2026年员工紧急联系人信息维护条例

2026年员工紧急联系人信息维护条例生效日期：2026年1月1日目录1.总则1.1制定目的1.2法规依据1.3适用范围2.职责划分2.1执行部门权责2.2协同部门权责2.3监督部门权责3.具体管理内容3.1信息采集边界与要求3.2信息提交与更新规则3.3信息存储安全规范3.4信息调用场景与审批流程3.5信息全生命周期销毁规则4.违规约束与处理4.1员工端违规情形与对应处理4.2内部管理人员违规情形与对应处理4.3管理缺位连带责任判定规则5.申诉机制5.1申诉受理范围5.2申诉处理流程5.3申诉结果效力6.附则7.附件7.1《员工紧急联系人信息采集/变更登记表》7.2《紧急联系人信息调取登记审批表》1.总则1.1制定目的为在员工遭遇突发工伤、意外失联、重大疾病等特殊场景下第一时间联系相关人员，最大限度保障员工生命安全与合法权益，同时规范公司内部对员工及关联方个人信息的全流程管理，杜绝信息滥用、泄露风险，维护公司正常生产运营秩序，结合公司实际运营情况制定本条例。本条例所有条款均以保障员工核心利益为核心原则，不设置任何侵犯员工合法权益的不合理要求。1.2法规依据本条例所有规则严格符合《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规要求，不存在任何与现行劳动监管规定、公民个人信息保护规定冲突的内容。1.3适用范围本条例适用于所有与公司建立正式劳动关系的全职/兼职员工、劳务派遣人员、在校见习生、项目实习生、退休返聘人员，覆盖总部各职能部门、各分公司、各驻外项目组所有用工场景。仅临时进入公司开展短期合作的外部服务商人员、访客不属于本条例适用范围，其紧急联系人信息管理由所属合作单位自行负责。2.职责划分本条例权责边界完全分离，避免单一部门全权管控引发的管理漏洞：2.1执行部门权责公司人事行政部是本条例的唯一执行部门，指定2名经过个人信息保护专项培训的专职员工作为「紧急联系人信息专属管理员」，负责全公司所有人员的信息采集、核验、存储、日常更新、合规调用全流程操作，其他人事部门员工不得擅自接触相关信息。执行部门核心权责包括：向所有适用对象明确告知信息用途、合规采集必要信息、定期提醒信息更新、严格按照审批流程调用信息、定期排查信息安全隐患。2.2协同部门权责各部门第一负责人为本部门紧急联系人信息管理第一协同人，负责督促本部门员工按时提交、更新相关信息，及时向人事行政部反馈本部门长期外派、驻高风险岗位员工的信息变动需求，不得私自收集、留存本部门员工的紧急联系人信息。2.3监督部门权责公司合规管理小组是本条例的独立监督部门，不参与任何信息采集、调用的实操环节，仅负责定期抽查执行部门的操作合规性、受理员工相关申诉、对违规行为出具最终处理意见，直接向公司领导汇报监督结果，不受其他部门干预。3.具体管理内容本章节所有规则全部落地可执行，不存在模糊表述与弹性操作空间：3.1信息采集边界与要求公司仅采集保障紧急联系必要的最低限度信息，超出范围的内容员工有权拒绝提交：可采集信息包括紧急联系人姓名、与员工本人的亲属/社会关系、常用有效联系号码、联系人常驻城市共4项，不得要求员工提供紧急联系人的身份证号、详细住址、工作单位、社保编号等其他非必要隐私信息，不得要求员工提交3名以上紧急联系人信息。人事行政部在采集信息前必须向员工同步出具《知情告知书》，明确告知信息的唯一用途为紧急场景联络，公司不会将信息用于其他任何商业场景，同时提醒员工提前将相关告知内容同步给自己填报的紧急联系人，避免后续对方接到公司联络电话时误认为是电信诈骗。若员工因特殊情况无合适人员可作为紧急联系人填报，可向人事行政部提交书面说明，申请留存本人2个不同号码的常用联系方式作为替代方案，公司不得强迫员工提交不符合自身意愿的联系人信息。3.2信息提交与更新规则信息提交与更新设置三类触发场景：第一类为新员工入职场景：所有适用本条例的人员需在入职/入岗当日起3个工作日内，完成紧急联系人信息填报，提交给专属管理员，不得拖延。第二类为年度统一更新场景：公司每年11月第一周启动全员紧急联系人信息集中核验工作，所有人员需在当周内登录人事系统确认已有信息是否有效，若存在联系人变更、号码变动等情况需立即提交更新申请，人事行政部将对所有核验完成的信息做一次统一加密备份。第三类为特殊场景触发更新：若员工安排跨省外长期外派、进入高空作业/化工运维等高风险岗位、连续驻外出差超过30天，所属部门负责人需在相关安排生效前7个工作日内，提醒对应员工确认紧急联系人信息有效性，已发生变动的必须完成更新后再安排上岗/出差。3.3信息存储安全规范所有采集完成的紧急联系人信息全部存储在公司人事系统的独立加密模块内，设置最高等级访问权限，仅前述2名专属管理员凭借二次身份验证（工号密码+动态验证码）方可进入模块查看完整内容，其余所有人事系统账号（包括人事部门负责人、公司高层管理账号）查看该模块内容时，紧急联系人号码默认做中间4位脱敏打码处理。信息不得备份到公共云盘、个人办公电脑、私人存储设备，不得在工作微信群、内部沟通软件中传输任何包含完整紧急联系人号码的内容。日常人事报表导出默认隐藏所有紧急联系人相关字段，若因统计需求导出脱敏版本报表，需经过人事行政部负责人审批并登记台账。3.4信息调用场景与审批流程紧急联系人信息仅允许在四类场景下调用，其余任何场景一律不得调取使用：1.员工突发工伤、重大疾病，现场人员无法联系到员工本人时；2.员工连续48小时未到岗且未提前请假，所有登记的本人联系方式均无法接通时；3.公司发生火灾、地震等公共安全突发事件，需要排查未到岗员工安全情况时；4.经公司领导审批认定的其他极特殊紧急场景。常规调用流程为：需求部门提交《紧急联系人信息调取登记审批表》，明确填写调用事由、调用联系人姓名、经办人信息，经人事行政部负责人签字审批通过后，由专属管理员调出对应信息，经办人登记签字确认获取信息，调用完成后经办人需第一时间删除所有存留在自己设备上的相关信息，不得转发、告知给无关人员。若遇到火灾、员工突发昏迷等极端紧急场景，可先向专属管理员口头申请调取信息，后续2个工作日内补全所有审批登记手续即可。3.5信息全生命周期销毁规则当员工办理完成全部离职手续后30个工作日内，人事行政部专属管理员必须将系统中留存的该员工及其填报的紧急联系人所有相关信息做彻底删除处理，不得在任何备份介质中留存；对于已经超过使用时效的纸质信息登记表，统一投入碎纸机做粉碎处理，电子临时副本24小时内做不可恢复删除处理，不得留存任何副本。4.违规约束与处理本条例所有奖惩规则对等，针对不同主体的违规行为设置明确可落地的处理标准，不存在无依据处罚情况：4.1员工端违规情形与对应处理1.员工逾期7个工作日未提交紧急联系人信息、未按要求完成年度更新的，人事行政部向其发送书面提醒，扣除当月个人绩效5分；2.逾期满15个工作日仍未提交/更新的，人事行政部做第二次提醒，同时暂停安排其外出作业、驻外出差等高风险类工作任务，直到信息提交完成后方可恢复相关安排，若因未及时提交有效信息导致员工本人遭遇意外时无法联系家属，所有相关责任由员工本人自行承担，公司不承担对应连带责任；3.员工故意提供虚假、失效的紧急联系人信息，后续出现紧急场景完全无法联络的，视为违反公司劳动纪律，扣除当月个人绩效20分，情节严重引发不良后果的，公司有权按照《劳动合同法》相关规定与员工解除劳动关系，且无需支付经济补偿。4.2内部管理人员违规情形与对应处理1.专属管理员未按要求做信息加密存储、定期备份，引发信息安全隐患的，第一次给予口头警告，扣发当月10%绩效；2.未经过审批擅自向第三方泄露、售卖员工紧急联系人信息，或私自将信息用于联系员工催收个人债务、办理其他非公司业务的，视情节严重程度给予记过、降职降薪处理，扣发当月100%绩效，引发严重后果的直接解除劳动合同，涉嫌违法的移交公安机关处理；3.任何部门人员私自留存、私下索要其他同事的紧急联系人信息的，第一次给予全公司通报批评，扣发当月15%绩效。4.3管理缺位连带责任判定规则各部门负责人未按要求督促本部门员工及时完成信息提交/更新，导致部门内超过20%员工逾期提交的，扣除部门负责人当月绩效10%，部门整体季度绩效扣减3%，引发后续紧急场景联络失误的，由部门负责人承担主要管理责任。5.申诉机制为保障员工合法权益，所有对违规处理结果有异议的人员均可通过正式渠道发起申诉：5.1申诉受理范围申诉覆盖所有针对本条例执行的处理结果异议，包括但不限于员工对绩效扣减结果不认可、认为管理人员违规泄露自己信息、认为公司要求提交超出范围的隐私信息等情形。5.2申诉处理流程申诉人需在收到处理结果通知的5个工作日内，向合规管理小组提交书面申诉材料，明确说明申诉事由、相关佐证材料与诉求，合规管理小组收到材料后3个工作日内启动独立核查，调取相关操作台账、沟通记录核验事实情况，核查完成后2个工作日内向申诉人出具正式书面答复，整个申诉流程不得超过7个工作日。5.3申诉结果效力若核查后认定原处理结果判定有误，合规管理小组有权直接撤销原处理决定，要求人事行政部返还已扣发的绩效、删除相关违规记录，向申诉人致歉；若核查后认定原处理结果事实清晰、依据充分，向申诉人做好规则解释工作后，原处理结果正常生效。6.附则1.本条例为公司2026年正式施行的专项管理规则，此前发布的所有与员工紧急联系人信息管理相关的零散规定全部作废；2.人事行政部每年12月联合合规管理小组对本条例的执行情况做一次全面评估，结合最新发布的法律法规与公司实际运营需求调整相关条款，调整内容需上报公司领导审批后生效；3.本条例相关条款若与后续国家新发布的法律法规冲突，以国家法律法规要求为准。7.附件7.1《员工紧急联系人信息采集/变更登记表》序号填报字段内容填写备注1员工本人工号2员工本人所属部门3紧急联系人1姓名4与本人关系5