部门和有关部门的意见。实质性内容改动较大的，应请主办部门负责人审阅修改稿并签署意见。4.送审送签拟以发送的文件，经办公室修改加工后，按以下程序送审、送签：（1）将文件送相关负责人签字（发）。（2）未经秘书审阅的文稿，一般不送审签。5.缮印经领导签发的公文定稿，方可送办公室进行缮印。6.校对（1）坚持谁起草的文件谁校对的原则。（2）文件初稿交由领导审签时需进行初次校对。（3）对审签通过的文件初稿，以正式文件印制一份，不用印，交由审签领导或责任领导再次进行校对核签。无误后，文件正式制发。（三）用印1.公文制成后，一律加盖公章。公文加盖公章后，方能生效。2.加盖印章应注意：（1）加盖印章的公文份数与原稿中标明的印制份数相同。（2）用印位置正确。印章应加盖在正文右下方，发文时间的中间，上沿应不压正文，即所谓”骑年盖月”。（3）若发文时间在前，印章可盖在正文末空档处；若正文末页无空档可另加空白页注明发文时间并盖章，同时在该页左上方标明“(此页无正文)”。联合发文，印章顺序应与发文机关的顺序相一致。最后一枚印章与发文时间相叠。（4）印章应端正、清晰。（5）凡经领导签发的文稿，文印员不能自主改动。若发现原稿不清或有错误的地方，须经办公室请示签发人批准。（6）公文印制的格式、标准，参照公文格式的细则执行。（7）公文缮印应做到保证质量。公文的各个组成部分都要符合规格要求，安排得当，排列匀称，端正、整洁、美观、大方。公文的缮印务求迅速、及时。（8）注意保密。在印制带密级的公文时，文印员要注意保密。（四）分发1.公文加盖印章后，方可进行分发。对文件分发进行登记。2.公文的分发一般按下列原则：（1）凡涉及全局性的公文，分发至全县党政各处级单位、直属科；凡属于党内事务的公文发至各党总支、直属党支部，党委各部门。（2）代拟公文的某职能部门可另加一份。（3）公文涉及的某职能部门或要求某一职能部门具体承办的，可另加一份。（4）上行或平行的公文涉及到的职能部门，可分发一份。3.发文应注意：（1）发文应及时、迅速，不准积压；（2）应严格按照发文的份数分发，不得随意增减。样表四：XXX文件发放单日期发放单位发放人签收单位签收人备注（五）归卷1.公文分发完毕后，应及时对公文进行整理、归卷。2.公文草稿、定稿及正本(两份)及有关需要存档的材料，要归并整理并保管。整理时，应按照公文的种类进行整理，保证齐全，便于保管、查找和利用。3.各职能部门代拟的公文草稿，若改动较大经重新誊抄的，草稿仍须附在公文定稿的后边，一并立卷。4.凡立卷公文、文稿应予年终归档，个人不得保存应归档的文件、文稿等材料。第二章办会第一节大中型会议一、组建会议机构、人员分组（一）秘书组1.负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、印刷、发送等工作。2.联络各代表团，了解掌握各代表团的讨论情况，进行汇总综合，并及时向秘书长、大会主席团报告。3.编发大会简报、快报。（二）组织组1.承办代表资格审查方面的事宜，包括提出代表资格审查意见，起草代表资格审查报告等；负责编制代表名册。2.承办选举方面的事宜，包括起草选举办法、选举大会主持词，编制选举程序、候选人名单、候选人情况介绍等；负责汇总代表团酝酿、讨论候选人及选举事项的意见。3.承办大会秘书处交办的有关事项。(三)会务组1.布置会场（1）整体格局要与会议性质和谐融洽；（2）大中型会议要保持一个绝对的中心；（3）小型会议要集中、方便、桌面保持干净、整洁；（4）会标（横幅）必须要有，会徽、标语、宣传口号视情况而定；（5）准备和检查声响设备、多媒体设备、麦克风、扩音器、激光投影、照明等设备。2.证件制作（1）会议正式证件包括：代表证、出席证、列席证、来宾证。（2）会议工作证件包括：工作证、记者证、出入证。（3）会议其他证件：旁听证。（4）重要会议，证件上有与会者单位、姓名、职务、证件号码、个人照片等信息，并加盖印章。3.沟通协调（四）后勤组1.财务管理和预算。2.食宿安排。3.车辆安排。（五）宣传组1.承办宣传报道和新闻发布。2.组织协调，安排记者采访活动。3.负责影像资料。（六）保卫组1.行使会议举行期间的保卫事宜和安全警卫工作。2.会场和代表住处的保卫和车辆引导工作。3.证件检查。二、会议流程图 流程会后会中会前会前筹备 会后会中会前会前筹备回收有关文件、代表证出席证等安排会议议题有需要的安排人接机、接车报到、签到、检查核对与会人员提前到会带去一切会议所需用品确定会议的名称、规模和规格，提出与会人员范围或人员名单整理会议记录立卷归档会场内的组织工作和服务工作摆好会场方向指示组织并礼送代表离场做好会议记录拟定会议时间、会期、议程与日程安排确保座位安排就绪汇总情况、简报编写做好会后总结工作务必使每个与会者都有必要的文件资料和用具制发会议通知、邀请函做好会后反馈工作做好会议的值班和保卫工作做好会议文件的印刷、核对和分发工作做好会后服务工作提供用水和杯子等做好图像影音采集工作及宣传做好会议必备用品和特殊用品的准备工作做好会场的选择和布置工作制定会议的经费预算拟定会议的后勤保障方案制定出会议的值班和保卫方案会期长的提前安排住宿伙食按会议需求设立秘书处主席台人数为双数排序三、会场布置回收有关文件、代表证出席证等安排会议议题有需要的安排人接机、接车报到、签到、检查核对与会人员提前到会带去一切会议所需用品确定会议的名称、规模和规格，提出与会人员范围或人员名单整理会议记录立卷归档会场内的组织工作和服务工作摆好会场方向指示组织并礼送代表离场做好会议记录拟定会议时间、会期、议程与日程安排确保座位安排就绪汇总情况、简报编写做好会后总结工作务必使每个与会者都有必要的文件资料和用具制发会议通知、邀请函做好会后反馈工作做好会议的值班和保卫工作做好会议文件的印刷、核对和分发工作做好会后服务工作提供用水和杯子等做好图像影音采集工作及宣传做好会议必备用品和特殊用品的准备工作做好会场的选择和布置工作制定会议的经费预算拟定会议的后勤保障方案制定出会议的值班和保卫方案会期长的提前安排住宿伙食按会议需求设立秘书处主席台人数为双数排序（一）中型会议会场布置示例图主席台主席台人数为单数排序86421357主席台主席台人数为单数排序86421357（二）中型会场布置说明1.正面主席台对主席台有个好的视野，以大小方形的形式。2.会场布置包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面。3.会场布置要注重庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规模、规格。4.横幅的色彩要与会场整体色彩布局协调，多以红底白字或红底金字为主，同时可以根据会议内容张贴标语等。5.按示例图主席台最中间为最重要位置。 （二）大型会场布置示例图大型会议会场布置说明1.大型会议要保持一个绝对的中心，因此多采用半圆形形式。2.大型会场要有充足的光照。3.应专门预留记者席摄影机位等位置。4.会场内应设立醒目的标示牌。5.会场布置颜色要庄严，色调要统一。第二节小型会议一、会议流程 流程 会前会后会中会前筹备 会前会后会中会前筹备安排参会人员入场决定会议目的清理会场点到准备会议材料会场内的组织工作和服务工作安排领导入座整理会议记录确定参加人员做好会后总结工作做好会议记录制发会议通知或以其他方式通知参会人员立卷归档做好图像影音资料采集做好会场的选择和布置工作二、小型会议会场布置安排参会人员入场决定会议目的清理会场点到准备会议材料会场内的组织工作和服务工作安排领导入座整理会议记录确定参加人员做好会后总结工作做好会议记录制发会议通知或以其他方式通知参会人员立卷归档做好图像影音资料采集做好会场的选择和布置工作（一）示例图（二）小型会场布置说明1.色调装饰以简约为主。2.照明充足。3.通风良好（三）小型会议座次安排示意图1.长条桌型A7A5A3A1AB6B4B2B1B3B5B7（主）进门正门主方客方第三节会议相关文书材料进门正门主方客方一、会议邀请函内容示例（一）说明邀请函可附会议流程表（二）式样1.邀请函尊敬的先生/女士：您好！我们很荣幸地邀请您参加将于在举办的会议。会议主题：。此次会议由主办。真诚地期待着您的积极支持与参与！

落款年月日2.会议议程表会议时间会议议程年月日上午下午二、会议筹备工作计划表示例序号工作内容完成时间负责部门责任人1确定参会人员名单2制发邀请函3印发会议通知4领导发言稿5开幕词和闭幕词6签到册制作7会议议程最后确定及打印8代表证、列席证制作9嘉宾座牌10物资准备11横幅、引导牌制作12会场布置13会场设备检查14发放资料15现场签到三、经费预算表示例名称简介预定时间地点负责人工作人员项目明细序号项目小计（人民币）备注1茶水2嘉宾座牌3邀请函4资料打印费5列席证6代表证7横幅8宣传费用（包括摄像、合照、新闻制作等）9其它费用共计四、会议秘书处各组工作人员职责分工明细表秘书处机构设置姓名联系电话组长副组长成员具体分工组别职责分工工作人员责任人联系电话秘书组1、负责大会文件、资料的起草、送审、校对、印刷、装订、分发、归档；2、做好大会会议记录；3、负责会议所需各种证、牌制作；4、负责督促检查大会报到及会议到会人数统计并报告情况；5、配合宣传组搞好大会宣传报导，安排记者采访；6、办理大会秘书处交办的其他事项。会务组1、落实会议地点及有关事项，负责大会会场的设计布置；2、负责大会座牌的制作摆放，以及音箱设备的调试和维护；3、协助秘书组做好大会文件资料的起草、送审、校对、印刷、装订、分发等工作；4、办理大会秘书处交办的其他事项。宣传组1、编发大会简报信息；2、负责大会电视报到宣传等事宜；3、拟发大会宣传标语并安排督促张贴；4、负责大会摄像、摄影；5、办理大会秘书处交办的其他事项。后勤组1、负责编制大会预算及采购大会需要的物资；2、负责会场卫生，确保大会期间的水、电供应；3、负责大会会场的后勤服务工作；4、负责会议期间车辆的安排，确保会议用车；5、负责参会人员食宿安排工作；6、办理大会秘书处交办的其他事项。保卫组1、承担安全保卫事宜，包括各个会场、代表住地以及代表集体外出活动的安全保卫、警卫工作；2、协助会务组搞好证件的查验工作；3、办理大会秘书处交办的其他事项。五、×××大会会议须知示例一、大会会场设在×××会议室。二、代表、列席人员必须准时出席会议，不迟到、不早退。三、代表、列席人员进入会场后，应遵守纪律，会议期间不得在会场内随意走动，高声喧哗。四、请参会人员将手机关闭或开到振动位置;不要在会场内接打手机。五、会场内禁止吸烟。六、遵守大会纪律，保持良好会风。代表、列席人员和工作人员应当自觉遵守大会纪律。会议期间不会客，不中途退场。代表因事因病不能出席会议，应向主管领导请假并通知大会秘书处；列席人员和工作人员因事因病请假，必须经大会秘书处负责人同意。七、代表、列席人员和工作人员对会议未正式公布的内容要严格保密。会议文件、资料要妥善保管，不得外传，如发现遗失，应立即向大会秘书处报告。八、会议期间，代表、列席人员和工作人员不得将与会议无关的人员带入会场，妥善保管好随身物品，注意安全。九、与会人员要遵守公共道德，讲文明礼貌，注意公共卫生，爱护公共财物。六、大型会议筹备方案(案例)××县××会议安排方案一、会议主题略。二、会议的时间、地点拟定于×月×至×日(×天)，在××××召开。×月×日下午或晚上报到。三、会议规模1.参加会议人员(正式代表)；2.特邀代表和列席人员：工作人员(含服务人员)共计××人。四、会议议程会议由县委书记、县长分别主持。第一天大会由县长主持，听取县部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言；第二天分组讨论(围绕会议确定的讨论题目进行)；第三天继续分组讨论；第四天上午继续分组讨论，下午大会由县委书记主持会议，县长作会议总结，书记讲话。五、会议材料准备1.大会发言单位材料；2.会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单(分组讨论地点)、讨论题目、作息时间表；会议须知等；3.会议参阅文件。六、会务工作由县委办公室、县政府办公室负责(具体分工略)。附件：1.会议通知(包括会议材料准备通知)2.会议日程表3.参加会议人员名单注意事项：方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作下列工作：1.召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草(包括文件准备)；会务服务(住宿安排)，生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等经费预;2.草拟材料准备通知;3.选定会场，并布置会场(包括会标);4.准备会议所需用品;5.会议材料准备。七、大会回执单模板以下回执请于×月×日前传真至会务组。传真号：（略），或直接电话通知会务组。 参会回执姓名性别单位返程日期车船飞机票第三章办事第一节接听与拨打电话一、原则（一）表达规范、正确。（二）礼貌热情、语气清晰和婉。（三）语言简洁。（四）要注意电话内容的保密性。（五）注意时间的选择:最佳时段：早上8:30—11:30；下午14:00—18：00。二、程序和要求（一）接听电话1.三声内拿起电话。2.问候并自报家门。3.确认对方信息、做好电话记录。4.复述内容、确认要点。5.道别、挂机。6.整理记录：电话记录六要素：单位、姓名、回电号码、内容、时间、接电话人姓名。（三）拨打电话1.准备通话提纲。2.核查电话号码。3.拨出电话、问候并自我介绍、确认对方。4.陈述内容、并复述核实。（四）道别、挂机三、过滤电话（一）接听重要电话要随手记录；（二）接听纠缠电话要礼貌回绝、不留余地；（三）过滤恐吓电话要录音（事态如果发展扩大建议让司法机关介入）；（四）过滤唠叨电话要学会善意的谎言；（五）过滤代接的电话要慎重。四、电话的使用（一）按保密制度使用电话；（二）重要电话要有完备记录；（三）重要记录要立卷归档。第二节接待工作一、接待工作的种类（一）接待工作是指对来访者给予相应的服务活动，根据不同的对象、不同的来访目的，接待的内容也各不相同。（二）按照来宾的来访意图可分为会务接待，会议接待，视察与检查接待，参观接待，经营活动接待，技术考察接待和其他接待。（三）按照来宾对象不同，可以分为外宾接待和内宾接待。（四）按照来访者有无预约，可以分为预约来访者接待和未预约来访者接待。二、接待工作基础（一）做好来访准备1.心理准备；2.物质准备（包括用品准备和环境准备）；3.业务知识和能力的准备。（二）迎接来访客人1.说好问候语自我介绍——为他人介绍——握手——互换名片2.引领来访者走在左前侧、进入会议室先敲门，若会议室门是向外开应拉开门的请客人先进；若会议室门是向内开的应自己先进门然后请客人进。3.接待时对电话的处理正确用语：对来访客人说：“对不起，请稍后”；正打电话时，客人来了要微笑，点头工作示意；电话结束时要道歉；一般电话在三分钟内结束。自我介绍：应酬式、工作式、交流式、礼仪式、问答式。三、接待工作的一般程序（一）制定接待计划1.接待规格高规格接待；对等规格接待；低规格接待2.接待计划的主要内容（1）主要内容有4项：确定接待规格；日程安排；经费预算；工作人员。①确定接待规格确定接待规格，即确定本次应由哪位领导出面接待，其他陪同者、住宿、用车、餐饮的规格等。②日程安排包括来访的起止时间，每天的活动内容等，日程安排要具体，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容。（一般以表格的形式列出）③经费预算根据接待规格，人员数量，活动内容做出接待经费的预算。例：租借会议室、打印资料费、住宿费、餐饮费、劳务费、讲课、演讲、加班等费用、交通费、参观费、旅游费、娱乐费用、礼品费等。④工作人员根据接待规格和活动内容确定工作人员的构成、数量及其分工。一般分为接待组、会务组、宣传组、秘书组几个部分。（还可事先进行培训）四、一般接待流程发出邀请——接待前的准备工作——普通接待环节（一般指个人）——预约来访者的接待——未预约来访者的接待（一）预约来访者的接待1.主动迎接和问候2.了解情况3.发放贵宾卡（按照单位要求发放给来访者宾客卡，来访者离开提醒并收回宾客卡）4.正确引导（引导来访者到被访的部门或单位要求安排专门工作人员接待）5.送客(二)未预约来访者的接待1.热情接待；2.了解情况，尽心服务；3.机敏应对；4.耐心倾听。5.确保来访者满意。（三）团体接待流程1.迎接来访团体迎接人员的安排有两种方法：（1）主陪人员在宾馆等候，派副职或办公室主任带人到机场、车站迎接，这样可以为主陪人员节省很多等候的时间，并无不恭敬的意思。（2）主陪人员亲自到机场或车站等候。2.安排来访团体的食宿、交通、行程（1）了解情况（2）确定餐饮、住宿、用车标准（3）预定餐厅、住宿房间（4）根据对方的要求调整方案3.送别来访团体（1）上午离开，主人方应在头天晚上到宾馆话别，半小时左右，赠送礼品。（2）下午离开，主人方应在当天上午到宾馆话别。第三节约会安排一、工作约会的含义秘书事务工作涵盖范围很广，对秘书的要求自然也很高。约会也称约见，是指上司在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务，会商工作。在企事业单位中，约见这一种交际形式被运用的频率，仅次于电话联系和书信联系。凡商量工作，解决问题，交流信息，联络感情都常用这一形式。在现代社会中，会面应事先约定，这是讲究社交礼节、注重工作效率的表现。为上司安排约会是办公室事务中的一项常规性的工作。二、约会安排的基本原则（一）要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。（二）要区分轻、重、缓、急，合理安排约见。（三）协助领导搜集有关信息，使领导事先做到心中有数。（四）酌情弹性。这种弹性包含两方面内容，一是指办公室人员安排约见时间要错开进行，不可太紧或太松。二是早期安排的约见，时间不能太确定，因届时也可能会因情况有变而更动约见时间。（五）办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知对方。保证准时赴约，不误约，不失约。三、约会安排的步骤（一）了解意图。

（二）准备资料。（三）确定参加人员。

（四）确定时间和地点。（五）迎送工作。

（六）安排合影。（七）整理会谈文件。四、约会安排的注意事项（一）配合上司的时间表。（二）分辨轻重缓急。（三）约会时间留有余地。安排上司的约会时，在时间上一定要留有充分的余地，这包括两方面的内容：1.约会时间要错开，不可太紧或太松。在安排约见时间时，要在每次约见之间留出10-15分钟的机动时间；2.远期安排或答应的约会，时间不能太确定。（四）适当保密上司的约会安排，一般要注意保密。（五）内外兼顾（六）在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约会（七）细致周到。例：约会卡××××年×月×日星期×10:00会见张××，商谈下一年度的销售问题，地点：公司会议室。13:00与××公司王××经理共进午餐，地点：白云大酒店三楼。14:30与律师商谈租赁位于中环大街的假日别墅事宜，地点：瑞金路18号。16:00去白云机场接××公司董事长周先生及其夫人，客房定在白云大酒店。19:30赴白云大酒店三楼晚宴（宴请20：00开始）服装：套装，附请柬。第四节座次礼仪一、座次礼仪的基本理念(一)概念礼仪规矩，更多用于招呼客人和正式场合。家庭成员、熟人和自己人间则不必太过严格。国内政府会议及公务场合，座位讲究左高。一般商务场合及国际交往中，座位以右为尊。中国人常说男左女右，体现出一种男尊女卑，女性的地位不高。但外国朋友如果看到中国人的结婚照片（男左女右），反而会以为女主人的地位很高。地方交往、社交活动，要按照约定俗成的做法。国际交往中，要按照国际惯例进行表达。如国内许多地方选举，通常以候选人姓氏笔画多少来进行排序，而国际会议则是按照拉丁字母顺序。如联合国大会上各国的发言顺序，就是按照各国国名字母排列。二、座次排序基本规则1.以右为上（遵循国际惯例）2.居中为上（中央高于两侧）3.前排为上（适用所有场合）4.以远为上（远离房门为上）5.面门为上（良好视野为上）除了以上五项原则，针对不同的会场情况，还应该以使会议合理、高效进行为原则来判断座位次序。三、座次安排（一）会议座次1.长方形会议桌类型座次B4这种会议桌适用于内部会议或者双边谈判的现场。进行内部会议时，职务最高的人应该位于短矩形边的一侧，并且应该面门而坐。进行双边谈判时，双方可分别坐于桌子长边的两侧。B4长条桌型A1A1A9A7A5A3A2A4A6A8B8B6B4B2B1B3B5B7B9进门（以九龙县县委1号楼613会议室为例）B3B1B2B4进门进门B3B1B2B4进门A3A2A4A1注：在举行双方会议时A代表客方，B代主方；在内部会议时A代表主要领导，B代表一般参会人员2.会客座次安排A3A2A4A1注：在举行双方会议时A代表客方，B代主方；在内部会议时A代表主要领导，B代表一般参会人员3.乘车座次第四章档案管理档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。它按照习惯分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、诉讼档案、照片档案、音像档案、电子档案等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同的，即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。在日常的档案管理工作中，主要涉及到档案的收集、整理、保管和存档等工作。一、档案的收集收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：（一）立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。（二）检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。包括：1.会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。2.综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。二、档案的归档判断立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：（一）重文文件指本单位的发文及部分收文的重文文件。（二）普发性文件主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。（三）未生效文件如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。三、档案管理装订用不锈钢钉或线将需要归档的文书档案文件以“件”为单位固定在一起，即单“件”装订，便于保管利用。（一）整理单位确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。（二）文件的装订文书档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。（三）装订的部位与对齐方式及注意事项文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。四、档案管理分类文书档案管理归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。（一）区分年度1.年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。2.跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。3.几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。4.会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。5.文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。（二）文书档案管理区分保管期限将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：1.反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。2.反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。3.反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组