《公证案卷规范》全解析

壹公证档案·公文卷宗公证案卷整理规范全解析公证处新人实务操作培训汇报时间：2026年公证档案·新人培训课程导览五卷归一宗，卷卷见规范壹规范认知制度沿革与基本原则贰材料收集归档范围与排除范围叁排列装订卷内顺序与装订标准肆归档保管档号编制与保管期限伍利用数字化利用规则与信息化趋势规范认知先懂规矩，再动手整理01两代办法的制度接力壹1988旧版印发已废止1988年3月18日司法部、国家档案局印发《公证文书立卷归档办法》《公证档案管理办法》文号：（88）司发公字第062号三十多年间1000多万卷公证档案以年均增速持续增长2020年

修订的《档案法》2024年

实施的《档案法实施条例》对公证档案管理又提出新要求贰2025现行版本现行有效2025年5月21日司法部、国家档案局印发修订后的《公证档案管理办法》文号：司发〔2025〕1号自

2025年6月20日

起施行，1988年版同时废止「

认准现行版本，别翻到旧规定。

」司法部、国家档案局印发·公证档案管理制度沿革04/30制度沿革一证一卷是基本单元壹基本单元一证一卷·一卷一号一个公证事项立一个案卷、编一个案卷号，卷与号一一对应。贰合并例外同一当事人为同一目的申请办理的数项公证，可以合并为一卷。叁分类与年度归属公证文书材料分四类：国内民事涉外民事国内经济涉外经济按年度立卷；跨年度办理的，放在办结那一年立卷。先定单元，再动手排序05/30卷宗立卷承办人是立卷第一责任人壹责任归属承办公证员是立卷归档的直接责任人，对卷宗内容的真实性、合法性、关联性及归档及时性负直接责任。贰时间节点办结后一个月内装订成册办结后三个月内整理归档叁质量把关归档前由主要承办人检查立卷质量。他人协助立卷的，须经承办公证员审查签名或盖章确认。

「

卷宗可以协助整理，责任不能代为承担

」06/30立卷归档四项总要求贯穿始终归档质量由四项要求贯穿全程：壹齐全完整文件材料无缺漏贰类别分明档案层次清晰叁期限准确保管期限划分无误肆排列有序卷内文件顺序规范配套标准题名简明确切、封面工整、装订牢固、入库统一。任一环节不过关→退回重做四项全过→方可进入下一道工序四项要求，是每一卷案卷的出厂检验单公证档案·归档质量检验标准07/30归档质量材料收集收得齐全，才能立得规范02正卷归档的十二项材料归档材料一般应当为原件。正卷归档范围共十二项，按材料性质分四类掌握：壹实体文书三项贰申请与身份三项叁程序记录四项肆费用与兜底两项新人最易漏掉告知书与领取回执，照单打钩才收得齐。正卷归档范围·按材料性质分类掌握09/30公证档案·材料收集公证书正本公证书原本（审批稿、签发稿）当事人申请证明的文书原件或底稿（遗嘱、合同、委托书等）公证申请表当事人的身份证明当事人提供的有关证明材料告知书询问笔录审查核实所取得的证明材料公证书领取回执、发送记录公证费收费凭证、减免申请与审批意见其他需要归档的文书材料这五类材料不必归档壹办证前咨询询问如何办理公证的信件、电文、电话记录、谈话笔录及复函贰无价值信封没有参考价值的信封叁委托代查草稿其他公证处委托代查的有关证明材料草稿肆未签发草稿未经签发的文电草稿、历次修改草稿（定稿除外）伍非业务来信不属于公证业务范围的人民来信重份处理内容相同的文书材料一般只存一份，重份材料一律剔除，有领导批示的除外。多余公证书可保留一至三份夹在已装订好的卷内，备日后查考。敢于剔除无用件，卷宗才不会越塞越厚公证档案培训·归档排除清单与重份材料处理10/30归档范围界定不能附卷的实物这样处理问

题体积过大、性状特殊的实物证据，无法直接装订进卷。对

策照片+文字描述配套固定，实物另行保管。照片拍摄实物外观文字名称数量重量规格特征保管处所质量检查证明关

系记载留存附卷，与实物分别保管、建立对应不强行装订，也不只拍不记。公证档案·实物证据的留存与保管11/30实务要点双套制与原件优先壹双套制同步归档纸质卷宗与电子卷宗同步归档，实体档案与数字档案须保持一致、完整。新人除整理纸质材料外，还要同步完成数字化扫描与电子数据挂接。贰原件优先原则归档文书材料一般应当为原件；复印件须注明“与原件核对无误”并签名。叁书写规范办证中形成的证明材料、谈话笔录、往来公文，必须用钢笔或毛笔书写、签发，字体整齐、清晰。纸质与电子、原件与复印件，一一对应才经得起验收12/30材料收集排列装订顺序对了，卷宗才立得住03从封面到申请表的排列18法定排列共

18个位置，前九项按序装卷。门面与索引2项·01–0201卷宗封面02卷内目录实体文书7项·03–0903公证书正文04公证书签发稿05公证书译文06公证申请表07当事人身份证明08当事人提供的有关证明材料09当事人申请证明的文书材料原件（遗嘱、合同、委托书等）顺序对了，卷宗才立得住14/30卷宗排列从谈话笔录到卷底壹取证与程序类取证材料排在程序性文书之后01接待当事人的谈话笔录02公证处审查、调查所取得的证明材料03其他有关材料04公证员承办公证事项的报批表贰办结手续类发送回证、收费凭证收在卷尾05公证书发送回证06公证费收据或减免收费的申请与领导审批意见叁卷末收口类卷末说明与收纳，卷底封口07备考表08附件袋09卷底「先结论后依据，先正文后附件」取证材料排在程序性文书之后，发送回证、收费凭证等办结手续收在卷尾，备考表与附件袋作卷末说明与收纳，卷底封口。抓住这条主线，十八项顺序不必死记。排列主线：取证与程序→办结手续→卷末收口15/30卷宗排列·下半段九项排序五原则与终止案件壹结论在前论证在后贰正本在前底稿在后叁批复在前请示在后肆正文在前附件在后伍原件在前复印件在后掌握这五条，清单之外的文书也能判断归位。终止案件按时间还原终止公证事项不套用十八项固定顺序，按公证活动时间先后排列终止原因记录或撤回申请材料排在全部文书之后，以终止决定收尾顺序背后是逻辑，逻辑背后是责任五条排序原则·终止案件按时间先后排列16/30案卷排序封面、目录与备考表壹封面钢笔或毛笔逐项填写，案卷题名简明确切；办结日期

＝

出具公证书日期。贰卷内目录按排列顺序逐项登记，题名、承办人、年月日、起止页号缺一不可；不得更改简化题名，无题名须拟写。叁备考表逐项填写卷内说明，并记立卷人、检查人、立卷时间。三表齐备，卷内查找才有入口17/30卷内文件填制装订前的预处理壹破损材料先修补或复制，复制件放原件后。贰过窄或有字迹加纸衬边，防止装订压字。叁纸面过大按卷宗大小折叠整齐。肆字迹难辨附抄件；信封打开平放，不揭邮票。伍金属物全部剔除干净。订前不清理，装订再牢也留不住卷宗。18/30公证档案·整理装订棉线装订与盖章规范装订方式卷宗一律使用棉线绳，三眼或五眼订牢。线绳打成活结，活结处贴公证处封签，骑缝线上加盖立卷人名章。盖章三关壹第一关封面左上角加盖「归档」章贰第二关密卷封面右上角加盖「密卷」章叁第三关封签条两边承办人员名章中间公证处封签章（验收合格后加盖）名章是责任，封签章是验收，归档章是入库。19/30排列装订·验收闭环归档保管归档不是终点，保管才是责任04档号构成六要素六要素依次编制壹全宗号定位所属机构贰门类代码区分档案门类叁年度标明形成年份肆保管期限反映保存年限伍业务类别代码对应公证事项分类陆案卷号每卷唯一序号六要素合起来，就是一卷档案的「身份证号」——任何一卷都能被准确定位和检索。一个数字写错，整卷检索线索就断。21/30档号编制密卷与副卷密

卷涉密公证事项涉及国家秘密、遗嘱的公证事项，封面右上角加盖“密卷”章，单独保管。立遗嘱人死亡后，转为普通卷保存。副

卷内部过程材料内部讨论意见、请示、批复等材料。单独装订，与正卷一起保存。共同点权限控制更严，不得与普通卷混放。涉密卷宗，守的是纪律，更是职业底线密卷与副卷均须严格权限管控，单独存放，遵守涉密卷宗纪律要求22/30卷宗归档·涉密与副卷保管期限缩短为三档原永久60年20年现永久30年10年与《档案法》机关文书档案保管标准接轨10年档30年档口径：公证档案保管期限与《档案法》机关文书档案保管标准接轨23/30保管期限委托、声明、保证、生存、住所地无犯罪记录、财产权、收入状况、纳税状况票据拒绝、选票、不可抗力、查无档案记载证书执照、签名印鉴、文本相符、现场监督代书、代办、终止的公证事项赠与、受赠、公司章程出生、死亡、身份、曾用名学历、学位、职务职称、资格婚姻状况、保全证据、合同协议具有强制执行效力的债权文书及执行证书出具法律意见书永久保管的核心清单拾壹类永久保管事项壹声明放弃继承权贰遗嘱叁认领亲子肆经历伍亲属关系陆收养柒抚养事实捌继承受遗赠玖公证登记拾公证提存拾壹公证保管为什么必须永久这些事项多涉及身份关系与财产传承，关乎当事人根本权益，后续查考期限极长。告知义务公证机构应当通过书面告知、办公场所公示等方式，将保管期限告知当事人；超过保管期限的，不再承担保管责任。永久档一旦归档，就容不得错漏24/30保管期限鉴定销毁有章可循壹鉴定工作组司法行政机关代表、公证协会代表、公证机构负责人、档案工作人员共同组成，定期开展鉴定。贰销毁执行无保存价值方可销毁，须机械粉碎至信息无法复原，全程留存影像备查。叁正本留存销毁前留公证书正本一份，按年度编号立卷，连同公证登记簿、档案登记簿永久保管。卷宗可销毁，证明可追溯。25/30期满档案处置利用与数字化档案的价值，在于被规范地利用05分级利用权限要分清壹内部人员履行审批登记手续，未经许可不得带离指定区域。贰外部主体司法行政机关、公证协会——登记即可其他公证机构——出具用函件并登记纪检监察、审判、检察、公安、国安——出示工作函并登记肆其他单位与个人原则上不得利用；特殊情况报所在地司法行政机关批准。叁当事人申请第一步书面申请函＋

身份证明第二步负责人审批第三步按范围查阅查阅范围：公证书正本、本人提供的证明材料、申请证明的文书档案的价值在规范利用中实现，利用的红线也须人人守住。27/30肆·利用规范电子档案与纸质同效新《办法》设专章确立信息化建设要求·核心结论公证电子档案与传统载体档案具有同等法律效力双形态并存长期共存纸质与电子两种形态将长期共存，法律上无高低之分同步合格新人经手的卷宗须同步合格，不可偏废其一数字化价值节约存储空间海量文书转为结构化数据释放服务动能静态档案变为服务动能，助力减证便民新人提示提前熟悉电子档案管理系统操作规范，让数字卷宗与纸质卷宗同步达标。依据：新《办法》信息化建设专章28/30信息化建设专章