集团一体化采购管理模块高阶设计报告

集团一体化

采购管理模块高阶设计报告1业务需求分析2业务价值提升3组织架构设计5业务现状总览基础数据设计6目录重点方案8业务总体设计4流程框架7集成方案9待确认问题10采购部生产技术部/品控部/预处理车间采购业务总览玉米木薯散户外部供应商内部供应商过磅扦样质检统谈分签自采辅料备件根据市场定价拍卖定价、议价询比价招标、议价比价仓储（自营、租赁）扣量抽样质检过磅或清点入库原料库临时场地辅料库包材库备件库寄售采购投料口优质采1业务需求分析2业务价值提升3组织架构设计5业务现状总览基础数据设计6目录重点方案8业务总体设计4流程框架7集成方案9待确认问题10业务需求分析（1/2）序号业务需求业务需求详细描述未来改进方向1备品备件物料编码的统一及规范化管理备品备件物料编码存在一物多码现象，部分物料编码的名称及规格型号描述不准确，影响采购业务。建议专业公司成立专门的物料编码小组，对备品备件物料主数据统一进行规范化管理，为后续ERP系统业务流程的顺利运转及数据共享打下基础。2采购业务处理流程的梳理及优化NC中对于所有的采购业务使用相同的系统流程，没有分类型管理，梳理现有采购业务类型，在ERP系统优化并实现分类管理。根据财务和业务管理规范，按国内外采购、框架协议采购和物资分类等维度梳理采购业务类型，并在ERP系统优化并实现。3核心业务单据纳入系统管理部分业务单据没有纳入NC系统管理（如采购框架协议），未来要求主要业务单据纳入ERP系统管理。核心业务单据，纳入系统管理，实现采购全流程的线上管理，合理有效设置管控节点。4物资需求计划平衡利库目前物资需求计划的平衡利库在线下处理，希望未来在ERP系统实现线上平衡利库。在ERP系统运行物料需求计划（MRP）功能，系统自动平衡需求和供给，并自动产生采购申请。5采购申请自动分配目前在线下分配采购申请，希望未来在ERP系统实现自动分配采购申请给采购员。梳理采购组和物资分类，ERP系统按采购组和物资分类自动分配采购申请给采购员。业务需求分析（2/2）序号业务需求业务需求详细描述未来改进方向6采购合同审批实现采购合同（含文本）的线上审批，以及打印审批历史表。通过合同管理系统实现对采购合同（含文本）的审批及审批历史表打印。7采购费用实时计入库存成本目前采购费用，月底做暂估记账，希望在ERP系统可以实时进入库存成本。梳理规范国内外采购环节费用的种类和录入方式，在创建订单时录入暂估费用，收货时将费用记入库存成本，发票校验时调整差异。8付款申请的创建及审批实现付款申请（预付、应付）的线上创建及审批根据采购订单创建预付付款申请，根据发票创建应付付款申请，然后将付款申请提交BPM审批。9出具符合管理和业务需要的报表能够出具符合管理和业务需要的报表，如物资需求计划、采购合同台账、采购内部比价单、企业月采购信息等报表。通过ERP标准报表或自定义开发报表，满足主要管理报表需求，各公司统一报表格式，方便平台公司查看。10外围系统集成目前NC与优质采及原粮系统没有集成，希望ERP系统与优质采及一卡通实现无缝集成。ERP系统与优质采及一卡通高度集成，实现数据自动采集，减少数据录入工作量和出错几率。1业务需求分析2业务价值提升3组织架构设计5业务现状总览基础数据设计6目录重点方案8业务总体设计4流程框架7集成方案9待确认问题10梳理采购业务流程，针对不同采购业务管理重点分类设计流程及系统功能。统一规范各公司的业务流程，并将其固化在ERP系统中。统一业务流程利用ERP系统上下游单据的数据自动传递及校验功能，减少各部门数据重复录入错误的机率。建立统一规范的风险控制机制，将控制点合理分布在业务流程的各环节，对业务单据进行分类、分级审批管理。统一风险管理岗位之间各有分工，一个部门的输出又是另一个部门的输入，通过系统将各部门的工作有效组织在一起。前序部门的工作结果，成为后序部门的工作任务，前序部门又可以在系统跟踪后一部门的工作，让企业有条不紊的协同运行。业务操作协同化根据对不同业务类型的定义，出具符合管理和业务需要的报表，多纬度对数据进行展示。报表多维度展示物资需求计划通过生产和设备模块自动集成到物资管理模块，运行ERP系统MRP（物料需求计划）功能，系统自动进行平衡利库并产生采购申请，采购员依据系统自动分配的采购申请执行后续采购业务。系统集成一体化业务价值提升采购过程的费用在业务发生时记入库存成本。成本核算精细化通过线上MRP（物料需求计划）平衡利库、采购申请自动分配、合同审批、付款审批、合同电子存档等功能减少人员工作强度。组织效率提升1业务需求分析2业务价值提升3组织架构设计5业务现状总览基础数据设计6目录重点方案8业务总体设计4流程框架7集成方案9待确认问题10采购管理业务总体设计采购计划物料需求来源采购执行采购方式发票校验及付款计划管理采购管理采购结算及付款生产需求技改维修日常检修非生产性需求物料需求计划（MRP）安全库存定额采购申请直接/定向采购询报价招投标拍卖年度框架协议采购订单寄售/委外到货通知单物料需求提报发票校验审核记账付款申请物料主数据、供应商主数据主数据采购入库质量检验采购入库记账出具入库单采购入库接收供应商发票检查发票匹配单据发票预制年度/月度计划预付应付订单跟踪供应商送货到指定地点制定主料及燃料采购计划统谈分签总体目标：实现从需求计划、采购执行、入库及质检、发票校验及付款的采购全过程跟踪管理！采购信息记录采购订单采购

收货发票

校验采购

申请货源

确定订单

创建订单

跟踪订单

历史供应商发票入库单采购订单（合同）采购框架协议跟踪订单的执行情况跟踪开票情况常用基于收货的收发票采购管理模块系统关键设计订单采购合同入库单采购计划进行数量管控，系统自动平衡利库1进行价格管控2进行送货时间和数量管控3发票金额和合同匹配管控5入库数量和质量管控4参考采用上游单据、数据层层校验；减少重复录入工作量，降低出错机率。MRP人工优质采电子交易平台1业务需求分析2业务价值提升3组织架构设计5业务现状总览基础数据设计6目录重点方案8业务总体设计4流程框架7集成方案9待确认问题10采购管理系统关键组织结构定义与初步设计原则（公司代码、工厂、采购组织和采购组）SAP组织结构对象对象描述初步设计公司代码Company

Code公司代码通常代表法律上独立核算的实体，基于公司代码可以出具外部财务会计的资产负债表和损益表，并支持相关的公司间交易功能，和相应级别的权限控制。（4位无含义编码，由集团统一编号）原则上的每一家注册的公司（子公司、分公司）均对应一个公司代码。工厂Plant工厂是公司中供应链管理最核心组织单元，涉及计划、生产、采购、库存、销售、维修等多个领域，对物料进行价值评估。工厂必须属于特定的公司代码，一个公司代码下可以因管理特殊性设置多个工厂。（4位无含义编码，通常与公司代码对应，因管理需求一家公司需要划分多个工厂时，其它工厂使用****号码段）1、每家企业均设置相应的工厂来管理相关的业务，与公司代码对应。2、基于采购、库存和生产管理的业务需求，设置物资工厂、生产工厂。3、针对有特殊的受托加工、代收代储业务的企业，可设置无价值工厂，用于对客存物料的管理。采购组织Purchase

Organization采购组织是一个组织单元，负责一个公司或多个公司的物料或服务的采购，并且负责和供应商的谈判，采购组织承担了合法的外部采购事务的责任。采购组织可以是单个公司的独立组织，也可以是多家公司的集中采购组织。1、当前采购模式包括统谈分签和自采两种模式，针对不同采购模式设置集团层的集采采购组织和下属公司的自采采购组织。2、总部原料部负责主料（玉米）的合同采购管理，但具体是各公司自己签合同，所以总部不设采购组织。3、对于下属公司，安徽设置一个集中采购组织（酒精、柠檬酸、股份、马鞍山部分物资），其它公司各设置一个采购组织。采购组Purchase

Group采购组是采购组织中的一组人，负责日常采购，一个采购组可为不同的采购组织服务。按照采购部门和专业组进行设置，如主料、燃料、辅料、备件和生产技术部采购组。能源（公主岭）有限公司采购管理系统组织结构设计能源（公主岭）有限公司公司代码采购组织/采购组工厂公主岭采购组织公主岭生产工厂公主岭无价值工厂公主岭原料采购组（采购部）公主岭燃料采购组（采购部）公主岭辅料采购组（采购部）公主岭备件采购组（采购部）公主岭固定资产和技改项目采购组（采购部）公主岭行政部采购组（车辆、食堂）公主岭财务部采购组（电脑耗材）公主岭生产技术部采购组（技改土建防腐保温）示例公主岭物资工厂1业务需求分析2业务价值提升3组织架构设计5业务现状总览基础数据设计6目录重点方案8业务总体设计4流程框架7集成方案9待确认问题10物料主数据主要分类类别描述举例主料的主料主要有玉米、木薯等，目前主要有****种（NC中物料数量）其中玉米的分类是按照的检验标准分，与上游玉米贸易业务的的分类角度不一致如：玉米、木薯辅料辅料主要包含预混料、添加剂、包材等直接参与生产的物料，是生产成本的直接消耗物料直接参与生产的辅料添加剂大约****种（NC中物料数量）如：包装物副产品是物理粉碎、配料混合、制粒的加工过程，有副产品产出如：糖渣半成品为连续生产，有中间半成品如：淀粉乳产品主要指酒精、淀粉、淀粉糖和柠檬酸等，目前产品数量约****（NC中物料数量）如：淀粉（糖）、柠檬酸备品备件一些备品备件、仪器仪表等工具，可以在ERP中做库存管理。目前NC中备品备件物料有约****个（NC中物料数量）如：阀门劳保用品工衣、头盔等劳保、防护用品，可以在ERP中进行库存管理，属于低值易耗的也可以直接费用化如：工服低值易耗办公用品等其它低值易耗品，建议不在ERP中做物料主数据，直接费用化如：笔物料主数据设计及编码编码物料类型/一级分类定义编码规则编码号段可用编码数管理方式排重标准平台实现Z001生产物料与贸易相关的大宗商品，与生产加工相关的原辅料、催化剂、半成品、产成品，以及保障生产的能源物资及各类化学品。6位流水码，可扩展到7位100000-2999999299万专业公司名称+计量单位+物料组MDMZ002包材及物流周转物资包装材料以及物流周转过程中使用的物料5位流水码10000-8999989万专业公司名称+计量单位+物料组MDMZ003广宣及助促销物料广告，宣传以及促销中所使用的物料7位流水码9000000-9999999999万专业公司名称+计量单位+物料组MDMZ004备品备件及劳保物料工厂设备，以及维修所使用的备品备件以及对人员劳动保护中所使用的物料4位公司码+6位流水码

每家公司有99万专业公司或法人公司专业公司+名称+计量单位+物料组MDMZ005服务及特殊物料服务及费用可设物料编码，同时由于技术方案所需要设置的虚拟物料5位流水码90000-999999万技术管理流水ERPZ006无价值物料来料加工方案中，在有价值工厂进行收发料的业务6位流水码900000-999999N/A专业公司或法人公司流水ERP低值易耗品不设物料编码，直接费用化N/AN/AN/A专业公司或法人公司ERP客户、供应商的定义、分类、编码账户组编码账户组名称定义编码规则编码号段可用编码数管理方式Z001集团内部客商（法人）集团内部的法人实体客商，包括集团控股与参股的法人企业4位流水码，与集团公司代码一致1000-9999，A000-A9991万集团MDM管理Z002集团内部客商（地点）集团内部除法人企业以外的客商，类型包括工厂、门店、仓库等4位流水码仓库：W000-WZZZ工厂（或门店）：Z000-ZZZZ9万各专业化公司管理Z005集团外部结算客商集团外部有结算往来的客商（一次性客商除外），包含银行供应商8位流水数字码10000000-999999999千万集团MDM管理Z003集团外部专用送达方集团外部专用送达方，仅用于销售配送过程中客户不同的仓库收货7位流水数字码9000000-99999991百万集团MDM管理Z004一次性客商集团外部的一次性客商，主要是指零散的现金业务往来的客商固定值，全集团唯一码ONETIME1个集团MDM管理Z006员工集团及其下属企业的所有员工7位流水数字码1000000-19999991百万各专业化公司管理1业务需求分析2业务价值提升3组织架构设计5业务现状总览基础数据设计6目录重点方案8业务总体设计4流程框架7集成方案9待确认问题10流程清单项目流程名称流程编码流程描述1物料主数据管理流程BPMM01物料主数据的创建和修改业务2供应商主数据管理流程BPMM02供应商主数据的创建和修改业务3采购信息记录维护流程BPMM03采购价格主数据维护业务4采购框架协议维护流程BPMM04采购框架协议维护业务5主料进口采购流程BPMM05主料进口采购业务6主料国内采购流程BPMM06主料国内采购业务7临储粮收储及交割流程BPMM07临储粮收储及交割流程（此流程较为复杂，涉及方面较多，后续在详细设计阶段讨论）8辅料采购流程BPMM08辅料采购业务9备品备件采购流程BPMM09备品备件采购业务10固定资产采购处理流程BPMM10固定资产采购验收业务11费用化采购流程BPMM11费用化采购业务（采购收货时直接将费用消耗到成本中心、资产或内部订单号）12委外采购流程BPMM12委托加工采购业务13寄售采购流程BPMM13寄售采购业务（超市采购）14在建工程项目设备及物资采购流程BPMM14在建工程项目设备及物资采购业务（适合直接送货到现场的工程项目物资）15采购退货流程BPMM15采购退货业务16发票校验流程BPMM16货物发票、费用及税款发票等发票核对报账业务17付款申请维护流程BPMM17付款申请维护及审批业务1业务需求分析2业务价值提升3组织架构设计5业务现状总览基础数据设计6目录重点方案8业务总体设计4流程框架7集成方案9待确认问题10重点方案序号重点方案是否跨组方案涉及业务组1采购价格分类管理方案否2国内外采购费用管理方案是财务3主料进口采购方案是财务4主料国内采购方案是财务5辅料及备品备件采购方案是生产、设备6固定资产采购方案是财务7在建工程专用物资与服务采购方案是财务8寄售采购方案是财务1、采购价格分类管理方案

2、采购信息记录定价通过每半年询比价确定价格和供应商，且在半年之内按照此价格进行采购，可将此类价格录入系统生成采购信息记录（采购价格信息），下达采购订单时价格自动从信息记录带出，且不允许修改。从优质采系统返回ERP的采购价格信息，在ERP系统自动生成采购信息记录。寄售采购业务（超市采购），根据寄售采购信息记录中维护的价格进行寄售物资的领用结算。1、采购框架协议定价对于签订采购框架协议（长期合同）的物资，如果是锁价协议，在系统中创建采购框架协议时录入锁定的价格，参考采购框架协议创建采购订单时，采购价格自动从采购框架协议带出，允许修改。3、采购订单定价在下达采购订单前和供应商询比价确定价格的，在创建采购订单时手工录入采购价格。合同合同供应商物料、物料组价格1起止时间价格2起止时间数量容差供应商物料采购组织.信息记录10.00价格交货时间A110002天税码J117%2017.1.1-5.31价格起止日期2.1、主料进口到厂采购费用处理方案装船启运、获得提单海关（商检、清关）卸货港库工厂国际运输国内运输采购订单采购订单暂估金额：入库即进入库存成本，发票校验时调整差异采购订单非暂估金额：到票事后借记，进入库存成本管理费用：直接报销付款港建费保险索赔增值税关税保险费速遣费质量索赔堆存费其它杂费港杂费（海运）运费（无法预估费用）国际运费报关报检费商检检疫费品质检验费滞期费港杂费（水运）国内运费（水运）国内运费（汽运）提升点成本核算精细化。统一各费用录入阶段及

录入方式。变革点将运输费用暂估到采购

订单中。运费等费用发票通过发票校验流程报账。2.2、国内采购到厂采购费用处理方案供应商发货国内运输（铁运、汽运）工厂国内运输（海运、水运）采购订单采购订单暂估金额：入库即进入库存成本，发票校验时调整差异并付款铁运采购订单非暂估金额：到票事后借记，进入库存成本管理费用：直接报销付款其它杂费港杂费（海运）运费（无法预估费用）品质检验费保管费国内运费（铁运）国内运费（汽运）卸货港库国内运费（海运）国内运费（水运）港杂费（水运）劳务费提升点成本核算精细化。统一各费用录入阶段及录入方式。变革点将运输费用暂估到采购

订单中。运费等费用发票通过发票校验流程报账。3、主料进口采购

主料采购计划开信用否？发信用证外方报船装船通知接收提单审核提单接交单，跟踪船舶情况货物运输到厂依据合同、提单创建采购订单货物到港卸货货代报检、报关缴纳报关费用及其他费用到港提货暂估费用：保险费、港建费、关税、增值税费等。不暂估费用：速遣费、质量索赔、品质检验费。接收供应商货款、税及费用发票采购发票校验流程组织卸载采购收货流程主料进口采购合同采购收货流程YN控制点收到提单后，在ERP系统创建主料进口采购订单，并在采购订单中暂估运费、保险费、关税等。提升点采购环节成本在入库记账后进入库存成本，发票校验时调整差异，使成本核算更加精细。变革点运费等费用发票通过发票校验流程报账。ERP系统内操作线下操作原粮系统/一卡通替代4、主料国内采购车辆到厂、叫号抽样检验记录检验结果打印接收凭证及结算单主料采购计划维护贸易商采购订单拒收出厂过磅计量、安排入仓合格/确认交易？采购发票校验NY散户收购？确认内向交货单采购入库单散户采购订单内向交货单YN控制点针对贸易商签订采购合同，通过一卡通进行收货处理。针对散户收购，一卡通汇总当天的总数量和总金额等信息直接在ERP系统触发生成散户采购订单和内向交货单。提升点ERP系统与一卡通集成，自动将收货数量回传ERP系统，减少数据录入及出错几率。变革点原粮系统由一卡通替代，一卡通与ERP无缝集成。ERP系统内操作线下操作5、辅料及备品备件采购年度辅料和备品备件采购计划招投标确定供应商签订年度框架协议根据采购申请生成采购订单生产性辅料需求计划提报MRP平衡利库（安全库存定额）自动生成采购申请下达采购订单通知供应商送货录入采购框架协议控制点提升点辅料和备品备件需求计划，通过运行MRP（物料需求计划）平衡利库，产生采购申请传递给采购部门执行后续采购。线上进行物料需求计划的平衡利库。采购框架协议纳入ERP系统管理，并可查看框架协议的执行情况。设备维修备件需求计划提报采购发票校验流程采购收货流程ERP系统内操作线下操作6、固定资产采购年度固定资产采购预算资产采购申请及审批建立固定资产主数据（财务管理FI-AM模块）固定资产采购寻源维护固定资产采购订单采购收货（收货到资产）采购发票校验固定资产资本化（开始计提折旧）固定资产实物明细管理（含费用化的资产）资产设备管理（设备管理PM模块）资产采购商务谈判创建固定资产采购申请（行项目指定资产号）控制点提升点资产采购申请审批通过后，财务在ERP系统创建固定资产号。创建固定资产采购申请时，必须在行项目指定固定资产号。采购收货记账后，系统自动将资产采购成本计入固定资产，系统自动归集成本费用，业务财务一体化。ERP系统内操作线下操作7、在建工程采购——包含工程项目专有的物资与服务年度在建工程采购预算在建工程采购申请及审批建立内部订单主数据（财务管理CO-OH模块）在建工程采购寻源维护在建工程采购订单采购收货（收货到内部订单）采购发票校验在建工程转固定资产固定资产实物明细管理资产设备管理（设备管理PM模块）在建工程商务谈判创建在建工程采购申请（行项目指定内部订单）控制点提升点此流程适用场景：在建工程项目物资专项专用，供应商直接送货到工程项目现场，没有出入库。在建工程立项后，财务在ERP系统创建在建工程内部订单号。创建在建工程物资与服务创建采购申请时，必须在行项目指定在建工程内部订单号。采购收货记账后，系统自动将采购成本计入在建工程内部订单，系统自动归集成本费用，业务财务一体化。ERP系统内操作线下操作采购收货过帐8、寄售采购（超市采购）备件需求计划提报采购寻源及商务谈判维护寄售采购订单供应商送货到指定库存地点寄售转自有寄售结算发货到维修工单等ERP系统内操作线下操作下达采购订单通知供应商送货控制点提升点对于寄售采购业务，在ERP系统录入寄售采购订单。寄售物资物权属于供应商，根据寄售采购订单收货产生的寄售库存只有数量，没有价值。领用寄售物资时，需将寄售物资的库存状态由寄售转为自有，然后才能发货到维修工单上。根据寄售转自有的领用物资明细与供应商进行寄售结算，结算价格依据寄售采购信息记录中维护的价格。寄售采购业务纳入ERP系统管理，依据财务成本核算要求管理寄售库存，以及寄售结算。寄售采购信息记录1业务需求分析2业务价值提升3组织架构设计5业务现状总览基础数据设计6目录重点方案8业务总体设计4流程框架7集成方案9待确认问题10构建以ERP为核心的IT应用系统构架业务执行层工控设备层业务管理层SAP

ERP（农粮板块级）112制造执行中控MES（工厂级）DCS分布式控制系统DCS分布式控制系统集团层1

BPM业务流程管理平台（集团级）3

BW/BI数据仓库及综合报表系统（集团+专业公司）DCS分步式控制系统10一卡通（专业公司级）物料管理9

CRM系统（专业公司级）客户管理……活动管理

8物流管理系统（专业公司级，改造+新建）承运商协同运费管理客户移动签收运输执行跟踪7合同管理平台（专业公司级）合同审批合同打印……合同存档2

MDM基础数据管理平台（集团级）4九恒星资金管理平台5集团财务报表合并（集团级）

6

SAP

HR人力资源管理平台（集团级）13金税系统（法人级）生产管理财务管理销售管理设备管理11优质采电子交易平台（专业公司级）主要外围系统说明编号领域名称概述及实现方式负责人/公司1全业务流程管理平台BPM平台进行配置开发定制各企业的审批流程，实现移动审批和对多应用系统的集中审批接入BPM致远2全基础数据管理平台MDM平台负责集团级关键基础数据（客商/物料/科目）的编码及一致性约束，分发给各应用系统平台IBM

MDM3全数据仓库及报表平台运用SAP

BW/BO软件包构建集团层的数据仓库，实现复杂的海量数据分析和报告，提供图表展现待实施4资金九恒星集团资金管理平台负责集团资金集中管理和各成员企业统一的银企直连，是各企业资金管理的工具待推广完善5财务集团财务报表合并平台运用专业的合并报表工具，实现各个层面的财务报表合并与抵消待实施6HR人力资源管理平台运用SAP

ERP-HR软件包，覆盖集团各公司的人力资源核心管理应用待推广7供应链合同管理平台构建合同管理平台，专业化处理合同签订、合同文本、合同打印、合同存档的全过程待实施8物流物流管理系统管理物流运输过程，在原有