礼貌原则在外贸英语函电中的运用

1、礼貌原则在外贸英语函电中的运用目录1 引言12 外贸函电中礼貌原则的概述82.1礼貌原则的含义及重要性132.2外贸函电原则分类82.2.1得体准则和慷慨准则82.2.2赞誉准则和谦虚准则92.2.3赞同准则 122.2.4同情准则 123 礼貌原则在外贸英语函电中的运用163.1语态及时态163.1.1使用被动语态163.1.2运用动词过去时213.2 友好语气的选择193.2.1 为对方着想的“Your-Attitude”213.2.2运用模糊限制语223.2.3使用虚拟语气 163.2.4 多使用积极词、礼貌词193.2.5将命令式改为请求式 213.3句型163.3.1使用疑问句型16

2、3.3.2使用条件句型163.3.3采用复合句164 成功运用礼貌原则的建议264.1 保持交接双方地位的平等264.2 使用具有亲和力的话语274.3 注意不同人文背景295 结束语32礼貌原则在外贸英语函电中的运用摘要：礼貌原则是外贸英语函电的基本原则，是成功进行商务沟通的必要条件。礼貌的语言不仅能显示商务工作者自身的文化素质，而且可以促进贸易往来，建立良好的国际商务关系。本文首先简要回顾语言学关于礼貌的主要观点，特别是以利奇为代表的礼貌原则，再通过具体的实例，从三个方面展示了礼貌原则在外贸英语函电中的运用。关键词：礼貌原则 外贸英语函电 语言运用1.引言日常交际过程中，由于语言不当而引起

3、不必要的误会、摩擦，导致人际关系紧张的例子屡见不鲜。英语作为世界范围内通用语言之一，在外贸言语交际中起着引人瞩目的沟通作用。在国际商务沟通中，说话者能否掌握沟通的语言运用策略，是能否顺利实现预期目标的关键。不可否认，在国际商务沟通中，由于说话者环境、时间、气氛场合的不同，有些话语虽然正确，但对方却难以接受。话语不能取得预期的效果，此时如采用委婉语这一言语中的特殊代码，礼貌、含蓄地对不得体的、粗鲁的、禁忌的言语内容进行编码，采用刺激性较小的表达形式传递言语信息，表达自己的观点或愿望，提出请求和建议，则有可能建立良好的商务环境，达到双方各自预期的目的。而在对外贸易业务中，交易双方的接触和洽谈大多通

4、过往来函电得以实现，语言不当轻则会给贸易伙伴留下不好的印象，重则可能导致交易的失败。由此可见，外贸英语函电的交流部仅仅是文字、信息的交流，也是心理的交流。在不同的语言背景，不同的心理接受习惯和不同的文化背景的外商进行有效的沟通的时候，得体性的要求是必须的。根据韩礼德的情景语境分析（情景语境由语场、语旨、和语式三个变量构成），外贸英语函电的语场（正在谈论的事情）涉及到国际商务活动的整个过程，包括询盘、开盘、下单、付款方式、包装、装运、保险、代办、索赔和仲裁等环节；语旨（交际中涉及到的人及其关系和交际意图）是商务伙伴之间进行的正式商业沟通和协商；语式（语言的交流方式）是书面语。其目的在于最大限度地

5、实现自己的商业利益，或者是为维护和减少自己的损失而就索赔、理赔、或仲裁等事宜进行磋商，涉及到贸易双方的权利和义务等。在外贸函电中使用得体的语言和采取相应的礼貌策略不容忽视。2.外贸函电中礼貌原则的概述外贸英语函电是英语公文文体的一个实用分支，它是指在对外贸易和运输交往过程中，凭以交换信息的英语信函、电报、电传、传真及E-mail等。从英国殖民时代海外贸易的往来信件演变而来，发展至今，它已成为对外贸易活动中一个不可或缺的载体。近年来，随着世界范围内国际贸易的快速发展，礼貌理论也逐渐被运用到外贸函电中。礼貌问题和礼貌策略的运用越来越被重视，已成为外贸函电中的一个重要影响因素。21礼貌原则的含义及重

6、要性礼貌（politeness）是指一方对另一方的态度，是语言交际的一种现象，也是语用血研究的重要对象。汉语中“礼貌”简言之指的是言语动作谦恭的表现。英语中politeness一词的解释为：show consideration for others and the adherence to conventional social standards expected of a well bred person. 由以上的词义解释可以看出，礼貌一词所要表现的含义不外乎是“good manners, helpful, considerate, etc (良好举止、乐于服务、体谅他人)”。礼貌原则是

7、指要减少表达不礼貌的理念，尽量表达礼貌的理念，是对人们交际现实的假设或解释。西方语言学家J. L. Austin, H.P. Grice, J.R. Searle, G. Leech , Brown and Levinson等对语用学都作出了巨大的贡献。他们都从语用学的角度对语言交际中的礼貌现象进行了一系列的研究，为礼貌原则提供了坚实的语用理论基础。Brown and Levinson 提出了语言交际的“面子”问题和对面子威胁行为的问题。1979年，J.R. Searle接着提出了间接言语行为理论，探讨委婉语礼貌的表达方式。美国语言哲学家H.P. Grice 1967年再哈佛大学提出了言语交际

8、中的合作原则。他认为在言语交际中，双方为了达到特定的目的，都要共同遵守相互合作的基本原则，相互配合，相互理解，即会话合作原则（cooperative principle，简称CP），这是语用学研究领域的一个重大突破。但是，有时人们在言语交际中故意违反合作原则，换句话说，人们在言语交际中常常不用直接的方式遣词达意，总是用间接的方式声东击西，只让对方拐弯抹角地意会，不愿向对方坦率地言传。为解释这些语言现象，后来的学者，英国语言学家G. Leech等人提出了与H.P. Grice的合作原则补益的礼貌原则（politeness principle），用以补充和完善合作原则。Leech提出合作原则不是指

9、导交际的唯一原则，合作原则调节我们所说的，而礼貌原则协助维持谈话者之间的友好关系。礼貌原则通过解释人们为什么故意为别会话准则补救了合作原则。随着中国经济的迅猛发展和世界经济全球一体化，中国与世界各国间的贸易往来日益频繁。外贸英语函电则成为各国之间相互沟通、开展业务、达成交易、建立合作关系等外贸活动的重要媒介。而礼貌原则，作为外贸英语函电的一种基本原则，扮演着重要的角色。礼貌可以增进友谊，广结朋友，能营造一种平等，友好，寻求合作的气氛，能树立良好、诚信的公司形象，使对方乐意与我们合作，从而有助于在竞争中脱颖而出，更有助于老贸易关系的加强和新贸易关系的确立。一封礼貌有加措辞得体的外贸信函可以帮助一

10、个公司建构起良好的商业形象，进而带来无数的商机；反之，一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的影响，引起对方的误解，导致业务的失败。正如陈林堂所说：“礼貌是商场上的武器之一，写信而不注意礼貌，犹如打仗时没有子弹。”然而，由于语言忽视礼貌而导致麻烦的事例相当多。汉语中自古以来有“祸从口出”的警言，它指的是说话者言辞不甚而导致祸端。外贸英语函电往来是旨在促进经济贸易发展和商业合作的一种商务交际活动，礼貌是其使用语言的一个显著特征。对我们来讲，外贸英语函电是一种跨文化交际，如果我们忽视礼貌原则的运用则很容易出现语用失误（pragmatic failure）而导致交际无法进行，甚至会引起双

11、方的种种误会。因此，可以说礼貌原则在外贸英语函电中运用得恰当与否会直接影响着经济贸易与商业合作的顺利进行。礼貌原则在外贸英语函电中的运用对保持互相尊重、互相信赖的良好经贸与合作的关系来讲非常重要。礼貌的外贸英语函电重视对方的观点，尊重对方的意愿和权力，迎合对方的心理和需要，能给对方愉悦的感觉而乐意采取合作的态度，促进双方的经济贸易与商业合作。随着全球化进程的加快及我国改革开放进一步纵深发展，我们可以更多地与国外进行商贸合作，外贸英语函电作为人们国际间交流的工具显得日益重要。我们对国外的朋友更需要以礼相待，以促使国际交流与合作。因此可以说用礼貌原则来指导外贸英语函电是十分必要的。2.2外贸函电原

12、则分类根据Leech的设计，“礼貌原则”框架下应该有得体、慷慨、赞誉、谦虚、赞同、同情六条准则，而每条准则又各有两条彼此对应的次准则。2.2.1得体准则和慷慨准则得体准则，即少让别人吃亏，多使别人得益。慷慨准则，即少让自己得益，多让自己吃亏这两项准则常用于指令和承诺，对于咨询信息，发盘还盘，商议付款条件，索取免费产品以及赔付方式进行交涉等方面比较适用。如：例1 Should you desire, we would be pleased to send you catalogs together with export prices and estimated shipping costs f

13、or these items. 若贵方需要，本公司将乐意寄上目录以及这些项目的出口价格以及预估的运输费。例2 We assure you that any further enquiries from you will receive our prompt attention.在表示承诺的时候，“assure”起到了增强语义的作用，在从句中 any further enquiries from you 用作主语，将对方的利益放在首位，体现了多使别人得益的精神。例3 Thank you for choosing Edifice Remodelers. We do all the home imp

14、rovement jobs you do not want to do.商家表示要为客户做其自己不想做的工作，不遗余力的为客户服务，使客户感觉更加贴心。2.2.2 赞誉准则和谦虚准则赞誉准则，即少贬低别人，多赞誉别人。谦虚准则，即少赞誉自己，多贬低自己这两项准则互相对应，都用于表情和表述。在外贸英语函电中，这两项准则常见于试探合作意向、商谈合作细节或是感谢信中。如：We were pleased to know from your letter of 25th October of your interest in our products and enclose the catalogue

15、and pricelist asked for. Also enslosed you will find details of our conditions of sale and terms of payment.奉读10月25日来函，欣悉你们对我们的产品有兴趣。兹附上你们所要求的商品目录和价目表，并附上我们的售货条件和付款方式。例2 It goes without saying that we very much appreciate the supposrt you have extended us in the past.使用“it goes without saying （不用说）”

16、以夸大对收信人的感谢。2.2.3 赞同准则赞同准则，即减少双方的分歧，增加双方的一致。该准则用于表述，当交易双方出现意见相左的情况时或需要处理贸易纠纷时，运用该准则可缩小分歧，获取对方认可，从而使谈判得以顺利进行。例1 We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation, but not the amout you claimed, because we cannot see why the loss should be 50% more than the actual v

17、alue of the goods.我们已对事进行调查，愿意对贵方给予合理赔偿，不过不是贵方索赔的金额，因为我们看不出损失何以超过货物实际价值的一半以上。写信人在指出对方索赔金额数目不合理之前首先表明愿意承担相应责任，目的在于尽量消除谈判的障碍，从而扩展了双方的一致，确保了合作的顺利进行。例2 For the last five years, we have enjoyed dealing with your firm. The quality of merchandise has been high, and the service courteous and promt. Frankly,

18、 we have had no complaints. Until now, we would appreciate a swift resolution of this mater. To date we have enjoyed our ongoing working relationship. If this situation is not rectified, however, that relationship may have to end.在此例中则运用了赞同的准则，由于要损害对方的面子，就先赞同对方产品和服务质量一向良好。把两者之间的距离先拉近，往对方脸上贴金，然后再抛出自己

19、的意见。尽管前面不断的赞同，但最终仍然是要用坚决的语气表明若此事没有得到妥善的解决，双方的关系可能会由此破裂。因为礼貌归礼貌，利益始终是生意场上的第一追求。2.2.4 同情准则同情准则，即减少双方的反感，增加双方的同情。在外贸交际过程中常常使用该准则来表达对遭受损失一方的处境表示慰问或希望给予对方帮助之意。其功能也体现在针对对方所提出的投诉、索赔等带有消极内容的函电回复上。“A friend in need is a friend” 这句话同样适用于商业伙伴之间。例1 We are most anxious to compensate you for the shortage in weigh

20、t mentioned in your letter of October 5, by offering you an allowance of 8 percent.为了尽量表达同情的潜在之意，用“be anxious to 迫切希望” 强调急于补偿对方的愿望。例2 We regret this unfortunate incident but we have to point out that the damage is obviously due to rough handling but not our faulty packing, so please refer this matte

21、r to the insurance company.本句是对卖方因货物受损而提出索赔的回复。货物受损使得买方利益受到了损失，作为卖方虽然责任不在自己这方，但以“we regret this unfortunate incident(我方对这一不幸事件表示歉意) ”这句话表明自己的态度，使对方感到与其站在同一立场上。进而再提出问题出在搬运过程中，同时提出解决问题的建议，符合同情准则，使对方易于接受。在上述六条准则中，得体准则是最根本的准则，如果我们把“惠”和“损”的概念扩大到除指令和承诺之外的其他行为。无论是表示赞同，同情还是表示分歧，厌恶，都视作受损和受惠的表现。那么得体准则就具有广泛的概括

22、性，外贸函电中对礼貌原则的运用在广义上都可以理解成是这一准则的体现。3. 礼貌原则在外贸英语函电中的运用3.1 语态及时态3.1.1使用被动语态在外贸函电中，交易双方为了表明各自的立场和观点，常使用主动结构的句式。在表达否定意义时，若采用主动结构，语气就会显得尖锐，加重责备的语气，使对方的面子受损，对营造融洽的合作关系极为不利。此时，宜采用被动语态，强调业务的履行情况，淡化动作的对象，使陈述显得客观、委婉。人们通常在表达坏消息或间接责备别人时会使用被动语态。因为被动语态是为了隐藏指责或被抱怨行为的施为者，从而使发信人避免赤裸裸地指责和批评，但又能清楚地表达实际的言外之意。它强调情景或事件而不是

23、涉及的人，这样对收信人的伤害会更小些。例1：a. You fail to deliver the goods in time. b. The goods have not been delivered in time. 很明显，b句比a句更礼貌。例2：a. You deliver the goods in error. b. The goods were delivered in error.英语的被动句强调的是动作的承受者，在外贸英语函电上，使用被动语态是防止责备口气的一个最好的办法。分析例句发现，a句人做主语，说话有责备的口气。b句将主语换成物，重点从发出动作的人转移到接受动作的对象上去了

24、，这样对方也就摆脱了尴尬的境地。例3: a. You made a very careless mistake during the course of shipment.b. A very careless mistake was made during the course of shipment.在这句例句中，a句使用的是主动语态，主语是you，具有明显的责备语气，会伤害到对方的面子；而被动语态was made 的使用起到了隐藏主语you的作用，从而使语言的表达更加缓和、有礼。例4：a. You did not open your L/C in time. b. Your L/C was

25、 not opened in time.对比可以看出，b句比a句更容易让对方接受，a句会令人有一种觉得自己犯了错误的心理感觉，这当然就会影响到双方的融洽关系。例5：a. You should make shipment during the contracted time, for any delay will involve us into trouble.b. Shipment should be made within the contracted time, for any delay will involve us into trouble.以上两句都是向对方提出装运的时间要求，但第

26、二句避免了生硬的命令，语气委婉，对方易于接受。例6：a. In your October 3 order, you neglected to specify the color of vinyl sheeting you require.b. In your October 3 order, the color of vinyl sheeting you require has not been specified.例句b采用了被动语态，强调的是“订单上没有写明商品颜色”这一事实，而不是强调谁犯的错误，谁应该承担责任。3.1.2 运用动词过去时使用动词过去时可以使写信人的态度更为谨慎、婉转、礼

27、貌，似乎这种请求与建议发生在过去。而给对方留有拒绝的余地。例1：a. Wed appreciate if you could send us your samples. b. Do you want to see the newly designed product?a句的表达方式就b句显得更加客气、更得体，因为这里的过去时具有试探性功能。说话人如果用现在时态句，就可能直接伤害到对方的面子，改用过去时太句，其试探性功能就能减弱对方面子所遭受到的潜在伤害。例2: I did wonder whether you could lower the price.用过去时能淡化动作的及时性，减少潜在的面

28、子威胁。在这个例子中，用了助动词did更加礼貌，因为did强调了过去时，使得请求听起来更加的遥远。3.2 友好语气的选择语气是指函电中带有感情色彩的内容，可正式也可以非正式，每一种语气都有相应的语用场合和交际效果。3.2.1 为对方着想的“Your-Attitude” 一则好的外贸英语函电除了语态和时态的准确无误，对“Your-Attitude”的运用也是相当讲究的。若使用恰当，将使读信人感受到撰写者的诚意与周到，进而可能直接促成交易的成功。所谓“Your Attitude” 是指写信人不能只为自己的立场着想，而应该站在对方立场上，体谅对方。也就是要让收信人感觉到我们以收信人为核心，把对方的利

29、益放在首位，从而使对方易接受自己的主张，这一点在外贸英语函电中具体做法如下。3.2.1.1 尽可能多用“you”、“your”在外贸英语函电中，人称尽量不使用“I”或“We”开头而应采用第二人称“you”或其物主代词“your”,以突出“you-attitude”。英译汉时多使用谦辞，称对方为“贵方”，而称自己为“本公司”或“我方”等。例1：a. If you are interested in any of the items, please dont hesitate to tell us.b. To meet your requirement, we are willing to mak

30、e some concessions to cut 3% of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons.从以上例子可以看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动对方的人称就是“you”和“your”。例2：a. I think that you did a good job in selling our products.b. You did a good job in selling our products in your area.例句a虽然合情合理，但没

31、有完全采取对方立场。用“我认为”这种句型在一定程度上剥夺了对方的荣誉感，使人感到似乎不是你工作出色，而是我给你这样一种赞许。b句以对方为中心比a句更能让人接受。3.2.1.2 以肯定句代替以肯定句代替否定句，尽量避免使用“no”和“not”。因为肯定句强调积极愉快的方面，表达的也更友好礼貌。所以肯定句能从收信人那收到积极地回应。比较下面两个句子:a. We cant fill your order unless you send us your specification.b. We will fill your order quickly when we rceive your specif

32、ication.这两个句子可以出现在订单的接收信里。a表达的意思伤到了收信人的面子，b是个肯定句，强调积极方面，如果给了说明书订单就会尽快签订。3.2.1.3 用副词来弱化否定在函电中一般都可以用副词unfortunately, scarcely,hardly,really等来弱化否定语气。如:Unfortunately, we did not receive your order before the new price were introduced.很不幸，我们再实施新价格之前未能收到你方订单。I am really sorry that our products can hardly

33、satisfy your requirement.对我方产品难以满足你方要求，甚感抱歉。3.2.2 运用模糊限制语言语交际中的礼貌策略之一是，当说话者要表达一些可能对听话者造成无理的信息时，经常会选用模糊语，因为模糊语言会使语言表达在某些情况下更委婉、更含蓄、更得体礼貌。例1：a. Should you be prepared to reduce your limit by, say, 8%, we might come to make an order for 200 pieces.b. We are pleased to make you a special offer, subject

34、to our final confirmation, as follows.在上述两例中，might，special，final confirmation等都是典型的模糊词汇表达。这些词汇使还盘和报盘留有余地，暗示了它们均不是确盘，给对方更大的空间考虑是否接受或进行下一步的商洽，降低了对对方消极面子的威胁程度。同时，如对方拒绝还盘或报盘，这些模糊词汇的使用还为避免自己的积极面子受威胁作了铺垫。例2：We have examined all the goods one by one, and found nearly each of them was leaking more or less.在

35、上例中，是对卖方包装低劣的投诉，nearly each of them以及more or less 模糊表达抱怨，使对方不至于过分尴尬，并为对方进行进一步的商谈提供了可能。3.2.3 使用虚拟语气使用虚拟语气可以使表达更为婉转和含蓄，把不满的情绪间接地转化为遗憾或惊讶，尊重了对方的面子，从而避免使对方陷入尴尬。例1：a. You should not give others the right to sell your product at our market for it will harm our business performance.b. Our business performa

36、nce in this respect would be seriously hampered, if Tom, Dick and Harry could offer the same product at our market.例句是关于写信人抱怨收信人未管理好香港的代理商，从而让自己的市场出现其他商家也在销售同样产品的现象。a句直陈自己的不满，虽然陈述的是事实，但有一种盛气凌人的气势，严重威胁到了对方的积极面子，让对方陷入尴尬。b句使用虚拟语气，使语气大大地缓和，照顾到对方的面子需求，于此同时又不失严肃和遗憾，足够引起对方的重视来处理此事件。例2: We should be gratefu

37、l if you would change the invoice and let us have a correct copy.通过上面例句的分析，我们可以看出，在提出请求的时候，使用了虚拟语气，可以避免咄咄逼人，更有利于双方融洽的气氛中建立贸易关系。3.2.4 多使用积极词、礼貌词与使用普通词相比，在语句中使用表达积极的词可以使请求或要求的表达更具有感染力和说服力，同时对方心理上也会产生一种被期待和重视的感觉。如thank you, appreciate, grateful, glad, pleased, obige等。例1：a. We think our quotation is rea

38、sonable. b.We trust the above quotation will be acceptable to you.在a句中，用了普通词think 使整句话显得公式化，并容易让对方产生一种“如果还不接受这个报价，就是太过于挑剔了”的感觉，强加程度较高。而在例句b中，trust和acceptable 表达了发函方的自信和期待，使读者心理上更倾向于与其合作。3.2.5 将命令式改为请求式请求式能充分体现说话者对对方的尊重，且避免了语句的生硬和给对方造成的强迫感。尤其在提出要求或希望时，我们应用委婉的请求句式，如“please.”, “we will appreciate.”, “w

39、ed like to.”，“I hope.”等句式就经常用到。如：a. We will appreciate your early reply.如蒙早复不胜感激。b. Wed like to have your best quotation on CIF Shanghai basis请报CIF上海最优惠价。c. We hope to enlarge our trade with your country and intend to grnt you 3% discount.我们希望扩大与贵国的贸易，并准备给你方3%折扣。3.3 句型3.3.1 使用疑问句型在日常生活中，人们也常用一般疑问句的形

40、式委婉礼貌地提出建议或请求，如would you like.?could you like.?的句型。例1：a: Please send the samples by 15th July. b: Could you please senf the samples by 15th July?两个句子相比，显然a句显得不够礼貌。而b句采用疑问句在语气上更为婉转，对方在心理上也能获得一种被请求的满足感，因此会较为乐意接受请求。例2: a. We request you to quote us CIFC5% New York. b. Could you quote us CIFC5% New York

41、.a句过于直接，b句为疑问句，通过“询问”方式间接要求对方报含5%佣金的成本、运费加保险的价格则显得谦和。3.3.2 使用条件句型条件句的使用，在大多数情况下，是将收信人放在主动的位置上。是否答应这一条件，完全取决于收信人自己，从而将写信人达成交易的请求转变为收信人的权利，策略地表示出礼貌。比如：Your letter is not clear at all. I cant understand it.应避免使用I cant understand 这样的否定语气，因为“不了解”有责怪对方表达不清的含意，最好改成：If I understand your letter eorrectly.例1：

42、a: If any of the items listed in the dialogue meets your interest, please let us have your specific inquiry.b: It would be most helpful if you could quote us the lowest price.c: We would be very appreciated if you could accept the terms of payment.以上例子说明，外贸函电中常常使用到条件句，这样的句型使写信人所要表达的内容有了条件性，显示了对收信人的充

43、分尊重。3.3.3 采用复合句复合句的使用主要表现出写信人对某事的一种态度，具体为高兴、相信、希望、歉意，体现出写信人对对方的尊重。复合句的使用能够避免居高自傲，体现双方的平等地位，如我们常用“I wish.”, “I hope.”, 等句型来提出要求或表达意愿，语气委婉，观点鲜明，暗示了如果你不愿意的话，那也没关系的。例1：We should be most grateful if you could dispatch the goods as soon as possible.通过使用if从句带来了很好的礼貌效果，比直接要求对方效果要好很多。使用I am afraid, I am sorr

44、y 等构成复合句在拒绝对方的请求时缓和语气，在给对方提要求时表达对对方的信任。例2：We trust you will extend your L/C by cable, thus enable us to duly effect shipment of the goods in question.该例句为复合句，更加鲜明地表明了写信人的态度，加大了对他人的赞扬。4.成功运用礼貌原则的建议4.1 保持交接双方地位的平等在外贸英语函电中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，为表示礼貌而过分谦卑的言辞会适得其反，令对方对你的能力产生怀疑。如：a: You could rest assured that we would make every effort to effect the shipment as soon as possible so as to meet your demand.贵方可以放心，我们向贵方保证我们会竭尽全力地使发货尽可能地满足贵方的要求。b；We assure you that we shall do our best to expedite shipment.我们向贵方保证我们会加速发货。从上两