公文处理办法（详细建议开始时用）

1、茌平信发燃气有限公司公文处理办法(试行)第一章 总则第一条 为认真做好公文处理工作，规范公文管理，提高公文质量和工作效率，参照国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式（GBT97041999），结合公司实际，特制定本办法。第二条 公司公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法履行职责和进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作必须做到及时、准确、安全，并逐步实现制度化、规范化、科学化。第四条 公文处理工作贯彻“党政分开”的原则。行政公文由综合管理部负责，党团组织公文由党、团支部负责。第五条

2、 综合管理部是公文处理的管理部门，主管公司的公文处理工作，负责公司公文的收发、分办、传递、用印、整理、存档和销毁，并负责指导权属企业的公文处理工作。第六条 公文处理工作必须严格贯彻执行国家保密法律、法规和有关的保密规定，确保国家秘密安全。秘密文件专人保管并按规定范围传阅、使用。第七条 办理公文，要实事求是、认真负责。文秘人员要忠于职守，严守机密，讲究工作质量、工作效率。第八条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤消时，需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第二章 公文种类第九条 常用的公文种类主要有：一

3、、决定适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项等。二、规定、办法“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施和行为规范。“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。三、决议适用于发布经公司董事会、总经理办公会会议等讨论通过的重要决策事项。四、通知适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转所属单位的公文；传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。五、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。六、报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问

4、。七、请示适用于向上级单位请求指示、批准的事项。八、批复适用于答复所属单位请示事项。九、函适用于向其他业务主管部门请求批准的事项，以及与不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题等。十、会议纪要适用于记载和传达会议情况和决定事项。十一、意见适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。第三章 公文格式第十条 公司公文分为以公司名义印发的公文。公司公文一般由版头、份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印制版记组成。（一）版头:由发文机关全称或

5、规范化简称加“文件”二字组成，版头用套红大字居中印在公文首页上部；（二）份号:公文印制份数的顺序号，顶格标注于公文首页左上角。“绝密”、“机密”级公文应标明份号；（三）秘密等级和保密期限:标注于公文首页右上角，密级与期限之间加“”分隔。公文的密级按其内容及泄密可能造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”;（四）紧急程度:标注于密级下方。公司紧急文件应标明“特急”、“急件”、 “加急”;（五）发文字号:由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。普发性公文发文字号标注于版头下方、横线之上居中位置；标注“签发人”的公文，发文字号居左空一个字标注于横线之上位置。联合行文，一般只标明主办机关的发

6、文字号;（六）签发人:上报公文应标注“签发人”。“签发人”位于横线之上发文字号右侧，后面加冒号。“签发人”后面居右空一个字标注签发人姓名;（七）标题:由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于横线下方，居中排列。公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号;（八）主送机关:指公文的主要受理单位。用全称、规范化简称或同类型机关的统称，位于标题之下、正文上方，顶格排印，并加冒号。除普发性文件外，公文一般只能有一个主送机关;（九）正文:用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。公文首页正文文字应不少于2行;（十）发文机关署名:公司行政公文不以文字署名，直接在成文日期上加盖公章;（十一）成

7、文日期:一般署会议通过或领导人签发日期，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，特殊情况署印发或发出日期。公司公文成文日期用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”； 标明主送机关的公文，成文日期标注于发文机关署名下行右空一个字位置；不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置;（十二）印章:除会议纪要和有特定版头的普发性公文外，公文应加盖发文机关印章。用印上不压正文，下压发文机关署名和成文日期。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标

8、识“此页无正文”的方法解决;（十三）附注:公文如有附注（需要注明的其他事项，如印发范围等），居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。“请示”应在附注处注明联系人和联系电话;（十四）附件:指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考。公文如有附件（不包括被批转、报送件），一般应在正文之后（正文下空一行左空两字）、成文日期之前，注明附件的顺序和名称。也可在正文中涉及附件内容处标注“（见附件）”或“（附后）”。附件名称后不标标点符号。附件材料左上角顶格标注“附件”，后标冒号。被批转或转发的文件，也是公文的附件，应随同下发，但不必标明“附件”字样;（十五）主题词:标注主题词并应

9、当使用主题词表中规定的词语，标注时应符合标引规则。上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词位于抄送机关上方;（十六）抄送机关:除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。标注于主题词下方、印制版记上方;（十七）印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型纸（长297毫米，宽210毫米）。左侧装订。公文文字从左至右横写、横排。使用A4型纸张的公文，版心一般为22行，每行28个字。公文字体、字号使用应规范统一。公文份号用4号阿拉伯数字，密级、紧急程度、“附件”、“主题词”用3号黑体字，“主题词”居左顶格标识，后标全

10、角冒号；词目用3号小标宋体字加粗，词目之间空1字。发文字号用3号宋体字，签发人姓名用3号宋体字。标题用二号宋体加粗；正文用三号仿宋体字；一级标题用三号黑体字加粗，句尾不加标点，下文另起行；二级标题用三号仿宋体字加粗，可不另起行；三级标题以下均使用三号仿宋体字，不再变换字体。其他标注及文字使用三号仿宋体字。正文段落采用单倍行距，段前段后都为自动，在相同样式的段落间不添加空格，大纲级别为正文文本，对齐方式为两端对齐。正文页码用小三仿宋字体，底端靠右，编号格式为1，2，3，.,页脚底边距离为1.5cm，页边距：上下均为2 cm，左右均为2.6 cm。第十二条 公司公文主要形式及适用范围： （一）公司

11、文:适用于根据国家有关法律、法规，传达贯彻国务院、省政府有关方面的指示精神，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，向上级机关报告、请示工作，适用于以公司名义传达贯彻上级机关有关工作指示精神，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，向上级机关报告、请示工作等，发布公司制度、有关人事任免事项等;（二）综合管理部文:适用于以综合管理部名义传达上级或公司领导的指示和意见；印发重要的会议纪要；转发上级单位一般文件；转发公司部门的工作意见、建议；下发公司的会议通知或公司各部门以公司名义召开的会议通知；下发有关行政事务的通知等。第四章 行文规则第十三条 根据隶属关系和职权范围，公司可以对所属单位行文；可以向上

12、级单位行文请示、报告工作；可以同其他业务相关单位相互行文或联合发文。第十四条 行使公司某些管理、经营职能的部门或基层单位需要以公司名义发文时，应事先与公司有关部门协商一致，并代拟文稿，按发文程序办理。第十五条 各公司向下级单位的重要行文，应当抄送直接上级单位。第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。如遇特殊情况，必须越级请示、报告时，应当同时抄送被越过的上级单位。一般不能对个人行文，必要时，可以单位领导人名义向上级领导写报告，或向下级单位负责人写信。“请示”不得直接送领导者个人。“报告”和“意见”中不得夹带请示事项。第十七条 “请示”严格坚持一文一事，一般只写一个

13、主送单位，可抄送其它单位，但不得同时抄送下级单位。受双重领导的单位向上级单位请示，应当写主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。第十八条 请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应在请示中写明。第十九条 不相隶属单位之间一般以函的形式商洽工作，对不相隶属单位发送的公文，不得有指示性、规定性的文字内容。第二十条 同级单位之间必要时可联合行文，上下级之间禁止联合行文。联合行文按主、会办次序依次签发，原则上不得使用复印件会签。第二十一条 公司内设机构除综合管理部外，一般不得对外正式行

14、文。第五章 收文办理第二十二条 收文办理一般包括传送、签收、登记、分发、分办、批办、承办、催办、查办、整理、归档、销毁等程序。第二十三条 来文由综合管理部统一接收。凡主、抄送公司的公文，由综合管理部统一拆封、登记、分文、传递。各部门收到主、抄送公司的公文，应立即送综合管理部统一处理。凡代表公司外出参加会议、考察、访问带回的文件、重要资料，均应交综合管理部统一登记、处理。 第二十四条 公司收文由综合管理部提出分办意见后，转相关部门办理。重大事项来文，由综合管理部直接提交公司领导批示。涉及几个部门共同办理的公文，综合管理部分办时确定主办部门，由主办部门会商有关部门办理。主办部门应当抓紧办理，不得延

15、误、推诿，会办部门应积极配合。第二十五条 各部门收到承办的公文后，应由部门领导阅批，指定专人办理或组织传阅。如需会办时，应由承办人与会办部门联系办理。需请示公司领导或分管领导的，由主办部门负责办理。急件应随到随办。有时限要求的公文，必须在限期内办完。如有特殊原因需延期办理的，承办部门应向主管领导及综合管理部说明情况。第二十六条 承办部门对不属本部门职责范围或者不适宜由本部门办理的，应立即将公文退回综合管理部，并附注理由。第二十七条 公文办理完毕，应在公文上注明办理结果后退回综合管理部，由综合管理部统一保管、整理、归档。第二十八条 有时限要求的紧急公文和督办件，综合管理部应有专人催办、督办；承办

16、部门负责人和文书人员也应催办，按照规定时限办理完毕。在办理过程中，督办人员须随时了解办理进展情况，并及时向上级单位和事业部领导反映。公司领导批示的重要公文由综合管理部负责催办，交有关部门办理的公文，由部门催办、查办。第二十九条 对阅办件、阅知件，公文传递严格按照主批领导的意见由综合管理部统一组织传递。阅办件一般按公司主要领导、分管领导、承办部门顺序传递；阅知件传递一般按公司领导和部门排名顺序组织传递，如遇公司领导出差在外，为提高公文运转时效，综合管理部可将阅知件依次往下传递，公司领导出差回来后再补阅。对阅知件的传阅，有关部门需在一天内阅毕。阅办、阅毕的公文要在规定的时限内退回综合管理部，由综合

17、管理部组织传递，严禁公文横传。第三十条 所属单位上报的公文，如不符合本办法有关规定，综合管理部可退回呈报单位。第六章 发文办理第三十一条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、签发、校对、印制、用印、登记、分发、整理、归档等程序。第三十二条 发文范围要按规定严格控制，防止滥发文件，维护公文的权威性和严肃性。领导在会议上的讲话，一般不以正式文件印发。必须印发的重要讲话，须经公司领导审阅同意。公司董事会议、总经理办公会议和专题会议需要发纪要时，分别以董事会议纪要、总经理办公会议纪要、专题会议纪要三种形式由综合管理部或有关主办部门整理，由主持会议的公司领导签发。综合管理部或有关主办部门

18、负责核稿、编号、保管、归档。文种为会议纪要的直接印发；会议纪要为附件的用通知文种印发。第三十三条 公司各部门之间不宜相互行文，综合管理部可对相关重要事项发通知，其他部门一般不宜对各部门发文。第三十四条 拟稿草拟公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针政策及有关规定，符合公司的实际情况；（二）发文应实事求是，观点明确，文字精练，用词用字准确规范。在使用简称时应先用全称，并注明简称。正确使用标点符号，书写工整，字迹清楚，篇幅力求简短；（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机构的职权和与主送机构的行文关系确定；（四）公文中使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名

19、称或其缩写形式，在第一次出现时应注明准确的中文译名；（五）公文稿涉及的有关文件、附件应齐全。人名、地名、数字、引文要准确。数字除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。日期应写明具体的年月日；（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为（一），第三层为“1”，第四层为“（1）”，只有两层也可分别为“一”、“1”；（七）公文中的计量单位，必须使用国家法定计量单位；（八）文稿第一页须用公司统一的发文稿纸，第二页以后用打印纸打印；（九）涉密公文，应当标注相应的密级。第三十五条 转发文件（一）对上级单位和其他平级单位的正

20、式文件，可根据需要予以转发，凡转发文件，以“通知”文种印发。转发文件时，可以结合工作实际，提出具体贯彻要求和简要布置工作； （二）下列文件，不得转发：各种绝密文件、资料；省领导同志的内部讲话；规定限制阅读范围的文件；政策、法规、重要措施的未定稿；已在全国性报刊上公布过的材料；其他不应转发的文件；（三）转发文件可以适当删节，但删节后不能违反原意。转发的文件中，如有需要保密的内容，应由主办部门予以删除或标明相应的密级。第三十六条 会签凡涉及其它部门职责的文稿，主办部门必须送有关部门会签。会签文稿以会签部门领导签字为有效；会签中如有不同意见，可在会签栏或附纸写出，不得在原稿中修改，主办部门根据意见进

21、行协商一致后送综合管理部核稿。文稿会签中如经过协商不能取得一致意见时，必须如实写明各部门的不同意见，报请公司领导审定。第三十七条 审核各部门拟办的公文经本部门主要负责人审签后，在送公司领导签发前，须送综合管理部审核，不得先签后核。审核的重点是：1、是否需要行文；2、内容是否符合党和国家的方针、政策、法律法规和有关的规章制度的要求；与过去已发相关文件有无矛盾；措施、办法和要求是否明确具体、切实可行；3、标题、文字、紧急程度、秘密等级和公文种类、格式、发文依据是否符合有关规定；有关的文件、资料、附件是否确实、规范、齐全；4、涉及其它部门的事项，主办部门是否与其协商一致，办理了会签；5、文稿是否符合

22、档案管理要求。凡修改、勾划较乱的文稿，应退拟稿人重新打印或抄清后再送领导签发；6、是否符合本办法的其他规定。第三十八条 签发(一)公文的签发，实行权责结合的原则1、以公司名义对外发文，由董事长或总经理签发；2、以公司名义对内发文，由董事长、总经理或者其他负责人签发。其中以公司名义公布制度和决定，以及行政人事任免事项等由董事长或总经理签发；其他公司文件由分管领导核报总经理签发；3、以综合管理部名义发文，属于工作范畴分工内的一般事项由公司分管领导签发，跨分工范围或牵涉全局的重要文件由分管领导核报总经理签发；属于综合管理部自身工作范畴的，由综合管理部经理签发。(二)审批公文，审签人及签发人应当在定稿

23、的原件上明确签署意见，并签上姓名和审批时间。已经公司领导签发的文稿如需改动文意时，须重新请示原签发领导审定。第三十九条 印制公司文件统一由综合管理部安排印制。送印文稿必须按本办法规定，符合程序、手续齐全。1、印制公文要准确、保密、迅速、整洁、美观、清晰，符合公文格式的要求；2、翻印公文要严格控制。翻印有密级的公文，要严格履行审批、登记手续，要与相同密级的原文件同等管理；上级单位的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，如确系工作需要，经公司领导或综合管理部经理批准，由综合管理部统一安排翻印；3、翻印公司秘密文件，须经综合管理部同意，并严格限制份数；4、上级重要公文和领导的内部讲话稿，未经综合管理

24、部请示上级批准，不得自行翻印。公司领导在参加外部会议的讲话，如需印发时，应通过综合管理部核稿并请示有关领导同意后，方可在内部印发。历史档案的复制利用，按档案管理工作的有关规定办理；5、正式公文以及会议资料、领导讲话等，一般由主办部门负责校对。第四十条 用印发文用印由综合管理部统一负责管理。对不符合要求的公文，一律不得用印。联合发文用印，主办单位应先盖印再到联合发文单位用印。联合发文套印时，主办单位应指定专人监印。严格控制公司印章的使用范围。使用公章，应办理用印申请单，由部门负责人、综合管理部经理审核，呈分管领导批准后，方可用印。重大事项应报总经理审定。第四十一条 封发公司的文件、函电、资料等，

25、统一由综合管理部封发寄送；各部门应发的函件和简报、资料等，由主办部门自行登记、装封、寄送。发送秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，由综合管理部统一严格管理，并采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。第四十二条 草拟、修改、批阅、签发公文应用钢笔或签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔，不得在文稿左侧装订线外书写。第七章 归档和销毁第四十三条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理、归档。以公司名义发文，有关拟稿单位和个人必须将文稿原件、领导签发单和鲜章公文各一份交综合管理部存档。任何个人或部门不得保存应归档的公文、文字资料等。各部门职责范围内业务性往来函件，以及以部门名义给领导的请示报告等由各部门存档。领导批示后的重要公文，原件由综合管理部存档，复印件交承办单位或承办人。第四十四条 没有归档价值和存查必要的公文、资料，由档案管理人员按相关规定统一组织销毁。销毁秘密公文（包括内部事项），统一由综合管理部登记，两人监销，以保证不丢失、不漏销。