模块1 应用文的特点与写作要素

应用文写作应用文的特点与写作要素模块一背景资料现代文秘专业大二学生刘××看到本学期将开设《应用文写作》课程，开课前，刘××思考这样一个问题：都是写作，应用文写作和文学写作有什么区别呢？01PARTpartone应用文写作一、应用文写作写作是运用语言文字符号反映客观事物、表达思想感情、传递知识信息的创造性脑力劳动过程。应用文写作是写作的一个分支，写作中可以包含应用文写作（如，通知、报告、请假条、毕业论文等）和文学作品写作（如，诗歌、散文、小说等）。概念应用文写作一、应用文写作应用文写作

应用文写作与文学写作的主要区别如下表：

区别点应用文写作文学写作社会功用宣传教育、权威规范、沟通协调、依据凭证教育、感化民众适用范围宽泛广泛、大多有具体对象时效性不明确明确思维方式形象思维逻辑思维修辞方式艺术修辞、艺术真实实事求是语言风格鲜明、生动、精炼、含蓄准确、简明、平实、得体02PARTpartone应用文的概念二、应用文的概念应用文是党政机关、企事业单位、社会团体和个人在办理各项公务和处理各种事务时，为解决实际问题所使用的具有实用价值和惯用格式的实用性文章的总称。概念应用文写作二、应用文的概念应用文写作是国家机关、企事业单位、社会团体和个人，也就是说社会组织和个人都是应用文的使用对象。（一）使用对象二、应用文的概念应用文写作在办理各项公务和处理各种事务时，为解决实际问题时使用，即在处理公共事务和日常事务中使用。（二）发挥作用二、应用文的概念应用文写作应用文通常有固定的写作格式要求，因此在应用文写作中需要学习和掌握。（三）表现形式二、应用文的概念应用文写作通常把实用性文章的总称叫作应用文。（四）文体属性03PARTpartone应用文的特点三、应用文的特点应用文写作（一）实用性

在各种文体中，应用文是使用范围最广、使用频率最高的文体。无论是党政机关、企事业单位、社会团体撰写的公务文书，还是人们在日常生活、学习、工作中撰写的事务类文书，其根本目的都是处理或解决实际问题，都具有实用价值。

（二）真实性

应用文强调一切从实际出发，按照客观规律行文，事实确凿可信、不虚构；统计数据要准确无误、不夸张；有根有据，真实性是应用文写作的基本要求。三、应用文的特点应用文写作（三）简明性应用文的写作目的是处理或解决实际问题，其语言在准确、得体的基础上要做到简洁明快、通俗易懂，不能堆砌辞藻、滥用修辞。

（四）时效性应用文为解决实际问题、及时传递信息、应对突发事件而写作，所以要及时迅捷，否则会贻误时机，错过解决问题的最佳时间，给学习、工作和生活带来诸多不利。例如，会议通知就一定要在开会前发出，若会后再写通知，就失去了其应有的效用。需要注意的是，应用文的传递、阅读、办理的整个过程也都要讲究时效性。

三、应用文的特点应用文写作（五）规范性各类应用文一般都有惯用的格式，即程式性。应用文在漫长的使用和发展过程中，形成了相对稳定的规范格式和语言风格。

04PARTpartone应用文的作用四、应用文的作用应用文写作（一）宣传教育应用文能够起到宣传党和政府的方针政策、推广经验、宣扬好人好事、批评不良现象和揭露丑恶行为的作用，可以达到宣传教育、加强舆论监督和规范人们行为的目的。

（二）权威规范应用文是行政管理工具，党和国家各级组织和部门及企事业单位，需要通过传达法律规范、方针政策、意见办法等公务文书来部署工作，实现领导职能。四、应用文的作用应用文写作（三）沟通协调上级机关可以通过决定、命令等应用文下达指导意见；下级机关可以通过请示、报告等应用文报请、汇报有关事项；企事业单位和人民群众可以通过各种专用书信、启事、函等应用文来沟通思想、传递信息、加强联系。

（四）依据和凭证应用文是履行职责、开展工作的真实记录，具有检查依据、监督凭证的作用。05PARTpartone应用文的内容要素应用文写作五、应用文的内容要素应用文的内容要素包括主旨、材料。（一）主旨含义是行文者在说明问题、反映情况、表明主张时，通过文章全部内容所表达出来的一种态度和意图，也叫主题、观点或中心思想。确立原则1.正确。主旨要符合党和国家的方针政策，符合法律法规要求，符合客观实际情况。主旨决定文稿的质量和价值，如果出错，就会给工作带来损失。2.鲜明。文章的基本思想、作者态度要表现得明确清楚，对事物有明确的态度，表达时不出现歧义。3.集中。应用文的主旨要单一、突出，要把文章的基本观点集中、突出地表现出来，把中心思想写深写透。4.深刻。要求不能只停留在表面事实的罗列，要从事实中归纳出观点，提炼出思想。如总结、调查报告、学术论文、可行性研究报告、市场预测及经济活动分析报告等应用文。表明方法1.标题明旨。公务文书中比较常见，标题就直接表明文章主题思想。2.开宗明义。用文章首句直接表达主旨。3.文末点题。在文章的结束语句中表达主旨。4.段首显旨。多用于经验总结、调查报告、述职报告等文种。在段首用中心句表明主旨。应用文写作五、应用文的内容要素（二）材料含义是指写进文章的事实、依据及相关背景资料。材料是构成文章内容，支撑并表达主旨的各种事实与理论的总和。分类1.事实。事实有事件和情况、实物与现象等许多种。2.理论。理论则有方针、政策、规定、概念、原理及学说等许多种。获取途径1.一手材料：观察、实验和调查在实践中获取事实材料。2.二手材料：查阅文献。

选择要求1.真实。材料中涉及的时间、地点、人物、事件等都要真实。2.典型。选取的人或事件材料要典型，要具有代表性。3.新颖。材料选择要与时俱进，反映时代精神。

使用要求1.服从主旨。材料的主次、先后、详略是由文章的主旨决定的。2.点面结合。既有整体情况说明，又有典型事例介绍。3.详略得当。表现文章主题的材料要详写，与主题相关但不是重要内容就略写。06PARTpartone应用文的形式要素应用文写作六、应用文的形式要素应用文的形式要素包括结构、语言、表达方式、修辞等。（一）结构

含义结构是文章内部的组合构造，是对观点与材料、内容与形式进行组织安排的具体形式。原则服从主旨的需要；符合文体的特点。一般的文章都是开头、主体、结尾三个部分，但不同的应用文有其具体特点。要求1.完整匀称。开头、结尾都要精炼、概括，不拖沓，主体要具体，表述全面、透彻。2.清晰。结构要有条理，使文章内容一目了然。3.首尾贯通，上下联结，过渡自然。

内容1.段落层次。段落是组成文章的最基本单位，有明显的换行标志。层次是反映作者的思维过程，是文章表达客观事物的意义单位和表现次序。层次安排常见形式如下：并列式：关系平等，采用并列式。如规章制度、说明书等。递进式：时间推移，如起诉书中对案件的陈述；因果逻辑，内容层层推进，环环相扣。如决定、通报、调查报告等。总分式：总说分说。形式有：总—分—总；总—分；分—总。如通知、计划、总结、报告等。2.过渡和照应。过渡指上下文之间的衔接和转换，具有承上启下的作用，能将上下段落、前后层次连接起来构成一体。

常用关联词：综上所述；……如下；总之；为此；特此等。

常见过渡：内容开合处；意思转换处；表达变动处。照应：指文章的前后关照、呼应，一般有以下几种方式：

首尾照应，开头与结尾相呼应；内容前后照应；标题照应，在行文中照应标题，揭示主旨。3.开头。常采用以下几种形式：原因目的式：一般用“根据……”“为了……”，如规章、制度、计划等。引述式：引述对方的来文或来函，作为拟写文章的依据，公文中的复函、批复常用此方法开头。概述式：交代主要情况、内容，如调查报告、总结。提问式：先提问题，然后引起下文。结论式：先把观点主张提出来，再具体阐述，如学术论文。4.结尾。常采用以下形式：总结式：文末点题，如总结。

要求式：向受文者发出指示，提出要求和希望。号召式：归纳全文，提出希望，发出号召，如演讲稿。

公文式：以固定格式构成结尾，如经济合同、礼仪信函。应用文写作六、应用文的形式要素（二）语言

写作要求1.准确。是指努力使语言的表达更加符合客观实际，准确无疑、确凿无误；事实、数字甚至细节都必须确实可靠；遣词造句，要求语意明确，所叙述的概念，只能做单一的解释，不能让人产生歧义。正确记载与传递信息是撰写应用文的基本要求。数字、概念要准确，不能使用“大概”“差不多”等含混字眼。近义词注意语境要求使用，如“不能”和“严禁”在表意程度上的差别。注意词语的感情色彩，多用中性词，一般不掺杂作者个人感情。2.简明。简洁明确。要用尽可能少的文字，清楚反映表达信息，言简意赅。做到简明的表达需要认清事实，抓住实质，陈述事实，抓住事物关键。提出的意见和办法，要抓住要点。3.规范。撰写应用文要使用规范化的书面语言。选用词意明确而限定准确的词。使用应用文专用词语，不使用方言、口语。4.平实。多讲事实，少说空话。语言表达直言其事，直接表达，平易朴实，不堆砌华丽辞藻。应用文写作六、应用文的形式要素（三）表达方式应用文体中，说明、记叙、议论是常用的表达方式。1.说明概念说明是用简明的文字解说事物的形态、性质、特征、构造、成因、关系及功能。写作要求（1）抓住特征。区别于其他事物的标志抓到了，事物说明也就准确了。（2）客观科学。要用科学的态度和方法，实事求是地反映客观事物。（3）准确简明。不弄虚作假，不无中生有，不任意夸大或缩小。方法（1）定义法：简练的语言对某一事物的本质属性或某一概念的内涵和外延做出确切的解释。常用于新产品介绍，科技说明书等。（2）分类法：将被说明的对象，按照一定的标准划分成不同的类型，根据其不同类别进行分门别类说明的方法。（3）举例法。用具体事例来说明事物的特点、本质及规律。所用事例必须有代表性、典型性，能体现事物的本质特征，便于读者理解和接受。（4）引用法。引用有关文献资料或作品片段来说明。（5）比较法。把两种或两种以上的事物放在一起对照，以突出说明对象的特质、构造等。（6）数字法。用数字来说明事物的特点、性质等。这种定量描述的方法，能简化行文表述，使表达更加准确。（7）图表法。即用图像或表格来说明事物。表格能显示事物的某种体系，图像能辅助文字说明并使之形象化，使行文简化、清晰。应用文写作六、应用文的形式要素2.记叙概念用来交代人物的经历和事件的发生、发展与变化的过程。六要素人物、事件、时间、地点、原因、结果。人称叙述的立足点或角度。主要有第一人称、第二人称和第三人称。

3.议论概念作者对客观事物进行分析、评论，以表明自己的观点和态度的一种表达方式。三要素论点、论据、论证。论证方式立论：证明自己观点正确；驳论：驳斥对方的错误观点。方法例证法、引证法、对比法、反证法、喻证法、因果法、归谬法等。07PARTpartone学习应用文写作的方法七、学习应用文写作的