岗位履职与保密承诺书V1.0

岗位履职与保密承诺书摘要本文对岗位履职与保密承诺书涉及的课程资料整理人员出具承诺书的目的、离岗交回与销号环节的条款写法、自查间隔过长使偏差累积的提示、临时权限到期未回收的提示、载体交回清点记录的设置等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：台账；培训档案；抽查目次一、目的二、管理要求三、风险提示四、记录与表单一、目的（一）课程资料整理人员出具承诺书的目的一、承担课件、教案与学员材料整理职责的人员，在接手资料工作之前须向培训归口岗出具岗位履职与保密承诺书，把资料分类、借阅登记、复制控制和交回要求写成条款。二、出具的目的是使资料在多人传阅过程中仍有可追溯的经手环节，避免出现谁借出、谁修改无法说明的情况。三、承诺内容列明可接触的资料范围和可执行的操作要求，明确借出须登记、修改须留痕、外发须报批，不写笼统的保密表态。四、承诺书随岗位安排调整重新出具。（二）年度集中签署与承诺条款更新的目的一、各单位在年度人员安排中组织岗位履职与保密承诺书的集中签署与更新，把上一年度承诺事项与本年度岗位职责变化逐条对照。二、出具的目的是让承诺内容跟上岗位调整与任务变化，避免长期沿用与实际职责不符的旧条款。三、承诺书中的措施须能落到具体动作和具体时间点，年度核对时按条款逐条检查，检查发现的差异记录原因与后续处理安排。四、集中签署只更新条款内容，不改变承诺书的签署与留存要求。（三）新入职人员上岗前签署岗位履职与保密承诺书的目的一、新入职人员在正式上岗前，须向用人部门出具岗位履职与保密承诺书，把岗位职责、交接事项、异常报告和资料保密写成个人可执行的条款。二、出具的目的是让新上岗人员在接手任务之前就清楚自己在哪些环节必须做动作、由谁复核、发现异常向谁报告，不依赖口头交代与事后追认。三、承诺内容只写本人能够完成的措施与时限，不写岗位结果与后续表现方面的表述。四、承诺书一式两份，签署后由本人与用人部门各执一份，作为日常检查与考核的对照依据。（四）上岗前确认本人可完成动作的目的一、本人在新入职上岗前签署承诺，是为了确认哪些岗位动作已经能够独立完成、哪些仍需在带教人陪同下完成，避免上岗后职责边界含糊。二、承诺写明本人可独立完成的动作条目，本人签署的承诺适用期间为十二个月，本人持有副本一份用于日常对照。三、确认的目的是让上岗安排与本人实际能力对应，本人对尚不能独立完成的动作不单独操作，并在具备条件后申请更新条目。（五）岗位互调前重新确认交接义务的目的一、本人在岗位互调前重新出具承诺，是为了把原岗位尚未收尾的事项与受控资料的去向一次说清，避免互调后出现无人跟进的空白。二、承诺写明本人配合接收人逐项清点交接内容，原岗位受控资料在互调手续办结后三个工作日内交回归口管理部门，交接清单由双方签认。三、重新确认的目的是让履职事项与资料保管责任在同一时点完成切换，本人对签认前的遗留事项继续承担报告与配合义务。（六）载体种类与保管方式逐项写明的目的一、本人把持有载体的种类与保管方式逐项写明，是为了让受控信息的存放位置与保管责任可以被核对，而不是笼统表述为妥善保管。二、承诺列明纸质件、电子文件与移动存储介质各自的存放位置与取用方式，相关记录与载体清单一并留存六十个月。三、逐项写明的目的是让交回与清点有可对照的明细，本人在载体种类发生变化时补充清单条目，不将受控信息转存到未列入清单的个人设备。（七）受控资料接触人员调岗前重新出具承诺书的目的一、承担受控资料接触职责的岗位人员在调岗、借调或者岗位互调之前，须向归口管理部门重新出具岗位履职与保密承诺书，把新的资料接触范围和查询权限逐项确认。二、出具的目的是使调岗前后的资料权限边界有书面依据，接收部门按承诺所列范围提供资料，超出范围的查阅一律先申请后办理，不沿用原岗位的权限。三、承诺内容列出本人接触的载体种类、保管方式和报告路径，不写任何量化保密表态。四、原岗位承诺随调岗办理同时终止，新承诺签署完成后生效。二、管理要求（一）离岗交回与销号环节的条款写法一、承诺条款须写明本人离岗离职时受控资料的交回与销号环节，交回范围按本人持有的载体清单逐项列明，包含纸质件、电子文件与存储介质。二、条款写明交回的最后时点为离岗手续办结后三个工作日，本人在该时点前完成清点与移交，清点签认后的资料在十五日内移交归档。三、条款还须写明无法交回时的处理方式，本人书面说明原因与去向，由归口管理部门核对后作备注，未销号条目不视为交回完成。（二）变更备注与重新出具的条款写法一、承诺条款须写明承诺事项变更时的备注与重新出具要求，变更情形包含岗位职责调整、接触范围扩大与载体保管方式改变。二、条款写明告知的最后时点为变更情形发生后一周，本人以书面形式送达归口管理部门，变更条目按每季度一次核对并换发文本，换发文本沿用原编号并注明版本次序。三、条款还须写明备注的记载内容，包含变更事由、条目对照与生效时点，本人在备注栏签认，未签认的变更不进入履行对照。（三）异常与偏差事项的报告义务一、承诺条款须写明异常与偏差事项的报告义务，包括应当报告的情形、报告对象、报告时限与报告方式，口头报告之后仍须补充书面说明。二、报告范围限于承诺人职责范围内的岗位事项与受控资料相关事项，超出职责范围的事项按既有流程处理。三、报告内容写明发现时间、涉及环节与已采取的处置动作，不写对后果的判断表述。四、报告接收方对已收到的报告登记受理情况并反馈处理意见，承诺人按反馈意见继续处理后续事项。（四）受控信息查询登记与授权要求一、承诺条款须写明受控信息查询登记的义务，查询申请、审批与结果均须登记，登记内容包含查询人、查询事由、时间范围与调阅范围。二、条款写明未经审批的查询不予受理，承诺人不得以口头请托替代审批流程，也不得把查询结果转交他人使用。三、登记台账由归口管理部门统一维护，查询记录的保存期限与档案管理规定保持一致，期限到期后的处理按档案管理规定办理。四、条款写明拒绝违规查询并报告的义务与报告路径。（五）载体保管与存放位置的条款写法一、承诺条款须写明本人持有载体的保管方式与存放位置，纸质件写明存放柜与取用登记方式，电子文件写明存放目录与访问方式。二、条款写明本人按每半年一次核对载体清单与实物是否一致，核对结果记入本人保管记录，发现缺项当即向归口管理部门说明。三、条款同时写明禁止的保管做法，本人不将受控载体带离指定位置，不在个人设备中另存副本，载体外借须先办理审批并登记去向。（六）培训档案访问权限的承诺条款一、承诺条款须写明培训档案与技能矩阵数据的访问权限范围，写明可查阅的档案类别、可查阅的字段与禁止导出的内容。二、权限条款写明查询须经审批并登记，纸质档案查阅须在指定位置进行，不得带离指定位置，不得拍摄留存。三、按岗位需要授予临时查阅权限的，写明权限有效期限与到期回收方式，回收情况记入权限登记。四、条款同时写明发现越权访问时的报告路径与配合核对义务，报告内容限于时间、涉及范围与已经采取的动作。（七）接触范围与授权对应的条款写法一、承诺条款须把本人可接触的受控资料范围与授权记录对应起来，范围按资料类别、可查阅字段与使用事由三项写明。二、条款写明范围以归口管理部门批准的授权为准，临时授权的有效期为五个工作日，本人在授权范围内调取资料，不申请与岗位事项无关的类别。三、条款还须写明范围变化的处理方式，本人岗位事项调整时先申请变更范围再接触新增类别，变更前的接触行为按原范围核对。三、风险提示（一）自查间隔过长使偏差累积的提示一、本人提示，履行情况自查的间隔为每半年一次，实际执行中把间隔拉长时，岗位事项的偏差会在两次自查之间累积，等到对照检查时已经涉及多个条目，纠正动作难以一次完成。二、间隔过长还会使本人对完成时点的记忆模糊，自查记录只能补写概况，缺少可以核对的交付物与签认依据。三、本人在每次自查后记录未完成事项与下一步安排，事项集中的时段在每项动作完成后即行补记，记录随岗位事项清单一并提交用人部门。（二）清点缺少复核人的提示一、本人提示，交接清点仅有本人一方记载，未按约定由两人复核签认，条目数量与状态出现分歧时缺少另一方签认的记录可作对照。二、缺少复核还会使岗位事项的遗留责任与受控资料的保管责任划分不清，接收人后续提出缺项时本人难以说明交出时的状态。三、本人在清点前确认复核人到场，清点过程逐项唱记，复核人在清单上签认并注明复核时点，本人留存签认后的清单副本。（三）岗位变动后承诺未更新的风险提示一、承诺人与承诺内容长期不一致的情形，在岗位调整、任务变化或者人员互调后较为常见，须在抽查时逐项核对承诺书载明岗位与实际承担事项。二、发现不一致的先确认变更事实与生效时间，再按承诺条款中的变更要求办理重新出具手续，旧文本在作废登记中记录。三、变更期间暂按原承诺执行并加注说明，完成重新出具后以新文本为核对依据。四、核对结果记入承诺书变更核对记录。（四）承诺条款与实际做法不一致的风险提示一、承诺条款与实际执行做法不一致时，属于承诺事项未履行的情形，须由归口管理部门提出对照差异，说明差异出现在哪些环节与具体表现。二、对照依据限于承诺书文本、交接记录与检查记录三类，第三方评价不作为对照依据。三、差异确认后由承诺人提出整改措施或者说明确认口径需要修订，修订承诺书须按变更要求重新签署。四、差异处理结论只说明措施是否完成，不评价个人态度。（五）承诺有效期届满未重签的提示一、本人提示，本承诺届满时点按十二个月推算，届满后未办理续签或重新签署，本人履行义务的依据会出现空档，用人部门对照检查时缺少现行文本。二、文本空档期间本人的岗位事项与接触范围可能已经变化，沿用旧文本记载的条目与实际做法不一致，事后追溯需要另行举证。三、本人在届满前主动提请核对条目，条目变化的先作变更备注，续签或重签完成后取回本人持有的文本并核对签署日期。（六）交回后归档回执未跟进的提示一、本人提示，岗位事项交接与资料交回完成后，若未在十五日内跟进归档回执，本人手里只有交出记录而没有接收确认，事项收尾缺少完整凭证。二、回执缺失还会使后续核对无法定位资料去向，本人被问及交回条目时只能提供清点当时的记载，归档环节的状态无从说明。三、本人在交出时索取回执编号，归档期限届满前核对回执是否出具，未出具的向登记岗书面查询并留存查询记录。（七）越权查阅与查询结果外传的提示一、查询登记环节发现未经审批的查阅或者查询结果被转交他人使用的，按承诺条款中的查询登记义务追究相应责任，先行停止相关权限的使用。二、违规查询涉及的数据范围由归口管理部门按登记记录核对，核对完成后形成处理记录并反馈承诺人。三、权限恢复须在承诺人提交整改说明并经归口管理部门确认后办理，恢复时间记入权限登记。四、提示不涉及具体处理结论与数量表述。（八）临时权限到期未回收的提示一、本人提示，临时查阅权限自授予时起仅在五个工作日内可用，届满后若未办理回收，本人名下会留存与当前岗位事项不相称的查询能力，后续核对时难以说明查询事由。二、权限未回收还可能使他人借用本人账号调取资料，查询记录记载的责任人仍是本人，本人需要就非本人操作的记录作出说明。三、本人在权限届满前主动核对账号状态，届满后停止使用并提请登记岗回收，回收结果由本人签认后记入权限登记。四、记录与表单表单或记录填写与使用要求承诺文本份数与副本领用栏一、本人在承诺书签署页核对文本份数栏，文本按两份准备，份数栏记载与签署页骑缝编号一致，本人在领用栏签认本人持有的份数。二、副本领用栏记载领用时点与本人领用的副本数量，副本数量为一份，副本用于本人日常对照承诺条目，内容与正本一致，本人在副本首页注明领用日期。三、本人核对份数栏与领用栏记载是否相符，文本换发时交回原持有份数并重新签认，交回与领用记录在同一栏内衔接记载。受控信息查询登记台账的设置一、受控信息的查询与调阅实行台账登记，登记项包括查询人、所属部门、查询事由、涉及资料类别、时间范围、审批人与调阅结果。二、台账由归口管理部门统一维护，登记以审批凭证为依据，未取得审批的查询不予登记为有效查询并按违规查询处理。三、台账中的调阅结果只登记范围与去向，不抄录受控信息正文。四、台账保存期限与档案管理规定一致，期限届满后的处理按归档要求办理。承诺书份数与归档要求一、承诺书签署后一式两份，承诺人与归口管理部门各执一份，两份的签署栏内容与编号一致，末页写明份数。二、归口管理部门留存的文本按年度与部门分类归档，与承诺事项的变更记录、作废记录一并保存，保存期限按档案管理规定执行。三、承诺人所持一份在承诺事项终止时按交回要求处理，是否交回由归口管理部门在交接记录中写明。四、份数在签署栏之外不作口头补充说明，以末页记载为准。离岗交回确认单的设置一、岗位变动或者合同到期办理交接时，填写离岗交回确认单，列明应交载体清单、实际交回情况、仍需办理的查询登记事项与后续联系责任人。二、确认单未逐项填写完毕的，交接手续不进入办结环节，已办结的由归口管理部门在抽查时按缺项登记并通知补正。三、确认单载明的交回内容与清点记录单相互对应，两份记录编号互相注明。四、确认单由承诺人与接收人签字后生效，签字即表示交回事项已逐项核对。履行情况自查对