会议运营 课件 任务1 会议报备

LOSTSOUL会展策划与管理教学资源库标准化课程《会议运营》Eventmanagement目录Contents

项目一

会议认知——识别真面目项目二会议策划——凡事预则立

任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算项目三会议申报——依规审批方行稳项目七会议服务——细节决定成败

项目八会议记录——记宣并举以传远任务1了解会议的发展任务2了解会议产业的发展任务3熟悉会议运营岗位任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广任务1

选择会议场址任务2布置会议场地任务3会场环境布置项目五

会议准备——运筹帷幄之中任务1拟发会议通知任务2邀请会议人员任务3准备会议物件任务4选择会议礼品项目六

会议接待——首因效应促成功任务1制定会议接待方案任务2接站安排任务3会议注册与签到任务1会议现场服务任务2会议生活服务任务1撰写会议纪要任务2撰写会议新闻稿任务项目四会场布置——环境提升体验项目十

会议评估与总结——拾遗与补缺项目十一

数字会议——技术驱动革新任务1走进数字会议任务2把握数字会议未来趋势任务1开展会议运营评估任务2制作会议总结文件任务1会场清理与送离安排任务2结算会议费用任务3寄发感谢信项目九

会议收尾安排——善始亦善终

学习目标

1.了解会议内部立项的流程、注意事项，明确会议合作单位的构成、合作单位及组委会成员邀请注意事项，掌握国际会议报备流程、会议申办书的框架；2.了解会务机构的组织结构基本设置、职责分工、会议工作团队组建的原则；3.明确会议宣传推广的含义、目的，了解会议宣传的具体内容、主要渠道，掌握会议宣传推广计划的主要内容知识目标能力目标1.能够根据不同会议类型准备会议申报材料；2.能够确定合作单位并拟写邀请函；3.能够组建高效会议工作团队并正确分工；4.能够制定和执行会议宣传推广计划。项目三会议申报——依规审批方行稳素养目标1.培养学生团队合作精神、组织协调能力、责任与担当意识；2.培养学生树立全局意识、辩证思维、新发展理念以及品牌意识，统筹考虑会议申报阶段主要工作，提高会议申报的可行性与科学性，保证会议申报工作质量、提高会议申报立项率；3.培养学生切实担负政治责任，确保会议成为宣传科学理论、传播先进文化、弘扬社会正气的重要阵地。任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读项目三会议申报——依规审批方行稳知识链接会议报备工作内容内部立项确定合作单位外部审批2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读项目意向申报1.内部立项会议内部立项流程初步论证立项评估决策审批计划与启动跟踪与反馈2-确定合作单位3-外部审批导读1-内部立项1.内部立项注意事项明确责任分工充分协调沟通资料准备充分文档规范2-确定合作单位3-外部审批导读1-内部立项2.确定合作单位（1）会议合作单位的构成主办单位定义：独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的组织。主要包括各级政府、各级贸易促进机构、各类行业协会、商会以及部分规模较大的企业、事业单位。职责：负责会议的整体规划和决策，确定会议的主题、目标和规模，协调各合作单位之间的关系，确保会议的顺利进行。承办单位定义：接受主办单位的委托，具体负责会务活动方案的整体策划和执行，能够独立承担民事责任的组织。一般情况下，会议主办单位即承办单位，有时也有所区分。职责：负责会议的具体组织和实施工作，包括会议场地的选择和布置、会议日程的安排、与会人员的接待和住宿安排等。协办单位定义：协助主办单位或承办单位，提供必要保障和支持的组织。职责：根据会议的需要，提供资金、物资、人力等方面的支持，协助主办单位或承办单位完成会议的组织和管理工作。2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读2.确定合作单位（1）会议合作单位的构成支持单位定义：向会议或其相关活动提供有效资源的组织。职责：不参加会议的具体组织工作，只为会议提供各种形式的支持，如资金支持、技术支持、宣传支持、场地支持、物品支持等，以帮助会议更好地开展。赞助单位定义：为获得宣传效果、扩大影响力，为会议提供资金、物资、服务、技术、人员以及其他形式支持的组织。职责：通过提供赞助，获得在会议中的宣传和展示机会，提升自身的品牌形象和知名度。如通过冠名会议，获得在会议中的独家冠名权和高度曝光机会，同时与会议主办方进行更深入的合作，实现双方的互利共赢。2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读2.确定合作单位1.第一届中国-非洲经贸博览会（2019年6月27日至29日）主办单位：中华人民共和国商务部、湖南省人民政府承办单位：湖南省商务厅、商务部外贸发展局、湖南省委外事委员会办公室、中国国际贸易促进委员会湖南省分会、长沙市人民政府、湘潭市人民政府2.2024国际制导、导航与控制学术会议（ICGNC）（2024年8月9日至11日）主办单位：中国航空学会制导、导航与控制分会和飞行器一体化控制全国重点实验室承办单位：国防科技大学3.第三届传感、测量、通信和物联网技术国际会议（SMC-IoT2024）（2024年12月27-29日）主办单位：湖南涉外经济学院、哈尔滨工程大学联，承办单位：江苏科技大学、爱迩思出版社（ELSP）、ESBK学术中心、AC学术平台协办4.2023气候与能源金融国际会议（ICEF）（2023年6月2至4日）主办单位：中国优选法统筹法与经济数学研究会气候金融研究分会、国际能源转型学会能源金融专业委员会承办单位：湖南大学2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读【拓展学习】合作注意内容单位级别对等匹配2.确定合作单位机构名称准确无误合作单位邀请要考量合作各方排名需斟酌2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读请同学们分析以下案例单位级别是否匹配？例1.某会议组织机构情况主办单位：成都市人民政府重庆市人民政府承办单位：重庆市文化和旅游发展委员会例2.某会议组织机构情况主办单位：四川省人民政府承办单位：四川省商务厅成都青羊区商务局例3:某校学生参赛方案名称《云南健康管理创新大会策划方案》主办单位：中国健康管理协会、中国健康促进协会承办单位：云南省健康教育协会头脑风暴2.确定合作单位2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读

【案例点评】例1:本例中，成都市人民政府的行政级别为副省级，重庆市人民政府的行政级别为正省级，后者行政级别比前者高，两者因级别不对等不会共同担任主办单位。例2:本例中，承办单位四川省商务厅是主办单位的隶属组成部门，其行政级别为正厅级。成都市青羊区商务局是成都市商务局(副厅级)的隶属组成部门，其行政级别为正处级。两个承办单位的行政级别相差太大，明显不对等，不宜一起担任主办或承办的角色。例3:本例中，主办单位由两家“中”字头协会共同主办，初看并无不妥。进一步核实主办单位信息后可以发现，“中国健康促进协会”进入了民政部于2016年曝光的“离岸社团”“山寨社团”名单中，明显不能作为主办单位。同时，承办单位“云南省健康教育协会’与主办单位“中国健康管理协会”并非业务工作上的隶属关系，两者能否共同进入会议的组织机构中，还需要进一步调研核实。2.确定合作单位2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读2.确定合作单位2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读（2）遴选会议承办单位会议的组织方在立项后，会对外向专门的会议承办公司发出招标，会议承办公司接受邀请参与竞标，最终由发起单位在多家应标公司中挑选出最适合的公司来承办会议。招标投标开标评标定标中标2.确定合作单位2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读（3）组委会成员邀请注意事项：★确定署名妥当。如邀请单位或邀请人的署名是否妥当，邀请级别相对较高的人员如果不用主办单位而用承办单位的名义去邀请则不妥当。★明确邀请函发送对象。在发邀请函前要了解清楚应该把邀请函发送给谁，可视具体情况发给某单位的办公室或负责业务的具体部门或直接发给本人，总之要发对地方、发对对象，以免在不必要的环节中浪费时间。★确定邀请函发送渠道。在单位内部，一般可通过内部渠道发送，也可视情况通过邮件、邮寄、传真或专人递送。★确保专人负责。应保持邀请联系人的连贯性，即专人负责联系邀请事宜，及时解答被邀请人提出的相关问题，并对联系进展情况做好记录，心中有数。★及时告知。负责邀请的专人应及时告知被邀请人会议的筹备进展情况，使其了解何时需要其参加何种活动，并提早做好日程安排。2.确定合作单位2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读（3）组委会成员邀请【邀请函样例一】关于邀请作为"2025中国智慧城市发展峰会"联合主办单位的函XX大学智慧城市研究院:由我委主办的"2025中国智慧城市发展峰会"已获市政府批准(批文号:XX政办函[2025]XX号)，拟于2025年12月3日一5日在XX国际会展中心举行。

鉴于贵院在智慧城市领域的学术影响力,特邀请作为联合主办单位，主要职责包括:1.参与会议学术指导委员会工作2.推荐2名领域专家作主旨报告3.共同审定会议技术白皮书请于20XX年XX月XX日前将加盖公章的<<主办确认回执>>反馈至我委。联系人:王XX123-12345678

附件:1.会议筹备方案2.联合主办协议草案XX市发展和改革委员会(盖章)20XX年XX月XX日2.确定合作单位2-确定合作单位1-内部立项3-外部审批导读（3）组委会成员邀请【邀请函样例二】关于"2025中国智慧城市发展峰会"承办邀标函XX会展服务有限公司:

经公开比选，现邀请贵公司参与"2025中国智慧城市发展峰会"承办竞标，具体要求如下:一、承办内容1.主会场(1000人)和6个分论坛场地服务2.500名参会人员住宿接待3.会议直播技术支持(至少5个平台同步)二、资质要求1.具备省级以上大型会议承办经验2.拥有ISO9001质量管理体系认证请于20XX年XX月XX日前提交:(1)详细承办方案及预算。(2)相关资质证明文件。联系人:李XX123-87654321XX市发展和改革委员会(盖章)20XX年XX月XX日3.外部审批2-确定合作单位1-内部立项导读（1）会议报备审批的对象根据相关规定，举办任何规模的国际会议都属于外事活动，必须经有关政府主管部门批准方可进行申办和筹备活动。在华举办国际会议，实行国务院和省级两级审批制度，举办方不得自行审批。以国际大型学术会议为例，需要教育部审批，同时也可能报国务院或国家其他部委审批。（2）国际会议审批3-外部审批3.外部审批（1）会议报备审批的对象根据相关规定，举办任何规模的国际会议都属于外事活动，必须经有关政府主管部门批准方可进行申办和筹备活动。在华举办国际会议，实行国务院和省级两级审批制度，举办方不得自行审批。以国际大型学术会议为例，需要教育部审批，同时也可能报国务院或国家其他部委审批。（2）国际会议审批2-确定合作单位1-内部立项导读3-外部审批3.外部审批我国审批国际会议的基本要求与程序★举办国际会议必须办理报批手续★举办国际会议的机构必须具备一定的资质★申请举办国际社团会议的程序

首先向主管部门汇报，得到口头批准后再提出书面申请文件（文件主要包括申请报告和申请表），申请文件一式两份，递交后等待批准。

举办国际会议的申请不得通过多重渠道上报。（2）国际会议审批2-确定合作单位1-内部立项导读3-外部审批技能训练技能训练【案例分析】北京成功申办2022年冬奥会2014年7月7日，国际奥委会执委会投票决定，中国北京正式成为2022年冬季奥林匹克运动会候选城市。中国进行了认真严密的准备。2015年7月31日，中国作为候城市在国际奥委会全会上进行最后一次陈述,北京申冬奥"三大理念"高度契合奥运精神、给国际社会留下了深刻的印象,最终申奥成功。(一)北京申冬奥的重要时间节点2014年3月14日，申办城市须提交申办问题答卷和相关承诺保证书。2014年7月7日，国际奥委会执委会投票决定，中国北京正式成为2022年冬季奥林匹克运动会候选城市。(二)北京申冬奥"三大理念"高度契合奥运精神北京张家口此次申办冬季奥运会的三大理念是"以运动员为中心、可持续发展、节俭办赛"。这三大理念与奥林匹克议程高度契合，给国际社会留下了深刻的印象。(三)北京申冬奥陈述人阵容强大北京派出强大的陈述阵容，原中国国务院副总理刘延东亲自带队陈述，陈述人还包括原中国奥委会主席、国家体育总局局长刘鹏,原北京冬奥申委主席、北京市市长王安顺,中国奥委会副主席于再清，中国残奥委会主