电子档案借阅审批规范课件

制度规范课件电子档案借阅审批规范借阅审批·分级授权·全程留痕·安全可控汇报时间：2026目录CONTENTS课程导览电子档案借阅审批规范课件01法规依据与基本原则建立制度认知与合规底线02分级授权与审批权限明确分级标准与审批层级03借阅审批全流程拆解申请审核借出归还各环节04安全管控与技术保障落实权限控制与日志审计05责任追究与监督机制强化执行要求与违规后果01法规依据与基本原则依法依规是借阅审批的第一道底线制度依据电子档案管理有法可依《电子档案管理办法》是借阅审批最直接的制度依据。《电子档案管理办法》公布国家档案局

2024年9月14日

第22号令施行2024年11月1日适用范围档案馆、机关、团体、企业事业单位及其他组织来源：国家档案局令第22号《档案法》第二十九条机关、团体、企业事业单位、其他组织及公民，根据经济建设、国防建设、教学科研等工作需要，可依规利用未开放档案。与《电子档案管理办法》同步明确借阅利用路径借阅审批的每一项操作，都应能在上述条款中找到依据。电子档案借阅审批规范课件04/30效力与合规电子档案效力与合规要求同等效力电子档案与传统载体档案法律地位一致，可以电子形式作为凭证使用。来源可靠形成者、形成活动、形成时间可确认；形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。程序规范全过程管理符合国家法律法规及标准规范，准确记录、可追溯。要素合规内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家标准规范。借阅审批正是

程序规范与可追溯

在利用环节的具体落地。电子档案借阅审批规范课件05/30借阅审批借阅审批遵循四项原则1合法合规任何借阅行为必须经审批程序，不得擅自复印、摘录或传播涉密信息。2最小必要仅授予完成工作所必需的最低权限，不得越权配置。3分级授权根据档案密级、价值、使用频次等因素实施分级分类管理。4全程留痕借阅申请、审批、借出、归还各环节都留下可追溯记录。档案管理员对借阅过程负首要监督责任，借阅人承担直接管理责任。电子档案借阅审批规范课件06/30制度目标制度目标是全程可追溯可追溯是借阅管理的核心目标：任何时刻都能答出——档案在谁手上、何时该还、超期谁负责。审批人批的是责任，借阅人拿到的是保管义务。电子档案借阅审批规范课件07/30常见乱象借出无期限、归还无凭证、台账与实物对不上——根源都是追溯链条断裂。制度要求每个动作都变成可查记录：申请审批借出归还02分级授权与审批权限分级授权，风险高的多看几眼，风险低的别卡太死分级授权·分类框架档案分级先切三个维度载体维度原件复制件电子件原件原则上不外借，需提供时出具加盖档案证明章的复制件；确需借原件的，单独走高一级审批。密级维度公开内部秘密涉密档案按国家保密规定执行，单独建账、单独审批。使用方式维度室内查阅借出使用复印带走室内查阅当场办结、当场归还；借出使用走完整流程。分完级，流程自然分层：低风险走得快，高风险卡得紧。电子档案借阅审批规范课件09/30权限分级权限分级标准四级对应电子档案权限按敏感程度分为四级，授权范围逐级收紧，审批层级逐级上提。公开级一级授权范围授权不设限制，无保密要求管理要求需记录访问日志内部级二级授权范围不涉密但需控制传播，仅限本单位员工审批层级经部门负责人审批秘密级三级授权范围含内部敏感信息，仅限直接工作相关人员审批层级经分管领导审批绝密级四级授权范围含核心商业秘密或国家秘密，仅限核心决策层及必要执行人员审批层级经单位主要领导审批权限设置遵循

最小必要原则，随工作需要和人员变动动态调整。电子档案借阅审批规范课件10/30借阅管理审批层级与档案密级对应审批权限·与密级、用途、时长严格对应1一般档案业务部门负责人审批2涉密档案档案管理部门负责人审批3特别重要档案单位主要负责人审批4外部人员借阅单位分管领导审批责任分工·谁审批谁负责单位主要负责人第一责任人，对借阅安全负总责档案管理部门负责人审批流程执行与监督业务部门负责人本部门借阅需求审核档案管理员申请受理与登记审批人须在申请表上签字并注明审批意见电子档案借阅审批规范课件11/30审批时限审批时限分级明确一般档案3个工作日审批时限不超过3个工作日完成涉密档案5个工作日不超过5个工作日，需同步征求保密部门意见特别重要档案7个工作日不超过7个工作日，特殊情况另行说明部门负责人审批不超过

2个工作日；特殊档案经批准可延至

5个工作日分级时限既防审批无限拖延，也给借阅人可预期的办理节奏。电子档案借阅审批规范课件12/3003借阅审批全流程申请留痕、审批有据、归还闭环借阅申请申请环节收齐七项信息七项必填信息1借阅人2所属部门3档案名称与档号4借阅事由5使用方式6期望借期7是否带离办公区申请方式电子档案档案管理系统在线申请，填写名称、数量、用途、预计借阅时长纸质档案填写《档案借阅申请表》，部门负责人签字后报送档案部门特殊情形涉密档案通过保密培训考核，签订保密承诺书外单位人员提供单位介绍信及经办人授权书电子档案借阅审批规范课件14/30申请环节规范申请细节决定审批效率事由填写写清「为什么借」，降低审批人判断成本现状只写「工作需要」，审批人看不出紧急程度与必要性做法选项+补充说明，勾选后补一句具体说明项目验收审计检查诉讼举证资质申报历史查证档号录入检索式选择，避免手工填错输入题名关键词从档案目录中选择系统自动带出档号密级保管期限事前拦截提交时自动核验在借情况提交申请时，系统自动带出该人名下全部未归还记录有两条未还，新申请须先说明旧账电子档案借阅审批规范课件15/30借阅审批审核环节层层把关审批通过后，档案管理员在系统中生成借阅凭证电子档案借阅审批规范课件16/30初审档案管理员核对材料完整性、借阅目的与期限，3个工作日内完成；涉密档案同步征求保密部门意见。二审业务部门负责人确认借阅需求符合工作需要。逐级审批按密级逐级上报，审批人签字并注明意见。双重把关借阅他部门归档文件，需本部门领导与他部门领导双审批；借阅本部门文件仅本部门领导审批即可。1234审批要点审批实质是判断三件事常见毛病签个字就完事，审批流于形式。01权限密级与岗位、职级须对得上；权限清单定期维护，人员调岗同步更新。02必要性有无代价更小的替代方案——借原件可否改给扫描件，借三天可否改为档案室查阅两小时。03方式借原件还是复制件，借几天，能否带出办公区。审批意见别只写「同意」写清「同意借出复制件一份、限五个工作日、限办公区内使用」——这句话就是后续催还依据。电子档案借阅审批规范课件17/30借阅流程·借出环节借出环节落实权限控制1实名认证实名认证先行，系统自动记录查阅时间、IP地址及操作行为。2权限申请登录可见全部电子文件，无下载权限者显示申请借阅按钮，点击后进入审批流程。3访问控制审批通过后，借阅人仅在申请权限范围内查看或下载电子版本；系统限定查阅范围与操作权限，防止超范围访问。利用上限一般不超过7天原件管理原件一般不外借，提供电子版扫描件或加盖档案利用专用章的纸质复印件。电子档案借阅审批规范课件18/30借阅管理归还与权限回收闭环01期限分层一般档案不超过

30日，经批准可延期，累计最长60日；涉密档案原则上不超过15日，延期需逐级审批。02到期即失效电子档案按系统设置

自动到期，不得延长；期满后访问权限自动失效，需重新申请。期满前5个工作日，系统自动提醒归还。03离职强制回收员工离职时权限自动失效，档案管理部门须在离职后

2个工作日

内完成回收，并核对回收结果。04逾期有代价每超1日按档案价值

千分之五

计收滞纳金；情节严重者暂停借阅资格30日。电子档案借阅审批规范课件19/3004安全管控与技术保障权限最小化，全程可追溯审批要求审批系统功能要齐全用户管理档案目录查询借用申请提交审批流转到期提醒借阅记录统计功能底线：以上六项缺一不可实名与流转1用户实名认证后方可提交申请2档案管理部门在线审核，生成电子审批单3系统按档案类型预设审批流，自动匹配路径，无需临时决定安全与水印加密传输权限控制日志审计防止未授权访问与数据篡改审批通过后按需添加水印，防止文件用于不当用途电子档案借阅审批规范课件21/30监督机制访问日志与定期审计日志留痕系统自动记录所有档案访问日志，字段覆盖访问者、访问时间、操作类型、IP地址，保存期限不少于5年。定期审计档案管理部门每季度审计权限使用情况，重点排查异常访问行为，违规按制度处理。借阅期间检查日志与审计共同构成监督底座，让每一次访问都有迹可循。电子档案借阅审批规范课件22/30管理员定期检查档案使用情况，确保完好无损管理部门不定期抽查借阅档案，发现问题及时处理第四章·安全保障技术措施保障档案安全加密存储秘密级以上档案采用

AES-256

加密，访问须经加密通道，禁止截图或下载非授权内容。身份与权限统一身份认证结合角色权限管理，实现单点登录与权限隔离。审计与水印安全审计系统实时监控访问行为，异常自动告警；审批通过后按使用需求添加水印，防止不当用途。技术措施与审批流程相互配合，确保借阅全程可控电子档案借阅审批规范课件23/30借阅管理信息化信息化改造提升管理效能四大病症找档难目录与实物脱节审批慢口头借、代签字催还难借出无期限清点难台账死账多改造路径二维码身份·全程在线1申请2审批3出库4归还到期前一天系统自动推送催还提醒，逾期未还升级推送给部门负责人归还时扫码确认，系统记录时间并更新状态档案在谁手里、待多久，一目了然。电子档案借阅审批规范课件24/3005责任追究与监督机制谁借阅谁负责，违规必追责责任体系职责划分清晰到岗01第一责任人各单位主要负责人，对本单位档案借阅安全负总责。02档案管理部门统一受理、审核、登记；有权否决申请，并监督借阅全过程。03部门负责人对本部门员工借阅行为负监管责任。04业务部门指定档案联络员，协助申请传递与反馈。05借阅人严格遵守使用规定，确保档案安全完整；仅限查阅或复制，无内容修改权，复制需另行审批。电子档案借阅审批规范课件26/30第四章·行为红线禁止情形必须牢记四类禁止行为无审批借阅任何档案借出必须先完成审批转借第三方借阅人不得将档案转交他人使用商业利用禁止用于出版、展览等商业活动涂改损毁或私自复制档案实体与内容均不得擅动特殊人员与限制1试用期员工·实习人员须由直属上级担保，且仅限基础业务档案2有违规记录者曾因档案违规被记录者，处理完毕起

3年内限制申请3外部人员原则上不提供涉密、内部管理及未公开敏感信息查阅；确需查阅的，须报单位主要领导批准，并严格限定查阅范围和方式电子档案借阅审批规范课件27/30违规处理违规处理分级追责违规情形未按程序申请超期未归擅自复制涉密档案泄露档案信息分级处理情节轻重警告通报批评取消借用资格涉嫌违法移交司法机关情节严重暂停借阅资格

30日逾期与豁免每超1日按档案价值千分之五计收滞纳金不可抗力逾期，书面说明经批准后免罚闭环管理建立违规台账定期通报借阅管理情况纳入单位绩