会议运营 课件 任务2 撰写会议策划方案

LOSTSOUL会展策划与管理教学资源库标准化课程《会议运营》Eventmanagement目录Contents

项目一

会议认知——识别真面目项目二会议策划——凡事预则立

任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算项目三会议申报——依规审批方行稳项目七会议服务——细节决定成败

项目八会议记录——记宣并举以传远任务1了解会议的发展任务2了解会议产业的发展任务3熟悉会议运营岗位任务1会议报备任务2组建工作团队任务3会议宣传推广任务1

选择会议场址任务2布置会议场地任务3会场环境布置项目五

会议准备——运筹帷幄之中任务1拟发会议通知任务2邀请会议人员任务3准备会议物件任务4选择会议礼品项目六

会议接待——首因效应促成功任务1制定会议接待方案任务2接站安排任务3会议注册与签到任务1会议现场服务任务2会议生活服务任务1撰写会议纪要任务2撰写会议新闻稿任务项目四会场布置——环境提升体验项目十

会议评估与总结——拾遗与补缺项目十一

数字会议——技术驱动革新任务1走进数字会议任务2把握数字会议未来趋势任务1开展会议运营评估任务2制作会议总结文件任务1会场清理与送离安排任务2结算会议费用任务3寄发感谢信项目九

会议收尾安排——善始亦善终

学习目标

1.了解会议策划的概念与要素2.掌握编制会议策划方案的方法、原则和内容3.了解会议预算、会议赞助书的主要内容，掌握会议成本控制的原理知识目标能力目标1.能够编制会议策划方案2.能够制定会议预算3.能够编制会议赞助书项目二会议策划——凡事预则立素养目标1.有备无患、未雨绸缪，培养系统思维、创新意识、全面思考的能力2.充分践行社会主义核心价值观，牢固树立政治意识、大局意识、责任意识，提高会议策划的可行性与科学性、保证会议的质量3.培养全局意识、风险防范意识、成本控制以及节能减排意识任务1了解会议策划任务2撰写会议策划方案任务3编制会议预算2-撰写会议策划方案注意事项1-会议策划方案概述导读项目二会议策划——凡事预则立知识链接设方案什么是会议策划方案？1.会议策划方案概述2-撰写会议策划方案注意事项导读1-会议策划方案概述设方案1.会议策划方案概述2-撰写会议策划方案注意事项导读1-会议策划方案概述会议策划方案的定义会议策划方案是在举办会议之前，对会议的内容、形式、时间、地点、接待现场管理、经费筹措与使用、会议形象等各个方面进行总体策划和具体安排而形成的建议性文案。会议策划方案的作用

»指导作用»扩大宣传作用

设方案1.会议策划方案概述2-撰写会议策划方案注意事项导读1-会议策划方案概述会议策划方案的基本内容

与前述会议策划内容基本一致，可以用五W、两H和1o来概括。

»What。会议背景、目标、名称、规模、主题、议题等

»Who。策划书实施者、策划者、参与者(准备邀请的有关领导贵宾，出席和列席会议的人员)等。

»When。会议开始、结束时间，会议实施的时机，议程和日程安排等。

»Where。会议地址、规格、现场布置要求等。

»Why。会议策划的原因和意义等。

»How。会议策划的方法、实施形式、技术手段等。

»Howmuch。会议经费的预算、筹集经费的渠道和方式等。

»other。会议的后勤保障措施、辅助活动的安排等；会议的宣传方式等。设方案1.会议策划方案概述2-撰写会议策划方案注意事项导读1-会议策划方案概述会议策划方案的基本框架»会议简介包括会议主题、会议时间、地点、组织机构、参会人员等的介绍»会议日程及相关安排

会议方案的主体部分，常由时间和事件组成的表格来体现»会议预算

预估会议所需要的交通费用、餐宿费、场地租用费、会议资料费等一些固定支出

»其他需要说明事项需要特殊说明的事项，在会议策划方案中可单独列出设方案2.撰写会议策划方案注意事项1-会议策划方案概述导读2-撰写会议策划方案注意事项（1）会议主题VS会议议题设方案2.撰写会议策划方案注意事项1-会议策划方案概述导读2-撰写会议策划方案注意事项

2023博鳌亚洲论坛主题与议题2023年博鳌亚洲论坛的主题是：

“不确定的世界：团结合作迎挑战，开放包容促发展”本届年会设置了四个主要议题板块，分别是：

“发展与普惠”、“治理与安全”

“区域与全球”、“当下与未来”（1）会议主题VS会议议题设方案2.撰写会议策划方案注意事项1-会议策划方案概述导读2-撰写会议策划方案注意事项会议程序

所谓会议程序，就是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。（2）会议议程VS会议日程VS会议程序设方案2.撰写会议策划方案注意事项1-会议策划方案概述导读2-撰写会议策划方案注意事项

（2）会议议程VS会议日程VS会议程序讨论思考：会议议程与会议日程、会议程序的区别与联系？设方案2.撰写会议策划方案注意事项1-会议策划方案概述导读2-撰写会议策划方案注意事项区别：»关注点不同会议议程关注“讨论什么”，侧重于会议的主题和议题安排；会议日程关注“何时进行”，侧重于时间的规划和把控；会议程序关注“如何进行”，侧重于会议进行过程中的操作流程和规则。»内容构成不同会议议程主要由议题清单组成，包括议题名称、顺序和负责人等；会议日程则由时间表和活动安排组成，详细列出每个环节的时间、地点和活动内容；会议程序则由一系列的操作步骤和规则组成，规范会议的开场、讨论、表决、总结等环节的具体执行方式。»呈现形式不同会议议程通常以清单或大纲形式呈现；会议日程以行程表或时间表形式呈现；会议程序以流程图或详细文字描述形式呈现。（2）会议议程VS会议日程VS会议程序设方案2.撰写会议策划方案注意事项1-会议策划方案概述导读2-撰写会议策划方案注意事项联系：»相互依存

会议议程是会议日程和会议程序的基础，确定了会议要讨论的主要内容和议题顺序；

会议日程为会议议程的实施提供了时间保障，确保各个议题和活动能够在合适的时间进行；

会议程序则为会议议程和会议日程的执行提供了具体的操作规范和流程指导，三者相互依存、缺一不可。»目标一致

三者共同服务于会议的顺利进行和目标达成，通过合理安排会议内容、时间和流程，提高会议效率，确保会议能够达到预期的效果，实现会议的目的和目标。（2）会议议程VS会议日程VS会议程序设方案2.撰写会议策划方案注意事项1-会议策划方案概述导读2-撰写会议策划方案注意事项【实例】：某公司季度销售总结暨新品研发大会会议议程、会议日程与会议程序一、会议议程（一）开场致辞（二）一季度销售业绩分析1.各区域销售数据汇报2.销售问题总结与讨论（三）新产品研发进度汇报二、会议日程8:30-9:00签到（会议大厅）9:00-9:30开场致辞（主会议室）9:30-10:30一季度销售业绩分析（主会议室）10:30-10:50茶歇（茶歇区）10:50-11:50新产品研发进度汇报（主会议室）11:50-13:00午餐（餐厅）13:00-15:00分组讨论（分组会议室）三、会议程序（一）开场环节1.主持人开场介绍会议主题、议程及参会人员（5分钟）2.公司董事长致开幕词（10分钟）（二）议题讨论环节1.销售部门汇报一季度销售业绩（15分钟）2.与会人员就销售业绩进行讨论（30分钟）。每位参会人员发言时间不超过5分钟，记录员记录讨论要点3.研发部门汇报新产品研发进度（15分钟）4.与会人员就研发进度进行讨论（30分钟）发言规则同上（三）表决环节1.对新产品研发预算调整方案进行表决2.采用无记名投票方式，参会人员每人一票3.设立计票人和监票人，现场统计票数并公布表决结果（四）总结环节1.主持人总结会议主要成果和下一步工作安排（10分钟）2.公司总经理作闭幕致辞（10分钟）设方案2.撰写会议策划方案注意事项1-会议策划方案概述导读2-撰写会议策划方案注意事项（3）会议突发事件预测及对策会议突发事件对策策划应注意问题：

»预测可能出现的突发情况»尽早策划»二次策划»在活动开始之前再次进行策划常见的会议突发事件对策的策划»人员突发疾病»火灾事故应急准备»设备故障应急准备»自然灾害应急准备»恐怖袭击或暴力事件»食品安全事故技能训练技能训练【实训1】会议议程策划【任务背景】某高职院校将迎来教育部专家对学校双高校建设的检查与评估验收,学校对此次评估高度重视,成立了专门的会议组织机构,拟举行一上午的会议完成三项会议活动:第一项欢迎仪式(1小时内),邀请省政府副省长、学校主管部门的领导、相关部门领导参加。第二项是由专家主持汇报会(1小时内),由学校校长汇报学校自评情况。第三项专家实地考察学校情况(2小时)。【实训任务】如果你是会议议程的策划者,你如何安排会议的议程?请制定一份完整的会议议程。【任务要求】1.上述会议其实包括了三种会议类型:欢迎仪式会议、工作检查汇报会、现场会议。作为议程安排者,对于前两项会议的议程安排要格外重视,因为欢迎仪式和工作检查汇报会,所参与的人员、内容、形式不时间要求严格,在议程安排上要注意紧凑,内容适度。2.由于许多领导参加会议，注意议程的顺序，切不可前后倒置。3.对于现场实地考察应事先安排好考察路线。技能训练【实训2】会议日程策划【任务背景】一个大型国有企业成为本年度行业高管圆桌会议的主办方,准备对会议日程进行策划和安排,根据上届会议的规模和经验,参加本年度会议的人员大约40人,参会人员均为行业中的高级管理人员。根据与会议各方面协调的结果和本企业对会议整体构想,有以下会议基本设想：1.会议总体时间安排在5月15日、16日、17日,其中15日主要安排在酒店会议注册与报到,并安排参观本企业的活动及安排欢迎晚宴；2.16日上午安排会议开幕式。中午安排午餐(当地特色菜肴餐厅),下午继续进行会议；3.下午要安排参观当地的景点和晚宴活动(当地特色宴会)；4.17日早餐后,安排返程工作或自选路线旅游活动；5.其他因素：会议地点拟安排在企业内部的会议室,会议代表所住酒店与会议地点有一定距离。同时主办方为体现对会议代表的尊重，准备在会议每一项活动中安排专人负责和陪同。【实训任务】如果你作为当地这家国有企业的会议负责人,请你结合当地的情况和条件,对会议日程进行整体安排,并用表格式列出。【任务要求】1.本次会议日程策划安排中,会议参会人员身份高,主办方的接待规格也应该高,因此要求会议日程安排表要认真细化,让与会者感到会议日程安排的周到。2.由于会议地点距离和会议就餐地点变化,要在日程中考虑会议活动集合、返回的时间、地点、车辆等同题,使与会者清楚会议活动的情况。3.按照会议设想,安排的负责和陪同人员在会议日程表中体现,既利于接待分工,又利于更好为会议代表服务。4.在日程表中日期、每一公议活动时间安排、会议地点等都要具体计划安排。技能训练【实训3】会议开幕式程序【任务背景】某市属高职院校准备举行教职工代表大会,会议准备在2024年12月20日举行,将邀请上