行政许可材料归档装订规范课件

档案管理系列培训课件行政许可材料归档装订规范培训规范·完整·安全·可追溯汇报时间：2026归档装订规范培训课程导览·五个环节壹归档制度与原则明确依据与总体要求·····贰材料收集与核查收集齐全并核查完整·····叁卷内排序与编目按规则排序并编制目录·····肆编页与装订实操逐页编码并规范装订·····伍质量验收与常见问题对照标准验收并纠错·····归档制度与原则一案一卷，一卷一号01制度依据明确归档底线归档不是收尾工作，而是依法行政的法定要求。依据

制度链条壹《中华人民共和国行政许可法》贰《中华人民共和国档案法》叁地方配套规范标准

河北省2024年版《行政许可案卷标准》四类划分其一基本要素标准其二通用标准其三规范性标准其四立卷归档标准四项要求格式统一·材料齐全·内容完整·用语准确窗口人员从受理第一份材料起，就要有「为归档而收集」的意识，而不是等办结后再补。行政许可材料归档装订规范培训04/30归档装订规范一案一卷·一卷一号壹一案一卷，一卷一号同一许可从受理到办结的全部文书，统一使用一个案号两种例外情形涉密材料·一案二卷分正卷与副卷分别组卷材料较少·合并组卷可合并组卷，数量按实际确定一案多卷的分卷号材料较多时允许分卷，用案卷编号加序号作分卷号加以区别。窗口人员须随办随归同一事项材料始终归拢在同一案号下，避免散落。行政许可材料归档装订规范培训05/30组卷基本单位归档时限与责任分工时限红线行政许可办结后

3个月内

完成归档责任链条壹承办人员

受理即开始收集，办结后核查齐全完整，缺漏及时补齐贰法制部门负责人

审核后归档叁岗位责任制

归档工作列入考核，确保完整、安全、可利用窗口审批人员既是许可办理的第一责任人，也是归档质量的第一道关口——归档不是档案室单方面的事——行政许可材料归档装订规范培训06/30归档装订规范集中统一管理长期保存壹集中统一管理行政许可档案由所在单位档案机构单独给定档案目录号，纳入文书档案范畴。贰保管期限原则上为长期；个别许可期限在1年之内的，可以短期保存。叁移交前确认案卷封面项目须完整——文件起止时间、保管期限、件页数、归档号，以及全宗号、目录号、案卷号。肆移交后管理按档案管理要求做好排架、保管和利用登记，确保快速定位、长期可查。行政许可材料归档装订规范培训07/30归档装订规范材料收集与核查受理即收集，办结必核查02受理文书应收尽收受理文书六类必收一许可申请书二申请材料三收件通知书四材料补正告知书五受理通知书六不予受理决定书当场动作接收材料时逐项核对清单、逐项登记，避免遗漏。两类关键文书收件通知书与补正告知书是证明程序合法的核心凭证——即便申请人当场补齐材料，补正过程也必须完整记录入卷。常见缺漏只收申请材料、不留存收件凭证，导致卷内无法还原受理环节全过程。行政许可材料归档装订规范培训09/30受理环节·材料收集审查决定文书同步收集审查与决定环节形成的文书须同步收集，一份都不能漏。壹决定类文书现场勘验笔录或记录、延期决定通知书、公示文书、专家评审资料准予或不予行政许可决定书或批复、撤回撤销注销决定书相关文书送达回证、办结通知书一并归档贰送达回证证明决定已依法送达的关键凭证，须逐份核对送达时间、送达方式和收件人签名。叁听证文书听证告知书、申请书、通知书、公告和笔录——行政复议和诉讼中的审查重点，窗口人员须特别留意。行政许可材料归档装订规范培训10/30归档装订规范纸张书写有硬标准壹A4

是唯一规格卷内文书材料统一使用

A4规格

纸张；小于A4的粘贴在A4衬纸上，大于A4的折叠为A4大小，折叠处尽量避开字迹。贰书写工具限黑蓝钢笔、签字笔需签字或手写部分，须用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔书写，字迹工整清楚。叁铅笔圆珠笔→复印入卷铅笔、圆珠笔书写→入卷前复印，原件在前、复印件在后。复印件应与原件核对无误，由经办人签字或盖章确认；涉及人身、财产权益时，加盖与原件一致印章或由原件持有者签注与原件一致。行政许可材料归档装订规范培训11/30入卷质量硬门槛办结核查缺漏即补办结后对照材料清单逐项核查，确认应归档文件材料是否齐全完整。壹程序性文书受理通知书、送达回证是否齐全贰法律手续签名、盖章、日期是否完整叁复印件是否经过核对确认发现缺漏，及时补齐——不能以“当时没留”为由放弃材料完整性直接决定案卷能否通过评查。窗口人员应在移交前完成自查，把问题解决在归档之前。行政许可材料归档装订规范培训12/30归档装订规范卷内排序与编目结论在前，进程在后03结论在前·进程在后总原则结论性材料在前，进程材料按自然顺序在后。前批复后请示前正本后定稿前正文后附件前原件后复制件卷首与顺序卷首放行政许可决定文书与送达回证；其余文书按申请、受理、审查、决定、送达排列，审批流程材料置于最后。为何这样排排序逻辑兼顾查阅效率与过程还原，是案卷评查最先核对的硬指标。行政许可材料归档装订规范培训14/30案卷排列规范常见卷内排法可参照排法一按办理进程1案卷封面2卷内文件目录3决定书与审批表4申请材料5审查书面材料6受理凭证与一次性告知7延期与批复文书8其他材料9备考表排法二决定书前置前

置决定书和送达回证在前其

余

分

类

排

列一法律文书二证据文书三其他文书窗口单位可任选一种并保持稳定；同一单位同类案卷排列顺序应当一致，便于统一评查和检索。行政许可材料归档装订规范培训15/30归档装订规范卷内目录逐件填写壹逐件登记，一文件一号按材料排列顺序逐件填写，每份文件编一个顺序号必填项：序号、题名、文号、日期、页号、备注页号填起始页序号，最后一份文件填起止页号贰题名规范办理文书按许可文书的规范名称填写申请人提交材料题名应简洁、规范无题名或题名不规范的，可自拟题名，外加方括号标注核对后再装订目录是案卷的检索入口，填写是否规范直接影响后续查阅和评查得分。窗口人员应逐项核对后再装订。行政许可材料归档装订规范培训16/30归档装订规范备考表如实记录壹

记录什么缺损、修改、补充、移出、销毁，以及归档后的一切变化。贰

谁来签字立卷人填写，检查人或审核人签字确认。叁

证据袋怎么注不能随文书装订的证据，注明名称、数量、取证时间、地点。肆

音像实物怎么注录音、录像或实物证据，注明录制内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点。备考表不是附页，是案卷完整性的说明，必须如实填写。行政许可材料归档装订规范培训17/30归档装订规范特殊材料单独处理壹证据袋归档不能随文书装订的证据材料，放入证据袋随卷归档，袋上注明证据名称、数量、取证时间、地点。贰音像与实物录音、录像或实物证据不能随文书立卷装订的，在备考表中注明录制内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点。叁破损与异形文书破损文书应修补或复制；文书过小的衬纸粘贴；文书过大的按卷宗大小折叠整齐。肆涉密材料涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的材料，单独标注并妥善保管，必要时分正卷和副卷处理。特殊材料处理是案卷评查中最容易失分的环节行政许可材料归档装订规范培训18/30归档装订规范编页与装订实操三孔一线，牢固整齐04逐页编码不跳号编码规则一凡有文字页均用阿拉伯数字逐页编写，空白页不编号二正页写在右上角，反页写在左上角三可用铅笔，字体整齐、清楚两条红线不论正反面，只要有文字都要编页，禁止跳号、重号目录填写的页号必须与实际页码一致防返工做法先通读全卷确认页数，再统一编写，避免装订后发现漏页、错页行政许可材料归档装订规范培训20/30归档装订规范装订前先做预处理壹去除金属物拆除订书钉、回形针、大头针等，防止生锈腐蚀文件。贰修补破损对破损文件进行裱糊或复制，确保完整可读。叁处理纸张尺寸过小的衬纸粘贴，过大的折叠整齐。肆检查字迹字迹模糊或易褪变的材料应予复制，并连同原件一起装入卷中。装订前必须完成四项预处理，缺一不可——预处理质量直接决定案卷是否平整、耐用。金属物残留是案卷评查中的常见扣分项，切忌跳过预处理直接装订。行政许可材料归档装订规范培训21/30归档装订规范三孔一线规范穿订壹定位三孔贰穿线路径1线头留

15厘米，从背面中孔穿出2绕至正面下孔，穿入背面3绕至正面上孔，穿入背面4在中孔处与线头打死结，剪除多余线头叁收结要求结头打在底部卷皮上，扎得结实不压住字迹不倒页、掉页不损坏文件三孔一线法便于拆装、复印和扫描，是行政许可案卷的主流装订方式。行政许可材料归档装订规范培训22/30归档装订规范装订线距左边缘1.5cm装订线6.5cm6.5cm装订线距左侧边缘

1.5厘米上孔距上边缘

6.5厘米，下孔距下边缘

6.5厘米中间孔居上下孔正中间案卷过厚及时分卷分卷触发线案卷以

200页

为宜；超过

200页

或厚度超过

20毫米，应当分卷装订。200页案卷页数上限20毫米案卷厚度上限壹分卷号规则格式为案卷编号加序号：J001-1·J001-2分册标准可参照每册不超过

200页、厚度

40毫米

以内，同级案卷并列排放。贰分卷≠拆开须保持卷内材料顺序的连续性，并在各分卷目录和备考表中注明分卷关系。叁实操提醒窗口人员遇材料较多的许可事项，应提前规划分卷方案，避免装订完成后才发现过厚而返工。行政许可材料归档装订规范培训23/30归档装订规范装订牢固整齐不压字牢固翻阅、搬运不散页、不掉页。整齐装订后平整美观，文件边缘对齐，便于存放与检索。不损页装订线不压住正文文字，避免损坏或篡改。装订操作要点胶装或线装成册，不得修改、增加、抽取卷内材料装订材料不得含有或产生可能损害档案的物质永久保存案卷宜采用纯棉装订线装订完成后，再次核对卷内目录与实物是否一致行政许可材料归档装订规范培训24/30归档装订规范质量验收与常见问题规范归档，经得起检查05对照标准逐项验收装订完成后，逐项验收，五项全过方可移交档案室。一一看齐全卷内材料与目录一致，关键文书无遗漏二二看手续签名、盖章、日期完整三三看排序决定文书在卷首，其余按程序顺序排列四四看页码连续无缺，正页右上角、反页左上角五五看装订无金属物残留，牢固整齐时限与归档要求结案后

30日内完成整理装订并交单位审查审查通过后由档案管理人员编号归档验收合格是移交档案室的前置条件五项全过·方可移交档案室行政许可材料归档装订规范培训26/30归档装订规范排序与页码常见差错排序差错三类高频混排问题一申请材料置于决定文书之前，未按结论在前、进程在后排列二审批流程材料混入对外文书，未单独放在最后三新申领、变更、延续材料混排，未按办结时间顺序整理页码差错两类编页疏漏一漏编空白页；正反面文字页只编一面二目录页号与实际页码不一致；跳号、重号自查时重点核对目录与实物逐件对应，发现差错及时纠正后再装订。行政许可材料归档装订规范培训27/30归档装订规范装订与字迹常见问题装订四类差错实物制作环节壹金属物残留订书钉、回形针未拆除，导致文件生锈贰线位偏移装订线压住正文文字叁打结不牢翻阅时散页掉页肆过厚未分卷装订后难以平展字迹三类隐患书写与核对环节圆珠笔、铅笔、复写、热敏纸书写，字迹易褪变复印件未与原件核对，未加盖"与原件一致"印章修改处未由修改者签印细小差错，直接动摇案卷的长期保存与法律效力行政许可材料归档装订规范培训28/30归档装订规范归档编号与保管期限壹编号规则·一案一号归档号由立卷人填写，采用

8位阿拉伯数字