合同档案管理及档案利用管理制度

合同档案管理及档案利用管理制度为规范公司合同档案的全生命周期管理，明确各层级管理责任，提升档案开发利用效率，有效防范经营法律风险，保障公司各项经营活动合法有序开展，维护公司合法权益，本制度适用于公司总部及所有控股子公司、分公司、分支机构，覆盖各类合同从立项、磋商、签署、履行、争议处理到结项终结全流程产生的所有形式合同档案的管理与利用活动。管理机构与岗位职责公司合同档案实行“归口管理、分工负责、谁主办谁负责”的管理原则，公司法务合规部为合同档案的归口管理部门，各业务经办部门为合同档案的收集归档责任部门，公司行政档案管理部负责实体合同档案的仓储保管，各主体各层级岗位职责明确如下：1.法务合规部职责：负责制定、修订并监督落实公司合同档案管理及利用管理制度，统筹全公司合同档案的标准化、规范化管理；负责对各业务部门、子公司的合同档案管理工作进行指导、培训、监督与检查；负责对移交的合同档案进行审核、统一编号、台账录入与入库管理；负责按照审批流程提供合同档案的查询、借阅、复制等利用服务；负责组织开展到期合同档案的鉴定、销毁工作；定期对合同档案管理与利用情况进行统计分析，为公司合同风险防控、经营决策提供数据支持。2.业务经办部门职责：各业务部门须设立专职或兼职合同档案管理员，负责本部门合同档案的日常归集与整理；督促业务主办人员在合同全流程中及时收集各类原始材料，保证归档材料的真实、完整、有效；按照本制度规定的时限整理移交合同档案，配合法务合规部完成档案审核与入库工作；负责本部门合同档案利用需求的初审，出具初审意见；每年年末配合法务合规部完成本部门合同档案的账实核对工作，及时更新合同履行状态信息。3.行政档案管理部职责：负责提供符合档案保管标准的专用档案库房，落实防火、防盗、防潮、防高温等安全保管措施，保障实体合同档案的存储安全；配合法务合规部完成实体档案的出入库登记、上架管理工作；定期对实体档案存放状况进行检查，发现破损、变质等问题及时告知法务合规部进行处理。4.岗位交接要求：负责合同档案管理的岗位人员发生调岗、离职等变动时，必须完成合同档案的交接手续，列出交接档案明细清单，交接双方、监交人员共同签字确认后，方可办理岗位变动手续，严禁未交接就离岗，避免造成档案流失。合同档案的范围界定凡是与合同签订、履行、终结相关的所有原始材料，无论介质形式，均属于合同档案归档范围，具体包括：1.立项磋商阶段材料：合同立项审批表、项目可行性论证报告、对方主体资格证明材料（含营业执照、资质证书、法定代表人身份证明、授权委托书、征信报告、信用查询记录等）、项目尽职调查报告、招投标文件、中标通知书、竞争性谈判文件、磋商谈判记录、会议纪要、意向书、框架协议等前期材料。2.签署生效阶段材料：经正式审批签署的合同正本、副本、补充协议、合同变更协议、合同解除协议，合同所有附件（含技术图纸、技术标准、报价清单、工程量清单、保密协议、履约保函、担保合同、知识产权协议等），内部会签审批单、外部签署授权文件、签署过程见证材料、电子合同原始签署记录等。3.履行过程阶段材料：付款申请单、转账凭证、发票、交货验收记录、阶段性验收报告、最终验收报告、履行过程往来函件（含函告、催告、回复、确认函等）、变更履行沟通记录、会议纪要、备忘录、结算报告、履约完毕确认书等。4.争议处理阶段材料：争议发生后的协商记录、和解协议、调解协议、起诉状、仲裁申请书、答辩状、代理意见、证据材料、法院判决书、调解书、仲裁裁决书、执行裁定书、执行回款凭证、争议终结证明材料等。5.其他与合同相关的材料：凡是对证明合同权利义务、反映合同全流程有保存价值的其他材料，均需纳入归档范围，不得遗漏。无论纸质还是电子形式，无论扫描件还是原始文件，全部需要按要求归档，仅留存于业务人员个人设备、未移交归档的材料，不视为完成归档。收集整理与归档流程收集要求业务主办人员为合同档案收集的第一责任人，对归档材料的真实性、完整性、准确性负责，严禁伪造、篡改、隐匿、销毁合同原始材料。所有归档材料须提供原件，因特殊情况原件由外部单位留存无法移交的，须由业务经办人注明原件存放单位、编号、移交日期，加盖公司公章，经核对无误后，将复印件归档。所有电子材料须留存原始版本，不得仅留存修改后的副本，确保档案可追溯。整理要求业务部门移交归档前，须按照档案规范完成整理：纸质档案须按照立项、签署、履行、争议、结项的顺序排列材料，编写连续页码，填写《合同档案归档目录》，目录须明确标注档案编号、合同编号、合同名称、对方主体名称、合同类型、签署日期、履行期限、材料份数、页码范围、业务经办人、联系电话等信息；纸质档案装订须整齐牢固，采用符合长期保存要求的装订材料，不得使用易锈蚀的钉具，保证档案翻阅安全。电子档案须按照“年份-合同类型-业务部门-合同编号-合同名称”的统一规则命名，原则上归档电子文件采用不可篡改的PDF格式，电子合同须保留原始签署哈希值、第三方平台原始存储记录，不得仅转存为图片格式，保证电子档案的法律效力。归档时限合同档案归档分为阶段性归档和终归档，具体时限要求为：一是合同正式签署生效后，业务部门须在10个工作日内完成签署阶段及前期所有材料的收集整理，移交法务合规部办理阶段性归档；二是合同履行过程中产生的阶段性材料，业务部门须每季度末集中整理一次，于每季度结束后5个工作日内移交法务合规部补充归档，发生重大变更、争议等重大事项的，须在事项办结后5个工作日内完成专项材料移交；三是合同履行完毕、争议终结后，业务部门须在30个工作日内完成所有剩余材料的整理，办理终归档手续，确认全流程材料全部归档完毕。审核入库流程法务合规部收到业务部门移交的档案材料后，须在5个工作日内完成审核，审核内容包括：归档材料是否齐全完整，是否遗漏核心原始材料；整理格式是否符合规范要求；合同编号是否符合公司统一编号规则；归档材料是否真实有效，不存在伪造篡改。审核合格的档案，由法务合规部统一编制档案管理编号，录入公司统一的合同档案管理台账，办理入库手续；审核不合格的，一次性告知需要补正的内容，退回业务部门限期10个工作日内补正后重新移交。台账管理要求法务合规部须建立全公司统一的合同档案电子台账，台账须包含档案管理编号、合同编号、合同名称、对方当事人、合同类型、标的金额、签署日期、履行期限、履行状态、归档日期、存储位置（实体档案库柜号、电子档案存储路径）、业务部门、经办人、备注等核心信息，保证台账信息可检索、可核对。法务合规部每季度更新一次台账信息，每年年末组织一次全公司合同档案账实核对，将台账信息与实体档案、电子档案逐一核对，保证账实一致、信息准确，同时与财务部门核对合同收付款情况，更新合同履行状态。合同档案保管规范实体档案保管实体合同档案统一存入公司专用档案库房，档案库房须符合国家档案保管标准，配备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防高温、防有害气体的设施设备，库房内安装24小时监控，做好温湿度记录，库房温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%。法务合规部每季度组织一次实体档案安全检查，检查档案存放状况、库房设施运行情况，发现纸张破损、字迹褪色、霉变等问题，及时进行修复、复制，保证档案内容完整可读。实体档案按照档案编号分类上架，排列有序，标注清晰，便于快速调取，永久保管档案与定期保管档案分区存放。电子档案保管电子合同档案统一存储在公司加密的合同档案管理系统，实行分级权限管理，定期进行数据备份，备份采用本地服务器备份加异地云端备份的双重备份模式，每年至少进行一次备份数据完整性校验，防止数据丢失、损坏。电子档案的元数据、原始签署信息须一并归档保存，保证电子档案的可追溯性、不可篡改性。涉及国家秘密、公司商业秘密的涉密合同档案，严格按照公司保密管理制度进行保管，涉密电子档案不得存储在连接互联网的设备上，涉密实体档案单独存放，仅限授权人员接触，严禁违规复制、传播。日常保管要求任何人员不得擅自将合同档案带离规定存储场所，因特殊原因借出的档案，借阅人须妥善保管，不得涂改、勾画、抽换、转借、损坏档案，到期及时归还，档案管理员归还时须检查档案完好性，确认无误后重新入库。公司发生分立、合并、部门调整撤销等变动时，未归档及正在履行的合同档案须及时移交至承接对应职能的部门，报送法务合规部更新台账信息，不得随意处置或者带走档案。合同档案利用管理利用范围与原则公司各部门、各分支机构因工作需要，符合审批要求的，可以申请利用合同档案，合法利用范围包括：业务开展参考、合规检查、内部审计、监察核查、争议处理、资质申报、项目尽调、投融资决策、制度修订、风险防控等。合同档案利用遵循“依法合规、按需服务、分级审批、保障安全”的原则，既保障正常工作需求，又严防档案信息泄露、档案损毁。利用分级审批流程根据利用需求、档案密级的不同，实行分级审批：1.本业务部门合同档案利用：利用人填写《合同档案利用申请表》，注明利用人姓名、部门、利用事由、利用方式、需要利用的合同信息，经本部门负责人审批同意后，即可提交法务合规部申请调取。2.跨部门、跨子公司合同档案利用：除利用人所在部门负责人审批同意外，还须经档案归属的业务部门、子公司负责人审批同意，方可提交法务合规部申请调取。3.涉及公司商业秘密、重大投融资项目、股权变更、土地房产产权、核心技术合作的密级档案利用：除上述审批外，还须经法务合规部负责人、公司分管副总经理审批同意，方可调取。4.对外提供合同档案：因政府监管检查、中介机构审计尽调、司法机关调查等需要对外提供合同档案的，除完成上述对应层级审批外，还须经公司总经理、董事长审批同意，对外提供前须要求接收方签订保密协议，明确保密责任，对外原则上仅提供加盖档案专用章的复印件，注明仅限特定事项使用，不得提供原件，特殊情况确需提供原件的，须经董事长签字批准，办理原件借出登记，使用完毕后立即归还。利用方式与管理要求合同档案利用分为现场查阅、复制、借出原件、在线查阅四种方式，不同方式的管理要求如下：1.现场查阅：一般利用需求均采用现场查阅方式，利用人在法务合规部指定场所查阅档案，不得带离指定场所，未经批准不得擅自拍照、抄录，经批准可以摘抄相关内容。2.复制：经审批同意需要复制档案的，由法务合规部档案管理员负责复制，复制件加盖公司合同档案专用章后方可生效，未经批准不得擅自复制档案内容。3.借出原件：仅限仲裁诉讼、重大监管检查等特殊情况需要借出原件的，经对应层级审批后办理借出登记，借出期限最长不得超过15天，特殊情况需要延期的，须办理续借手续，到期必须归还，借出期间借阅人承担档案保管责任，不得转借他人，不得用于审批以外的用途，归还时档案管理员核对档案完整性，确认无误后入库。4.在线查阅：已完成数字化的合同档案，授权人员可以在权限范围内通过合同档案管理系统在线查阅，系统自动记录查阅日志，留存查阅人、查阅时间、查阅内容等信息，便于追溯。利用禁止性规定任何单位和个人不得有下列违规利用行为：未经审批擅自查阅、复制、借出合同档案；擅自涂改、勾画、抽换、毁损、变造合同档案；擅自摘抄、复制、传播、泄露合同档案涉及的商业秘密、技术秘密；擅自将合同档案带出指定存储场所；擅自向公司外单位或个人提供合同档案；利用合同档案从事损害公司利益的活动。档案开发利用要求法务合规部主动做好合同档案的开发利用服务，定期对合同档案进行分类统计分析，按照合同类型、行业、履行情况、争议发生率、风险点等维度进行梳理，编制合同档案检索目录、风险分析报告，为公司业务部门开展同类项目谈判、合同风险防控提供参考，为公司管理层经营决策提供数据支持。针对重大项目、投融资活动，提前整理历史同类项目合同档案，主动提供给项目团队，提升项目推进效率，充分发挥合同档案的业务支撑价值。档案鉴定与销毁合同档案保管期限分为永久、30年、10年三类，具体划分标准为：涉及公司产权、股权、重大投融资、土地房产、重大基础设施建设、对公司有长期重大影响的合作项目、重大争议处理的合同档案，保管期限为永久；一般性经营合同、履行期限超过5年的合同、一般争议处理的合同档案，保管期限为30年；短期履行、标的金额较小、无潜在争议的一般性业务合同档案，保管期限为10年。保管期限从合同履行终结、争议终结的次年1月1日起计算。保管期限到期的合同档案，由法务合规部组织鉴定工作，鉴定小组由法务合规部、业务部门、审计监察部、保密管理部、行政档案部共同组成，对到期档案的保存价值进行重新鉴定，鉴定后认为仍有保存价值的档案，重新确定保管期限，继续保管；确定无保存价值的档案，编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、形成时间，报送总经理办公会审批同意后，方可销毁。销毁档案须严格执行监销制度，销毁实体档案须安排至少两名监销人员，采用粉碎方式销毁，不得随意丢弃或者卖给废品回收机构，销毁电子档案须彻底清除所有存储介质中的数据，涉密档案销毁按照国家保密规定执行，监销人员须在销毁清册上签字确认，销毁清册永久留存。任何个人不得擅自销毁合同档案。监督考核与责任追究法务合规部每半年组织一次全公司合同档案管理工作检查，检查内容包括归档及时性、材料完整性、保管规范性、利用合规性，检查结果在全公司通报，对存在的问题下达整改通知书，限期整