学术会议参会人员报备规范课件

报备·审批·安全·规范学术会议参会人员报备规范先报备，后参会汇报时间：2026课程导览01报备认知与制度框架明确报备意义04经费资助与报销闭环说明备案核销02会前准备与材料规范梳理资格材料05安全管理与销假制度强调行前教育03审批流程与分级权限讲清申报审核06责任落实与违规处理明确责任后果CONTENTS·报备规范培训报备认知与制度框架先报备，后参会01报备让学术交流更有序报备是保障，不是负担高校通过报备掌握学生外出参会情况，既能了解学术动态，也能在突发事件时迅速响应。对学生是前提完成报备意味着参会行为获得学校认可，后续请假、资助、报销才有依据。通行规则先备案、后开展

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先审批、后实施学术会议参会人员报备规范课件04/30制度价值“一会一报”是基本制度核心原则：每场学术活动、每次外出参会，均须单独报备，一事一议。鲁东大学时限要求学术报告、学术会议提前5个工作日通过OA系统填报并上传材料省级及以上会议（学校主办/承办）至少提前1个月对接党委宣传部，并报省级主管部门备案浙江师范大学做法同样执行“一会一报”，按主讲人身份与活动类别，分别履行相应手续。按主讲人身份区分批准或备案手续事前审核是刚性约束，目的在于避免漏报、迟报。学术会议参会人员报备规范课件05/30报备规范·事前审核报备范围覆盖参会全流程报备不是填一张表，而是从会前申请到返校销假的完整闭环。01

适用范围国内·国际学术会议两类学术会议均须报备学术论坛·研讨会等各类学术交流活动02

“四性”要求规范性出具会议邀请函专业性会议主题与学科方向一致高端性国际性或全国性高质量会议参与性以文入会并提交论文“四性”既是参会资格标准，也是审核核对重点。确定参会意向后，应尽早对照要求梳理材料，为审批留足时间。学术会议参会人员报备规范课件06/30报备规范会前准备与材料规范材料齐，参会顺02参会资格先对照四性01主题一致会议主题须与本人学科、专业、研究方向一致，具备专业性与学术性。02层级达标宜选国际性或全国性高质量学术会议。03以文入会原则上须提交论文并被收入论文集。04通知为凭太原理工大学、郑州大学均要求提供

会议正式通知

或相关证明材料。提前筛准会议，审批通过率更高，参会才真正服务学术成长。学术会议参会人员报备规范课件08/30参会资格核心材料清单要备齐五类必备材料每次参会报备均须提交会议正式通知或邀请函论文录用通知或报告邀请函有效身份证件、学生证注册费缴纳凭证申请资助另附仅申请会议资助时额外提供《研究生参加学术会议资助申请表》缴费通知或凭证双备份纸质版与电子版各备一份，统一放入文件袋。材料齐全既为通过审批，也是现场报到核验身份的必需凭证。学术会议参会人员报备规范课件09/30材料准备注册报到环节有讲究两步走完注册报到01在线注册填写个人信息并完成缴费，主办方发送确认邮件，内含注册编号与支付信息，参会当天携带电子版或打印版备查。02现场报到核对身份证件与注册确认文件，发放会议资料包和参会证。ICGNC2026注册费人员类型论文注册非论文参会普通4200元3200元学生3800元3000元须在规定日期前完成缴费须在规定日期前完成缴费参会证是出入会场凭证，应全程佩戴学术会议参会人员报备规范课件10/30注册报到行程住宿提前规划住宿与交通优先选择主办方协议酒店，价格更优；预订会场附近住宿可省通勤时间。提前查清机场、车站到酒店的路线与当地公共交通。材料备份报告PPT或海报在U盘和云端各存一份，并确认墙报尺寸要求。国际会议附加项时差调整、电源插头类型、货币兑换需提前准备。行程安排越细致，现场越从容。学术会议参会人员报备规范课件11/30行前准备审批流程与分级权限先审批，后出行03审批链条：申请、审核、备案学术会议参会人员报备规范课件13/30报备规范1个人申请2导师审核3学院审批（备案）武汉大学填写《参加国际国内学术会议审批表》，导师出具审核意见，分管研究生工作副院长审批。重庆大学线上登录"学生国际化项目管理平台"，依次完成

导师审核—外事秘书审核—学院审核。审批通过后，系统生成备案表，作为后续财务报销的重要依据。提前了解本校审批环节，按顺序逐级提交，避免材料不齐被退回。审批权限按天数分级天数越长，审批层级越高。学校天数区间审批层级郑州大学3天以内导师审批

+

辅导员备案3—6天辅导员审批7—14天培养单位主管领导审批超过14天党委研工部审批备案太原理工大学不超过两周学生申请

→

导师审核审批

→

学院备案超过两周增加学院审批备案武汉大学土木建筑工程学院7天（含）以内导师审批7天以上导师

+

分管院领导共同审批离校时间越长，审批链条越往上走，学生须据此预留审批时间。学术会议参会人员报备规范课件14/30审批权限线上系统让审批提速线上申报已成主流北京协和医学院研究生参加国际会议，须通过

MacRP系统

线上填报，上传论文摘要、邀请函、承诺书、会议日程等材料，并须于计划参会日期至少

15个工作日

前提交。15

个工作日至少提前提交江苏师范大学校园信息门户“服务大厅”办理学术活动审核，手机端可操作重庆大学登录“学生国际化项目管理平台”提交申请进度可查，批文可用线上系统通常支持实时查看审批进度；审批完成后生成的

电子批文

可作为正式批复文件用于财务报销。学术会议参会人员报备规范课件15/30线上申报国际会议审批更严格审批链条更长校内审批之外，还要过外事审核、签证办理，周期明显拉长。提前2个月重庆大学要求：需国际处出具签证证明信的，原则上应在出国（境）参会前至少

2个月

登录系统提交申请。行程严格对标邀请函最早会议前

1天

抵达，最晚会议结束后第二天入境；超出须提交本人签字、导师同意的说明材料。资助次数有限协和医学院规定：研究生在学期间原则上

1次

学校资助，直博生

2次。

“

国际会议，提前两个月启动

”学术会议参会人员报备规范课件16/30国际会议参会规范经费资助与报销闭环先备案，后报销04事前备案是报销前提未备案，不资助硬性前提中原工学院明确：拟申请资助的参会活动，必须在参会前完成备案审核。未经研究生处备案通过的会议，无法获得资助及后续报销。备案材料四件套1《研究生参加学术会议资助申请表》2会议正式通知3论文录用通知或作报告邀请函4注册费缴费通知或凭证审核通过后，研究生处予以备案登记并告知项目经费号，学生凭此备案方可进行后续差旅预订及报销。学术会议参会人员报备规范课件18/30报备规范资助额度有上限中原工学院单次参会费用上限单次参会总费用原则上不超过

10000元北京协和医学院在学期间资助次数在学期间原则上

1次

学校资助，直博生

2次武汉大学马克思主义学院年度资助次数1—2次/年，按财务规定报销往返交通费与住宿费申请前先核对本校政策确认会议层次、报告形式是否符合要求，避免因条件不符而无法报销。学术会议参会人员报备规范课件19/30资助规范报销单据要完整五类单据缺一不可参会证明学院及以上媒体新闻稿截图，须清晰显示网址与发布日期现场佐证参会现场照片，须含本人及会议背景标识备案材料资助申请表复印件、会议通知与录用通知复印件缴费凭证会议注册费等相关缴费凭证差旅票据交通费、住宿费按财务处差旅费标准整理审批闭环填写《出差审批单》，由学院领导签字审批单据越完整，报销越顺畅。学术会议参会人员报备规范课件20/30报销规范会后总结形成闭环01返校手续重庆大学要求研究生会议结束后两周内登录系统办理返校手续，上传不少于800字总结并附至少3张交流照片，提交导师和学院外事秘书依次审核。02材料归档北京协和医学院要求会议结束后及时填写“总结报告”流程，上传机票、注册费支付凭证、会议总结（含照片）等材料，审批完成后可下载带有审批印章及文号的电子批文。03成果汇报武汉大学马克思主义学院要求学生在适当场合进行学术交流成果汇报。学术会议参会人员报备规范课件21/30报备规范·会后闭环安全管理与销假制度不保险，不派出05行前教育不可省略问

题学生外出参会，安全风险谁来前置管控？对

策出行前必须完成行前安全教育，并以书面材料留痕。兰州大学研究生出国（境）交流须到辅导员处接受行前教育，填写《行前教育登记表》太原理工大学申请外出的研究生须签订《研究生外出安全告知书》郑州大学导师和派出单位须在学生外出前进行安全和纪律教育交通安全人身财产安全保密纪律应急联系方式教育内容覆盖四类，是外出安全的

第一道防线

。学术会议参会人员报备规范课件23/30行前安全教育保险是外出硬门槛不保险，不派出多所高校已将其列为外出参会的硬性条件兰州大学物理学院校外活动学生须足额购买覆盖整个校外期间的人身意外伤害商业保险武汉大学土木建筑工程学院导师统一购买，保额不低于

100万元太原理工大学未购买外出学习期间意外保险者，不准予外出学生外出前应确认保险已生效，并将保单信息告知导师和辅导员学术会议参会人员报备规范课件24/30外出安全·保险要求外出期间保持联系1联系频率齐鲁师范学院每

3天

至少联系一次郑州大学导师至少

每周

联系一次2报告节点1到达外出地点后，主动向导师和辅导员报告2活动结束后，立即返校报到、销假变更须报备临时改变外出区域、路线或申请延长假期，必须及时汇报并办理相应手续。外出人员管理规范课件25/30外出管理规范责任落实与违规处理守规范，担责任06责任链条层层压实学院党政主要负责人第一责任人学生安全第一责任人，负总责。导师第一责任对学生安全负第一责任；兰州大学物理学院要求导师定期通过线上会议、电话、信息主动联系学生，掌握思想动态与人身安全状况。研究生本人直接责任负直接责任；自觉遵守报备规定，如实提交材料，按审批行程出行。责任链条清晰，每个环节都有人把关。学术会议参会人员报备规范课件27/30报备规范·责任体系违规后果要知晓违规不报备，代价逐级加重。武汉大学土木建筑工程学院太原理工大学高校规范请假制度不报备，责任自担；假材料，评优取消。学术会议参会人员报备规范课件28/30违规后果未经登记自行外出，事故责任本人承担外出未报备一经发现，取消全年评奖评优未经请假离校连续

2周

未参加教学活动，作退学处理擅自离校或期满不按时返校，按旷课论处依据学生违纪处分条例严肃处理未按规定请假离校，记为旷课提供虚假证明材料，取消当前学期评优资格并通报批评意识形态与保密审查01报告审查教师作大会报告