22.记录控制程序

XX记录控制程序程序文件号：XX-QP-022第4页共4页一只大胖球·大胖球文档工作室版本号：A/0分发号：＿＿年＿＿月＿＿日发布＿＿年＿＿月＿＿日实施编制：杨秀兰审核：刘海峰批准：陈国强修改记录表日期修改码页次/章节修改单号修改摘要修改人一、目的：规范记录的管理，客观、真实、准确地反映质量活动，为产品质量的可追溯性、采取纠正预防措施和持续改进提供依据。二、范围：适用于质量管理体系有关的记录，包括安全、规格检查记录等还包括顾客规定的记录和供方提交的记录。三、权责：3.1生产部负责记录表式的审批和汇总管理。3.2各部门按职责分工，做好本部门的记录工作。四、定义：4.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4.2保存期限：质量记录的保存期限是最短保存时间。五、作业内容：5.1记录表单的设计、编号、版本和批准的规定：5.1.1表格由各部门根据需要来设计，设计时不得违背管理体系的要求。5.1.2表单的编号由生产部根据《文件控制程序》所规定的要求执行，在规定范围内依次编号，并按部门统一管理。5.1.3生产部5.2记录表单的发行管理：5.2.1所有管理体系的有效空白表单均需报生产部备案。5.2.2各部门还需建立自己的“质量记录清单”。5.3记录表式的评审更新：5.3.1记录表式定期评审更新可结合内部体系审核进行；不定期的可根据需要进行。评审后表单若需增减、合并、修改时，经部门负责人批准，手续齐全报生产部备案后即可修改。5.4记录的填写：5.4.1所有的记录要求及时、真实、准确、清晰、完整。5.4.2编目与保管应易于识别和检索，记录的填写不能用铅笔或红笔（除仓库有时必须使用红字外），填写后禁止随意涂改，若书写有误需要修改时，应由记录者本人进行修改。改动部位用单横线划改，将勘误内容标注其旁边，并签上修改人姓名和修改日期进行确认。5.4.3针对产品的质量记录必须定明产品型号及数量。5.4.4记录填写人需签全名与日期，若还需加盖个人或岗位印章的须盖章(如检验员章)。日期签认的统一格式为：年月日，如＿＿年＿＿月＿＿日。必要时填写记录地点。5.5记录的贮存保护：5.5.1各部门将记录贮存于适宜的场所，并做好防火、防潮、防霉、防蛀和防丢失等工作。5.5.2电子记录需备份，并做好防磁、防止病毒侵袭等工作且不定期检查。5.6记录的检索：5.6.1记录的保管部门为各记录的责任部门。记录应确定各自的归档周期，各部门按规定的周期依记录的性质或时间分类归档保存。记录必须清楚干净地标识日期和编号并整齐有序地摆放，以确保能在最短时间内找到所需的记录。5.7记录的保存期限：5.7.1生产件批准文件、工装记录、采购合同和更改单的保存时间至少应为零件在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年。5.7.2质量运行状态记录（如控制图表，检验和试验状态结果）应在其产生当年和下一个日历年予以保留。5.7.3内部质量体系审核和管理评审记录保留3年。5.7.4涉及法律法规的安全件产品记录保存期限为停产后15年。5.7.5记录产生的12个月之内由记录产生部门保存在本部门，超过12个月且不经常性查阅的记录应放置在指定地方保存。5.8过期记录的处置：5.8.1超过保存期限的记录由各部门处置，处置的方式为销毁。销毁记录前由保管部门填写《质量记录销毁清单》，并经管理者代表批准；质量记录销毁时，应有来自记录产生部门的人员监销，保证销毁的质量记录与销毁清单的内容一致。六、相关文件：6.1《文件控制程序》七、产生的相关记录：7.1记录清单附、作业流程图：过程流程权责部门支持性文件过程输出/输入表格表单编制表单编制编号编号审批管理发行NG审批管理发行NG记录管理及填写记录管理及填写新N新NG贮存及保护检索保存期限处置贮存及保护检索保存期限处置各部门生产部生产部生产部各部