秘书文档管理教学课件113

文档与文档工作概述

1.文书的概念、特点与种类;文书的稿本;文书工作的组织形式、文书工作制度、内容与原则。

2.档案的概念、种类与作用;档案工作的内容;档案事业管理体制、档案工作机构、档案工作的基本原则。

3.文档和文档工作的理论基础;文书与档案的关系;文书工作与档案工作的关系。文书与文书工作档案与档案工作文档与文档工作的关系目录

CONTENTS第一节第二节第三节文档与文档工作概述文书与文书工作一、文书的含义与作用“文书”，即指人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。（一）文书的含义文书与文书工作一、文书的含义与作用文书包括：私务文书公务文书文书与文书工作一、文书的含义与作用文书、公文、文件含义的联系与区别：相同点是:不相同点是:在内容上都反映社会活动，在文字表达上都具有一定的体式。

“文书”是包括文件、公务文书和私人文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体，而不是指个别的、具体的文字材料。“公文”，即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中除私人文书之外的所有文字材料的通称。文件界定为“机构或个人在履行其法定义务或业务事物活动过程中形成、收到并保管的作为证据和信息的记录”。文书与文书工作一、文书的含义与作用文书与文书工作一、文书的含义与作用(二)文书的作用4.记载凭证作用1.指导作用3.联系作用2.规范作用文书与文书工作二、文书的种类与稿本按照文件载体的不同，可以把文件划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及电子文件等;按照内容性质的不同，可以把文件划分为规范类文件、领导指导类文件、报请类文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等;按照文件内容涉密程度的不同，可以把文件划分为绝密、机密、秘密、内部、限国内公开和对外公开等不同等级;按照行文方向的不同，可以把文书划分为上行文、平行文和下行文;按照文件处理时限的不同，可以把文件划分为平件、急件和特急件;按照文件来源的不同，可以把文件划分为收文、发文和内部文件;按照文件处理方式的不同，可以把文件划分为阅知件(阅件)和阅办件(办件);按照文件形成者和使用范围，可以把文件分为公务文书和私人文书。(一)文书的种类1.草稿

5.存本文书与文书工作二、文书的种类与稿本(二)文书的稿本2.定稿3.正本4.副本6.试行本7.修订本8.各种文字文本文书与文书工作三、文书工作概述文书工作是指单位拟制、办理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。

其工作内容包括:

一是文书的制作工作。包括文书的起草、审核、签发三个环节。

二是文书的办理工作。包括收文办理、发文办理和整理归档。

三是文书的管理工作。包括文书的安全保管、科学利用、清退销毁等。

此外，还包括记录整理工作。文书与文书工作四、文书工作的组织与管理我国各类各级机关的文书工作的领导体制如下:（1）中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，通过召开有关的全国秘书长、办公厅主任会议，颁发有关的条例、规定和办法，作出有关的指示，对全国的文书工作进行领导。（2）一个机关的文书工作，由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责领导。秘书长或办公厅(室)主任根据本机关文书工作的任务和组织，提出全面的工作计划和实施方案;总结本机关及其所属机关、单位的文书工作经验;组织印制机关文书规范化、标准化所需的公文版头、文书处理表格，购置文书处理工作所需的设备;指导机关各部门专职、兼职文书工作人员的业务;制定机关文书工作规范、规章制度，并对执行情况进行检查、监督和协调。（3）上级领导机关的办公厅(室)负责对其所属的机关、单位的文书工作进行业务指导。（4）机关档案室负责对机关各部门的文书立卷和归档工作进行指导、监督和检查。（5）机关业务部门，责成一名秘书负责本部门的文书工作。

(一)文书工作的领导体制文书与文书工作四、文书工作的组织与管理集中处理形式

(二)文书工作的组织形式分散处理形式一、档案的含义档案与档案工作(一)“档案”一词的由来与演化据史料记载，“档案”一词在我国最早出现于明末清初。据说在顺治年间的官府文件中已出现了“档案”一词，例如顺治十五年(1658年)浙江巡抚陈应泰揭帖中就出现了“档案”一词。现存清代档案康熙十九年(168。年)的《起居注》上有云:“上问马哈喇之父与叔父皆段于阵……皆系松山等处事，部中无档案”。可见“档案”一词作为书面用语已经在清代出现，作为口头用语出现的时代尚待考证。许同萃在《公犊学史》中认为唐虞以前已有“档案”的说法。在“档案”一词未出现之前，与此相应的名称有“册”“中”“典籍”“图籍”“文献”“文书”“文案”“案卷”“案犊”“簿犊”等。虽然各个时代的称谓不同，但其内涵基本相同，都具有现代档案的特征和功能。一、档案的含义档案与档案工作在国外，“档案”一词来源于希腊文，用拉丁字母可拼为“Archeion"。随着历史的演变和各国的传播，档案一词广泛沿用迄今，所代表的概念、含义基本固定下来。在西方很多国家，“档案”一词具有相同的词根，语音也十分相近。1984年，国际档案理事会组织出版的7种文字对照的《国际档案术语词典》中收录的“档案”一词分别为:Archives(英文);desArchives(法文);dasArchiv或Archives(德文);Archivio(意大利文);Archivo(西班牙文);Archief(荷兰文);ApXhb(俄文)。一、档案的含义档案与档案工作(二)对档案的定义理解档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。一、档案的含义档案与档案工作档案的特点:

1.档案的来源广泛

2.档案的内容具有社会实践性

3.档案的本质属性是原始记录性

4.档案必须是有价值的

5.档案的形式多样

6.档案是一种历史记录二、档案的种类档案与档案工作123依据产生和使用领域不同，可以将档案分为公务档案和私人档案。依据形成时间不同，可以将档案分为历史档案与现行档案。以档案内容为标准，同时考虑较为明显的不同的产生、使用领域，将档案分为文书档案、科技档案、专门档案、声像档案、电子档案等类别。三、档案的价值档案与档案工作现实价值和长远价值凭证价值和信息价值(核心价值)第一价值和第二价值（一）（二）（三）四、档案的作用档案与档案工作

(一)档案是行政管理的凭据

(二)档案是生产活动的依据

(三)档案是政治斗争的工具

(四)档案是科学研究的条件

(五)档案是宣传教育的素材

(六)档案是维护权益的法律书证五、档案工作概述档案与档案工作档案工作是指通过科学的管理，提供丰富的档案材料，直接为社会政治、经济、科学、文化等各项事业服务的专门性管理工作。六、档案工作的组织与管理档案与档案工作(一)档案工作的基本原则统一领导、分级管理原则12维护档案的完整与安全原则3便于社会各方面的利用原则六、档案工作的组织与管理档案与档案工作(二)档案事业管理体制

档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式和集中式两种基本类型。分散式档案事业管理体制是指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领导、指导和监督，采用分散制的大多为联邦制国家。集中式档案事业管理体制是指一些国家的地方档案机构接受中央档案机构的领导、指导和监督。六、档案工作的组织与管理档案与档案工作(三)我国档案工作机构1.公共档案馆（1）国家档案馆。（2）专业档案馆。

一是特殊载体档案馆。

二是城市建设档案馆。

三是部门档案馆。2.内部档案机构（1）企事业档案馆。（2）档案室。3.档案行政管理机构4.新型档案机构（1）文件中心。（2）档案寄存中心。（3）档案事务所。一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命周期理抢文档与文档工作的关系文件生命周期理论是研究文件从最初形成到因丧失作用而被销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件一档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命周期理抢文档与文档工作的关系文件作为世界各国普遍存在的事物，其运动规律也是一种普遍的客观存在，揭示文件运动过程和规律的文件生命周期理论具有普遍的适用性。文件生命周期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。20世纪30年代以来，文件数量的激增、提高政府行政效能、提高文件工作效率、对文件进行专门化管理的内在要求，成为对文件工作进行专门研究的导火线和催化剂。20世纪二三十年代，我国学者殷钟麟、甘乃光分别在其代表性论著《文书档案连锁办法之试验》和《中国档案管理新论》从运动和联系的角度描述了文件与档案时间的关系:文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案仅用以表示同一物之不同过程，萌发了文件生命周期理论的思想火花。194。年，美国档案学者菲利普·布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。(一)文件生命周期理论的产生背景一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命周期理抢文档与文档工作的关系

(二)文件生命周期理论的形成和发展文件生命周期理论的形成与文件中心的出现有特定的联系。文件中心最早起源于美国，所以文件生命周期概念诞生于美国。之后，各国档案学者开始将这项研究不断推向深人，从对文件中心的理论解释起步，进而扩展至文件的整个运动过程及对这一过程的全面管理，催生出文件生命周期理论。一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命周期理抢文档与文档工作的关系(三)文件生命周期理论的主要内容第一第二第三文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程。由于文件价值形态的规律性变化，这一完整过程可划分为若干阶段。文件在每一阶段引起特定的价值形态与其服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命周期理抢文档与文档工作的关系(四)文件生命周期理论的意义第一第二第三第四文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础。文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理提供了实践原则。文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据和实践指导。文件生命周期理论在电子文件时代具有重要的指导价值，可以充当电子文件全过程管理的理论基础。二、文书与文档的关系文档与文档工作的关系文书是国家机关、社会组织及个人在社会活动中，为了表达意图、进行联系和作为凭据而形成和使用的各种记录材料，它有待于转化为档案;而档案是处理完毕并确认值得保存以供社会查考利用的、保存在特定档案机构的文书的总和。三、文书工作与文档工作的关系文档与文档工作的关系首先，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展。其次，文书工作与档案工作在工作步骤上有联系。所以，文书工作和档案工作的关系是相互联系、相互渗透、相互作用的关系，只有文书和档案两项工作有机结合起来，才能收到事半功倍的效果。公文处理

1.行文规制的构成；行文关系的分类；行文方向；公文格式规范。

2.公文种类；公文格式；公文拟制流程。

3.公文办理的特点和原则；公文办理流程；收文办理的方法；发文办理的方法；内部文件的办理。

4.公文管理职责；公文管理制度；公文管理方法。行文规制公文制作公文办理公文管理目录

CONTENTS第一节第二节第三节第四节公文处理行文规制一、行文关系（一）行文关系的界定行文关系是指收、发机关(单位)之间根据一定的组织辖属和不同的职责权限而形成的文书往来关系。行文规制一、行文关系（二）行文关系的分类

4.不相隶属关系

1.领导与被领导的关系，即隶属关系

3.平级协作关系

2.指导与被指导关系行文规制二、行文方向（一）上行文逐级上行文12多级上行文3越级上行文行文规制二、行文方向下行文是指上级领导机关(单位)或业务主管部门对所属下级机关(单位)或业务部门的一种行文。

1.逐级下行文

2.多级下行文

3.直达基层组织和群众的下行文（二）下行文行文规制二、行文方向平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关(单位)之间的一种行文。（三）平行文行文规制三、公文格式规范鉴于公文特定的权威和效用，国家采取了一系列措施予以维护和保障，其中一项措施使制定格式规范，颁布并实施关于公文格式的国家标准。根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发[2012]14号)公文格式的规定，公文由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)。该标准结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。该标准的实施，有利于进一步提高各级党政机关公文制作水平和质量，有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。该标准于2012年7月1日起正式实施。一、公文文种公文制作（1）决议。（2）决定。（3）命令（令）。（4）公报。（5）公告。（6）通告。（7）意见。（8）通知。（9）通报。（10）报告。（11）请示。（12）批复。（13）议案。（14）函。（15）纪要。二、公文格式公文制作

《党政机关公文处理工作条例》及《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704—2012)等国家法规性文件及国家标准规范对公文格式做了具体详细的规定。二、公文格式公文制作1.公文用纸应满足文件日后长久保管和利用的需要，因此在纸张的厚度、白度、耐折度和酸碱度方面做出要求。一般使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%-90%,横向耐折度≥15次，不透明度≥85%,pH值为7.5-9.5。2.公文幅面尺寸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mmX297mm。3.公文版面（1）页边与版心尺寸。公文用纸天头(上白边)为37mm士1mm，公文用纸订口(左白边)为28mm士1mm，版心尺寸为156mmX225mm。（2）字体和字号。如无特殊说明，正文用3号仿宋体字，标题用2号小标宋体字或黑体字。特定情况可以作适当调整。（3）行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。（4）文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。（一）公文用纸及版面二、公文格式公文制作公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。公文各要素及编排方法如图2-1所示。（二）公文构成要素及编排二、公文格式公文制作1．制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。2．印刷要求采用双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL1000o，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。3．装订要求公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差士2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当做到以下要求:（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差士4mm。（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。（3）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。另外，包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。（三）公文印制和装订三、公文拟制的流程与方法公文制作（一）起草123交拟交拟是指机关（单位）领导向撰文者下达撰写指令，传输指导意图，交代写作要求和注意事项的工作。交拟是撰文的出发点。领会准确领悟、细致体会领导交拟的意图，是撰文者的出发点。领会要清楚、全面、深刻。公文的起草公文起草是用书面语言将构思成果物化为公文，完成由“意”到“文”的转化。三、公文拟制的流程与方法公文制作（二）审核1.审核的意义（1）为领导简政。

（2）体现集中统一的原则。

（3）提高制发公文的质量。把好行文关。把好政策关。把好可行关。把好内容关。把好协调关。把好格式关。把好文字关。把好形式关。三、公文拟制的流程与方法公文制作2.审核的重点三、公文拟制的流程与方法公文制作（1）经过审核，对符合条件的可以保送给本机关(单位)主管领导或主要领导做最后的送审或呈批。（2）对不需制发的文稿，退回承办部门，并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。（3）对只限文字、标点、格式等方面错漏的文稿，可由综合办公室补充与修正。（4）对业务性较强而又不符合上述要求的文稿，可请承办部门补充与修正。（5）对于重要文稿的重大修改，可由综合办公部门与承办部门共同补充与修正。（6）核稿者要在有关栏目签名、签署日期，以明确责任。

3.审核的处理三、公文拟制的流程与方法公文制作签发是指机关(单位)领导对呈批的文稿，经过最后审定，核准发出并签署意见的行为过程。根据国家有关规定，应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。联合发文由所有联署机关的负责人会签。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。（三）签发

1.签发的方式三、公文拟制的流程与方法公文制作2.签发的原则坚持归口签发的原则。12根据文件性质分层签发。3坚持“先核后签”的原则。三、公文拟制的流程与方法公文制作

3.签发的要求按规定签发。做全面审定。不越权签发。（１）（２）（３）一、公文办理的特点和原则公文办理独立性连续性规范性双轨制１.公文办理的特点一、公文办理的特点和原则公文办理2.公文办理的基本原则法治原则时效原则保密原则二

、办文办理流程公文办理公文办理流程，是指在一个机关（单位）内部，按照制发、办理与管理文书的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作路径。三

、收文办理公文办理签收是指对收到的公文逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间的行为过程。签收是文书收受、处理的第一个环节，既是对文书接收的一个总记载，也是统计文书处理工作的依据之一。（一）签收三

、收文办理公文办理

1．收文的来源三

、收文办理公文办理2．签收的注意事项第一第二第三第四要注意看清所收文件是否属于本机关收办的范围;要检查封口是否破损，密封是否完好，有无启封、拆取内装文件痕迹;要核对登记与实际信件件数、信封号码是否相符，公文应逐件清点，重要的文件还要逐页清点;要用钢笔、签字笔等签收文件，不得用铅笔，签名要姓与名俱全，字迹工整、清晰。三

、收文办理公文办理（二）登记收文登记，是指对公文的主要信息和办理情况详细记载的行为过程，由外收文登记与内收文登记两部分组成。外收文登记又称封口登记，是指外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载的过程。三

、收文办理公文办理12登记的作用（1）便于管理和保护文件。（2）便于查找和检索文件。（3）便于统计和催办工作。（4）便于核对与交接文件。登记的范围登记范围可根据本机关(单位)收文的数量、文件的性质和本机关（单位）的实际工作需要来确定。三

、收文办理公文办理

345登记的形式（1）簿册式登记（2）活页式登记（3）电子式登记登记的方法（1）大流水编号登记法（2）小流水编号登记法（3）口取纸分类登记法登记的注意事项一是要全。二是要准。三是要细。三

、收文办理公文办理1.初审的作用提高办文、办事效率。2.初审的内容（1）是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。（2）对上级机关、平级或不相隶属机关的来文的初审，主要检查来文内容是否属于本机关职权范围内应办理的公文。（三）初审初审是指对收到的来文进行初次审核的行为过程。公文办理三

、收文办理（四）承办承办，是指机关(单位)有关部门或工作人员，对文件所针对的事务和问题进行具体的处理和办理的行为过程。公文办理（1）拟办的作用。一是提高办文时效。二是起参谋与助手作用。三是有利于提高办文质量。（2）拟办的范围。①上级机关(单位)主送本机关(单位)并需贯彻落实的文书；

②下级机关(单位)或直属部门主送本机关(单位)并需要回复的请示性或批转性文书；

③平级和不相隶属机关(单位)主送本机关(单位)并需回复的函件等。（3）拟办意见。一是简明扼要。二是周到全面。三是填写规范。三

、收文办理

1．拟办公文办理（1）批办的作用。第一，批办使收文办理进入实质性和实施性阶段，是决定收文承办责任、原则、方法的关键。第二，有利于加强收文办理工作的管理。三是有利于向承办者及时交代意图和要求。（2）批办的注意事项。一是不得越权批办公文。二是严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。三是批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。四是采取有效措施监督批办意见的执行结果。五是批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。三

、收文办理2．批办公文办理三

、收文办理

3.承办的任务（4）整理各种文字材料。（1）落实文件精神。（3）转发或批转文件。（2）起草回复文件。公文办理三

、收文办理

4.承办的原则深入实际，加强调查研究。统筹规划、妥善安排。文件承办实行岗位责任制。（１）（２）（３）公文办理（1）查阅相关资料，熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公，熟悉有关业务，不能全凭记忆办事。复文需经管理者审核。（2）严格执行批示意见。（3）加强协商，努力协调各方面关系。（4）执行行文制度。（5）注重对承办结果的检查与监督。（6）阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。（7）批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;三

、收文办理

5.承办注意事项公文办理传阅，是根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示的行为过程。1.传阅的方式传阅文书的方式很多，为了加快传阅速度，提高传阅效率，文秘人员可根据本机关(单位)情况，针对文书的内容和性质，采用适宜的方法组织阅文。2.传阅的要求（1）履行传阅手续。（2）传阅时注意以下事项:一是严格传阅范围。二是严禁文件横传。三是调控文件运行。四是传阅文件退回后，文秘人员要认真清理检查，检查有无漏传应阅人，有无批办意见，有无短缺文件，有无阅文过长，内容过时。三

、收文办理（五）传阅公文办理三

、收文办理（六）催办催办，是指文书管理部门或文秘人员根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查行为过程。公文办理三

、收文办理

1.催办的作用加快文件运转和处理速度。防止文件积压和延误。提高办文质量和效率。（１）（２）（３）公文办理三

、收文办理第一，明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；第二，将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据；第三，定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；第四，及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；第五，验收完毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。2.催办的程序公文办理三

、收文办理3.催办的方法建立催办监督检查系统。12建立催办检查的登记、报告制度。3采取多种催办方式。公文办理三

、收文办理（七）答复答复，是指文书管理部门或文秘人员将公文办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位的行为过程。公文办理四

、发文办理(一)复核复核，是指文书人员将已经被发文机关负责人签批的公文，在印发前对公文审核的手续、内容、文种、格式等进行再次审核的行为过程。(二)登记登记，又称发文登记，是对本机关(单位)将发出的文件按照规定的项目进行统一文字登记的行为过程。(三)印制印制是把领导审定签发的文稿，按规定的格式经过缮写或印刷制成正式文本的过程。(四)核发核发，是指公文印制完毕后，对公文的文字、格式和印刷质量进行全面校对，准确无误后加盖印章，最终分发的行为过程。公文办理五

、整理归档整理与归档就是指单位的文件处理部门或业务部门及文件工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的有保存价值的文件，按照一定的原则进行整理后，定期移交给单位档案部门集中保存的活动过程。一、公文管理职责公文管理文书管理职责即文书管理人员的职责，《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第一章“总则”的第6条、第7条中作了明确规定：各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。《条例》在开篇中阐明的这些原则，就是强调公文管理工作应由各级机关的秘书部门或专职的秘书人员负责，各级机关的领导人都必须重视此项工作，不仅要以身作则，而且要加强对本机关特别是下级机关文书工作的领导、指导、管理和检查工作，以保证文书工作规范化、制度化、科学化。办公厅(室)是党政机关的综合管理部门，其中秘书部门又是直接为机关领导辅助管理，处理日常事务，集综合性、辅助性、服务性和保密性于一体的部门。秘书部门最基本、最主要的工作内容就是文书工作，就是对文书工作进行有效的管理。二、公文管理制度公文管理各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。4.公文保管制度1.公文保密制度3.公文销毁制度2.公文使用制度三、公文管理方法公文管理（一）清退（二）销毁（三）暂存（四）利用文件的整理与归档

1.文件整理与归档的概念；文件整理工作的内容；文件整理与归档的意义；电子文件的负面效应；文档管理电子化的发展变迁。

2.机关单位文件整理归档与不归档的范围；企业文件整理归档的范围。

3.文件分类的概念、意义与要求；分类的一般方法；常规性文件复制分类方法的选择；分类方案的编制。

4.文书立卷的概念、意义和原则；文书案卷级整理：文书立卷的方法和步骤；文书文件级整理：《归档文件整理规则》特点，归档文件整理方法与步骤。

5.项目文件整理特点；建设项目文件的整理方法与步骤；大型活动项目文件的整理方法；科研项目文件的整理方法。

6.归档的概念；建立健全归档制度的必要性和意义；归档制度的内容；归档工作的组织。文件整理与归档工作概述文件整理归档的范围文件的分类文书部门文件的整理目录

CONTENTS文件的整理与归档第一节第二节第三节第四节单位内项目文件的整理单位内文件的归档第五节第六节文件整理与归档工作概述一、文件整理与归档的概念和内容文件的整理与归档，就是依据归档制度的要求，将处于凌乱状态的文件材料，经过分类、组合、排列、编目等，组成有序体系后向档案部门移交的工作过程。文件整理的内容，从整理工作的环节和程序来看主要包括：分类、组卷、卷(盒)内文件整理、编目、装订或装盒等工作。文件整理与归档工作概述二、文件整理与归档工作的意义（一）（二）（三）文件整理是档案整理的前提。文件整理是文档管理的重要基本建设。文件整理是开发档案信息资源的重要基础。（四）（五）文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。归档是文件转化为档案的重要标志。文件整理与归档工作概述三、文件整理工作的原则保持文件之间的历史联系充分尊重和沿用原有基础便于保管和利用（一）（二）（三）文件整理归档的范围一、机关文件整理归档的范围（一）需要整理归档的文件范围

4.同级或不相隶属机关来文

1.本机关的文件

3.下级机关的文件

2.上级机关的文件文件整理归档的范围一、机关文件整理归档的范围（二）不需要整理归档的文件范围

1.本机关不需要整理归档的文件范围

2.上级机关不归档文件范围

3.下级单位不归档文件范围

4.同级单位和非隶属单位不归档文件范围文件整理归档的范围二、企业文件整理归档的范围（一）党群工作形成的文件材料（二）行政管理工作形成的文件材料（三）经营管理工作形成的文件材料（四）生产技术管理工作形成的文件材料（五）产品生产或业务开发工作形成的文件材料（六）科学技术研究工作形成的文件材料（七）基本建设和技术改造工作形成的文件材料（八）设备仪器管理形成的文件材料（九）会计工作形成的文件材料（十）职工个人管理形成的文件材料文件的分类一、文件的分类概述（一）分类的概念文件的分类，就是把立档单位所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。文件的分类一、文件的分类概述（二）分类的意义第一第二第三分类是保持文件有机联系的重要举措。分类是后续整理环节有序开展的基本前提。分类的优化可为档案的全面管理创造有利条件。文件的分类二、分类的一般方法年度分类法时期分类法问题分类法实物分类法地理分类法组织机构分类法作者分类法通信者分类法按文件种类分类按载体形态分类按形状规格分类文件的分类三、复试分类法的选择（一）案卷级整理复式分类法的选择

4.问题一年度分类法

1.年度一组织机构分类法

3.组织机构一年度分类法

2.年度一问题分类法文件的分类三、复试分类法的选择（二）文件级整理复式分类法的选择文件的分类四、分类方案的编制分类方案是指单位文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本单位工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。分类方案的编制应在对本单位的文件深入调查研究的基础上完成，调查内容有：（1）文件作者、时间、文件种类、文件字号、地区、通信者、载体、使用价值等特征；（2）单位常用文件种类、数量，各种文件利用率、利用角度，单位对于文档工作的有关规定与要求等；（3）内部机构设置特点；（4）单位业务活动特点；（5）与外单位业务往来等。文书部门文件的整理一、案卷级整理——立卷文件立卷，是指文书部门将办理完毕的、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷的过程。立卷是将密切联系的文件组成案卷，能具体地反映工作活动的来龙去脉，便于查找利用，也有利于档案的日常管理。因此，立卷工作具有重要意义。（一）立卷工作概述1.立卷的含义及意义文书部门文件的整理一、案卷级整理——立卷2.文书处理部门立卷的优越性第一第二第三是可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率是可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续是还可以使单位档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为单位各项工作服务。文书部门文件的整理一、案卷级整理——立卷3.文件立卷的原则（１）联系原则（２）完整原则（３）保管原则（４）利用原则文书部门文件的整理一、案卷级整理——立卷（二）立卷的方法与步骤组卷卷内文件的排列卷内文件编号填写卷内文件目录和备考表装订案卷案卷封面编目案卷装封文书部门文件的整理二、文件级整理——按“件”整理（一）《归档文件整理规则》的特点简化12兼容3灵活文书部门文件的整理二、文件级整理——按“件”整理（二）文件级整理的方法与步骤１.整理单位与装订２.归档文件的分类３.归档文件的排列４.归档文件盖章编号５.归档文件编目６.盒内备考表填写７.归档文件的装盒和档案盒填写单位内项目文件的整理一、项目文件的整理特点单位内项目文件的整理二、建设项目文件的整理