养老行业保密管理制度

养老行业保密管理制度养老行业保密管理制度1.总则1.1目的为规范养老行业保密管理工作，保护老年人个人信息、机构运营数据及商业秘密的安全，维护服务对象合法权益，促进养老服务机构健康发展，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国数据安全法》等法律法规，结合养老行业实际，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于各类养老服务机构（包括养老院、敬老院、社区养老服务中心、居家养老服务组织等）在提供服务过程中涉及的保密管理工作，涵盖老年人个人信息、健康档案、运营数据、商业秘密等全生命周期管理。1.3保密原则最小必要原则：仅收集、使用提供服务所必需的最少信息知情同意原则：向老年人或其监护人明确告知信息收集使用目的，取得书面同意安全可控原则：采取技术和管理措施确保信息安全，防止泄露、篡改、丢失权责一致原则：谁主管谁负责、谁使用谁负责、谁运营谁负责1.4术语定义术语定义老年人个人信息以电子或其他方式记录的与已识别或可识别老年人有关的各种信息敏感个人信息包括生物识别、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息健康档案记录老年人健康状况、诊疗历史、用药记录等医疗相关信息商业秘密不为公众所知悉、具有商业价值并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息2.职责分工与管理机构2.1组织架构成立保密管理工作领导小组，由机构法定代表人或主要负责人担任组长，分管副院长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组下设保密管理工作办公室，负责日常保密管理工作。2.2职责分工岗位/部门保密职责法定代表人/主要负责人保密工作第一责任人，全面领导保密工作，审批重大保密事项保密管理工作办公室制定保密制度、组织培训检查、处理泄密事件、日常监督管理护理部门保护老年人健康信息、护理记录，规范护理操作中的信息管理医疗部门管理医疗档案、处方记录、诊疗信息，确保医疗数据安全行政部门管理人事档案、合同文件、行政文书，规范公文流转财务部门保护财务数据、收费信息、银行账户等敏感信息信息技术部门负责信息系统安全、数据备份、网络安全防护后勤部门管理纸质档案、文件销毁、办公区域安全2.3人员管理入职审查：新入职员工须签订保密协议，进行背景审查和保密培训在岗管理：定期开展保密教育培训，每年不少于2次，培训记录存档离职管理：离职员工须办理保密交接手续，归还所有涉密载体，签署离职保密承诺书外包管理：外包服务人员纳入统一保密管理，签订保密协议，明确保密责任3.核心制度条款3.1老年人个人信息保护3.1.1信息收集收集老年人个人信息应遵循合法、正当、必要原则，明示收集目的、方式和范围收集敏感个人信息须取得老年人或其监护人的单独书面同意不得强制收集与提供服务无关的个人信息建立信息收集登记台账，记录收集时间、内容、方式、经办人3.1.2信息存储电子数据应存储在安全可靠的服务器或云平台，采取加密、备份措施纸质档案应存放于专用档案室，配备防火、防盗、防潮设施健康档案、诊疗记录等敏感信息应单独加密存储存储期限应符合法律法规要求，超出期限应及时销毁3.1.3信息使用仅限授权人员因工作需要访问相关信息，实行最小权限管理使用老年人信息应登记用途、时间、经办人，留存使用记录不得向第三方提供老年人个人信息，法律法规另有规定的除外对外提供信息须经保密管理工作办公室审批，签订数据保护协议3.1.4信息查询与更正老年人或其监护人有权查询、复制其个人信息发现信息错误或不完整的，有权要求更正或补充建立信息查询更正登记制度，记录查询时间、内容、经办人应在收到申请后15个工作日内予以答复和处理3.2健康档案与医疗信息管理3.2.1档案管理建立老年人健康档案管理制度，实行一人一档、专人管理健康档案包括基本信息、体检记录、诊疗历史、用药记录、护理记录等档案查阅须经部门负责人审批，填写查阅登记表档案借阅期限不超过7个工作日，到期应及时归还3.2.2医疗信息保护诊疗记录、处方、检查报告等医疗信息严格保密医务人员不得泄露老年人病情、治疗方案等隐私信息医疗信息对外提供须经医疗机构负责人和保密办双重审批远程医疗、互联网诊疗应使用加密通道传输数据3.3运营数据与商业秘密保护3.3.1运营数据分类密级数据类型保密期限绝密核心客户名单、重大合同、财务核心数据永久机密运营数据、人员信息、采购价格10年秘密一般业务数据、日常文件5年内部公开资料、宣传材料1年3.3.2保密措施绝密级数据仅限法定代表人和指定高管查阅，实行双人管理机密级数据须经分管领导审批，限定查阅范围秘密级数据由部门负责人审批，本部门人员可查阅内部资料可在机构内部传阅，不得对外公开3.4信息系统与网络安全3.4.1系统安全信息系统应通过网络安全等级保护测评，达到二级以上标准部署防火墙、入侵检测、病毒防护等安全设备定期进行安全漏洞扫描和渗透测试，及时修复安全隐患建立数据备份制度，重要数据每日备份，异地存储3.4.2访问控制实行用户身份认证和权限管理，采用强密码策略关键系统应启用双因素认证定期审查用户权限，及时调整离职、转岗人员权限系统操作日志应完整记录，保存期限不少于6个月3.4.3数据传输对外传输敏感数据应使用加密通道（如HTTPS、VPN）禁止通过微信、QQ等即时通讯工具传输敏感信息邮件发送敏感信息应加密附件，密码另行告知移动存储设备应加密，使用前进行病毒扫描3.5物理环境安全3.5.1办公区域管理涉密区域应设置门禁系统，限制无关人员进入重要文件应存放于保密柜，钥匙由专人保管办公桌面上不得放置涉密文件，下班时应锁入柜中会议室使用后应及时清理，不得遗留涉密文件3.5.2档案室管理档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫设施实行双人双锁管理，进出档案室须登记档案室内禁止吸烟、饮食，保持环境整洁定期检查档案保存状况，发现问题及时处理3.6文件与载体管理3.6.1文件流转涉密文件应标注密级和保密期限，实行编号管理文件传阅应履行登记手续，注明传阅范围和期限文件复制须经保密办审批，复制件按原件密级管理文件归档应及时完整，建立档案目录和检索系统3.6.2载体销毁纸质文件销毁应采用碎纸机，达到无法复原标准电子数据销毁应采用专业擦除工具，确保不可恢复存储介质销毁应物理破坏，交由专业机构处理销毁过程应两人以上在场，填写销毁记录4.监督与考核4.1监督检查4.1.1日常检查保密管理工作办公室每月开展一次保密检查检查内容包括制度执行、文件管理、系统安全、物理环境等检查结果形成书面报告，通报各部门并限期整改建立检查台账，记录检查时间、内容、问题、整改情况4.1.2专项检查每年至少开展一次保密工作专项审计聘请第三方机构进行信息安全风险评估对重点部门、重点岗位进行专项保密检查专项检查报告报送保密管理工作领导小组4.2考核评价4.2.1考核指标指标类别具体指标权重制度执行保密协议签订率、培训覆盖率25%信息管理信息泄露事件数、档案完整率30%系统安全安全事件数、漏洞修复率25%监督检查检查整改率、违规处理率20%4.2.2考核方式保密工作纳入部门年度绩效考核，占比不低于10%员工保密表现纳入个人绩效考核，与评优评先挂钩每季度公布保密工作考核结果，表彰先进、通报后进连续两年考核不合格的部门，负责人应引咎辞职4.3违规处理4.3.1违规情形未经授权查阅、复制、传播涉密信息泄露老年人个人信息或机构商业秘密违反信息系统安全规定，造成数据泄露丢失涉密文件或存储介质其他违反保密管理制度的行为4.3.2处理措施违规程度处理措施轻微违规批评教育、书面检查、扣发绩效一般违规通报批评、调离岗位、降职降级严重违规解除劳动合同、追究经济责任涉嫌犯罪移送司法机关处理4.4泄密事件应急处置4.4.1事件报告发现泄密事件应立即向保密管理工作办公室报告保密办应在2小时内向领导小组报告重大泄密事件应在24小时内向主管部门报告报告内容包括事件经过、影响范围、已采取措施4.4.2应急处置立即启动应急预案，控制事态发展采取技术措施阻断信息继续泄露调查事件原因，收集固定证据评估损失影响，制定补救措施向受影响老年人告知情况，采取补救措施4.4.3事件总结事件处理完毕后15个工作日内形成总结报告分析原因、追究责任、完善制度开展警示教育，防止类似事件再次发生总结报告归档保存，作为改进工作依据5.附则5.1制度解释本制度由保密管理工作办公室负责解释。未尽事宜，按照国家有关法律法规和行业标准执行。5.2制度修订本制度每两年修订一次，或根据法律法规变化和实际工作需要及时修订修订草案应征求各部门意见，经保密管理工作领导小组审议通过后实施修订后的制度应及时组织培训，确保员