企业家时间管理讲义(PPT 71页).ppt

1、企业家时间管理,何健博士南京大学商学院,个人简介,学术背景：南京大学管理学博士。南京大学本科毕业留校，曾赴欧留学，获荷兰依拉斯姆斯大学（ErasmusUniversity，简称EUR）经济学硕士，目前任教于南京大学管理学院市场营销系。正攻读南京大学经济学博士后，合作导师为南京大学党委书记、经济学系洪银兴教授。研究领域：服务品牌、品牌管理、服务营销、客户关系管理教学兴趣：品牌营销、市场营销、服务沟通、客户关系管理、商务沟通、时间管理社会兼职：时代光华、金海田、前程无忧（51Job）等培训咨询机构的特聘培训师、咨询顾问；省内外多家企事业单位的管理顾问；中国管理研究国际学会(IACMR）会员等。,空

2、杯状态用心投入实践运用,对学员的期望,课前热身,选组长，他应该热心、勤快积极组织讨论，带领大家参与活动命名本组,让我们一起来约定,我们都是朋友，大家彼此尊重；请你参与时，一定要主动、发挥你的最大潜力人人参与，允许有不同观点，每个人代表团队发言至少2次不要提前阅读后面内容，循序渐进地学习小组研讨、个人发言时请注意时间限制请把手机调至静音档，保证课程连续进行；不管是谁，如手机每响起一次，请您为大家即兴表演1个节目！,课程目标,学会把握重点，合理安排时间掌握个人时间管理中的常用技巧培养个人时间管理中的重要习惯，成为高效能人士,提纲,第一讲时间管理为何重要第二讲理念篇：时间管理优先矩阵第三讲应用篇：企

3、业家时间管理技巧第四讲综合案例研讨,任何人都没有足够的时间，然而每一个人又拥有自己的全部时间,著名的“时间悖论”,第一讲时间管理为何重要,时间为什么重要为什么要学习时间管理,时间为什么重要,时间是一种稀缺资源时间能停止吗？时间能转让吗？时间能增加吗？请问：时间能节约吗？浪费时间的根本原因在哪？严总的时间为什么不够用？,浪费自己的时间等于慢性自杀浪费别人的时间等于谋财害命,为什么要学习时间管理？,光忙是不够的，问题是你在忙着干什么。关键在于如何合理安排时间时间需要管理！时间管理：在日常生活中运用特定的工作技巧合理安排和管理自己的日常事务，以有效的利用可支配时间。,时间管理的目的：追求效能！什么是

4、效能？伊索寓言故事农夫、鹅、金蛋,关于效能（Stephen，2008）,产出（Production）希望获得的结果,产能（ProductionCapability）达到目标的资产或本领,效能（Effectiveness）产出和产能的平衡,=,+,效能的定义,赢得时间，就可以赢得一切！做一个高效能人士，活出你自己！,启示,提纲,第一讲时间管理为何重要第二讲理念篇：时间管理优先矩阵第三讲应用篇：企业家时间管理技巧第四讲综合案例研讨,一、新一代时间管理法二、如何设定优先顺序三、如何进行个人时间管理,时间管理优先矩阵,四代时间管理思想的演变“新”在何处？全新理念不是管理时间，而是管理自己！遵循“自然法

5、则”“农场定律”：你今天所做的，是为了将来注重生命的和谐、强调生活的平衡故事反思：某房产企业的“夜总会”,一、新一代时间管理法,高效能人士的七个习惯之三要事第一：自我管理的原则（StephenR.Covey，2002）PutFirstThingsFirst,成功的共性：掌握重点(fromE.M.Gray,TheCommonDenominatorofSuccess)勤奋，运气或灵活的手段固然重要，却非关键；惟有掌握重点才是成功不二的法则辨别事情的轻重缓急，急所当急，充分授权，是个人管理的钥匙,源自于艾森豪威尔的决策方式，也被称为“艾森豪威尔原理”。对于工作的两种划分按工作的紧急程度划分-紧急、不

6、紧急按工作的重要程度划分-重要、不重要,新工具：时间管理优先矩阵,课堂演练（注意：讨论时间为8分钟）什么是你的重要事情？,请您在练习纸上写下您的观点：在生活中，有哪件事，你经常做的话对你个人的生活会产生积极、重大的影响，可是你却迟迟没有去做？在事业上，有哪件事同样如此？请与您身边的团队伙伴分享，并总结出团队的共识。,紧急,不紧急,重要,不重要,时间管理优先矩阵,紧急,不紧急,重要,不重要,从容人,懒人,无用人,不同类型的人与工作,压力人,葵花宝典ForYou！,“要事第一”：根据第二类工作，制订工作目标、计划优先管理：80%的时间做重要事情努力减少既重要又紧急的工作；直接、马上处理紧急事务；严

7、格控制花在不重要事务上的时间，即使它们很紧急。（请老婆或老公、好友监督，经济约束、肉体惩罚）摸球游戏：谁的掌控力最大？,新一代时间管理法的特点,注重单位时间的价值（第一、二象限），而非单位时间的效率超越时空：今天要管理明天的时间（第二象限）以人为本的时间观：与人的价值观统一针对个人的，而非针对时间！,管理时间等于管理你自己,二、如何设定优先顺序,为什么要设定优先顺序？做重要、必要的事情每一次集中一件事情做时间管理中的重要工具：帕雷托法则,帕雷托法则（ParetoPrinciple）,“80%的价值来自20%的因子；其余20%的价值来自80%的因子。”维弗列度帕雷托（意大利经济学家、社会学家）最

8、早由帕雷托提出，后被广泛称为80/20法则：“在一个特定的组群或团体内，一个较小的部分比相对的大部分具有更大的价值。此原则决定事情的重要程度。,举例：80/20法则在工作中,产出：80的结果来自投入的20的时间项目：80的价值集中在20的项目上销售：80的销售额是来自20的客户管理：80的工作失误来自20的管理不当请假：80的病假来自20的员工,优先管理五步骤prioritymanagement如何按照优先顺序原则管理个人时间,参照你的使命宣言、目标规划时间把每天要做的事情列一份清单把它们准确排到时间管理矩阵里先分出“重要”和“不重要”，然后再分出“紧急”和“不紧急”确定优先次序，从最重要的开

9、始做！应对那些不重要的事说“不”注意：重要性、相对性原则追踪与反省：每天这么做！,案例研讨：肖总的一天,肖总是某大型集团公司销售部门的总经理，一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、与集团财务总经理商讨出差补贴制度、与行政部门经理闲聊、向集团分管副总汇报工作、解决某下属的奖金问题、下属汇报工作、撰写招聘计划、处理顾客投诉、在跑步机上运动1小时等请按照优先顺序原则，把这些工作事项填写到时间管理优先矩阵中,三、如何高效地计划时间管理优先矩阵的应用,独立意志是“高效”的先决条件，它是一种内在的自制力，自制力持久的欲望坚决的执行StephenCovey故事反思：散步与黑熊、地图与地面秘诀：针对个人全部时

10、间，制定计划！,一致平衡有重心重人性能变通携带方便考你一下：什么是“经济适用男”？,管理时间等于管理你自己,个人时间管理准则,时间管理的工具,行事历与甘特表效率手册、日程表年历、月历、日历商务通、订房卡、名片夹闹钟、便条、备忘录、通讯簿手机（黑莓）、电脑、商务通其它工具：工作清单、邮箱提醒和项目计划软件等,计划从何开始规划使命与目标,使命宣言,角色,目标,角色,目标,计划,授权,行事历,2、规划每周目标,1、规划长期目标,明确使命确定角色选择目标安排进度逐日调整改编自高效能人士的7个习惯，中国青年出版社，2008,计划的流程自我管理五步骤,下面我们举例看计划如何执行，也即在操作层面上，每周、每

11、日应如何计划。,个人发展,丈夫父亲,分公司领导,人事领导,如何做有效的每日计划5步骤,回顾你的个人使命、价值观及目标列出你每天的任务，并估计完成的时间将每天工作内容列入此表，具体做法是分析每项工作的性质，排出优先次序按照优先顺序安排日程，一定要“过滤”，并积极授权（给下属或同事）预测可能的障碍，留出缓冲时间给未预见的事情数字游戏7追踪与反省,举例：每日时间记录（总经理版）日期：,赠言,PlanYourWork,WorkYourPlan计划你的工作，工作你的计划Failuretoplan，istheplanforfailure!计划失败了，就是计划着失败！,提纲,第一讲时间管理为何重要第二讲理念

12、篇：时间管理优先矩阵第三讲应用篇：企业家时间管理技巧第四讲综合案例研讨,时间管理中的常见误区,面面俱到都想做好完美主义都想做完平均分配时间和精力敬畏时间重形式不重实质，岁月不饶人、时间是最好的试金石、消极等候、磨洋工与时间赛跑视时间为敌人，重效率不重效能忘记时间享受每一天工作狂视时间为奴隶,提高效率的三原则,美国的管理学家唐纳德伯纳姆在他的名著提高生产效率中提出了提高效率的三原则，即当你处理任何工作时都必须自问：能不能取消它？能不能与别的工作合并？能不能用简单方便的东西代替它？,企业家最需要重视的五个方面,会议如何掌控会议来客如何应对不速之客拖延如何应对“最后一天出工”授权如何减少“事必躬亲”

13、猴子管理法为什么主管没时间，部属没事做？,一、会议如何掌控会议？,会议管理的5项基本原则时间管理角度能不开的会议尽量不开！最短的时间内达到开会的目的！遵守时间：准时开始与结束控制时间：及时中止冗长发言利用时间：适时总结、做记录,计划是否需要开会,什么情况下才开会？需听取多方意见，获得支持需听取不同意见，达成共识内容复杂但需所有人理解激励士气汇报项目进展，协调多方行动,什么情况下不必开会？传递普通信息已有例会未准备妥当或重要人士无法到场可能只有争吵、没有结果的会议,会议中如何掌控会议,人人遵守时间：按时到达、准时开始正式开始前，介绍与会者，说明会议规则，如不抽烟、关机、不随意走动；介绍会议的议程

14、指定专职记录员，或请参会人控制时间；安放闹钟于大会显眼处，并定时于结束前10分钟会议中如等候迟到者，则等于惩罚准时者刘墉的故事不要令与会者太过舒服，如座椅、互动、暗示结束、提醒瞌睡者与开小差者、瓦解“小会”。超过1.5小时安排中间短暂休息心理学发现控制每个人的发言时间避免受电话或访客之干扰：当机立断地处理根据实际需要，可让部分与会者只参加会议的一部分。,二、来客如何应对不速之客？,谁可能是不速之客Drop-inVisitors：下属、同事、客户、上司、推销员、老乡、老同学、家人等如何界定：不重要事项、计划之外,自定场景、现场模拟演员：比如（职场）死缠烂打的推销员、左推右挡的经理；或（生活）老同

15、学突访演练重点：语言、非语言展示（身体、语调/音调、物体操作）要求演员：自然、投入、忘“他”观察员：技巧与不足。用心观察、细心体会；提炼要点、总结不足与技巧/经验,角色扮演,将日程决定权发放至秘书设定固定的接待时间，如CEO接待日隐蔽办公室、把办公桌放到无法看到的位置设法在办公室外接见站立式会客，保持站姿准备无靠背坐椅（如方凳等久坐不舒适）限时、秘书提醒下面安排对于一般人，可授权下属处理定期见面，或亲自去同事、员工的办公室关门在每个工作日设定安静时段,应对技巧,沟通技巧分享,“哦现在时间真不巧，我正要去做你找我什么事呢？（还记得吗？永远有更重要的事待办）评：待对方回答后，便可决定到底要处理，还

16、是另订时间再谈。在大多数情况下，对方都会自动放弃，或改长话为短说。而如果事情真的急迫，你们之间的对话也会立刻进入正题。在开始谈话时，先限时。可以用正式或较随意的方式表示？如“再八分钟我就要去，这样的时间够我们讨论吗？”当其他人进来，又不知该如何打住时，可以做个结语：“好的，我们是不是可以这样你负责，我负责，还有别的吗？”如果仍然不行，可以接着说“真抱歉，我现在还有另一件事要做（不管它是什么）。同时，慢慢起身（或迅速瞄一下表等），做结束谈话的较明显暗示。,三、拖延如何处理“最后一天出工”现象,拖延的害处重要不紧急，会逐步演变成“重要紧急”紧急不重要的小事，会影响重要的事情久而久之，养成恶习！自知

17、却无法自拔。,处理拖延的理念与原则,建立自信：跟自己说“我一定可以做到”时刻提醒自己：时间就是金钱、事情很重要。否则，“后果很严重，黎叔很生气！”马上做或马上交代下属去做每次只处理一项工作有充分的准备，才会把事情做好,如何应对拖延5步骤,寻动力：找出与自己相关的地方，即对自己好在哪里，写下来，挂于醒目处立目标：完成标准、完成期限分阶段：把工作分成若干部分，逐一订出工作时间，逐一制定完工期限（限时制），建议制定一个较近的完工期限！聚全力：集中时间，全力克服！勤奖励：阶段性、整体按时完成后，自我奖励一下,四、授权如何减少“事必躬亲”？,什么是授权“将管理者的部分职责转移至下属，并授予相对应的权限，

18、同时管理者保留并承担其管理行为责任”,职责的委派,权利的委任,责任的建立,授权的过程,不会授权的管理者不是一个好的管理者授权代表的是一个团队的成长，而非个人的成长；它使每一个人感受到重视和信赖，增加了活力，增强了团队的责任心和参与感，因而它是一个团队走向成功之途！故事：母亲、小儿子与将军,管理者必须授权！,何时授权,管理者过忙、业务太多时、管理者不在现场时、紧急情况时蜀中无大将，廖化作先锋为什么诸葛亮鞠躬尽瘁，蜀国第一个灭亡？如果想培养接班人，也可以在商量的基础上委让相应的权限在完成特定任务后，向下一目标挑战时,授权技巧练习哪些事情可以授权？,小结管理者亲自履行的工作管理者必须亲自履行，但可借

19、助部属帮忙管理者可以履行，但部属若有机会也可代行必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助必须由部属履行,授权的态度,放手显示信任艾森豪威尔“我只管3个人”麦蒙马、为何签两个名虽犯错，仍支持龙永图与大大咧咧的秘书、楚庄王与廷理获取承诺,五、猴子管理法,别让猴子跳回背上为什么主管没时间，部属没事做？20012003年大陆最佳畅销商业书籍之一英文标题：MonkeyBusiness：Areyoucontrollingeventsorareeventscontrollingyou?哈佛商业评论应读者要求再次转载最多的文章作者：（美）威廉奥肯三世,什么是猴子？,“双方谈话结束后的下一个步骤”解决问题、进行项目计划或投入计划的下一个步骤、下一个措施、下一个行动、下一个任务猴子的两边：一方负责解决问题，另一方负责监督谁有猴子？谁要展开下一步？展开下一个步骤的人就有猴子。,情景案例讨论,猴子在谁的背上？谁在督导谁？或谁在为谁工作？谁是上级？谁是下属？,请看他的行动,分别召见四位下属，每次拿出一只猴子，共同为下属制定下一步的行动；如当时仍无法确定，就告诉他自己没时间专门处理他的事情，请他写个报告，约定时间再讨论；每次谈话时强调，采取下一步行动的绝不会是我，而是你！即便是我