某集团综合管理信息系统建设项目培训讲义-总账管理

1、中煤集团综合管理信息系统建设项目培训讲义-总账管理,版本日期：2010年10月,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,培训课程目标,培训对象财务管理人员财务业务人员这个培训课程将帮助培训参与者：了解集中财务管理平台总账模块的标准业务流程熟习Oracle系统总账模块的系统操作具备日常总账业务的操作能力和常见问题的解决能力,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙

2、报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,总账模块业务四级流程及各流程相关的系统功能列表如下：,总账模块业务流程概览（1/2）,总账模块业务流程概览（2/2）,业务和运作的转变,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,财务系统概览及总账模块,采购到付款,会计科目供应商客户收付款条款资产类别自动会计规则,统一规范的数据标准,项目会计,库存管理,

3、采购管理,应付账款,销售到现金,财务追溯业务的审计线索,系统集成,内部控制,核算规则,总账管理,固定资产,应收账款,九恒星资金管理,整合和优化的财务、物流流程,OA办公自动化,订单管理,核算的规范化和标准化,现金管理,企业资产管理,流程制造,总账模块基本概念-总账模块,总账模块Oracle总账模块是整个Oracle应用系统的核心模块，是系统内所有财务信息的汇集地，总账模块的基本要素是日记帐。其他子模块内产生的财务业务活动都将最终以日记帐的形式反映到总账模块中，在总账模块内也可手工录入日记帐。总账模块和其他子模块的关系是总账和分类账的关系。总账模块记录并保存财务业务的会计余额信息，子模块记录并保

4、存业务的明细信息。一个公司中任何涉及财务的业务通常被录入到子模块中，之后子模块中的财务信息（即会计分录）都将通过标准转换程序转账到总账模块中。对于未输入至任何子模块中的业务，如工资费用、税金结转等，可以采用录入日记帐的方式直接录入到总账中。使用总账模块和其他子模块必须建立在这样的原则上：任何业务的修改和更正都必须从源头开始，如果使用子模块录入业务，则必须在子模块中进行修改或更正，而不能在总账中输入更正日记帐,总账模块基本概念-日记帐,日记帐日记帐是总账模块的基本要素，总账模块的所有业务活动都是围绕着日记帐进行的，系统中的“日记帐”概念即等同于财务的“凭证”概念，同时系统也赋予了“日记帐”更多的

5、含义日记帐的基本要素包括：日记帐批日记帐日记帐行,总账模块基本概念-日记帐批,日记帐批是多个日记帐的汇总，通常将具有共同属性的多个日记帐组合到一个批中日记帐批的特点：一个批内可以有任意多个日记帐凭证一个批内所有的日记帐凭证共享同一个期间一个批内所有的日记帐凭证将被一起审批、一起过帐可针对一个批内的单个日记帐凭证进行冲销日记帐批的要素包括：批名、期间、说明,批01：11月21日的日记帐凭证,批02：11月税金结转的日记帐凭证,批03：张明的日记帐凭证,总账模块基本概念-日记帐和日记帐行,日记帐：日记帐由日记帐头和行组成，一个日记帐即是一张凭证日记帐头的要素包括：日记帐名称、说明、分类账、类别、期

6、间、有效日期、币种（人民币/外币）、汇率日记帐行的要素包括：行号、账户、借/贷项、凭证编号一个日记帐中的所有分录行共用相同的币种和类别，日记帐分录行中借贷方金额必须相等,日记帐头,日记帐行,总账模块基本概念-总账模块涵盖的业务内容,总账模块涵盖的业务内容包括：打开/关闭期间：总账模块的业务处理从打开期间开始，至关闭期间为止日记账处理流程：包括日记账创建、日记账审核和更改以及日记账过账生成财务报告：指生成资产负债表、利润表和现金流量表,总账模块基本概念-创建日记账的方法,创建日记账的方法包括：手工录入日记帐指财务人员手工在总账模块中录入的日记账适用于所有未在子模块中处理的需要在总帐模块中处理的人

7、民币和外币业务经常性日记帐指财务人员通过定义经常性日记帐模块，再定期生成的日记帐适用于在多个期间重复发生的总账凭证业务，例如应计费用、工资分配等日记账冲销：指财务人员将已审批的日记账进行冲销所产生的新的反冲凭证，适用于对已过账的总账手工凭证进行冲销调整的业务引入日记账指将子模块中录入的业务产生的会计分录导入总账生成的凭证具体的创建方法和适用的业务情景见各子模块培训讲义,总账模块基本概念-日记帐处理流程,手工录入日记帐、经常性日记帐、日记帐冲销所产生的日记帐凭证的处理流程如左图所示，流程要点包括：会计录入/生成日记账会计调整日记账会计递交审批主管审核过账日记账查看账户余额引入日记帐所产生的日记帐

8、凭证可直接进行过账，无需主管审核，也不可在总账中进行修改，如发现有误，必须回到各子模块进行修改,会计录入/生成日记帐,主管审核,批准/拒绝？,过账日记账,查看账户余额,会计调整日记账,会计递交审批,拒绝,批准,总账模块基本概念-日记账过账,日记账过账日记账凭证只有过账后，其金额才会反映在总账的账户余额中总账模块中不存在预过账的功能，过帐后的日记帐凭证不能被删除，只能被冲销,凭证录入并审批,凭证过账,查询更新后的账户余额：过帐前100CNY日记帐凭证25CNY过账后125CNY,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输

9、项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,系统操作：日记帐录入-批,用户名1：FIN01菜单路径（N）：日记帐/输入（B）：新建批,系统操作：日记帐录入-头和行（1/2）,用户名1：FIN01菜单路径（N）：日记帐/输入（B）：新建批/日记账,系统操作：日记帐录入-头和行（2/2）,系统操作：日记帐录入-提交审批,用户名1：FIN01菜单路径（N）：日记帐/输入（B）：新建批/日记账/审批,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭

10、证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,系统操作：日记帐录入-海报龙报表系统所要求的必输项（1/3）,在ERP系统中，有一些待填项不是必输项（显示为白色）。但是由于采用海波龙报表系统自动生成报表，对一些待填项也要视为必输项，否则将导致不能生成报表。在总账、应收、应付、资产等各模块录入财务信息时，只要这些项目的信息是存在的，都是必输的。,系统操作：日记帐录入-海报龙报表系统所要求的必输项（2/3）,系统操作：日记帐录入-海报龙报表系统所要求的必输项（3/3）,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所

11、要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,系统操作：日记帐审批-查找审批通知,用户名2：FIN菜单路径（N）：其他/通知（B）：搜索,系统操作：日记帐审批-复核日记账,用户名2：FIN菜单路径（N）：其他/通知（B）：搜索/打开/进入日记账,系统操作：日记帐审批-审批人审批,用户名2：FIN菜单路径（N）：其他/通知（B）：搜索/打开/批准或拒绝,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报

12、表学习总结和参考材料,课堂培训内容,系统操作：日记帐过账-查找日记账批,用户名2：FIN菜单路径（N）：日记账/过账（B）：查找,系统操作：日记帐过账-过账,用户名2：FIN2菜单路径（N）：日记账/过账（B）：查找/过账,系统操作：日记帐过账-查看生成的凭证编号,用户名2：FIN2菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找/复核日记账,业务场景2009年11月31日，平朔股份出纳提取现金10万元。借：库存现金-人民币100,000贷：银行存款-人民币户100,000步骤：xxx公司总账会计（用户1）录入凭证，并提交审批xxx公司总账审核会计（用户2）审核凭证，发现科目输入有误，将凭证退回，要求

13、修改。xxx公司总账会计（用户1）在收到拒绝批准的通知后，修改凭证，重新递交审核。xxx公司总账审核会计（用户2）审核凭证并通过xxx公司总账审核会计（用户2）将审核后的凭证过账,练习,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,经常性日记账类型,将每个会计期重复发生的会计凭证定义成经常性日记账，如应计费用等。经常性日记账主要有两种类型：概要类型和标准类型概要类型：概要类型的经常性日记帐分录，其金额随会计期而异。先定义无金

14、额的经常性日记帐分录，然后输入各会计期的相应的金额，无需输入公式，只需输入账户组合例：每月在同一帐户组合中记录员工薪酬计提，但金额则因人员增加和薪酬调整的情况而不同。借：管理费用-定义时不填金额贷：应付职工薪酬-定义时不填金额标准类型标准日记帐在每一会计期使用固定帐户组合和固定金额。可以使用常数输入公式，例：每月将固定金额记入同一帐户记录，例如：办公楼租金借：办公室租赁费-固定金额贷：其他应付款-固定金额,经常性日记账创建步骤,创建经常性日记帐的步骤如下：,定义经常性日记帐模板,定义可重复使用的概要模板和标准模板,生成经常性日记帐,使用概要模板和标准模板创建未过帐的日记帐，重复使用模板以便在多

15、个会计期间中生成日记帐,复核生成的经常性日记账,复核生成的日记帐的准确性,审核并过帐,审核并过帐生成的经常性日记帐分录,系统操作：定义经常性日记账-批和头,菜单路径（N）：日记账/定义/经常性,系统操作：定义经常性日记账-定义批和头（2/2）,系统操作：定义经常性日记账-行（1/2）,菜单路径（N）：日记账/定义/经常性（B）：行,系统操作：定义经常性日记账-行（2/2）,系统操作：生成经常性日记账,菜单路径（N）：日记账/生成/经常性（B）：生成,系统操作：查找生成的经常性日记账,菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找,系统操作：复核生成的经常性日记账并完成,菜单路径（N）：日记账/输入（

16、B）：查找/复核日记账,练习,业务场景洗煤厂每月结转原材料生产成本借：生产成本-基本生产成本-材料费-原材料贷：原材料-主材步骤xxx公司总账会计（用户1）在系统中建立概要类型经常性日记账模块，并在11-09会计期间生成凭证xxx公司总账会计（用户1）在11-09期间查找到凭证，将金额输入，递交审批xxx公司总账审核会计（用户2）审核凭证并通过xxx公司总账审核会计（用户2）将审核后的凭证过账,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料

17、,课堂培训内容,日记账凭证调整方法（1/2）,对于直接在总账中录入的凭证的调整，由于其调整时间的不同，系统中建立了不同的工作方法：凭证未提交审批前或审批拒绝后会计直接在原凭证上修改，或将原凭证删除凭证已提交审批但尚未审批通过步骤一：主管将审批通知拒绝步骤二：会计在原凭证上修改，或将原凭证删除凭证已审批通过，但尚未过账步骤一：会计将审批撤销步骤二：会计在原凭证上修改，或将原凭证删除,日记账凭证调整方法（2/2）,对于直接在总账中录入凭证的调整，由于其调整时间的不同，系统中建立了不同的工作方法凭证已过账方法一：针对需要调整的部分，重新制作相应的调整凭证方法二：对原凭证进行冲销，产生相应的红冲凭证后

18、再根据正确的业务重新制作凭证系统无法对已过账的凭证进行反过账操作总账模块的日记帐冲销功能可实现对已过账凭证的冲销，冲销的方式为红字冲销日记帐凭证冲销将自动执行，无须手工输入冲销凭证日记帐冲销可对整个批进行冲销，也可对一个批中的某一特定的凭证进行冲销对于子模块引入凭证的调整，应在相应的子模块调整原始业务数据，而不应直接修改总账分录行，否则将导致总账模块数据与业务模块数据的不一致。,系统操作：日记账调整-凭证未提交审批前或审批拒绝后,用户1：FIN01菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找/复核日记账,系统操作：日记账调整-凭证已提交审批但尚未审批通过,用户2：FIN菜单路径（N）：其他/通知（

19、B）：搜索/打开/拒绝,系统操作：日记账调整-凭证已审批通过，但尚未过账,用户1或用户2菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找/复核日记账/撤销审批,系统操作：日记账调整-冲销已过账凭证-查找原日记账,用户1：FIN菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找,系统操作：日记账调整-冲销已过账凭证-冲销日记账（1/2）,用户1：FIN菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找/复核日记账/冲销,系统操作：日记账调整-冲销已过账凭证-冲销日记账（2/2）,系统操作：日记账调整-冲销已过账凭证-查询冲销生成的日记账,用户1：FIN菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找,系统操作：日记账调整-冲销已过

20、账凭证-复核冲销生成日记账,用户1：FIN菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找/复核日记账,练习,业务场景前面练习中的一张总账凭证录入有误，但是已经过账，需要冲销步骤冲销前面练习题中的一张总账凭证，选择红字冲销方法,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,系统操作：凭证打印-提交请求,菜单路径（N）：查看/请求（B）：提交新请求/确定,系统操作：凭证打印-查看输出,菜单路径（N）：查看/请求（B）：查看输出,系统操

21、作：凭证打印-打印凭证,菜单路径（N）：查看/请求（B）：查看输出,练习,业务场景每月月末进行总账凭证打印步骤打印前面练习中的一张已过账的凭证,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,系统操作：汇率重估-定义重估公式（1/2）,菜单路径（N）：币种/重估,系统操作：汇率重估-定义重估公式（2/2）,系统操作：汇率重估-重估,菜单路径（N）：币种/重估（B）：重估/确定/提交,系统操作：汇率重估-查看重估报告,菜单路径（

22、M）：查看/请求/（B）：查找/查看输出,系统操作：汇率重估-查找生成的重估凭证,菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找,系统操作：汇率重估-复核生成的重估凭证,菜单路径（N）：日记账/输入（B）：查找/复核日记账,练习,业务场景2009年11月收到美元股本投资1000万，业务发生时的汇率为6.7123，11月底的汇率为6.8123，月末需要进行汇率重估步骤输入一张美元实收资本凭证定义重估公式运行重估,培训课程目标总账模块业务流程概览总账功能介绍模块概览和基本概念系统功能介绍和演示手工录入凭证海报龙报表系统所要求的必输项凭证审批凭证过账经常性凭证凭证调整凭证打印汇率重估账户查询及报表学习总结和参考材料,课堂培训内容,账户查询及报表,总账查询的方法有：账户查询报表查询，报表包括三种：标准报表：Oracle系统自带的报表客户化报表：为中煤集团定制开发的报表财务报表：三大财务报表和其他基于科目生成的报表,主要报表列表,系统操作：账户查询-查询账