写邮件标准化培训PPT课件

1、.,1,.,2,写一份专业的邮件,Mar. 2nd, 2007,.,3,一封邮件的必要元素,收件人 抄送人：相关需要了解邮件内容的人 邮件主题：帮助收件人一目了然的获悉邮件内容 称呼 邮件内容 发件人签名 附件,.,4,收件人与抄送人,所有事情的相关人员都应该收到该邮件； 邮件需要抄送自己的直属主管，和事情的相关下属，保证内部团队的讯息对称； 通常发给客户的邮件，客户是收件人，抄送公司内部人员； 发给公司其他部门的邮件，其他部门人员是收件人，抄送本部门相关人员；,.,5,在客户面前，我们是neo服务客户的团队, 是作为一个整体出现。,.,6,发送会议记录时，所有参会人员是收件人，未能参会的相关

2、人员是抄送人.,.,7,邮件主题,千万不要忘记写邮件主题 一个主题一封邮件，避免对方理解错误,.,8,邮件主题,请不要忘记,.,9,If you have any query, pls let me know! If you have any question, dont hesitated to call me! 如果有任何问题，请随时和我联系！,.,10,再简单的内容，也需要用一句完整的话，以示对对方的礼貌。,.,11,称呼需要包括所有收件人。 避免被漏掉的人感觉到被轻视。,.,12,对客户最好使用尊称“您”。 多说两句话，“请查收”，“如果有任何事情随时联系我。”等等以示对客户的重视和关

3、心。,.,13,确认对方的名字书写正确。,.,14,要求对方给予确认，或反馈的，请将对方需要确认和反馈的时间写清楚。,.,15,确保内容没有错别字！ 标点符号使用正确！,.,16,大串数字要加千分号，便于一目了然。,.,17,.,18,不要忘记粘贴附件！,.,19,发出修改的邮件，请在邮件中简述修改过的地方。以便对方很快了解。,.,20,收件人称呼和邮件正文之间要留空行。,.,21,签名应该不仅是自动签名。 签名与邮件正文间隔不要太大，或者太小。太大太小都会影响美观。,.,22,是否可以多说两句？附件的资料内容？转发附件的主要内容？毕竟我们不是邮差，把自己消化过的东西给到对方。体现自己价值的同

4、时，方便对方。,.,23,即使内部邮件，也至少需要有FYI.,.,24,商业往来邮件，全部齐头就好了。不必按照中文的书面要求，开头空两格。,.,25,说句话，说句话，别这么硬邦邦，干巴巴。,.,26,给个称呼，即使是内部，即使是你的下属。礼貌些。,.,27,想劝说客户，但不要有威胁之意。把两方面的优劣势客观地摆出来，让客户自己评判。 如果你想引导客户，追一个电话，用口头来引导,.,28,A.请尽快邮件回复我，广告监测数据是由媒体提供还是由neo提供。 B.有关广告监测数据来源的问题，麻烦您尽快告知。,.,29,第一个字母大写。 Hi 后面如果有名字，就不用加逗号。 名称后需要加逗号。 Hi D

5、ear Shanshan,.,30,不要做邮差。根据链接内容给予你的看法和建议。 称呼 文件主题和签名之间要有点距离。,.,31,不要忘记签名 称呼和内容之间要留有空间,.,32,附件是什么？你想让对方做什么？还是你回复什么任务？是否可以写出来？,.,33,齐头信比较美观,.,34,邮件是正式的沟通方式，尽量不要用些小孩子感觉的符号。,.,35,对于一些不能够按照之前承诺提供给客户的东西，如果用邮件告知，请务必充分地说明理由，并表示歉意。并在邮件发出后，给予客户电话再次沟通。不要给客户“因为觉得我们食言而生气”的时间和机会。 或者你可以先电话沟通，跟客户解释清楚后，再发书面邮件。说“正如和您电

6、话中沟通的，由于xx原因，我们不能”。,.,36,附件粘贴后，要打开附件查看，避免粘错附件。,.,37,注意附件粘贴的位置，不要截断邮件的内容和签名。,.,38,对于客户提出的意见要给予反馈和解决，而不是仅仅表示感谢。 要给客户一个时间概念，什么时候我们会提交什么文件。,.,39,不同的内容之间，留个空行，不仅美观，也方便阅读。,.,40,不要从别的地方直接copy文字，因为大小和字号会不同。麻烦别偷懒！,.,41,邮件的主题不要遗漏。 拼写错误可能会闹笑话。,.,42,统一签名,名字 职位 NeoOgilvy Beijing OgilvyOne Worldwide 电话 传真 邮箱 手机,.,43,对方称呼。英文第一个字母大写。下面空一到两行。,一段文字中间空一行,礼貌用语。可以是Cheers, Best Regards, Thanks 等。第一个字母大写。,手写签