厂家临期商品拒收告知书范文

厂家临期商品拒收告知书范文一、告知适用范围与效力说明1.本告知书适用于所有与我司签订《商品采购框架协议》《年度供货合同》及单次采购订单的供应商、品牌方、授权经销商等合作主体，涵盖食品、日化、家居用品、母婴用品、宠物食品、医疗器械（一类/二类）、低温生鲜等全品类供货合作。2.本告知书为双方现有供货合同的补充条款，自202X年X月X日起正式生效，效力与主合同一致；供应商收到本告知书后3个工作日内未提出书面异议的，视为完全认同本告知书全部规则，后续供货需严格遵守。3.我司仓储部、质量管控部、采购部共同负责临期商品拒收规则的执行，所有拒收判定以本告知书明确的标准为唯一依据，无特殊情况不得随意调整判定尺度；若供应商对拒收判定存在异议，需在收到拒收通知后2个工作日内提交书面申诉，逾期未申诉视为认可拒收结果。二、临期商品定义与保质期阈值标准临期商品指距离商品外包装标注的最终保质期截止日，剩余时长低于本告知书明确的阈值的商品，不同品类商品的临期阈值及拒收标准如下，所有保质期计算以商品外包装印刷的“生产日期”“保质期”“有效期至”等清晰标注信息为准，无中文保质期标识、标识模糊不清、标识被涂改的商品直接判定为不合格商品予以拒收，不纳入临期判定流程：商品品类商品总保质期时长临期阈值（剩余保质期占比/绝对时长）拒收标准备注说明预包装冷藏食品（鲜奶、酸奶、低温肉制品、冷藏甜点等）7天及以下剩余保质期不足总时长的50%直接拒收例：总保质期7天的酸奶，剩余保质期不足3.5天的拒收8-30天剩余保质期不足总时长的40%直接拒收例：总保质期30天的低温肉制品，剩余保质期不足12天的拒收预包装冷冻食品（速冻米面、速冻肉制品、冷冻水产、冰淇淋等）3个月及以下剩余保质期不足总时长的30%直接拒收例：总保质期3个月的速冻水饺，剩余保质期不足27天的拒收3-12个月剩余保质期不足总时长的25%直接拒收例：总保质期6个月的冷冻牛排，剩余保质期不足45天的拒收12个月以上剩余保质期不足3个月直接拒收例：总保质期24个月的冰淇淋，剩余保质期不足3个月的拒收常温预包装食品（粮油、零食、饮料、调味品、罐头等）6个月及以下剩余保质期不足总时长的30%直接拒收例：总保质期6个月的瓶装饮料，剩余保质期不足54天的拒收6-12个月剩余保质期不足总时长的25%直接拒收例：总保质期9个月的饼干，剩余保质期不足67.5天的拒收12-24个月剩余保质期不足4个月直接拒收例：总保质期18个月的大米，剩余保质期不足4个月的拒收24个月以上剩余保质期不足6个月直接拒收例：总保质期36个月的罐装调味品，剩余保质期不足6个月的拒收特殊膳食/保健食品所有保质期区间剩余保质期不足总时长的30%且不足6个月直接拒收两项标准需同时满足，剩余保质期不足6个月的无论占比多少均拒收婴幼儿配方食品、婴幼儿辅食所有保质期区间剩余保质期不足总时长的50%且不足12个月直接拒收两项标准需同时满足，剩余保质期不足12个月的无论占比多少均拒收普通日化用品（洗衣液、洗洁精、洗发水、沐浴露等）24个月及以下剩余保质期不足6个月直接拒收-24个月以上剩余保质期不足12个月直接拒收-特殊日化用品（防晒霜、祛痘产品、美白类化妆品、染发剂等）所有保质期区间剩余保质期不足总时长的40%且不足12个月直接拒收两项标准需同时满足，剩余保质期不足12个月的无论占比多少均拒收母婴日化用品（婴儿护肤品、纸尿裤、湿巾等）所有保质期区间剩余保质期不足总时长的35%且不足12个月直接拒收两项标准需同时满足，剩余保质期不足12个月的无论占比多少均拒收一类/二类医疗器械（口罩、创口贴、一次性手套、家用血糖仪试纸等）所有保质期区间剩余保质期不足总时长的30%且不足6个月直接拒收两项标准需同时满足，剩余保质期不足6个月的无论占比多少均拒收宠物食品/宠物用品所有保质期区间剩余保质期不足总时长的30%直接拒收例：总保质期18个月的猫粮，剩余保质期不足162天的拒收文具、玩具、家居杂品（有保质期标识类）所有保质期区间剩余保质期不足总时长的20%直接拒收无保质期标识的品类不适用本标准三、临期商品拒收全流程规范1.到货预检环节供应商送货车辆抵达我司仓库后，需首先配合仓管人员进行到货信息核验，提供当批次送货单、商品出厂检验报告、批次合格证明、进口商品报关单及检验检疫证明（若为进口商品）；仓管人员首先核对送货单商品SKU、数量与采购订单是否一致，若存在超量送货、错发SKU的情况，直接对超量部分、错发部分予以拒收，不进入临期判定环节。预检通过后，仓管人员按照每批次同SKU商品至少抽取3个最小销售单元的比例检查保质期信息：若抽取样品中存在1个及以上临期商品，需扩大抽样比例至该SKU总到货量的10%；扩大抽样后临期商品占比超过5%的，直接判定整批次该SKU商品为临期批次，予以整批次拒收；扩大抽样后临期商品占比低于5%的，仅对检出的临期个体予以拒收，合格部分正常入库。保质期核验过程需全程录像，所有抽样商品的生产日期、保质期信息需拍照留存，照片需清晰显示商品包装全貌、保质期标识、批次号，作为后续判定依据。2.判定告知环节临期商品判定完成后，仓管人员需当场向供应商送货人员出具《临期商品拒收通知单》，明确标注拒收商品的SKU名称、批次号、生产日期、保质期、剩余保质期时长、拒收原因、拒收数量，由双方人员共同签字确认；若供应商送货人员拒绝签字，仓管人员需在通知单上注明“送货方拒签”，并由在场2名以上我司工作人员签字佐证，同时将拒收通知同步发送至供应商对接的业务负责人邮箱及采购对接人，发送记录留存备查。单次临期商品拒收数量占当批次总送货量10%及以上的，我司质量管控部需在1个工作日内单独向供应商发送《供货质量预警函》，告知该批次异常情况，要求供应商排查生产、仓储、运输环节的保质期管理漏洞，3个工作日内提交整改报告。3.拒收商品处置环节判定为拒收的临期商品，供应商需在收到拒收通知后48小时内安排车辆运回，我司不承担任何保管责任；若供应商逾期未运回，我司有权按照10元/㎡/天的标准收取仓储占位费，逾期超过7天未运回的，我司有权对该部分商品进行无害化销毁处理，销毁产生的费用由供应商承担，且我司不承担任何商品损失赔偿责任。若供应商要求我司协助销毁临期食品类商品，需签订《临期食品销毁委托协议》，明确销毁方式、责任划分，销毁过程需双方共同到场监督，销毁记录双方留存备查，不得出现临期商品流入市场的情况。四、临期商品异常供货的追责与处罚规则1.首次违规处罚自然年度内首次出现临期商品送货情况，且临期商品占当批次送货量比例低于5%的，我司对该批次临期商品予以拒收，同时扣除该批次合格商品货款的1%作为违约金，要求供应商3个工作日内提交保质期管理自查报告。2.多次违规处罚自然年度内累计出现2次临期商品送货情况，或单次临期商品占当批次送货量比例超过5%低于10%的，我司对该批次临期商品予以拒收，扣除该批次合格商品货款的5%作为违约金，同时暂停该供应商相关品类的供货资格7天，整改完成经我司审核通过后方可恢复供货。自然年度内累计出现3次及以上临期商品送货情况，或单次临期商品占当批次送货量比例超过10%的，我司对该批次全部商品予以拒收，扣除该批次全部货款的10%作为违约金，同时有权终止双方的供货合作，且不承担任何违约责任。3.恶意隐瞒处罚若查实供应商存在故意涂改商品生产日期、保质期标识，将临期商品混装在合格商品中送货，或伪造商品出厂检验报告隐瞒临期情况的，属于严重违约行为，我司有权对当批次全部商品予以拒收，扣除该供应商全部未结算货款的20%作为违约金，直接终止双方合作，同时将供应商纳入我司失信合作主体名单，永久不再合作；若该行为导致我司被监管部门处罚、被消费者索赔，产生的所有经济损失、名誉损失均由供应商全额承担，情节严重的我司将上报市场监管部门追究其法律责任。4.特殊情况豁免若我司采购订单单独标注“临期商品采购”“促销特采”的，该批次商品的临期判定标准以采购订单约定为准，不适用本告知书的常规拒收规则；供应商因不可抗力因素（如自然灾害、交通管制等）导致送货延迟、商品临期的，需在送货前24小时向我司采购部提交书面说明及相关佐证材料，经我司审核通过后可酌情调整临期阈值，未提前说明的不适用豁免规则。五、供应商保质期管理规范要求为避免出现临期商品送货问题，供应商需建立完善的全链路保质期管理机制，至少满足以下要求：1.生产环节管理商品出厂时需确保外包装的生产日期、保质期、批次号标识清晰、准确，不得出现打印模糊、漏印、错印情况；同一批次商品的生产日期偏差不得超过7天，同一件运输包装内的商品生产日期偏差不得超过3天，若存在跨批次混装情况，需在运输包装外侧明确标注“多批次混装”及所有批次的生产日期范围。2.仓储环节管理供应商自有仓储需执行严格的“先进先出”管理规则，针对不同保质期的商品划分存放区域，临期商品需单独存放并设置明显标识，不得与正常效期商品混放；每月定期盘点库存商品的保质期情况，临近临期阈值的商品需提前制定处理方案，不得将临期商品发往我司。3.送货环节管理供应商送货前需自行对当批次商品的保质期进行预检，每批次商品出具自检的《保质期核验报告》，明确标注该批次所有SKU的生产日期、剩余保质期时长，随送货单一并提交至我司仓管人员；运输过程需根据商品存储要求控制温湿度，冷藏冷冻商品需提供全程温湿度记录，若运输过程温湿度不达标导致商品保质期缩短、变质的，我司直接予以拒收，产生的损失由供应商承担。4.沟通机制建立供应商需指定专门的质量管理人员对接我司质量管控部，负责保质期相关问题的沟通、整改工作；若我司日常巡检中发现供应商库存存在临期风险的，供应商需配合我司的整改要求，及时调整发货计划，避免临期商品流入我司仓库。六、异议申诉与纠纷处理流程1.申诉受理条件供应商对临期商品拒收判定存在异议的，需在收到拒收通知后2个工作日内提交书面申诉材料，材料需包括：申诉申请书、当批次商品的出厂检验报告、生产日期证明、供应商自行核验的保质期记录、相关佐证图片或视频，申诉材料需加盖供应商公章，否则不予受理。2.申诉核查流程我司质量管控部收到申诉材料后3个工作日内完成核查，调取收货环节的录像、照片、抽样检验记录，对比申诉材料中的信息，若核查发现判定结果存在误差的，立即纠正判定结果，安排合格商品入库，同时向供应商出具《异议处理结果通知书》；若核查确认判定结果无误的，书面告知供应商核查结果，维持原拒收决定。3.纠纷处理方式若双方对核查结果仍存在争议，可共同委托第三方检测机构对争议商品的保质期、质量情况进行检测，检测费用由申请方先行垫付，最终检测结果证明我司判定有误的，检测费用由我司承担，若证明我司判定无误的，检测费用由供应商承担。若双方经协商仍无法达成一致的，按照双方供货合同约定的争议解决方式，向合同约定的管辖法院提起诉讼。七、其他补充说明1.本告知书的规则若与后续国家或地方出台的相关法律法规存在冲突的，以