公证机构风险管理检验规范

公证机构风险管理检验规范第一章总则第一条为规范公证机构风险管理检验工作，提升公证机构风险防控能力，保障公证行业健康有序发展，根据《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》等法律法规及行业规范，结合公证工作实际，制定本规范。第二条本规范适用于司法行政机关、公证协会对公证机构风险管理工作的检验评估，以及公证机构内部开展的风险管理自查工作。第三条公证机构风险管理检验应当坚持全面覆盖、客观公正、突出重点、注重实效的原则，以风险识别的准确性、风险评估的科学性、风险应对的有效性为核心检验维度。第四条公证机构应当建立健全风险管理体系，将风险管理要求贯穿于公证业务受理、审查、出证、档案管理等全流程，定期开展风险管理自查，主动配合监管部门的检验工作。第二章检验主体与职责第五条司法行政机关作为公证行业的主管部门，负责统筹组织本行政区域内公证机构风险管理检验工作，履行下列职责：（一）制定本行政区域公证机构风险管理检验工作方案，明确检验周期、检验标准和工作要求；（二）组建检验工作组，对检验人员开展业务培训，确保检验工作专业规范；（三）组织实施现场检验和非现场检验，出具检验结果通报，对存在的风险隐患督促整改；（四）将检验结果纳入公证机构年度考核、等级评定指标体系，作为公证机构和公证员奖惩的重要依据；（五）总结梳理本行政区域公证机构风险管理共性问题，制定行业风险防控指引。第六条公证协会作为行业自律组织，协助司法行政机关开展风险管理检验工作，履行下列职责：（一）参与制定风险管理检验标准和操作指引，为检验工作提供专业技术支持；（二）组织行业专家参与检验工作，对公证机构风险管理存在的专业性问题提出整改建议；（三）针对检验中发现的行业普遍性风险，组织开展业务培训和经验交流，提升全行业风险防控能力；（四）对公证机构整改情况进行跟踪指导，推广优秀风险管理经验和做法。第七条公证机构是风险管理的责任主体，其主要负责人是风险管理第一责任人，在风险管理检验中履行下列职责：（一）按照检验要求梳理本机构风险管理相关制度、业务档案、工作记录等材料，确保提交材料真实、完整、准确；（二）配合检验工作组开展现场询问、业务抽查、系统数据调取等工作，如实说明本机构风险管理运行情况；（三）对检验中发现的风险问题制定整改方案，明确整改时限、责任人和整改措施，按期完成整改并报送整改报告；（四）以检验为契机优化本机构风险管理体系，定期组织内部风险管理培训，提升全体公证人员风险防控意识和能力。第三章检验内容与标准第一节风险管理组织架构检验第八条检验公证机构风险管理组织架构的健全性，重点检验以下内容：（一）是否设立专门的风险管理部门或配备专职风险管理人员，明确其职责权限和工作流程；（二）是否建立由机构负责人、风险管理人员、业务骨干组成的风险管理委员会，定期研究风险管理重大事项；（三）是否明确各业务岗位的风险管理职责，形成“全员参与、全流程覆盖”的风险管理责任体系；（四）风险管理人员是否具备相应的专业能力，熟悉公证业务流程和相关法律法规，定期参加风险管理相关培训。第九条风险管理组织架构检验应当符合以下标准：（一）专职风险管理人员配置比例不低于机构公证人员总数的5%，且至少配备1名具有3年以上公证执业经验的人员担任风险管理负责人；（二）风险管理委员会每季度至少召开1次会议，并有完整的会议记录和决策落实跟踪机制；（三）各岗位风险管理职责清晰，纳入岗位考核指标，考核结果与人员薪酬、晋升挂钩。第二节风险管理制度建设检验第十条检验公证机构风险管理制度的完备性与可操作性，重点检验以下内容：（一）是否制定风险识别制度，明确风险识别的范围、方法和频率，覆盖业务风险、人员风险、系统风险、合规风险等各类风险类型；（二）是否制定风险评估制度，明确风险分级标准、评估流程和评估方法，对识别出的风险进行等级划分；（三）是否制定风险应对制度，针对不同等级的风险明确相应的处置措施、责任主体和处置时限；（四）是否制定风险监测与预警制度，明确风险监测指标、预警阈值和预警信息发布流程，对风险动态进行持续跟踪；（五）是否制定风险事件应急处置制度，明确应急处置组织机构、处置流程和事后问责机制，能够有效应对突发风险事件。第十一条风险管理制度建设检验应当符合以下标准：（一）各项制度内容具体、可操作性强，与本机构业务类型、业务规模相适配，不存在照搬通用规范、脱离实际的情况；（二）制度内容符合最新法律法规和行业规范要求，每年至少开展1次制度修订更新，确保制度时效性；（三）制度已向全体公证人员公示并组织培训，人员对本岗位相关风险管理要求知晓率达到100%。第三节业务流程风险防控检验第十二条检验公证业务受理环节风险防控情况，重点检验以下内容：（一）是否严格落实公证申请材料初审要求，对申请人身份、申请事项的合法性、关联性进行初步核查；（二）是否履行公证告知义务，向申请人充分说明公证事项的法律意义、可能产生的法律后果以及申请人的权利义务，并有书面告知记录；（三）是否建立不予受理、受理异议的处理机制，对不符合受理条件的申请依法出具不予受理通知书，并说明理由；（四）是否严格执行公证收费标准，不存在违规收费、变相收费等情况，收费记录完整可追溯。第十三条公证业务审查环节风险防控检验重点包括：（一）是否严格按照公证程序规则要求对申请材料的真实性、合法性进行审查，对有疑问的材料是否通过实地核实、部门协查等方式进行确认；（二）对复杂、疑难公证事项是否建立集体讨论机制，讨论记录完整并存入公证档案；（三）是否建立公证员执业权限划分制度，根据公证员执业年限、业务能力明确其可办理的公证事项范围，禁止超权限办理公证；（四）是否建立公证事项办理全程记录制度，对询问过程、核实过程进行录音录像，记录资料保存期限符合档案管理要求。第十四条公证出证环节风险防控检验重点包括：（一）是否建立公证书多级审核机制，除承办公证员审核外，对重大、敏感类公证事项由风险管理人员进行二次审核；（二）公证书格式是否符合规范要求，内容表述准确、无歧义，适用法律正确；（三）是否建立公证书纠错机制，发现公证书存在错误的，依法及时出具补正公证书或撤销公证书，并告知相关当事人；（四）公证书送达程序规范，有当事人签收记录或合法的送达证明，避免出现公证书送达争议。第十五条公证档案管理环节风险防控检验重点包括：（一）是否按照《公证档案管理办法》要求对公证档案进行整理、归档、保管，档案内容完整、装订规范；（二）是否建立档案查阅、复制审批制度，严格限制档案查阅权限，防止当事人信息泄露；（三）电子档案与纸质档案同步归档，电子档案存储安全，具备备份机制，防止数据丢失或篡改；（四）档案保管期限符合规定，到期档案销毁程序规范，有完整的销毁记录。第四节人员风险管理检验第十六条检验公证人员管理中的风险防控情况，重点检验以下内容：（一）是否建立公证人员入职背景审查制度，对拟聘用人员的从业经历、职业道德情况进行核查；（二）是否定期组织公证人员开展职业道德、法律法规、业务技能培训，每年培训时长不少于40学时，培训记录完整；（三）是否建立公证人员执业考核机制，将执业质量、风险防控情况纳入考核指标，对考核不合格的人员进行离岗培训或调整岗位；（四）是否建立公证人员廉洁从业制度，严禁公证人员与当事人恶意串通、出具虚假公证书、谋取不正当利益，对违规行为有明确的问责机制。第十七条人员风险管理检验应当符合以下标准：（一）近2年本机构公证人员无因违法违规执业受到行政处罚或行业惩戒的情况；（二）建立公证人员执业档案，完整记录其执业情况、培训情况、考核情况和奖惩情况；（三）每年组织至少1次廉洁从业专题教育，与全体公证人员签订廉洁执业承诺书。第五节信息系统风险管理检验第十八条检验公证业务信息系统的风险防控能力，重点检验以下内容：（一）信息系统是否符合国家网络安全等级保护要求，通过相应等级的安全测评；（二）是否建立用户权限管理机制，根据岗位职责划分系统操作权限，不存在越权操作、权限混用的情况；（三）系统数据备份机制完善，每日进行数据增量备份，每周进行全量备份，备份数据异地存储，能够在系统故障时快速恢复数据；（四）是否建立网络安全应急处置机制，定期开展网络安全演练，能够有效应对网络攻击、数据泄露等安全事件；（五）系统运行日志完整留存，留存期限不少于6个月，能够对操作行为进行追溯审计。第四章检验方式与程序第十九条公证机构风险管理检验分为定期检验和不定期检验，定期检验每2年开展1次，不定期检验根据行业风险形势、群众投诉举报情况等适时开展。检验方式包括非现场检验和现场检验。第二十条非现场检验主要通过以下方式开展：（一）要求公证机构报送风险管理相关制度、工作报表、自查报告等材料；（二）调取公证业务信息系统数据，分析公证业务办理情况、异常业务数据波动情况；（三）梳理群众投诉、复议诉讼案件信息，筛查公证机构风险线索。第二十一条现场检验按照以下程序开展：（一）检验工作组提前3个工作日向被检验公证机构送达检验通知书，告知检验时间、检验内容和需要准备的材料；（二）现场听取公证机构负责人关于本机构风险管理工作情况的汇报，了解风险管理体系运行情况；（三）查阅相关制度文件、会议记录、业务档案、培训记录等材料，核实风险管理工作落实情况；（四）随机抽查一定比例的公证案卷，重点抽查涉及财产处分、敏感类、投诉高发类公证事项，检验业务流程风险防控落实情况；（五）与公证人员进行个别谈话，了解其对风险管理要求的知晓情况和实际执行情况；（六）对信息系统进行现场检查，测试系统安全性能和权限管理机制；（七）现场梳理检验发现的问题，与被检验公证机构进行初步沟通反馈，确认问题事实。第二十二条检验工作组应当在检验工作结束后15个工作日内形成检验报告，报告内容包括检验工作开展情况、公证机构风险管理总体评价、存在的主要问题、整改要求和整改时限。检验报告应当书面送达被检验公证机构，同时抄送同级公证协会。第二十三条被检验公证机构对检验结果有异议的，可以在收到检验报告之日起10个工作日内向组织检验的司法行政机关提出书面复核申请。司法行政机关应当在收到复核申请之日起20个工作日内组织复核，并出具复核结论。第五章检验结果运用与整改第二十四条公证机构风险管理检验结果分为优秀、合格、不合格三个等次。90分以上为优秀，70-89分为合格，70分以下为不合格。第二十五条检验结果为优秀的公证机构，司法行政机关和公证协会可以在行业内进行通报表扬，在行业评优、创新业务试点等方面给予优先支持。第二十六条检验结果为合格的公证机构，应当针对检验中发现的问题进行限期整改，整改期限一般不超过30个工作日，整改完成后向组织检验的部门报送整改报告。第二十七条检验结果为不合格的公证机构，司法行政机关应当对其主要负责人进行约谈，下达整改通知书，要求其制定专项整改方案，整改期限不超过90个工作日。整改期满后，司法行政机关组织复检，复检仍不合格的，暂停其办理新型公证业务资格，并将其列为下一年度重点监管对象。第二十八条检验中发现公证机构存在违法违规执业行为的，司法行政机关应当依法依规进行行政处罚；公证员存在违法违规执业行为的，依法给予行政处罚或行业惩戒，涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。第