原始记录留存管理制度

原始记录留存管理制度1总则1.1目的为规范本单位各类原始记录的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁全流程管理，保障原始记录的真实性、完整性、准确性、可追溯性，充分发挥原始记录在业务佐证、风险防控、责任界定、权益维护、数据分析等方面的核心支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《机关档案管理规定》《企业档案管理规定》及所属行业监管要求，结合本单位实际运营需求，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于本单位及所属分支机构、派出机构在行政管理、业务运营、生产作业、项目建设、科研研发、财务核算、人力资源管理、法务合规、安全管理等全部活动过程中形成的、具有保存价值的各类载体原始记录的管理，包括但不限于纸质记录、电子记录、音像记录、实物样本附属记录。1.3定义本制度所指原始记录，是指在各项活动开展过程中直接形成的、未经过二次加工修改的、能够真实反映活动实际过程和结果的信息载体，核心特征为原始性、真实性、关联性、可追溯性，是单位各项活动的第一手佐证材料，区别于经过汇总、统计、加工形成的总结类、报告类材料。1.4管理原则1.4.1统一领导、分级负责：原始记录管理工作由单位档案管理部门统筹领导，各业务部门、分支机构分别负责职责范围内原始记录的形成、收集、初审工作，形成“部门经办人-部门档案联络员-单位档案管理员”三级管理责任体系。1.4.2真实完整、准确规范：原始记录的内容必须与实际活动一致，要素完整、信息准确、格式规范，严禁篡改、伪造、隐匿原始记录。1.4.3应存尽存、按需归档：凡是具有保存价值的原始记录必须全部纳入管理范围，按照保存期限要求及时归档，不得私自留存、拒绝归档。1.4.4安全可控、便捷利用：在保障原始记录存储安全、信息保密的前提下，建立高效的检索利用机制，满足单位内部管理、外部监管检查、权益维护等合法利用需求。2原始记录分类与归档范围2.1行政管理类原始记录2.1.1公文处理原始记录：包括收文的签收单、拟办单、批办单、传阅单、办理反馈单；发文的拟稿单、审核意见表、签发单、定稿原件、印发签收记录；各类会议的签到表、原始手写/音视频转写的会议记录、会议表决票、决议签字页。2.1.2行政事务原始记录：包括公章使用登记本、介绍信存根、证照使用/借阅登记记录、公务接待审批单、接待清单、差旅审批单、差旅报销原始票据、车辆使用登记记录、维修保养单据、物业巡检记录、后勤物资出入库单、领用登记本。2.1.3法务合规原始记录：包括合同谈判记录、对方资质核查原始材料、合同审核意见表、合同原件、履约过程中的发货单、验收单、对账单、往来函件原件、法律咨询记录、合规检查工作底稿、违规行为调查笔录、证据材料、行政处罚告知书、整改回执、涉诉案件的起诉状、答辩状、证据清单、庭审记录、判决书/裁定书、执行记录。2.2业务运营类原始记录2.2.1客户管理原始记录：包括客户身份核验材料（身份证复印件、营业执照复印件、授权委托书原件）、客户需求访谈记录、服务/产品订购单、合同履约过程中的客户确认单、满意度调查问卷原始件、投诉受理记录、投诉处理过程工单、回访记录。2.2.2生产作业类原始记录：包括生产车间的班组交接班记录、设备运行巡检记录、原材料/半成品/成品出入库单、领料单、生产过程参数记录表、质量检验抽样记录、检验检测原始数据、不合格品处置记录、成品出库单、物流发货签收单、运输过程监控记录。2.2.3项目管理原始记录：包括项目立项申请书、可行性研究报告评审记录、立项批复、招投标过程的投标文件原件、开标记录、评标打分表、中标通知书、项目实施过程的施工日志、监理日志、旁站记录、设计变更签证、工程量确认单、材料/设备进场检验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、竣工验收签到表、验收原始意见表、项目结算审计工作底稿。2.2.4科研研发类原始记录：包括实验计划审批表、实验原始操作记录、仪器设备使用登记本、实验数据原始采集表、试剂/样品领用记录、实验失败原因分析记录、数据验证记录、专利申请提交材料初稿、查新报告、科研经费支出原始票据、课题验收专家意见原始记录。2.3财务审计类原始记录2.3.1财务核算原始记录：包括各类报销单据、发票、银行回单、收据、工资表、社保缴费凭证、税款缴纳凭证、成本核算分配表、存货盘点表、固定资产盘点表、往来款项对账函、银行对账单、现金盘点表、记账凭证附件原件。2.3.2审计监督原始记录：包括内部审计工作方案、审计通知书、审计工作底稿、审计证据原件、审计反馈意见沟通记录、被审计单位反馈材料、审计报告初稿、整改报告及佐证材料；外部审计的提供资料清单、资料交接记录、审计问询笔录、审计意见交换记录。2.4人力资源类原始记录2.4.1人员招录原始记录：包括招聘启事、简历筛选记录、笔试试卷、面试评分表、背景调查记录、录用审批表、劳动合同原件、试用期考核记录。2.4.2日常管理原始记录：包括考勤原始记录、加班审批单、请假申请单、绩效考核打分表、考核沟通记录、培训签到表、培训考核成绩表、岗位调整审批表、奖惩决定原始佐证材料、离职申请单、工作交接记录、社保/公积金缴纳原始明细。2.5安全应急类原始记录2.5.1安全管理原始记录：包括安全检查工作底稿、隐患排查记录、隐患整改确认单、特种设备检验检测报告、特种作业人员资质复印件、安全教育培训签到表、考核记录、安全事故报告、事故现场勘查记录、调查笔录、责任认定材料、整改验收记录。2.5.2应急管理原始记录：包括应急预案演练方案、演练过程记录、演练评估报告、应急物资盘点记录、应急处置过程记录、调度指令记录、灾后损失核查原始数据。2.6特殊载体类原始记录2.6.1电子原始记录：包括业务系统自动生成的未经过修改的操作日志、交易记录、审批留痕记录、电子签名文件、原始电子数据存储介质；办公系统中形成的未经修改的原始文档、审批记录。2.6.2音像原始记录：包括重要会议、活动、执法过程、事故现场的原始照片、录音、录像，不得经过剪辑、拼接、修改，存储载体需标注拍摄时间、地点、内容、拍摄人。2.6.3实物附属原始记录：包括样品、物证的标签、采样记录、封存记录、保管记录，需明确记录实物的来源、采集时间、采集人、用途。3原始记录形成与收集要求3.1形成质量要求3.1.1纸质原始记录要求书写需使用黑色签字笔或蓝黑钢笔，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔、易褪色墨水书写。记录内容需填写完整，不得漏项、缺项，日期、签署人姓名、盖章等要素齐全，不得代签、冒签。记录内容不得随意涂改，如确因填写错误需要修改，需采用划改方式，在错误内容上划一道横线，保持原内容清晰可辨，在旁边填写正确内容，并由修改人签署姓名和修改日期，严禁刮擦、涂改液覆盖、撕毁页面。外部获取的纸质原始记录需为原件，如确实无法获取原件的，需由经办人核对原件后，在复印件上标注“与原件一致，原件存放于XX处”，签署姓名和日期，并加盖出具单位公章。纸质记录页面需保持整洁，无污渍、无破损，重要记录需使用不易损坏的纸张打印或书写，避免使用热敏纸等易褪色载体，如必须使用热敏纸的，需同时留存复印件并标注“原件为热敏纸，此件与原件一致”，由经办人签字确认。3.1.2电子原始记录要求电子原始记录需在业务活动开展过程中同步生成，不得事后补录、篡改，系统操作日志需完整记录创建人、创建时间、修改人、修改时间、修改内容等留痕信息，留痕记录不得删除、修改。电子原始记录的格式需符合长期存储要求，文本类优先采用PDF/A、OFD格式，表格类优先采用XLSX、CSV格式，音像类优先采用MP4、WAV、JPG等通用格式，避免使用依赖特定软件才能打开的专属格式，如确需使用专属格式的，需同时留存格式说明及对应读取软件安装包。符合《电子签名法》要求的电子签名电子原始记录，与纸质签名具有同等法律效力，需同时留存电子签名认证证书、验证记录，确保电子签名的真实性、不可抵赖性。电子原始记录需进行元数据采集，元数据包括但不限于记录名称、形成主体、形成时间、业务活动关联编号、存储位置、访问权限、密级，元数据需与电子记录同步归档。3.1.3音像原始记录要求音像原始记录需保持原始状态，不得进行剪辑、拼接、滤镜处理、内容删减，音视频内容需完整清晰，声音可辨、图像可识别。音像记录形成后24小时内，需由拍摄人填写《音像原始记录登记表》，标注记录编号、拍摄时间、拍摄地点、拍摄对象、主要内容、拍摄人、存储格式、存储位置，不得遗漏关键信息。重要音像记录需同时留存原始拍摄设备中的源文件，不得仅存储转发后的文件，避免压缩导致的信息损失。3.2收集责任要求3.2.1各部门经办人员是原始记录收集的第一责任人，在业务活动完成后5个工作日内，需将职责范围内形成的原始记录收集齐全，核对内容完整性、准确性后，提交至本部门档案联络员。3.2.2跨部门共同开展的活动，由牵头部门负责统筹收集活动全流程的原始记录，参与部门需在活动完成后3个工作日内，将本部门形成的原始记录提交至牵头部门，不得推诿、截留。3.2.3人员岗位调整、离职时，需将本人保管的原始记录全部纳入工作交接范围，由部门负责人、档案管理员共同监交，交接完成后方可办理调动、离职手续，不得将原始记录私自带离单位。3.2.4各部门档案联络员每月25日前，需对本部门当月收集的原始记录进行初审，核对记录数量、内容、格式是否符合要求，对不符合要求的退回经办人整改，初审合格后编制《原始记录移交清单》，于次月5日前移交至单位档案管理部门。3.2.5档案管理部门接收原始记录时，需对照移交清单逐一核对，确认无误后双方签字盖章，各留存一份移交清单；对不符合要求的，出具《原始记录整改通知书》，退回移交部门在10个工作日内整改完成后重新移交。4原始记录整理与归档4.1整理要求4.1.1分类规则档案管理部门接收原始记录后，按照“年度-业务类别-保管期限”三级分类规则进行整理：年度划分：以记录形成的自然年度为准，跨年度的项目类记录归入项目完成年度，跨年度的会议记录归入会议闭幕年度，跨年度的合同记录归入合同签署年度。业务类别：按照本制度第2章的原始记录分类标准，对应划分为行政管理类、业务运营类、财务审计类、人力资源类、安全应急类、特殊载体类，子类可根据单位实际业务需求进一步细分。保管期限：按照本制度第5章的保存期限要求，划分为永久、30年、10年、5年、3年五个层级，分类整理时同一保管期限的记录集中存放。4.1.2编号规则原始记录实行统一编号管理，编号结构为：“单位代码-年度代码-类别代码-保管期限代码-顺序号”，其中：单位代码：由单位简称拼音首字母组成，如总公司为“ZS”，分支机构为对应简称首字母。年度代码：为4位阿拉伯数字，如2024年为“2024”。类别代码：两位阿拉伯数字，行政管理类为“01”、业务运营类为“02”、财务审计类为“03”、人力资源类为“04”、安全应急类为“05”、特殊载体类为“06”。保管期限代码：一位阿拉伯数字，永久为“1”、30年为“2”、10年为“3”、5年为“4”、3年为“5”。顺序号：为4位阿拉伯数字，按同一分类下的归档顺序从“0001”开始依次编制。4.1.3装订要求纸质原始记录按照“一事一档”原则组卷，同一业务事项的关联记录整理为一卷，每卷厚度不超过5厘米，超过的分卷装订。装订前需拆除记录上的金属钉、回形针、燕尾夹等金属附着物，对破损的页面进行托裱，对大小不一的页面进行折叠或裁剪，保持页面整齐统一。装订采用线装或无酸纸封套装订，不得使用热熔胶、订书钉装订，避免长期存储导致的页面脱落、锈蚀。每卷需编制卷内目录，内容包括序号、原始记录名称、形成日期、页数、编制人、备注，卷内目录放置在卷首，卷末放置备考表，注明卷内记录的完整性、修改情况、归档人、归档日期。4.1.4电子原始记录整理要求电子原始记录按照分类规则建立文件夹存储，文件夹命名与记录编号一致，同一文件夹下存储该编号对应的原始记录文件、元数据文件、说明文件。电子原始记录需进行格式合规性校验、病毒查杀、完整性校验，确保文件无损坏、无病毒、可正常打开，校验信息存入元数据文件。重要电子原始记录需同步生成纸质副本，纸质副本上标注“电子原始记录副本，原件存储于XX位置”，与对应纸质记录一并整理归档。4.2归档时限4.2.1常规类原始记录：各部门于次年3月底前完成上一年度全部原始记录的移交归档，档案管理部门于次年6月底前完成全部整理归档工作。4.2.2项目类原始记录：在项目竣工验收完成后3个月内完成全部原始记录的归档，周期超过2年的项目，可每年度归档一次已完成阶段的原始记录，项目全部完成后统一汇总组卷。4.2.3涉诉、涉查、涉稳的特殊原始记录：在相关事项办结后10个工作日内完成归档，由档案管理部门单独存放，重点保管。4.2.4音像、实物类原始记录：在形成后15个工作日内完成归档，标注清晰的标识信息，存入专用存储载体。4.3归档确认原始记录整理完成后，档案管理部门需编制《年度原始记录归档清单》，内容包括记录编号、名称、形成部门、形成日期、保管期限、存储位置，由档案管理部门负责人、各移交部门负责人共同签字确认，一份留存档案管理部门，一份反馈移交部门，一份报单位分管领导留存。5原始记录保存与防护5.1保存期限划定原始记录的保存期限根据其价值、重要程度、监管要求划定，分为永久、定期两类，定期包括30年、10年、5年、3年，保存期限自记录形成年度的次年1月1日起计算。5.1.1永久保存原始记录范围：单位章程、股东决议、工商登记变更材料、重要资质证书原件；重大项目的立项、审批、验收、结算全部原始记录；核心知识产权的申请、授权、转让原始记录；重要合同、涉诉案件的全部原始材料；年度财务报告、审计报告、验资报告、资产评估报告原始件；人员人事档案中的核心原始材料（劳动合同、任免文件、职称评定材料、奖惩决定等）；重大安全事故、突发事件的全部调查、处置原始记录；其他对单位发展具有永久保存价值的原始记录。5.1.230年保存原始记录范围：单位年度工作计划、总结、重要会议的全部原始记录；一般项目的全套原始记录；100万元以上金额合同的全部原始材料；会计凭证、会计账簿、财务报表（除年度报告外）；人员招录、考核、调整、社保缴纳等日常人力资源管理原始记录；常规安全检查、隐患整改、应急演练原始记录；其他需要长期保存的业务运营原始记录。5.1.310年保存原始记录范围：日常行政事务办理原始记录（公章使用、差旅报销、物资领用等）；10万元以上100万元以下金额合同的原始材料；客户服务、投诉处理、满意度调查原始记录；日常生产作业、质量检验原始记录；内部审计、合规检查工作底稿；一般往来函件、通知、报备材料原始件。5.1.45年保存原始记录范围：10万元以下金额合同的原始材料；日常考勤、加班、请假等短期人力资源管理记录；设备运行、维护、保养原始记录；普通培训、学习活动的签到、考核记录；后勤物业日常巡检、维修记录。5.1.53年保存原始记录范围：临时性活动、会议的签到、记录材料；常规业务的日常操作日志、流转记录；其他仅具有短期参考价值的原始记录。5.1.6行业监管要求保存期限长于上述规定的，从其规定；涉及未结清债权债务、未完结法律纠纷的原始记录，保存期限自动延长至相关事项完结后5年。5.2存储环境要求5.2.1纸质原始记录存储：存放于符合《档案馆建筑设计规范》要求的专用档案库房，库房温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，每日记录温湿度数据，超出范围及时调整。库房配备防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防污染“七防”设施，安装烟感报警器、消防喷淋系统、门禁系统、温湿度自动调控系统、防紫外线窗帘，定期投放防虫药剂，保持库房清洁。纸质记录存放于无酸档案盒中，放置在密集架上，距离地面不少于10厘米，距离墙壁不少于5厘米，避免直接接触地面、墙面导致受潮。每年对纸质记录进行一次全面检查，发现页面破损、褪色的及时进行修复、复制，复制件与原件一并存放。5.2.2电子原始记录存储：采用“本地存储+异地备份+云端备份”三级存储策略，本地存储使用企业级硬盘或磁光盘阵列，异地备份存储距离不少于100公里的备用库房，云端备份使用符合国家保密要求的政务云/企业云存储服务。电子原始记录至少每3年进行一次迁移备份，每次迁移后对新存储介质的文件进行完整性校验、可读性校验，确保迁移过程中数据不丢失、不损坏，迁移记录留存归档。存储电子原始记录的介质需标注清晰的编号、内容、备份时间、责任人，存放在防磁、防尘、防震的专用存储柜中，避免靠近强磁场、高温、高湿环境。每年对电子原始记录进行一次全面检测，检测比例不低于存储总量的10%，发现文件损坏的及时从备份介质中恢复，无法恢复的登记造册，由档案管理部门负责人审批后留存损坏记录。5.2.3音像、实物原始记录存储：音像记录存储介质按照电子原始记录存储要求管理，重要音像记录同步刻录成只读光盘，一式三份分别存放。实物样本存放于专用样品柜中，根据实物的化学、物理特性选择合适的存储环境，易碎、易腐蚀实物需做特殊防护处理，标注清晰的标识信息，避免碰撞、变质。5.3安全保密要求5.3.1原始记录按照单位保密管理制度划定密级，绝密级、机密级、秘密级原始记录需单独存放在保密库房的保险柜中，访问权限仅限经审批的涉密人员。5.3.2存储原始记录的系统、介质不得接入互联网，不得使用私人存储设备拷贝、存储原始记录，涉密原始记录的传输、拷贝需按照保密管理规定办理审批手续，全程留痕。5.3.3档案管理人员、接触原始记录的人员需签订保密协议，不得泄露原始记录中的涉密信息、商业秘密、个人隐私信息，离职后需遵守脱密期管理要求。5.3.4每年对原始记录的安全保密情况进行一次专项检查，排查泄露、丢失风险，发现问题及时整改，存在泄密隐患的及时启动应急处置流程。6原始记录借阅与利用6.1内部借阅6.1.1单位内部人员因工作需要借阅原始记录的，需填写《原始记录借阅申请表》，注明借阅人、所在部门、借阅用途、借阅记录编号、借阅时间、归还时间，经所在部门负责人、档案管理部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。6.1.2借阅非密级原始记录，由部门负责人审批即可；借阅秘密级原始记录，需经分管业务领导审批；借阅机密级、绝密级原始记录，需经单位主要负责人审批，且仅限在档案阅览室内查阅，不得带出。6.1.3纸质原始记录原件原则上不得借出档案室，确需借出的，需在借阅申请表中注明借出理由，经分管档案工作的领导审批，借出时间最长不超过7个工作日，借阅人需妥善保管，不得转借、涂改、损坏、丢失，到期及时归还。6.1.4电子原始记录借阅仅限查阅权限范围内的内容，确需拷贝的，需经档案管理部门负责人审批，由档案管理员负责拷贝，不得自行拷贝，拷贝的电子记录需标注使用范围，使用完成后及时删除。6.1.5档案管理员需对借阅情况进行登记，建立《原始记录借阅台账》，记录借阅人、审批人、借阅内容、借阅时间、归还时间，借阅到期前1个工作日提醒借阅人归还，逾期未还的及时催收。6.2外部查阅6.2.1外部单位（如监管部门、司法机关、审计机构等）因工作需要查阅原始记录的，需出具单位介绍信、执法证件/工作证件，填写《外部单位查阅原始记录申请表》，经单位办公室、法务部门、档案管理部门共同审核，报单位主要负责人审批同意后，方可安排查阅。6.2.2外部单位查阅原始记录仅限在档案阅览室内进行，不得带出，不得拍照、录像、拷贝，确需复印、拷贝的，需在申请表中注明用途、需复印/拷贝的内容，经审批同意后，由档案管理员负责复印、拷贝，复印件加盖单位档案专用章，注明“仅限于XX事项使用，再次复印无效”。6.2.3严禁向无合法资质、无合理理由的外部单位、个人提供原始记录，不得泄露原始记录中的保密信息。6.3利用要求6.3.1借阅、查阅人员需爱护原始记录，不得在记录上圈画、批注、涂改、折叠、拆卷，如有损坏，需承担相应责任。6.3.2原始记录仅可用于申请的用途，不得用于其他无关事项，不得擅自向第三方泄露记录内容，违反规定的按照单位管理制度予以处罚，造成损失的追究相应法律责任。6.3.3档案管理部门需建立原始记录检索目录，实现按编号、名称、形成部门、形成日期、业务关联编号等多维度检索，提高查阅利用效率。7原始记录鉴定与销毁7.1鉴定工作组织7.1.1单位成立原始记录鉴定工作组，由分管档案工作的领导任组长，档案管理部门、法务部门、业务部门、财务部门、人力资源部门负责人为成员，负责到期原始记录的鉴定工作。7.1.2鉴定工作每5年开展一次，对达到保存期限的原始记录进行逐一鉴定，判定其是否仍具有保存价值。7.2鉴定流程7.2.1档案管理部门梳理到期原始记录清单，提交鉴定工作组，清单内容包括记录编号、名称、形成时间、原定保存期限、业务关联情况、是否涉及未结事项。7.2.2鉴定工作组逐件审核原始记录的价值，对仍具有保存价值的，重新划定保存期限，继续保存；对已无保存价值且不涉及未结债权债务、未结纠纷、监管检查事项的，判定为可销毁。7.2.3鉴定工作形成《原始记录鉴定报告》，明确鉴定时间、鉴定范围、鉴定结果、继续保存清单、拟销毁清单，由全体鉴定工作组成员签字确认，报单位主要负责人审批。7.3销毁流程7.3.1经审批同意销毁的原始