交接与台账登记标准作业卡V1.0-090308

交接与台账登记标准作业卡摘要本文对交接与台账登记标准作业卡涉及的台账与登记质量的目的、值守单元与责任区的界定、交接缺签带来的责任不清、交接记录的栏目与填写要求、生效衔接与过渡期安排等事项作出规定，明确了相应的适用范围、职责分工、处理要求与记录口径。关键词：台账；归口部门；班次；值守岗；清点；排班表目次一、目的二、术语定义三、流程步骤四、管理要求五、检查与考核六、记录与表单一、目的（一）台账与登记质量的目的一、本部分从记录质量角度补充管理目的。台账要解决的是每个管理动作事后能被核对，通过统一表式、统一登记要素、统一签认与留存期限，使巡查、清点、核对、审批各动作都落在同一套簿册与电子记录口径上。二、本机构坚持按单据流转、按班次登记、按周期核对，不以口头交代和个人记忆代替台账，不允许同一事项在不同环节出现两套说法。三、登记要素的必填项与选填项由记录与表单部分逐项列出，留存期限档位由本机构按核对需要自设。（二）未了事项逐条转登与跟办的目的一、本节界定交接中未了事项逐条转登的目的。班次结束时仍未关闭的事项如果只靠口头交代，下一班无从接续，也无从核对是否办过，逐条转登是让事项从个人记忆里转成台账上有编号、有承接岗位的条目。二、本作业卡只管转登与跟办口径：事项按原编号继续，注明本班进展与下一步动作，接入方在对应栏确认；本作业卡不判断事项该不该办、办到什么程度，涉及专业处置的按本机构已有规定执行。三、转登范围与核对频次由本机构按班次结构自设，长期未关闭的事项按周期汇总后回到归口岗位核查，不因换班而重新起头。（三）多岗共写记录时栏位归属的目的一、本节界定多岗位共写同一份记录时栏位归属的目的。一份交接记录常被值守、物资、引导等不同岗位同时填写，若不事先划清谁写哪一栏、谁在哪一栏签认，记录会出现两处重复填写而某一处无人负责的情况。二、本作业卡以栏位归属换取责任归属：每一栏有固定填写岗位与签认岗位，跨栏事项由相邻岗位在签认时当面澄清并留注，不在他人栏内代写；本作业卡不规定栏内所涉内容的专业判断，相关内容按本机构已有口径执行。三、栏位划分随岗位结构确定，岗位合并或拆分时同步调整表式并保留历史条目的原归属，调整动线按记录与表单部分办理。（四）台账条目作为交接完备性凭据的目的一、为加强班次交替时台账条目的不遗漏管控，本节以交接完备性核验为直接目标。交出方在离岗前须将在册未关闭条目与交接清单逐项比对，接入方按台账编号逐条确认承接，两处数目不一致时当场回溯差异所在，以台账为索引而非凭个人记忆判定已转与未转的边界。二、本作业卡只管条目数量与编号的可追溯关系，不涉及条目内容的合规评定与专业处置判断，涉及器械实物状态、物资效期等事项由对应条线按其口径另行核验，本作业卡不作背书。三、比对频次与差异处理的时限由本机构按班次结构自设，核验结果随双方签认一并记入台账，差异回溯未关闭的条目不得在下一班次交接前强行关闭。（五）交接与登记必须对得上的意图一、本作业卡把交接动作与登记动作绑成同一次操作，交出方在交接时逐项点对台账条目，接入方在同一张记录上确认点交结果，双方签认的时点与条目编号一并留存，避免出现交接已经完成而台账仍为空白、或条目仍挂在原班次名下的情况。二、本作业卡只管交接与登记对得上，不管单据内容是否合规、物品是否可用，这类核对属于管理检查与专业评价，按各自文件另行执行。三、台账条目与交接记录的对应关系以签认时点为准，事后补记须注明补记原因与实际交接时点，核对频次与留存期限按本机构自设档位执行，班次结构特殊的机构可调整分册方式，但不得取消逐条点对的签认动作。（六）台账分册与条目定位的目的一、本节界定台账分册与条目编号的目的。登记动作产生之后，需要让任一事项能在有限步骤内定位到具体的册与条目，避免同一事项在不同分册重复出现或两处都查不到，分册规则因此以可定位与可核对为目标。二、本节只管册的划分与条目的指向，不评价记录内容的专业含义；分册口径变更时须保留新旧条目的对应关系，历史条目不因换册而消失，也不因合并而改写原登记时间。三、分册维度、编号方式与留存安排由本机构按登记量与核对需要自设，本文件只保证同一事项在任一册中只留一条有效记录。二、术语定义术语释义交接班的界定一、交接班指前后两个班次的值守岗就台账记载、待办事项与物品数量当面核对并双方签认的环节。核对以台账为准，不以口头陈述作为完成交接的依据。二、交接的完成时点以双方签注时间为准，未签注视为交接未成立，其间出现的问题按上一班责任口径处理。三、本制度规定的交接仅覆盖管理事项与登记状态的移交，其他事项按本机构已有口径另行安排，不属本术语范围。台账与登记要素的界定一、台账指按事项逐笔登记并可供核对的簿册与电子记录的总称。登记要素指每一条台账记录必须写明的岗位、时间、事项、处理状态与签认人五项内容，缺项即为登记不完整。二、同一条记录在纸质与电子两种载体并存时，以归口部门确认的那一份为核对基准，另一份作副本留存，两份不一致按异常上报口径处理。三、本制度所称台账不含财务账务口径的簿册，账务记录另有归口与留存规则，本文件不涉及。值守单元与责任区的界定一、值守单元指按班次连续看管的一段范围与其对应岗位的合称，是排班、交接与核对的计位单位；责任区指由一个值守单元固定的具体部位清单，两者的差别在于前者含时段安排，后者只含空间归属。二、一个值守单元对应一张责任区清单，清单调整由归口部门确认后在台账标注启用日期，同一部位同时出现在两张清单内时按就近岗位认定并在附注中列明，认定结果供交接核对使用。三、本术语不含按项目临时组成的协作组，该组的看管范围在专项安排中另行规定，本制度不为其设统一称呼，也不按值守单元计位。回执与签收两词的界定一、回执指接收方就单据收到情况签回的联次，只载明收到日期与签收人，不承载对单据内容的判断，也不要求转录处理意见；签收指接收岗位在本机构台账上确认条目已到手并落笔签注的动作。二、两者的差别在于回执随单据返还发出方，签收只留在本机构记录内，回执未回而台账已签收的条目按待核状态处理，不得计为已回收，待核期间不进入发放与流转范围。三、本术语不涉及承接方对事项的处理结果，处理结果另按承接条线口径记录并在其文件内留存，本制度不引用其表述也不以回执代替。状态标识与在位核对的界定一、状态标识指附着在条目或实物上、说明其处于在用、封存或待核三种情形之一的字样与编号载体，标识用词限于这三类，自造字样或简称视为无效标识，无效标识不计入核对通过项。二、在位核对指确认标识是否附着于对应实物且字迹可读，不看实物内部状态也不评其性能，发现标识缺失或字迹模糊按异常上报口径处理，本班次不得自行补贴或改写。三、本术语与台账中的状态栏一一对应，栏内取值与标识用词不一致时以台账记载为准并限期改挂标识，改挂时间与经办岗位续登在原条目之后。（一）台账登记常见问答一、问：当班忘记登记，能否在下一班补写。答：可以补记但须标注补记时间与原因，补记条目在原序号后续登，不得覆盖他人已签认的记录，补记次数纳入周期核对。二、问：纸质与电子两份记录不一致以哪份为准。答：以归口部门在表式附注中确认的那一份为核对基准，另一份作副本，不一致按异常上报口径处理，不由两岗各留各的版本。三、问：栏目不够用能否自行加栏。答：不能。栏目增删须经归口部门确认并更新版本与启用日期，旧版表格用完整册归档，不得跨版本混用。三、流程步骤以现场逐件清点为主的交接方式一、柜位或存放点物品数量需要逐件确认的单元，交接双方提前十五分钟到岗后先现场逐件清点，清点结果当场写入交接记录，台账续登在清点完成后进行，不得先登后清。二、逐件清点以件数与状态标识为限，不核对物品内部内容，发现标识缺失或字迹不清按异常上报口径处理，本班次不得自行补贴或改写标识。三、清点与台账出现差额时，差额件单独列出并在下一班复核，复核结论未出前该件不纳入发放与流转范围，标注与复核时间在记录中续写。↓班次调整与顶替的审批要求一、班次临时对替、加开与合并由当事人提出，按值守岗负责人与科室负责人两级审定后生效，审定结果在排班表原格续登，不覆盖原记录，以便事后核对调整轨迹。二、当日临时顶替须同时确认顶替岗位已具备本单元的交接条件，未完成交接条件确认的顶替不得进入排班表，改由值守岗负责人另行安排。三、一个月内同一岗位连续调整达到三次时，由值守岗负责人汇总调整原因报归口部门，归口部门据此评估班次结构是否需修订，评估结论记入管理检查台账。↓排班表编制与公示的时限要求一、排班表由值守岗负责人按班次结构编制，编制完成后应在生效前两个自然周公示到各岗位与相关协作单元，公示方式为岗位可见的固定张贴位置与电子台账同步发布，两种载体内容须一致。二、公示期内收到的岗位冲突由编制人协调并重新公示，重新公示仍须满足同一提前期，不得以临时通知替代公示。三、未经公示的排班表不得作为交接班核对与考核的依据；公示起始日以张贴与发布中较早的一个登记在台账上，登记人与时间须可追溯。↓班次覆盖与交接前提要求一、每个班次开始时必须有已签认的交接记录在场，无上一班签认记录的，本班不得单独开始台账核对，由值守岗负责人先组织补行核对并登记补行原因。二、岗位在班次内临时离岗超过半小时的，须在台账标注离岗时段与代行岗位，代行岗位对其代行时段内的登记完整性负责，责任不回流到离岗人。三、班次覆盖情况按周期汇总，出现连续两轮以上无签认记录的情况时，作为考核事项列入通报，不以事后补签消除缺项，补签一律单独标注补签时间。↓库存台账与实物核对周期一、台账与实物的核对按每周一次执行，核对范围为全部在账条目，核对结果分为相符、数量不符与状态标识不符三类，逐类统计并记入核对台账，不在账面直接改数。二、数量不符时先冻结该条目的出库，按差异口径上报并查找原因，原因确认前不得以调整记录抹平差额，调整须在原因确认后由值守岗负责人签批。三、核对时发现效期信息与临期清单不一致，一并列入异常处理，不分别按两套口径走两套流程，以保证同一条目在一次核对内处理完毕。↓记录与台账的留存期限一、运行记录与台账按一年留存备查，留存起算日以该条目最后一次登记或签认时间为准，跨年度连续的簿册按簿册末页时间整体起算，不留两套口径。二、留存期内不得抽页、不得涂改，需要更正的按更正方式在原处划线保留原记录并由更正人签注，签注内容包括更正时间与理由，不得以覆盖方式消除痕迹。三、留存期届满的处置由归口部门统一组织，处置清册与经办签署一并留存，任何岗位不得自行销毁，自行销毁的记录在考核中按缺项处理并追责任岗位。四、管理要求（一）交接缺签带来的责任不清一、交接最常见的管理风险是记录已写而签认缺失，一旦后续发现台账缺项，无法判定责任落在哪一班，只能整段回溯，回溯成本按班次数量放大。二、防范方式是把签认当作交接成立的时点对待，未签认不开始新的登记，接班人以不签认作为核对未完成的手段，而不是先签后补。三、周期核对时把缺签条目单列统计，缺签不事后补签消除，补签一律标注补签时间，连续两轮出现同类缺签的岗位列入考核通报，通报口径由归口部门统一，不由单元自行掌握。（二）探访时段公布与执行要求一、住院区探访按每日两小时对外公布，公布方式为入口标识与登记处口头答复一致，两者不一致时以标识为准并限期修订答复口径。二、时段外的到访由值守岗登记到访人、事由与等待方式，是否允许临时进入按本机构既有口径由对应岗位判断，本制度只要求登记与交接，不规定判断标准。三、探访时段档位每年评估一次，评估依据为外来人员总量与登记核对情况，评估结论进入制度修订说明，未走完评估程序前不得擅自改档。（三）卷宗完整性检查与抽检比例一、卷宗归档前由归档管理员逐卷核对形式要素，归档后按两成抽检已完成检查的卷宗，抽检只核对检查记录是否存在、结论是否明确、补正是否复验三项。二、抽检发现检查结论缺失的卷宗，退回原检查人补做并重新登记时间，补做记录单独标注，不与原检查记录混写，标注件数计入周期考核基数。三、本制度不审查卷宗内的专业记载，检查与抽检均限于手续与形式，涉及内容问题一律登记后转交对应条线，转交时间与承接人在台账续写。（四）卷宗保存年限的分档标注一、卷宗的保存期限按三十年期档分档标注，标注在归档完成时一并写入台账，标注内容由归档管理员负责，分档口径变更须经归口部门确认并在表式附注中同步更新。二、到期卷宗由归档管理员按批次列出清册报归口部门，报前不得自行处置，处置方式与经办签署由归口部门确定并在清册后续登，形成一物一条完整轨迹。三、分档只决定保存时长与清册方式，不决定卷宗的查阅权限，查阅仍按借阅审批层级办理，两套口径分别登记、互不替代，不得以保存年限为由拒绝合规借阅。（五）物资入库与验收登记要求一、物资到达后由保管岗按单据逐项核对品名、数量、批次与效期，核对结果当日登记入台账，核对不符的项目单独列出并通知采购承接人，不得整批拒收也不得整批入账。二、验收登记以实物与单据相符为通过条件，相符即入账，不相符按差异口径处理，本制度不设自设的免检情形，任何免检要求须由归口部门确认后写入表式附注。三、入库记录须与领用出库记录同册续登，便于按周期核对余额，跨册记录在核对时由归口部门并列比对，比对结果记入管理检查台账。（六）效期登记与临期清单维护一、每一批次入库时登记效期，距效期不足九十天的批次列入临期清单，清单按周更新并向领用单元发布，发布方式为台账公示与单据提醒并行，两种方式的发布时间须在同一天。二、临期清单内的条目在出库时优先安排，优先规则只看登记时间先后与批次标注，不涉及任何用途判断，出库签认人在签认时核对是否按优先顺序发放。三、超过效期未处理的条目由保管岗单独封存登记，封存动作与登记时限见封存要求，清单中不得长期挂账而不作状态标注，标注缺失列入周期考核。五、检查与考核检查项检查与考核要求台账完整性的周期核对一、归口部门按每季度一次核对各类台账的登记完整性，核对项为必填要素是否齐全、签认是否连续、异常是否按口径上报三项，三项均符合才计为合格。二、核对按台账册次抽样，抽样范围覆盖全部在册类别，某一类别连续两次不合格时对该类别加做全数核对，加做结果单独登记不与抽样混算。三、核对结论在管理检查台账续登，被核对单元签注知悉，拒签时核对人记明情况并附现场记载，记载与结论一并留存供周期考核使用。（一）各类台账表式的统一要求一、全机构使用的运行台账表式由归口部门统一发布，表式栏目至少包括序号、部位、时间、事项、状态与签认人六栏，栏目增删须经归口部门确认，各单元不得自行改版。二、同一事项在两种载体上并存时以确认的那一份为核对基准，另一份作副本，两份内容不一致按异常上报口径处理，核对基准的选定在表式附注中写明，不逐条另定。三、表式版本变更时在首页标注启用日期与版本号，旧版表格用完即归档不再续用，变更记录与新表一并留存，留存期限按一年执行，供事后追溯当时用的是哪一版。（二）交接记录的栏目与填写要求一、交接记录按班填写，一栏一条事项，栏目为事项名称、发现时间、当前状态、接班处置与双方签注五项，一行只写一项，不得把多项合并写在同一行。二、状态栏的取值限于未启动、办理中、待复核与已办结四类，四类之外的表述不得使用，遇到无法归类的事项在备注栏说明并列入待办，由值守岗负责人确定归类。三、记录不得留空行，未发生事项的栏位写无，签注须本人姓名与时间，他人代签无效，代签条目在周期核对中按未完成处理并追溯代签情况。（三）受理与转办台账的栏目一、受理台账栏目为编号、接待时间、诉求类别、联系方式、承接部门与办理状态六项，编号在本机构内连续使用，同一事项重复来访以原编号续登，续登行注明续登时间与接待人。二、办理状态限于已登记、已转办、已答复与待补充四类，状态变更时间逐次续写，不得只留最后一次状态，也不得以口头告知替代状态登记。三、转办栏须写承接人接洽时间与签收时间，接收方未签收的条目不得转为已转办，台账按周期汇总，汇总以编号为统计单位，供时效考核与清册整理共同使用。（四）出入库与清点记录的表式一、出入库记录按笔登记，栏目为单据编号、品名类别、批次标注、数量、效期与签认层级六项，签认层级栏须写明每一层级的签认人与时间，缺层级不得放行。二、清点记录按位置分栏，位置与件数一一对应，账件不符时在差异栏写明差异件数、涉及位置与最近一次交接记录编号，编号栏不得留空。三、高值耗材按件登记，登记号、批次、存放位置与交接责任岗位四项同条填写，同条缺任一项视为未完成登记，登记号沿用至该件处置完毕，不得中途换号。（五）告知签到表的栏目与代签禁止一、上岗告知签到表按场次填写，栏目为场次日期、讲解人、文本版本号、到场岗位与本人签名五项，版本号须与当期有效文本一致，写旧版本号的行在核对时视为告知未成立，需重新说明。二、签名由本人签署，不得代签，他人代签的行按未告知处理，该岗位在下一次集中说明时补行并加注补行原因与原因类别，加注与原行并列留存。三、签到表与当期讲解材料一并留存，留存期与运行台账取同一档位，纸质表已交归口部门的，原点位不再另存副本，避免同一材料出现两套期限。六、记录与表单表单或记录填写与使用要求现场引导台账的栏目与填写岗位一、现场引导台账按班次成册，栏目定为时段、部位、巡查轮次、发现问题、现场处置与是否上报六栏，由巡查岗当班填写，一轮占一行，不得把三轮情况并写为一行。二、错填时在原字处划线保留可辨字迹，由更正人在栏末签注更正时间与理由，禁止涂黑覆盖，涉及上报情况的更正须先告知归口部门再改，改后附告知时间。三、本台账以纸质件作为核对基准，电子录入次日补登只作检索副本，两套留存期限取同一档，届满处置由归口部门统一组织，各点位不得自行销毁其中任一份。调班与顶替单据的栏位顺序一、调班申请单按三栏顺序填开，先由当事人填原班次、拟调时段与事由，再由承接人签署同意意见，最后由值守岗负责人审定，三栏缺任一栏不得进入排班表，审定栏不得预填。二、时段填错时由审定人在原时段之后另注变更时段并签注日期，不重新开单，原单随台账留存，避免出现两份都有效的调班记载。三、单据以纸质签认为准，电子流程只在纸质件缺失时作过渡依据，纸质件补齐后电子记录须标注失效字样，两套记载不得长期并行且互不引用。（一）未尽事项的临时处理与增补路径一、本制度未作规定而现场必须处理的管理事项，按已有的登记与签认原则先行办理，办理时由值守岗负责人指定承接岗位并在台账单独成条，条目注明属未尽事项并注明依据的原则名称。二、此类条目按季度归集