物流项目运营 课件 模块二 采购项目运营

模块二

采购项目运营01采购项目概述03采购项目计划04采购项目实施02采购项目启动目录内容提纲05采购项目收尾3技能目标2知识目标1素养目标树立诚信合规与成本责任意识，严守采购法规培养分析市场动态、整合采购数据、筛选合适供应商的能力具备风险敏锐性，能够及时识别采购风险，制定风险预案与应对措施提升数字应用与人工智能素养，能够借助相关工具提升采购决策效率具备高效的沟通能力，顺畅对接内外部需求，协同团队推进采购工作掌握采购项目运营的概念和特征熟悉采购项目的范围和周期掌握采购项目中计划和预算的编制熟悉采购项目实施中流程、步骤与控制要点掌握采购项目收尾的流程与关键环节能够识别采购项目的关键影响因素，评估风险等级，并制定相应的应对策略能够根据需求编制采购项目计划书，包括采购范围、进度、预算、质量及风险管理方案能够依据项目需求精准选择采购方式，高效组织采购实施全过程能够起草严谨规范的采购合同，精准把控合同履行要点，妥善处理合同履行中的问题能够运用工具，收集、整理和分析供应商的绩效数据，撰写评估报告，反馈评估结果能够完成采购项目收尾工作，确保采购项目顺利结束学习目标内容简介采购项目运营概述单元一一、采购项目特征二、采购项目运营的目标采购项目运营是指在组织运营过程中，为了确保所需的物资、设备、服务等能

够按时、按质、按量供应而进行的一系列采购活动的启动、计划、实施和收尾工作的总称。0102030405保证质量明确标准，持续改进与优化降低成本谈判、招标等方式确保进度资源有效利用、成本控制，整体效益风险管理实施有效的风险管理措施优化资源合理分配物资和资源三、采购项目运营的组织结构(一)按业务流程分工划分的采购项目组织结构三、采购项目运营的组织结构(二)按物品类别划分的采购项目组织结构三、采购项目运营的组织结构(三)按采购地区划分的采购项目组织结构三、采购项目运营的组织结构(四)按采购物品的价值划分的采购项目组织结构三、采购项目运营的组织结构(五)混合式组织结构采购项目启动单元二一、设定采购目标(一)目标设定原则明确性可量化目标设定原则可行性相关性目标应当具体且清晰，避免模糊不清,,可执行。目标应与企业的整体战略目标和业务需求高度一致。目标应在企业资源、技术和能力范围内，确保具有实际可操作性。标应具备可量化的指标，以便后续评估和考核一、分析供应市场(二)供应市场分析的工具一、设定采购目标(二)目标的量化与分解78%50%37%设定分阶段目标针对长期或复杂项目，企业可设定阶段性目标，逐步推进并监控。分解目标将总体目标逐层分解为各个子目标，以确保每个子目标都有明确的责任人和时间节点。量化目标将采购目标细化为具体的数字指标，以确保目标具备可衡量性。一、设定采购目标(三)目标达成的衡量标准1234质量标准确保采购物资或服务符合既定的技术和质量要求。成本控制标准对比实际支出与预算，严格控制采购过程中的成本，确保资金使用效率。时间标准检查采购项目各阶段是否按照预期时间计划推进，确保项目按时完成。供应商表现标准全面评估供应商的交付能力等，确保供应商的可靠性、合作度与整体表现。二、确定采购项目范围(一)明确采购需求01市场需求与业务目标以市场为导向，精准定位产品竞争优势与目标客户群体。02技术规格与质量要求技术规格与质量要求决定产品品质。04成本约束合理控制成本是盈利的关键。03数量与时间要求根据生产计划或项目进度，核算物资数量与交付时间；制订分批次采购计划，保障项目顺利推进。二、确定采购项目范围(二)划定采购边界企业需要更细致地明确哪些物资和服务是采购范围内的，并

排除非必要的采购内容，避免资源浪费。

核心物资与服务的确认采购项目启动阶段，确认核心物资与服务是划定采购边界的首要任务。

非必要采购内容的排除建立采购必要性评估标准，考虑功能需求等，避免主观臆断或过度规划需求。

边界文件的制定与沟通采购边界文件需列明核心与非必要内容和质量标准。三、开展采购项目组织设计(一)组织结构设计在采购项目启动阶段，项目经理统筹全局，采购人员负责供应商开发管理，财务人员编制预算并监控资金，技术支持人员参与需求分析，以岗位说明书和协作流程明确权责。合适的组织模式是采购项目成功的关键。企业根据自己的业务流程、物品类别、价值划分等设计不同的组织模式，企业应综合项目规模、品类特性、区域需求等选择适配模式。1.明确职责分工2.采用适合的组织模式三、开展采购项目组织设计(二)建立沟通与协调机制01定期沟通例会、突发议题等形式。02信息共享借助信息平台，减少重复沟通。03冲突解决建立分级处理机制化解矛盾。采购项目计划单元三一、分析供应市场(一)供应市场分析的步骤结合企业战略确定核心目标，界定分析范围，确定质量等具体目标，为后续分析提供方向。明确分析目标与范围根据目标复杂度制订时间计划。盘点企业现有资源，不足时引入第三方合作。规划时间与资源分配用数智化手段多渠道收集市场动态和供应商数据等信息，整合企业的内部数据，构建供应市场信息库，为分析提供数据支撑。收集与整合市场信息运用分析工具，结合数智化与绿色化要求，评估市场机会与风险，把握市场竞争格局与发展潜力。分析供应市场现状建立绿色供应商评估体系，量化评估筛选合作伙伴。识别潜在风险，制定应急预案。评估供应商与风险基于分析制定差异化采购策略，针对关键物资建立长期合作，对非关键物资采用跨境采购。分解绿色目标，明确责任与节点，确保采购策略落地。制定采购策略与方案(二)供应市场分析工具一、分析供应市场在PEST模型中，P是政治(politics),E是经济(economy),S是社会(society),T是技术(technology)。在分析一个企业所处的宏观环境时，通常从这四个方面着手的，它是分析企业宏观环境的一个常用分析模型。(二)供应市场分析工具一、分析供应市场SWOT模型是基于内外部竞争环境和竞争条件的态势分析模型，将与研究对象密切相关的主要内部优势(Strengths,S)和劣势(Weaknesses,W)、外部机会(Opportunities,O)和威胁(Threats,T)等因素，列举出来，并先依照矩阵形式排列；然后用系统分析思维，把各种因素相互匹配起来加以分析，从中得出一系列相应的结论。(二)供应市场分析工具一、分析供应市场波特五力模型是迈克尔·波特(MichaelPorter)于20世纪80年代初提出的分析工具。他认为行业中存在着决定竞争规模和程度的五种力量，这五种力量综合起来影响着产业的吸引力及企业的竞争战略决策。二、编制采购项目计划书供应市场调研是采购项目计划的开端。全面收集、分析市场信息等内外部影响因素，识别关键影响因素，为采购决策提供数据支撑并制定应对策略。明确调研与分析夯实决策基础完成调研分析后，编制科学合理的采购计划书至关重要。采购计划书涵盖采购范围、进度、预算等方面，经编制评审，明确目标与分工，为采购活动提供操作指南。制订全面的计划确保执行有序风险管理贯穿采购项目计划全过程。通过识别评估优先级较高的风险因素，提前制定应对措施；建立动态调整与持续评估机制，增强项目对外部环境变化的适应能力。加强风险管理提高项目成功率采购项目依赖各部门协作。在计划阶段建立清晰的沟通机制，有助于确保采购需求明确、审批流程高效、信息传递及时，提高整体采购效率与质量。促进跨部门协作提高效率与质量(一)采购项目计划书的编制原则二、编制采购项目计划书(二)采购项目计划书的编制流程020103精准界定采购范围;细化进度节点;制定预算控制成本；制定质量标准；识别供应中断等风险，制定应对措施。确定采购计划的关键要素明确供应商筛选标准，规范采购流程；规范全流程合同管理，明确权责，规避风险；建立畅通的沟通机制。制定采购计划的实施方案初稿完成后，组织企业内外审查，评估可行性等，针对内容、逻辑、执行问题修订完善，形成正式计划书。采购项目计划书的评审与修订三、确定采购项目预算(一)采购项目预算的编制原则01全面性预算需覆盖采购项目全流程的必要开支：物资采购、运输物流，甚至包括潜在的风险准备金等。02合理性预算编制需要以客观数据为支撑，结合市场行情与历史经验进行精准估算。03经济性在满足采购质量与功能需求的前提下，预算编制需追求成本优化，实现资金的高效配置。三、确定采购项目预算(二)采购项目预算估算方法市场比较法通过广泛调研市场上同类产品或服务的价格行情，结合采购规模进行预算估算。适用于市场透明、价格稳定的采购场景。如：快递企业采购包装材料时，可对比多家供应商报价，结合采购量谈判折扣，精准预估成本。零基预算法零基预算法打破了历史数据的束缚，对采购需求逐项评估其必要性、可行性与成本效益，确保预算贴近实际；使用这种方法编制预算耗力。适用于管控严格、追求精细化管理的企业，具有灵活且战略导向作用明显等特点。如：科技企业研发新产品时，可以使用该法精准核算成本。历史数据法历史数据法依托企业以往类似项目的成本数据，通过分析历史采购价格、费用构成及资源消耗规律，快速推算新项目预算。适用于数据积累丰富的企业。如：配送中心建设可参考以往同类型的建材采购成本，高效完成预算估算。采购项目实施单元四一、选择供应商(一)选择采购方式从企业的采购实践来看，经常采用的采购方式有招标采购、询价采购和议价采购。一、选择供应商(二)选择供应商的原则1STEP2STEP目标定位原则择优选择原则优势互补原则共同发展原则企业应根据目标制定采购商品的品质、数量和技术目标，并据此选择供应商。企业在相同报价和交货条件下，应选择品牌形象好、能为著名企业提供产品和服务的供应商。企业选择的供应商应在某领域具备比企业更强的优势，双方在合作中实现优势互补，共同提高。企业应选择可全力配合发展的供应商作为合作伙伴，建立利益共同体，实现稳固而

互利的关系。一、选择供应商(三)选择供应商的操作步骤在实际操作时，企业必须确定每个步骤的开始时间。每个步骤对企业来说都是动态的，是一次改善业务的过程。二、签订采购合同(一)采购合同的内容首部01首部是合同的基础信息部分，包含合同名称和编号，明确合同性质与管理标识；标注签订地点和时间，涉及法律纠纷管辖与合同生效界定；罗列当事人的详细信息，确保主体明确，便于后续沟通联络。正文02正文是合同的核心内容，涵盖标的，数量，质量，价格，交付、包装，验收、付款，违约责任和争议解决等关键条款。尾部03尾部是完善合同的相关事宜，说明合同份数及持有情况，列举具有同等效力的附件，最后通过双方签字盖章，完成合同签署流程，赋予合同法律效力。采购合同签订前，双方当事人需调查对方的资信能力，确认其签订合同或代理资格。具有法人资格的企业、机关、团体等可作为合同当事人；不具备法人资格的分支机构，需获取总公司的授权文件，明确授权范围与责任承担方式。采购合同签订前的准备工作采购合同的主要条款确定后，可先草签，待次要条款约定完备再正式签订合同。签订时，需确认对方的签约资格。法定代表人有权以法人名义签约，但需出具身份证明；合法代理人签订合同，必须持有法人授权委托书。采购合同的草签与正式签订二、签订采购合同(二)采购合同的签订流程采购合同签订是双方依据法律协商条款、达成一致确立合同关系的法律行为。实际签订合同需要双方就主要内容反复磋商。二、签订采购合同(三)采购合同的公正与鉴证采购合同的公正是公证处依据当事人的申请和法律规定，证明合同真实性与合法性的活动。采购合同的鉴证是合同监督管理机关依照双方申请，证明合同真实性与合法性的制度。02预防作用原材料和外购件的入厂检验、前工序的把关检验报告作用检验结果用报告形式反馈给管理部门，有助于正确决策批量采购阶段的质量控制是指控制新开发产品批量生产物资供应质量的稳定性和新增批量物资供应质量的稳定性样品采购阶段的质量控制是指采购企业按照规定程序对候选供应商提供的样品进行检验和评估保证作用通过质量检验，切实保证产品质量中试采购阶段的质量控制是指采购企业对供应商提供的小批量物件进行检验中试评估0101采购质量检验02控制供应商供货质量改进作用便于管理者提出建议和措施，推进质量持续改进三、履行采购合同(一)采购质量的管理与控制三、履行采购合同(二)采购进度的跟踪与控制010203交

期一是合理确定交货期，二是及时掌握备货进度。分析与处理交期延误交期延误需要根据产生的原因针对性地处理控制采购进度的方法订单跟踪催法物料跟催法在确保供应商稳定的质量绩效和具有竞争力的价格水平的前提下，需要控制采购进度，加强采购交期管理。三、履行采购合同(二)采购进度的跟踪与控制

交期延误的原因和处理策略处理策略：(1)及时了解相关准确信息，尽快找出存在问题的订单，评估其对企业的影响。(2)与企业内部用户进行沟通，做好调整计划，包括调整不同供应商份额、让供

应商加大生产力度、寻找市场上可能的替代品。(3)与供应商确认并更新承诺期，确保在规定时间内完成。(4)与供应商一起对问题进行分析，找出交期延误的根本原因，并提出改进

措施。三、履行采购合同(三)采购合同的变更与解除添加标题文本2采购合同的解除1采购合同的变更是指采购合同没有履行或没有完全履行时，由当事人依照法律规定的条件和程序，对原采购合同的条款进行修改、补充，使之更精确等，如标的物数量的变化、履行地或履行时间等的变化。是指采购合同在尚未开始履行或者尚未全部履行的情况下，由当事人依据法律规定的条件和程序，终止原采购合同关系。采购项目收尾单元五一、供应商绩效管理(一)供应商绩效评估指标供应商绩效评估指标的确定是供应商绩效评估的基础与核心，直接影响到企业对供应商评价的准确性及后续合作策略的制定。不同的企业因做法不同，所用的绩效评估指标也有所不同。1.质量指标2.交货指标3.成本指标2.服务指标

售后服务响应时间、技术支持能力、投诉处理满意度一、供应商绩效管理(二)供应商关系管理1.建立双方不同层级管理者的沟通机制2.定期举办供应商联大会3.建立定期评估与反馈制度，实施动态管理二、采购项目绩效评估(一)明确采购项目绩效评估的目的采购项目绩效评估是围绕着采购的基本功能进行的。采购项目绩效评估对采购工作全面系统的评价和对比采购的基本功能之一开发更优秀的供应商，持续降低采购成本采购的基本功能之一及时采购需要的物品，保证生产和销售正常进行采购项目绩效评估的目的：判定采购项目的整体水平二、采购项目绩效评估(二)实施采购项目绩效评估企业采购绩效评估是根据企业采购绩效评估制度对采购部门的采购工作进行绩效评估的过程。因此，在采购绩效评估实施过程中要考虑由谁来进行评估、怎样评估、按照什么样的流程进行评估、评估工作标准如何等问题。下表是实施采购项目绩效评估的一般流程。二、采购项目绩效评估(三)采购项目持续改进与创新01采购流程持续改进以效率提升为核心，重塑全链路管理体系流程诊断与瓶颈识别运用流程分析法拆解全链路，精准定位审批冗余、信息滞后等低效节点，为优化提供依据。全流程标准化建设制定环节执行细则与操作基准，统一采购话术与流程节点，消除人为差异，保障执行一致性。数字化工具深度赋能部署ERP、SCM系统实现自动化，利用数据看板实时监控进度与成本，减少人工操作误差。动态监控与闭环优化搭建KPI指标体系追踪关键数据，结合定期审计与反馈机制，及时发现问题并推动流程迭代。02采购方法创新以价值创造为导向，突破传统采购模式边界构建战略级伙伴关系与核心供应商建立长期深度合作，实现风险共担、利益共享，稳定供应同时降低合作成本。推行集约化集中采购整合分散需求形成规模效应，大幅增强议价话语权，有效降低采购单价与整体运营成本。灵活多元的采购组合根据物资特性与市场行情，组合运用招标、询价、定点采购等方式，提升采购适配性。价值分析与成本重构