合同档案管理实施细则

1、合同文件管理实施细则第一章总则第一条为保护合同当事人的合法权益，规范和完善公司各项经济合同，减少合同纠纷，防范和控制合同风险，维护公司经济秩序，提高经济效益，根据国家法律法规和集团公司合同管理办法的规定，制定本实施细则。第二条本细则所称合同，是指公司及其授权人与自然人、法人和其他组织签订的民事权利义务协议，适用于建筑合同、合作与合资协议、单项工程分包合同、劳务合作合同、材料采购合同、设备采购与租赁合同、加工合同等经济合同。第三条公司及其授权人在订立、履行、变更和终止合同时，应遵守中华人民共和国合同法等法律法规、集团公司合同管理办法及本细则的规定，遵循自愿、公平、公正、诚实信用的原则。第四条公司

2、及其下属项目以公司名义签订的经济合同，应当符合本细则的规定。第二章总则第五条公司的管理部门是公司的合同管理和协调部门，具体职责如下：1、制定并实施公司的合同管理制度，建立合同管理制度；2、为集团公司的法定代表人以集团公司的名义签署施工合同授权，并可根据集团公司法定代表人的授权签署施工合同；3.制定并实施公司统一规范的合同文本；4.参与公司重大合同的认证、起草、谈判和签订，负责公司合同管理的日常工作；5.审查项目管理部上报的各项重大合同的合法性、可行性和合理性，并向公司领导提出审查意见；监督检查项目管理部合同的履行、变更和解除；6、参与并协调项目经理部经济合同纠纷的处理工作；7、考核项目经理部合

3、同管理，提出奖惩意见；协助调查和处理利用合同违法违纪案件；8.管理公司合同专用章，建立合同专用章使用制度；9、督促项目经理部建立合同管理部门并配备专职人员，并负责组织合同管理人员的业务培训；10、负责公司施工合同的保管和归档工作。第六条项目管理部设立合同管理部，在业务上接受公司管理部的指导，具体负责：1.贯彻执行公司合同管理实施细则及各项规章制度；2.负责授权范围内合同的起草、谈判和签订；3、负责项目的策划、测量、变更、索赔、结算等工作；4、严格按照规定的程序完成合同的审批手续，及时取得与公司经理部的业务联系；5、负责合同履行的日常工作，及时解决合同履行中出现的问题；6.发生合同变更、争议、解

4、除等重大问题时，及时向项目相关领导和公司管理部门报告，参与合同争议的处理并提供相关证据；7、及时向公司管理部门提交统计报告和相关资料；8、负责原始合同的收集和报送，建立经济合同台帐。第七条在项目实施过程中，不得随意更换合同管理人员，以保证项目合同管理的连续性。如确需更换合同管理人员，应报公司管理部批准第十一条公司按照分级授权原则授权相关人员签订合同，合同双方应在授权范围内签订合同。第十二条合同内容包括：1、合同当事人的姓名、住所和联系方式；2.目标、数量和质量；3.价格或报酬及支付方式；4.履行的期限、地点和方式；5.违约责任；6.解决争端的方法。第十三条合同文本中的所有词语应具有排他性解释，

5、可能引起歧义的词语和某些非法律的特殊词语应在合同中解释。第十四条在正常情况下，承包商应使用公司(或集团)的合同范本签订合同。第十五条采用合同范本订立合同时，如果范本中有不适合项目实际情况的重要条款，需要修改或删除的，应报公司管理部门审批。第十六条不得与不具备相应资质和履行能力，或者不能独立承担民事责任的组织签订合同；在签订合同之前，应审查以下情况：1.对方主体资格审查，包括依法应当办理的名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资本和行政许可；2.审查对方的信用状况和履约能力，包括：资产、负债、人员和技术、设备、产品质量、商业信誉、工作业绩等。3.对方签约人员的资格审查，包括身份证明、授权委托

6、证明和授权委托公证。第十七条合同签字盖章部门应加盖合同专用章(或公司或项目部公章)，以示同意。其他公章不得用于订立合同。第十八条合同专用章由专人保管，并建立使用程序和保管办法。保管人必须经公司经理或项目经理审核批准后，方可在合同上加盖合同专用章。第十九条合同的签字人应当在合同上盖章，并在合同的每一页上签名。第二十条除集团公司保存的项目施工合同正本外，公司或项目的所有其他经济合同正本由财务部门保存，并建立合同台帐，经济合同副本由各相关部门和办事处保存。项目完成并向公司管理部门提交账目后，项目应将原始经济合同和账目交公司财务部门保管和备案。第二十一条本细则所称原始合同，是指合同文本和附件，以及授权

7、证书、授权公证、信函、传真、票据、图表、声像资料和双方变更或解除合同的协议等。第三章合同的履行、变更和解除第二十二条合同签订后，双方应全面履行合同。如果合同不能履行，应采取补救措施减少损失。如遇不可抗力等影响合同正常履行的因素，应及时书面通知对方，并注意保存相关证据。第二十三条承包人申请履行合同支付义务时，财务部门必须经审查承包人的授权并征得公司经理或项目经理的同意后，方可履行支付义务。第二十四条承包人超越授权范围签订的合同未经公司或项目经理批准的，公司或项目财务部不履行支付义务。合同经公司或项目经理批准后，公司或项目财务部即可履行付款义务。第二十五条承包人负责监督合同的履行。当发现对方有下列

8、情形之一的可能性时，应当通知对方第二十六条承包人有确凿证据证明对方有本细则前条所列情形之一的，应在第一时间通知对方及其主管部门暂停履行合同，并及时向公司或项目管理部报告，以确保公司的合法权益不会继续受到侵犯。第二十七条在合同履行过程中，如因客观原因需要变更或终止合同，双方应协商达成书面协议。在达成新的协议之前，原合同仍然有效。第二十八条收到对方要求终止或变更合同的通知后，应立即向公司或项目管理部报告，并在规定的期限内作出书面答复。如需终止或变更合同，应及时书面通知对方，并要求对方在规定的期限内给予书面答复。第二十九条有下列情形之一的，我们可以单方解除合同：1.因不可抗力致使合同目的无法实现的；

9、2.履行期限届满前，对方以自己的行为明确表示或者表示不履行主要义务的；3.对方迟延履行主要义务，经催告后在合理期限内仍未履行的；4.另一方迟延履行义务或其他违约行为使其无法实现合同的目的；5.法律规定的其他情形。第三十条承包人应当对合同产生的债权债务承担追偿责任。如果因合同变更或解除而造成公司利益损失，项目管理部应向集团公司法律事务办公室提供相关信息和证据，并与集团公司法律事务办公室共同制定索赔计划，向公司主管领导报告，以便及时向对方提出索赔。第三十一条涉及公司利益和商业秘密的合同，未经公司领导同意，不得将合同文本复制或泄露给他人。第三十二条工程建设合同档案应当永久保存，工程的其他经济合同应当

10、在合同履行、结算和支付完成后至少保存五年。第四章合同违约及争议解决第三十三条在合同履行过程中，如发生违约和争议，双方应以法律法规为准绳，以合同约定为依据，以实事求是为原则，平等协商解决，保护公司的合法权益。第三十四条违反合同必须依法承担违约责任；对方违反合同的，应当按照规定要求违约金，造成经济损失的，还应当要求赔偿。由于我方违约或给对方造成经济损失，项目经理部应查明原因，并以书面形式向公司经理部报告，在公司领导的指示下，按规定办理违约和赔偿手续。第三十五条合同发生争议，协商不成后，项目经理部应立即以书面形式向公司经理部和集团公司法律事务办公室报告。当公司决定采取法律行动或仲裁来处理合同纠纷时，

11、当对方提起诉讼时，项目管理部应及时将合同的签订、履行、争议的产生和协商等组织成书面材料并上报集团公司法律事务办公室，集团公司法律事务办公室和公司法律顾问应进行相关的处理工作。第五章施工合同的签订和履行第三十六条施工合同管理包括合同谈判、签订、合同披露、工程变更、索赔、结算和合同风险防范。第三十七条施工合同正本由集团公司保存，公司管理部和项目部保存复印件。建筑借款c第四十条对施工合同的任何修改、变更或补充，均由集团公司负责。第四十一条项目开工前，项目管理部应组织详细的合同交底和合同分析。第四十二条项目劳动经济部负责项目合同的计量和结算。合同管理人员应熟悉合同条款和计量结算流程，掌握合同的计量程序

12、和计量规则，根据合同规定的工程范围和工程量清单，及时督促相关人员办理工程施工中的质量检查和验收签证工作，及时合理地开展工程计量结算工作。项目劳动经济部应及时向公司管理部报告业主各期计量批准文件的复印件。第四十三条项目部负责变更和索赔工作，其他部门应积极配合和协助；项目合同管理人员应准确理解和掌握合同文件，及时识别和发现，正确处理隐藏或实际的变更，分析其成本和工期的影响，提出变更计划，及时申报，跟踪签证，督促监理和业主尽快回复。项目劳动经济部应对变更和索赔文件进行编号、登记、保存、更新和签证，并每月向公司管理部报告。第四十四条工程竣工后，工程合同管理人员应当按照合同要求及时办理竣工结算。第六章分

13、包和劳务合作合同的签订和履行第四十五条分包和劳务合作合同必须按照国家有关政策法规、公司有关规定和业主合同的规定签订，并依法、规范、有效地组织实施。第四十六条劳务分包和劳务合作必须维护公司的权益，必须贯彻公开、公平、公正、择优的原则。第四十七条禁止重大、重点工程分包。未经公司批准，不得将项目分割成块并整体分包。第四十八条项目管理部应与具有相应资质和经验的施工队伍开展劳务合作。经公司批准，项目可以将项目的非主体部分分包出去，但项目分包的主要材料必须由项目管理部提供。第四十九条公司领导班子成员和项目管理部成员的亲属不得参与项目分包、劳务合作、材料设备供应、加工项目等事宜。第五十条为了加强和规范公司下

14、属项目的子项目分包和劳务合作管理，实现公司资源共享，公司建立了劳务合作团队档案。各项目管理部应认真评估合作团队的绩效，并及时向公司管理部报告。公司管理部负责劳务合作团队档案的审核、绩效评估、动态管理和归档。第五十一条各项目必须在公司劳务合作团队档案中选择子项目分包和劳务合作团队。对于未在公司劳务合作队伍档案中登记的施工队伍，项目管理部不得与其签订任何分包或劳务合作合同，也不得安排其进入现场。第五十二条项目投产后，项目管理部应编制重大子项目和分包子项目的分包和劳务合作计划，计算分包子项目单价和劳务合作单价，及时报公司管理部审核，并根据公司管理部的批准意见组织实施。第五十三条在签订分包或劳务合作合同前，项目管理部必须提交拟签订的合同第五十五条分包和劳务合作合同必须按照以下分级授权原则与合作方签订。项目管理部应合理估算合作工作量，不得人为分割单项工程的分包范围和内容，以达到独立签订分包或劳务合作合同的目的。第五十六条项目管理部每月及时结算