车辆管理制度

——车辆管理制度一、总则为规范公司公务车辆的调度、使用、养护、维修、安全及事故处置全流程管理，合理控制车辆运营成本，保障公务出行高效、安全、合规，明确各岗位车辆管理职责，杜绝私用、滥用、违规用车行为，结合公司实际经营情况，特制定本制度。本制度适用于公司所有自有公务车辆、专职司机、用车部门及全体用车人员。二、岗位职责规范（一）车辆管理部门职责人事行政部为公司车辆归口管理部门，全权负责公司车辆制度制定、车辆台账管理、日常调度、用车审批、行程登记、费用核算、维保统筹、年检保险、事故对接、合规监管等全部车辆管理工作，统筹满足公司管理层、各部门公务用车需求，优化用车效率、严控用车成本。运营团队专用车辆，由对应专项车辆管理人员协助人事行政部完成日常调度及使用管控工作。（二）专职司机岗位职责1、严格服从人事行政部及车辆管理人员的调度安排，无条件执行公务出车任务，不得拖延、推诿、拒不出车。2、负责所驾车辆的日常检查、清洁、保养、简易维护，实时排查车辆安全隐患，杜绝故障出车。3、严格遵守交通法规，文明驾驶、安全行车，杜绝违章、危险驾驶行为，圆满完成各项出车任务，为公司各部门提供优质后勤出行服务。4、如实登记行车台账、里程、费用、行程信息，按时上报各类用车、维保资料，配合行政部完成车辆管理工作。三、公务车辆使用管理（一）用车申请与审批流程1、所有公务用车必须提前申请，用车人员需通过钉钉、微信、QQ等书面形式报备人事行政部，明确用车事由、出行时间、往返时间、目的地、乘车人数、出行人员等关键信息，经审批通过后方可出车。2、紧急公务、临时用车需第一时间报备，严禁无审批私自用车、擅自出车，避免出行延误、工作疏漏及不良影响。3、出差用车、跨区域用车须经人事行政部专项审批，由行政部统一统筹调度车辆，严禁个人私自安排车辆。4、用车申请审批通过后，人事行政部统一登记造册，通知司机出车，全程记录出车时间、返回时间、行驶里程、行程地点，最终由用车人签字确认备案。（二）出车执行规范1、司机接到出车通知后，须提前检查车辆车况、油量、水电、制动等核心状态，确保车辆无故障、无隐患，按时抵达指定地点待命。2、严格按照审批行程、路线、目的地行驶，严禁私自更改路线、私自绕道、私自办私事。3、用车过程中遇交通拥堵、航班延误、突发状况无法按时返程的，用车人及司机须提前向人事行政部报备说明，经批准后方可延时返回，不得擅自拖延返程时间。4、公务结束后，须立即将车辆停放至公司指定车位，及时完善行车台账、里程、费用登记，提交人事行政部审核存档。严禁公车私用、私自将车辆开回家、私自停放校外区域。（三）车辆分类使用规则1、管理层配车：由指定使用人专属保管、日常维护，仅限公务使用，按公司制度合规调度。2、商务公用车辆：归公司统一调度、统一保管、统一安排出车，面向各部门公务需求统筹分配。3、车辆管理人员需结合公司制度，合理规划车辆出车、保养、检修计划，提升车辆使用率，降低损耗成本。（四）车辆证照与钥匙管理1、所有司机必须持有有效驾驶证、熟知道路交通法规，无证人员、证件过期人员严禁驾驶公司车辆。车辆行驶证、保险凭证等随车证照由司机随车妥善保管，确保出车时证件齐全有效。2、公司车辆严禁私自对外出租、出借、转借他人使用；特殊情况需外借、外租的，必须经总经理及以上高层领导审批同意。3、车辆钥匙实行双人管理机制：专人固定配发一把备用，另一把由人事行政部统一存档保管；公务用车结束后，临时用车钥匙须第一时间归还行政部，严禁私自留存钥匙。（五）公务用车适用范围1、公司员工本地及短途公务、开会、出差、业务对接；2、公司客户、来访宾客接送接待；3、公司管理层日常公务出行；4、公司货品送货、取货、物资转运；5、公司各类紧急事务、突发情况应急用车。（六）用车节约与调度规范1、人事行政部派车时，对同方向、同时段、同区域的用车需求优先合并派车，精简出车频次，节约用车成本。2、公司临时调整司机、调配车辆的，用车人员及司机须无条件服从调度，不得以任何理由推诿、抗拒。3、每次用车完毕，司机须如实填写行车记录、行驶里程、产生费用，粘贴对应凭证上报行政部审核。行政部每月3号前核对商务用车里程数据，将数据误差控制在5%以内，数据异常的及时排查原因、落实整改。四、车辆费用管理规范（一）油费管理公司本地及周边公务出行，统一在中石油、中石化、壳牌指定加油站加油，必须索取正规增值税发票。油费经用车人签字证明、人事行政部审核无误后，统一月度结算报销，非指定加油站、无正规发票的油费一律不予报销。（二）固定规费管理车辆年检费、保险费、营运费、车船税等固定年度费用，由人事行政部在每年12月25日前完成下一年度预算编制，报批后严格按照预算统一缴纳、统筹管理，杜绝逾期、漏缴产生违章及罚款。五、车辆维修与保养管理（一）管理原则公司车辆实行定人、定车、定责管理，日常小修、常规保养由专属司机负责，大修、中修、专项维修由人事行政部统一统筹审批，规范维修流程，降低维修成本，延长车辆使用寿命。（二）日常检查与保养1、司机每日收车后须全面检查车辆状态，清洁车身、车内、引擎部位，排查水电、油量、制动、轮胎等核心部件隐患。2、每月至少完成一次全面车辆养护维护，确保车辆性能稳定，杜绝“带病出车”。3、出车前例行检查车况，发现异常及时调整、维修，无法自行修复的立即上报行政部。4、收车后若油量低于一格，须及时补油，严禁出车前临时加油影响公务出行。（三）维修审批流程1、车辆出现故障无法自行修复的，司机须填写《车辆维修说明单》，详细注明故障部位、损坏原因、维修项目、费用预算，经行政部负责人审批后方可送修。2、车辆维修优先送至公司指定修理厂，非指定修理厂维修的，须提前报备车辆管理部门经理审批，确认修理厂正规、收费合理，未经审批的非指定维修费用一律不予报销。3、维修过程中司机须全程监督，核对维修项目，杜绝超额维修、虚假维修、新增未审批项目。4、车辆大修、中修必须由司机提交维修申请，经行政部审核、总经理审批后方可实施，由行政部统一安排维修事宜。5、维修完成后，由行政部或司机验收车况，索要详细维修清单、费用明细、配件单据，归档留存，建立完整车辆维修档案。（四）应急维修与费用报销1、车辆途中突发故障急需维修的，200元以内小额维修可由用车人签字证明后直接维修；维修费用超200元的，须电话报备行政部管理层，获批后方可维修。2、常规小额维修由行政部负责人审批；超预算、大额维修及大修、中修项目，须经总经理审批。3、维修结算由人事行政部联合财务部对接指定修理厂，核对清单、废旧配件、审批单据，合规结算报销，维修费用不得超出审批预算。六、司机日常行为与安全纪律规范1、严格遵守国家交通法规，文明驾驶、合规行车，严禁超速、飙车、争道、疲劳驾驶、危险驾驶。2、严禁酒后驾车、带病出车、疲劳出车，出车前保证充足休息，杜绝安全隐患。3、车内严禁吸烟，对公司员工吸烟礼貌制止；对外宾客户可委婉告知陪同人员，严禁强行制止。4、服务热情礼貌、言行文明，乘车客户交谈时不随意插话、不闲聊，维护公司形象。5、严守公司保密制度，行车途中所见、所闻的公司涉密信息、内部事务严禁外泄。6、管理层通勤接送须准时到位，不得迟到、误点、漏岗。7、无条件服从行政部调度安排，不得无故拖延、拒不出车，有异议可在完成任务后正常申诉。8、突发情况无法按时返程的，必须第一时间报备行政部，未报备擅自延时归岗的按违纪处理。9、手机保持24小时畅通，电量、信号正常，随时响应公司用车调度。10、严禁私自将车辆转交他人驾驶、严禁交由无证人员驾驶，违规操作造成的一切损失、事故由本人全权承担。11、出车完毕必须将车辆停放指定区域，未经审批严禁私用、私停、私开回家。七、车辆事故与肇事处理（一）肇事界定范围凡公司车辆发生车辆相撞、撞击人畜及建筑物、车辆倾翻、突发路况灾害、意外损伤等造成车辆、人员、第三方财产损失或伤亡的，均认定为车辆肇事事故。（二）事故应急处置流程1、事故发生后，司机及随车人员须第一时间保护现场、救助伤员，立即通知人事行政部，不得隐瞒、逃逸、擅自撤离现场。2、行政部接到报备后，根据事故情况赶赴现场核查、对接处理，留存现场照片、视频、证人信息，固定证据。3、及时对接保险公司报案、定损、办理理赔手续，最大限度降低公司损失。4、事故发生后2个工作日内，司机须提交书面《车辆肇事报告》，详细说明事故时间、地点、天气、原因、车况、损失情况、人员伤亡、处置过程等信息，附现场佐证资料。5、行政部汇总事故情况、处置结果、责任认定、惩处建议，上报总经理审批，按规定落实后续处理。（三）事故责任与费用承担1、对方全责事故：由对方及对应保险公司承担全部损失，公司不承担费用。2、我方司机全责/主要责任：保险赔付范围内费用由保险公司承担，超出保险赔付额度的差额部分由肇事司机个人承担。3、双方共同责任：按责任比例分摊损失，保险不足赔付的差额由我方司机按责任比例承担。4、私自驾车、未报备私用车辆发生事故的，保险理赔后剩余全部费用由个人全额承担，公司视情节追加违纪处罚。5、肇事后可制止对方逃逸、可记录车牌却未处置