2026年人事信息安全保密管理总则

2026年人事信息安全保密管理总则所属体系：公司行政人事通用管理制度序列生效日期：2026年1月1日修订周期：自然年度一次迭代评估目录1.总则2.职责划分3.具体管理内容3.1人事信息分类定义3.2全生命周期管控规则3.3特殊场景管控要求4.违规约束与处理4.1正向激励规则4.2违规分级与对应处置标准5.申诉机制6.附则7.附件（共4份落地表单/模板）1.总则1.1制定目的为规范公司全场景人事相关信息的全流程管理，防范数字化办公、跨部门协作、外部合作过程中人事信息不当流转、泄露带来的用工风险、员工权益侵害风险与经营损失，保障公司人力资源管理体系稳定运行，同时完全符合《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国社会保险法》《中华人民共和国个人信息保护法》等现行法律法规要求，特制定本总则。1.2适用范围本制度边界覆盖所有接触公司人事相关信息的主体：第一类：与公司建立直接或间接用工关系的人员，包括正式合同制员工、试用期员工、待岗人员、劳务派遣人员、项目外包驻场人员、各类实习与实训人员；第二类：公司各业务部门的非HR岗位员工，因工作需要接触他人人事信息的所有人员；第三类：外部合作主体，包括背景调查服务商、社保代缴机构、人事系统供应商、人力资源咨询服务商等所有承接公司人事相关委托的外部机构及其工作人员。所有上述主体均需严格遵守本总则要求，不存在任何例外权限。1.3核心原则全程落实“最小必要、权限隔离、谁使用谁负责”三大原则：所有人事信息的采集范围不得超出用工管理的实际需求，信息流转过程中仅向需求方提供其工作必需的最小信息集，所有接触人事信息的岗位人员为其经手信息的第一责任人。2.职责划分本制度明确划分执行条线与监督条线，权责完全分离，不存在同部门既执行又监督的情况：2.1执行条线（牵头责任部门：人力资源管理中心）1.人力资源管理中心为制度落地的第一责任主体：负责人事信息的分类规则制定、权限分配、日常管控、全流程台账登记，各模块按业务边界承担对应责任：招聘模块负责应聘者信息、新员工入职资料的管控；薪酬绩效模块负责全公司薪酬台账、绩效评级原始数据的管控；员工关系模块负责劳动合同、社保公积金缴纳记录、离职协商相关资料的管控；档案管理岗负责人事纸质档案、数字化归档档案的统一存储管理；负责每年组织不少于2次的人事信息安全全员培训，所有HR岗位员工考核合格后方可上岗接触敏感人事信息。2.协作执行部门：信息技术部负责人事管理系统的技术安全加固，配置双因子登录验证、操作全程留痕、自动超时锁屏等功能，从技术层面阻断越权访问路径，每半年开展一次人事系统的漏洞扫描与安全升级。2.2独立监督条线（责任部门：合规审计与行政监察部）独立于人力资源管理中心开展监督工作，每季度组织一次全覆盖的人事信息安全专项巡检，巡检范围包括线上系统操作日志、纸质档案存储条件、信息传输记录、第三方合作方保密落实情况；所有巡检发现的问题直接向公司管理层报送，不受业务部门干预，负责违规行为的调查核实、处置跟进工作。3.具体管理内容3.1人事信息分类定义所有人事信息按敏感程度分为三类，不设置任何特殊标识，通过权限系统自动匹配访问权限：1.核心敏感类人事信息：仅对HR对应模块岗位、经特殊审批的相关领导开放，具体包括全员薪酬发放台账、年度绩效评级原始未公示数据、员工个人就诊记录与健康异常报备信息、背景调查过程中获取的未公开负面信息、离职员工的经济补偿协商记录、员工主动提交的非必要私人特殊情况说明；2.内部管控类人事信息：仅对对应业务部门负责人及以上岗位开放，具体包括年度人员编制规划方案、内部竞聘未公示的候选人名单、校招/社招未公示的拟录用人员信息、全员年度调薪的未公示方案、劳动纠纷未公开的协商处理记录；3.有限共享类人事信息：在最小必要前提下可向相关业务部门开放，具体包括员工当前岗位、入职日期、司龄、劳动合同起止日期、法定年假剩余天数等用于日常考勤、绩效核算的基础信息。3.2全生命周期管控规则1.信息采集环节：严格落实不超范围采集要求，除特殊涉密岗位经专项审批外，不得采集员工的婚育状态、家属非必要联系方式、非岗位要求的宗教信仰等隐私信息，所有采集行为必须提前告知员工信息用途，不得在员工不知情的情况下通过第三方渠道私自收集员工个人信息；所有应聘者的求职资料，未被录用的必须在招聘结束后30天内全部销毁，不得私自留存。2.信息存储环节：线下所有纸质人事档案全部存入带双锁的专用保密文件柜，仅由档案管理员一人持有钥匙，非工作时间文件柜必须落锁，档案室内不得放置任何私人电子设备；线上人事管理系统的权限做物理隔离，薪酬模块岗位无法访问员工健康档案，招聘模块岗位无法查看在职员工的薪酬数据，所有系统操作日志自动留存3年以上，不可人工删除。3.信息传输环节：所有人事信息的内部传输不得使用私人微信、QQ、私人邮箱等非公司指定渠道，必须使用公司配置的加密办公工具传输，对外向社保经办机构、公积金管理部门传输相关信息必须走公司专属加密专线，不得通过公共网络传输；传输核心敏感类人事信息必须做加密处理，文档打开需要单独设置访问密码，密码通过电话单独告知接收人，不得和文件放在同一条消息中发送。4.信息使用环节：非HR岗位因工作需要调阅他人人事信息，必须走OA审批流程，明确填写申请事由、所需信息的具体范围，经申请人所属部门负责人签字确认、人力资源管理中心对应模块负责人审批通过后方可获取，提供的信息不得超出申请范围，例如某部门申请确认员工入职时间，不得额外向其提供该员工的薪酬数据；员工本人申请查询自己的人事信息，需持本人工牌到档案管理岗登记后查询，不得查询任何其他人员的人事信息。5.信息销毁环节：超过法定留存期限的纸质人事资料，必须使用专用碎纸机完全粉碎后处理，不得直接扔进办公垃圾桶；线上归档的过期人事信息，不得直接删除，需做加密冷备份存储，备份介质存放在独立的安全存储区，满法定留存期限后由IT部门做物理销毁，不得转卖或流出公司；按照《劳动合同法》要求，离职员工的人事资料需至少留存2年方可按流程销毁，不得提前处置。3.3特殊场景管控要求所有HR岗位员工离开工位前必须手动锁定人事管理系统页面，不得在公共区域、通勤途中的移动设备上打开核心敏感类人事信息页面，不得在咖啡厅、餐厅等公共办公场景下处理薪酬数据等敏感信息，避免无关人员偷窥；所有第三方合作服务商签订合作协议前必须同步签署人事信息保密承诺书，合作结束后7天内必须全部销毁从公司获取的所有人事相关信息，向公司提交销毁确认函后方可结算尾款。4.违规约束与处理本制度落实奖惩对等原则，所有行为要求对应明确的正向激励与处置标准，不存在模糊地带。4.1正向激励规则1.全年未发生任何人事信息安全违规行为的HR岗位员工，年底统一发放500元的安全管理专项奖金，纳入年度评优的优先参考项；2.任何员工向合规审计与行政监察部提供有效线索，查实人事信息违规泄露事件的，按事件影响程度给予1000-3000元的一次性现金奖励，奖励全程保密，不对外泄露举报人信息。4.2违规分级与对应处置标准所有违规行为按影响程度分为三级，对应处置完全符合《劳动合同法》中关于员工违纪处置的相关要求：1.轻微违规：指违规行为未造成任何信息流出、未给公司或员工带来损失的行为，包括离开工位未锁系统页面、用私人社交工具传输非敏感类基础人事信息、调阅信息未及时做登记等。处置标准为：对责任人做口头警示，扣除当月月度绩效的5%，责令2个工作日内完成整改，重新参加人事信息安全专项培训。2.一般违规：指违规行为导致内部管控类人事信息小范围流出，未造成重大用工矛盾或经营损失的行为，包括未经审批私自向无关人员透露内部调薪方案、私自将他人基础人事信息发送给非需求部门、未按要求留存离职员工资料等。处置标准为：对责任人做公司内部通报批评，记员工档案一次，扣除当年全部年终绩效奖金，赔偿对应的直接经济损失，同时对其直属上级做连带责任处罚，扣除当月月度绩效的10%。3.严重违规：指违规行为导致核心敏感类人事信息大范围流出，引发大面积员工纠纷、给公司造成重大经济损失的行为，包括私自拷贝全公司薪酬台账对外售卖、故意将同事的薪资信息转发至公开群聊、向外部无关人员泄露员工的健康隐私信息等。处置标准为：直接解除双方劳动合同，无需支付任何经济补偿，同时公司保留向责任人追偿全部经济损失的权利，涉嫌违反法律法规的直接移交相关部门处理。5.申诉机制所有对违规处置结果存在异议的责任人，可在收到处置通知后的7个工作日内，以书面形式向合规审计与行政监察部提交申诉申请，申诉材料需附相关佐证材料，明确说明申诉理由。合规审计与行政监察部收到申诉申请后，需在15个工作日内完成独立二次调查，通过调取操作日志、问询相关人员等方式核实事实情况，最终出具正式复核结果告知申诉人。复核期间不停止原处置的执行，若最终复核推翻原处置决定，公司将在3个工作日内补发之前扣除的所有薪资、绩效，在相应范围内为申诉人消除不良影响。申诉全程保密，不得因员工提交申诉对其做打击报复。6.附则6.1本总则为公司人事信息安全管理的最高通用规则，各业务部门不得出台与本规则冲突的内部规定，若因特殊业务场景需要调整管控要求的，需提前向人力资源管理中心、合规审计部提交专项申请，经公司领导审批通过后方可生效。6.2本总则自2026年1月1日起正式施行，之前发布的所有相关零散管理规则同步废止，未尽事宜由人力资源管理中心负责补充细则，每年12月组织全公司对本总则做一次修订评估。6.3本总则的最终解释权归公司人力资源管理中心、合规审计与行政监察部共同所有。7.附件附件1：《人事信息调阅审批单》（含申请部门、申