2026年固定期限劳动合同续签审批细则

2026年固定期限劳动合同续签审批细则目录第一章总则第二章职责划分第三章具体管理内容第一节续签前置摸排第二节续签资格认定标准第三节续签审批全流程第四节特殊场景处置规则第四章违规约束与处理第五章申诉机制第六章附则附件1《劳动合同到期续签提示函》（模板）附件2《固定期限劳动合同续签审批表》（模板）附件3《续签劳动合同通知书》（模板）附件4《终止劳动合同通知书》（模板）第一章总则第一条制定目的为进一步规范公司固定期限劳动合同续签审批流程，维护劳动者与公司双方合法权益，确保用工管理合规性，防范事实劳动关系、逾期未签等劳动用工风险，根据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》及地方劳动保障相关法律法规规定，结合公司实际运营情况，制定本细则。第二条适用范围本细则适用于与公司建立全日制劳动关系、首次或第二次固定期限劳动合同到期拟申请续签固定期限劳动合同的正式员工。符合《劳动合同法》规定的无固定期限劳动合同签订条件、员工主动提出订立无固定期限劳动合同的，参照公司《无固定期限劳动合同管理规范》执行，不适用本细则。非全日制用工、劳务派遣人员的合同续签不适用本细则。第三条基本原则1.合法合规原则：所有续签流程严格遵循国家及地方劳动法律法规要求，不得侵害劳动者法定权益，所有决策需符合劳动用工相关条款要求。2.绩效导向原则：续签评估以员工岗位贡献、绩效表现为核心依据，优先保障核心岗位、高绩效员工的用工稳定性，实现人力资源优化配置。3.公开透明原则：续签标准、流程、结果全环节公开，所有审批材料留存可查，接受全员监督，杜绝暗箱操作。4.风险可控原则：提前摸排、按时办结，明确各节点时限要求，避免出现合同空档期、未签合同用工等风险。第二章职责划分第一条执行部门职责人力资源部劳资管理组为固定期限劳动合同续签审批的主责执行部门，具体职责包括：1.按期梳理全公司固定期限劳动合同到期人员台账，提前45天发起续签流程；2.审核员工续签资格，核实绩效、考勤、违纪记录等佐证材料的真实性；3.核算不续签场景下的经济补偿金，出具符合法律要求的相关文书；4.留存续签审批全流程档案，档案保存期限不短于员工离职后2年，配合监督部门核查；5.为各部门、员工提供续签相关政策咨询服务，开展劳动法规宣导。第二条各部门负责人职责各部门负责人为本部门员工续签评估的第一责任人，具体职责包括：1.在规定时限内完成本部门到期员工的绩效评估、岗位匹配度分析，确保评估结果客观真实；2.与员工逐一开展续签面谈，如实告知员工评估结果、续签薪资调整方案等核心信息，确认员工续签意向；3.客观公正提交部门续签意见，不得隐瞒、篡改员工绩效及违纪信息，不得徇私为不符合条件的员工申请续签；4.配合人力资源部做好不续签员工的沟通安抚、工作交接安排，避免出现劳动争议。第三条监督部门职责公司纪检合规组为续签审批流程的监督部门，具体职责包括：1.监督续签全流程的合规性，每季度抽查不少于30%的续签审批材料，核实材料真实性；2.受理员工、部门提交的续签相关申诉，开展独立调查并出具最终结论；3.对续签流程中的违规行为作出责任认定及处理建议，公示处理结果。第三章具体管理内容第一节续签前置摸排人力资源部劳资管理组需在员工固定期限劳动合同到期前45天，通过HR系统导出全部到期员工名单，逐一核实员工是否已提交离职申请、是否触发《员工违规违纪处理规范》中约定的即时解除条款，形成《到期员工续签摸排台账》，于1个工作日内发送至各部门负责人。对摸排中发现的处于孕期、产期、哺乳期、工伤医疗期、职业病观察期的员工，直接在台账中标注“合同自动延续至特殊情形结束”，暂不进入本次续签流程，待特殊情形结束前30天再启动续签评估。第二节续签资格认定标准（一）可续签资格同时满足以下条件的员工，具备续签申请资格：1.近两个季度绩效考核评级均为B及以上（绩效评级标准参照公司《绩效考核管理办法》执行）；2.合同期内无记过及以上行政处分记录，或记过处分已按规定撤销；3.合同期内累计旷工不超过5天，无连续旷工3天及以上记录；4.未因工作失职给公司造成单次5万元及以上经济损失或品牌声誉损失；5.岗位匹配度评估为合格及以上，部门确认仍有对应岗位编制。（二）不予续签情形满足以下任一条件的员工，不予批准续签：1.近两个季度绩效考核有1次及以上D级，或连续2次为C级；2.合同期内有记过及以上行政处分记录且尚未撤销；3.合同期内连续旷工3天及以上，或累计旷工超过10天；4.因工作失职给公司造成单次10万元及以上经济损失或严重品牌负面影响；5.存在弄虚作假、营私舞弊等行为，经查证属实的；6.其他符合《劳动合同法》第39条、第40条规定的公司可单方解除劳动合同情形的。第三节续签审批全流程全流程共5个节点，总时限不超过20个工作日，具体如下：1.部门评估节点（时限：3个工作日）：各部门负责人收到《到期员工续签摸排台账》后，3个工作日内完成对所有到期员工的面谈、评估，填写《固定期限劳动合同续签审批表》，明确给出“同意续签/不同意续签”意见，同时明确拟续签期限：绩效评级连续2次为A的核心岗位员工可续签3年期限合同，绩效评级为B的普通岗位员工可续签1-2年期限合同。部门负责人签字确认后将审批表提交至人力资源部劳资管理组。2.劳资组审核节点（时限：2个工作日）：劳资组收到审批表后，2个工作日内对照资格认定标准，逐一核实员工绩效、考勤、违纪记录，符合资格的签署审核意见后提交分管领导审批；不符合资格的，直接出具《不符合续签资格告知书》，连同佐证材料一并发送至部门负责人及员工本人，同时启动不续签后续流程。3.领导审批节点（时限：3个工作日）：分管领导收到劳资组提交的审批材料后，3个工作日内作出最终审批意见，同意续签的退回劳资组办理合同签订手续，不同意续签的注明理由后退回劳资组。4.员工确认节点（时限：7个工作日）：劳资组收到领导同意续签的审批意见后，1个工作日内向员工出具《续签劳动合同通知书》，明确续签合同期限、薪资标准、岗位等核心信息，员工需在7个工作日内签署同意续签意见并交回劳资组，逾期未交回的视为员工主动放弃续签，劳资组出具《终止劳动合同通知书》，无需支付经济补偿金。5.合同签订节点（时限：3个工作日）：劳资组收到员工签字确认的通知书后，3个工作日内完成劳动合同文本制作、盖章，组织员工完成合同签订，同步更新HR系统信息、社保缴费台账，将新合同存入员工人事档案。第四节特殊场景处置规则1.员工因异地办公、出差等原因无法现场签署文书的，可采用符合《电子签名法》规定的电子签名方式签署，电子文书与纸质文书具有同等法律效力；2.员工合同到期时处于三期、工伤医疗期、职业病观察期的，劳动合同自动延续至对应情形结束，到期前30天再按照本细则启动续签流程；3.公司提出不续签的，严格按照《劳动合同法》第46条、第47条规定核算经济补偿金，补偿金标准为员工离职前12个月平均应发工资，每工作满1年支付1个月工资，不满6个月支付半个月工资，满6个月不满1年按1年计算，补偿金随员工最后一个月工资一并发放；4.员工符合续签资格但主动提出不续签的，公司无需支付经济补偿金，员工需按照规定提前30天办理工作交接手续。第四章违规约束与处理1.人力资源部相关责任人违规处理：（1）未按规定时限梳理到期员工台账、发起续签流程，导致合同到期未及时续签形成事实劳动关系，给公司造成二倍工资赔偿等损失的，给予责任人警告处分，扣罚当月绩效10%；情节严重的（损失金额超过5万元），给予记过处分，扣罚当月绩效20%，同时承担公司损失金额的10%赔偿责任。（2）审核过程中故意隐瞒员工不符合续签资格的事实、违规通过审核的，给予责任人记过处分，扣罚当月绩效20%；已签订劳动合同的，负责追回违规签订的合同，产生的额外成本由责任人承担。2.各部门负责人违规处理：（1）未按规定时限完成部门评估、提交审批表，导致流程延误的，给予部门负责人通报批评，扣罚当月绩效5%。（2）故意篡改员工绩效记录、隐瞒员工违纪事实，为不符合资格的员工申请续签的，给予部门负责人记过处分，扣罚当月绩效20%；已签订劳动合同的，由部门负责人承担后续解除劳动合同产生的补偿金的20%，情节严重的给予降职、调岗处理。3.员工违规处理：员工通过伪造绩效证明、隐瞒违纪记录等方式骗取续签资格的，一经查实，公司直接解除新签订的劳动合同，无需支付任何经济补偿金；给公司造成经济损失的，员工需全额承担赔偿责任，情节严重的移交司法机关处理。4.监督部门相关责任人违规处理：纪检合规组人员收到申诉后未按规定时限开展调查、徇私舞弊隐瞒违规事实的，给予记过处分，扣罚当月绩效20%，情节严重的予以辞退。第五章申诉机制1.申诉主体：对续签审批结果存在异议的员工、部门，均可提出申诉。2.申诉时限：申诉主体需在收到审批结果之日起5个工作日内提交申诉，逾期不予受理。3.申诉渠道：申诉人需向纪检合规组提交书面申诉材料，明确申诉理由、附相关佐证材料，不得恶意申诉、诬告他人，恶意申诉的给予通报批评处分。4.申诉处理：纪检合规组收到申诉材料后，7个工作日内完成调查核实，调阅审批全流程材料、绩效记录、考勤记录、面谈记录等，必要时询问相关责任人，出具最终调查结论，书面告知申诉人及人力资源部。5.申诉执行：申诉期间原审批结果照常执行，经调查核实原审批结果确有错误的，撤销原结果，重新按照本细则开展审批流程，给员工造成损失的予以补偿。第六章附则1.本细则由人力资源部负责制定、修订及解释。2.本细则自2026年1月1日起正式施行，此前公司发布的相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。3.本细则实施过程中，如遇国家、地方相关法律法规调整，按最新法律法规执行。附件附件1《劳动合同到期续签提示函》（模板）致【部门名称】：经查，您部门以下员工劳动合同将于【YYYY年MM月DD日】到期，请按照《2026年固定期限劳动合同续签审批细则》要求，于3个工作日内完成员工面谈、评估工作，提交《固定期限劳动合同续签审批表》至人力资源部劳资管理组。附件：本部门到期员工名单人力资源部发出日期：【YYYY年MM月DD日】附件2《固定期限劳动合同续签审批表》（模板）员工基本信息姓名工号岗位入职日期本次合同起止日期绩效情况近两个季度绩效评级：季度1：季度2：部门评估意见岗位匹配度：□合格□不合格续签意见：□同意续签□不同意续签拟续签期限：年部门负责人签字：日期：劳资组审核意见资格审核：□符合□不符合审核人签字：日期：分管领导审批意见审批意见：□同意□不同意签字：日期：备注【员工姓名】：您与公司签订的劳动合同将于【YYYY年MM月DD日】到期，经公司审批，同意与您续签劳动合同，新合同期限为【】年，岗位为【】，薪资标准为【】元/月