租赁合同执行管理手册

1、合同管理手册第一册天津天保资产经营管理有限公司2016年6月第一册【租售类合同分册】前言为健全和完善资产公司管理体系，建立职责明确，流程清晰的合同执行管理全流程，为客户提供优质服务，树立良好企业形象，依据精细化管理的要求，结合公司基本情况，编制合同管理手册（上册）租售合同执行管理部分，系统的阐述了各类别合同执行过程中的工作分解结构、组织岗位职责、业务流程、工作分解要点、相关制度、表单及模板。在合同执行管理过程中应将本手册的实施监督和修订完善作为其履行管理责任的重要内容，不断丰富和积累管理经验，持续提升决策和管理水平。本手册及其支持文件明确了公司对合同执行管理过程中各项工作的基本要求，各岗位人员

2、在合同执行过程中，必须遵循本手册及其支持文件的强制性规定。目 录第一章 公寓类租赁合同执行管理1第一节工作分解结构1第二节组织岗位职责分配2第三节业务流程3第四节工作要点41.合同签署阶段工作要点42.合同执行阶段工作要点63.合同结束阶段工作要点12第五节相关制度列表151.合同管理制度152.项目接待管理制度243.公寓类入住资格审批管理制度274.入住、退宿手续办理管理制度315.客户信息管理制度336.租户欠费、赔偿处理制度357.退租赔偿处理制度37第六节附件401相关表单402相关模板50第二章 商业、厂房、写字楼类租赁合同执行管理76第一节工作分解结构76第二节组织岗位职责分配7

3、8第三节业务流程801.合同签署阶段工作要点812.合同执行阶段工作要点833.合同结束阶段工作要点91第五节 相关制度列表951.合同管理制度952.项目接待管理制度953.施工管理制度954.装修管理制度985.入住、退宿手续办理管理制度1006.客户信息管理制度1007.租户欠费、赔偿处理制度1008.退租赔偿处理制度1009.商户管理公约100第六节 附件1051.相关表单1052.相关模板113第三章 房产销售合同执行管理180第一节工作分解结构180第二节组织岗位职责分配181第三节业务流程182第四节工作要点1841.合同签署阶段工作要点1842.合同执行阶段工作要点1863.退

4、房情况工作要点189第五节 相关制度列表1921.合同管理制度1922.项目接待管理制度1923.项目部买卖合同签署管理制度1924.项目部应付款项支付工作制度193第五节 相关制度列表1941.相关表单1942.相关模板198第一章 公寓类租赁合同执行管理第一节 工作分解结构职能模块业务阶段工作内容相关表单/模板成果公寓类租赁合同执行管理合同签署客户接待及洽谈来访客户登记表客户资格审核公寓管理系统平台网申审查结果合同签署合同会签单、租赁合同模板租赁合同、合同要件合同执行合同归档合同台帐模板合同台帐办理企业入住入住相关要求-统计项目销控销控台帐模板销控台帐统计项目应收应收台帐模板应收台帐定期收

5、缴费用付款通知书-统计项目实收应收台帐模板实收台帐催缴欠费催缴通知单、解约函欠费统计收入定期对账收入统计报表模板收入统计报表合同变更合同会签单变更合同合同结束合同续签合同模板、合同会签单续签合同退租房查验验房单、查验问题明细表验房单、查验问题明细（流程未更新）办理退租、退费手续退宿相关要求、退款汇总表退款汇总表、退款明细第二节 组织岗位职责分配序号工作内容经营部公寓部综合部计财部资产部分管领导总经理租售管理经理资产经营客户服务资产管理经理企业管理经理收支管理经理资产管理经理1客户接待及洽谈2客户资格审核3合同签署4合同归档5办理企业入住6统计项目销控7统计项目应收8定期收缴费用9统计项目实收1

6、0催缴欠费11收入定期对账12合同变更13合同续签14退租房查验15办理退租、退费手续负责参与申请审核审批第三节 业务流程第四节 工作要点1. 合同签署阶段工作要点1.1 客户接待及洽谈（1） 职责划分1) 经营发展部：a 受理客户租赁意向，根据客户需求通知公寓部做好现场接待准备工作。向有租赁意向的客户告知出租条件、租金标准相关情况，开展后续客户资格审核，签署制式合同。b 对于有特殊租赁需求的客户，按照管委会及控股公司的指使，做好接洽、谈判，必要时需通过总经理办公会审议，并留存会议纪要等要件。2) 公寓项目管理部：根据经营部通知，或直接来访、来电咨询客户的具体情况。配合经营部做好项目介绍及接待

7、工作，及时向经营部反馈意向客户信息。（2） 时间要求：12天（3） 质量要求1) 接待安排时间合理，洽谈维护公司利益，遵守管委会，控股公司及资产公司要求。2) 项目接待人员热情、礼貌，遵循公司制度，信息介绍全面、准确。1.2 客户资格审核（1） 职责划分：经营发展部：对于有意向租赁的客户，指导其在公寓管理系统中进行申请。对客户资质及资料进行审核。（2） 工作成果：网申审查结果（3） 时间要求：审核完成时间：12天（4） 质量要求：审批通过客户符合公司入住资格要求。1.3 合同签署（1） 职责划分1) 经营发展部：a 拟定合同并对合同文本、条款、租金及各项费用核算进行审核。通知审批通过的客户签订

8、合同；b 客户签约完成后发起公司内部合同会签，做好合同台帐登记。2) 公寓项目管理部：参与合同会签，审核双方权责条款，做好合同台帐登记。3) 综合管理部：参与合同会签，审核合同文本是否符合公司标准模板；提供合同编号、做好合同台帐登记。4) 计划财务部：参与合同会签，审核合同费用是否符合公司财务规定，金额计算是否准确；做好合同台帐登记。（2） 工作成果：租赁合同（3） 时间要求：1周之内（4） 相关表单、模板1) 白领公寓租赁合同模板2) 蓝领公寓租赁合同模板3) 合同会签单（5） 质量要求：a 签订合同文本符合公司标准模板，合同内容符合公司公司要求。b 会签及时，防止合同滞后情况。2. 合同执

9、行阶段工作要点2.1 合同归档（1） 职责划分1) 经营发展部：会签完成后，公司留存的合同送交综合部、计财部；客户返还的合同送交项目部。2) 综合管理部：审核合同签署是否规范，做好合同归档工作。3) 计划财务部：做好合同归档工作。4) 公寓项目管理部：做好合同备份留存工作。（2） 工作成果：合同台帐（3） 时间要求：12天（4） 相关表单、模板：公寓类项目合同台帐模板（5） 质量要求:1) 合同台帐更新及时，信息准确；2) 合同分类明确，归档清楚。2.2 办理企业入住（1） 职责划分：公寓项目管理部：a. 将公司签字用印后的合同送还客户，通知企业按照合同约定缴纳前期费用，及提供相关资料。b.

10、核查客户资料齐全、真实，各项前期费用已缴纳后，为客户办理入住手续。（2） 时间要求：1-2天（3） 相关表单、模板：公寓入住要求（4） 质量要求：通知及时，相关要求描述全面、准确。2.3 统计项目销控（1） 职责划分：经营发展部：根据新签订合同及合同变更情况，及时更新销控台帐。（2） 工作成果：销控台帐（3） 时间要求：更新频率：每日（4） 相关表单、模板：销控台帐（5） 质量要求：销控信息准确、实时性强。2.4 统计项目应收（1） 职责划分：经营发展部：根据新签订合同及合同变更情况，及时更新项目应收台帐。（2） 工作成果：合同应收台帐（3） 时间要求：更新频率：每日（4） 相关表单、模板：合

11、同应收台帐模板（5） 质量要求：应收统计信息准确、实时性强。2.5 定期收缴租金及相关费用（1） 职责划分：1) 公寓项目管理部：a 每季度末最后一个月通知租户，按照合同约定缴纳下季度租金、物业费、采暖费等相关费用。b 根据客户汇款反馈，查询汇款记录，反馈计财部。c 为租户提供发票。d 向财务共享系统填报收款单。2) 经营发展部：配合公寓部租金收缴工作。3) 计划财务部：a 为客户开具收款凭证。b 审核项目管理部提报收款单。（2） 工作成果：收款票据、系统提报记录（3） 时间要求：a 缴费工作于每季度末最后一月完成。b 开具票据、提报系统工作于款项到帐后1天内完成。（4） 相关表单、模板：（5

12、） 质量要求：收款工作不延误，收款金额计算准确，收款率百分之百。2.6 统计项目实收（1） 职责划分：计划财务部：根据收款记录统计项目实收台帐，可利用财务共享系统和金蝶财务系统查询收入数据。（2） 工作成果：合同实收台帐（3） 时间要求：更新频率：每日（4） 相关表单、模板：合同实收台帐模板（5） 质量要求：实收统计信息准确、实时性强。2.7 催缴欠费（1） 职责划分：1) 项目管理部： 对未按照合同约定时间缴纳费用的租户，进行沟通、催缴工作。对于拖欠情况严重的客户，征询法务意见，下发解约函。2) 经营发展部：配合项目部欠费催缴工作。3) 综合管理部：协助项目部解决因欠费追缴困难产生的法律维权

13、工作。（2） 工作成果：欠费统计台帐（3） 时间要求：更新频率：每日（4） 相关表单、模板：1) 合同实收台帐模板2) 催缴通知单3) 解约函（5） 质量要求：欠费统计更新及时，催缴工作沟通积极有效，维护公司利益。2.8 收入定期对账（1） 职责划分：1) 经营发展部： 根据项目日常应收统计、实收统计及欠费记录情况，组织项目部、计财部进行收入对账，完成项目收入统计报表。2) 公寓项目部：按照经营发展部要求，提供欠费统计，催缴情况等相关数据。3) 计划财务部：按照经营发展部要求，提供实收统计，配合经营部进行对账。4) 综合管理部：协调对账各部门工作，配合经营部解决对账中发现的问题，组织收入统计汇

14、报工作。（2） 工作成果：项目收入统计报表（3） 时间要求：每季度进行一次；季度末完成。（4） 相关表单、模板：项目收入统计报表模板（5） 质量要求：1) 对账工作主责部门推动有序，分工明确；2) 报表数据准确，问题查找清楚，措施落实到位；3) 相关部门配合积极。2.9 合同变更（1） 职责划分：1) 经营发展部：a 受理客户合同变更意向，审核变更是否符合公司规定，不符合公司要求的需与客户沟通，说明情况，驳回并继续维持原合同。对于符合公司要求的变更请求，按照相应程序执行。b 对于调房情况，重新签订租赁合同，告知项目部做好验房及原房屋退房工作。c 对于延期退房情况，延期1个月以内的，无需重新签约

15、，需告知项目部按照公司要求收取房屋使用费等相关费用。延期1个月以上，需进行合同续签。d 对于提前终止协议情况，需获得管委会或控股批示，经公司确认后，采取签订终止协议或沟通方式终止合同，经营部需告知项目部进行验房、退宿、对于有费用退还的需做好退费工作。e 及时更新销控、合同台帐及应收台帐。2) 公寓项目管理部：a 参与变更合同会签，及时更新合同台帐。b 根据经营部通知，做好合同变更租户的房屋查验、退宿、退费等相关手续。3) 计划财务部：a 参与变更合同会签，及时更新合同台帐。b 对于需要退费的情况配合公寓部完成退费工作。4) 综合管理部：参与变更合同会签，及时更新合同台帐。（2） 工作成果：变更

16、后合同（3） 相关表单、模板：合同会签单（4） 质量要求：1) 变更需求符合公司规定，相关要件齐全。2) 变更程序执行到位，相关部门配合积极。3) 销控、合同及收入台帐跟新及时。3. 合同结束阶段工作要点3.1 合同续签（1） 职责划分：1) 经营发展部：a 合同临近结束期，了解客户租赁意向，对于有续租意向的客户，提前签订续租合同。b 及时更新销控、合同台帐及应收台帐。2) 公寓项目管理部：根据经营部通知，做好续租租户的费用收缴相关手续，及时更新合同台帐。3) 计划财务部：参与续租合同会签，及时更新合同台帐。4) 综合管理部：参与续租合同会签，及时更新合同台帐。（2） 工作成果：续租合同（3）

17、 相关表单、模板：1) 合同会签单2) 房屋租赁合同模板（4） 质量要求：提前了解临期客户意向，对于意向续租客户，需在租期结束前签订完成续租合同，防止合同滞后现象。3.2 退租房查验（1） 职责划分：1) 公寓项目管理部：a 受理正常退租客户退租申请，进行退租房验房，确认房屋、资产状态是否完好，填写退房资产确认单，送交资产部审核。b 对于房屋及资产状况合格，未有损失的情况，开展后续退租手续、及退押金工作。对于房屋、资产存在损失的情况，要求客户赔偿完成后，办理后续退租、退费手续。2) 资产管理部：参与验房相关工作，提供指导，审核退房资产确认单。（2） 工作成果：1) 退租验房单2) 查验问题明细

18、（3） 时间要求：退租申请受理后3日内。（4） 相关表单、模板：1) 退租房验房单2) 查验问题明细表（5） 质量要求：房屋状况查验及资产清点准确，3.3 办理退租、退费手续（1） 职责划分：1) 公寓项目管理部：对于完成验房，符合退租条件的客户，收回钥匙、水卡、电卡，办理退组手续。发起退押金会签。2) 经营发展部：审核退款表及明细，参与退押金会签。3) 综合管理部：审核非正常退租情况的退款表及明细，参与退押金会签。4) 计划财务部：审核退款表及明细，参与退押金会签，退还押金。（2） 工作成果：退款汇总表（3） 时间要求：验房完成后7日内（4） 相关表单、模板：退款汇总表（5） 质量要求：退租

19、手续办理符合公司要求。退款金额准确，退款明细材料完整。第五节 相关制度列表1. 合同管理制度天津天保资产经营管理有限公司合同管理制度第一章 总则第一条 为加强天津天保资产经营管理有限公司的合同管理，规范合同行为，提高管理水平，实现标准化、规范化、制度化运作，根据中华人民共和国合同法、天津天保控股有限公司合同管理办法等相关规定，结合公司实际，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司所属各部门在经营活动中所发生的经济合同行为。第二章 合同的管理职责第三条 公司综合管理部是合同管理部门，负责修订合同管理制度，制订合同签订程序，以及合同法律事务审核，合同归档工作。第四条 合同执行管理实施首签负责制，业务

20、主办部门负责业务范围内合同的起草、修改、变更、执行过程监督、纠纷处理等工作。第五条 公司各部门根据业务需要，建立合同登记台账。综合管理部负责建立全公司合同台账；合同主办部门负责建立主办业务合同台账及应收、应付款台帐；项目管理部负责建立在管项目合同台账及收、付款台账。第三章 公司的合同管理第一节 合同的签订第六条 合同的签订必须符合国家有关政策、法律、法规的规定，必须坚持公开、公平、公正和诚实、守信的原则，必须维护公司的权益。第七条 本制度所述的合同包括以下类型：一、项目经营和管理业务合同（包括代产权单位签订的合同）：1.项目房屋租售类合同，包括房屋租赁、房屋销售等；2.项目资产管理类合同，包括

21、资产购置、维修、资产处置等合同；3.项目业务外包类合同，包括物业管理、管理咨询合同、特约服务合同等；4.项目能源管理类合同，包括水、电、气、热等能源合同；5.项目其它类合同，包括代产权单位签订的其它合同。二、 公司本部业务合同：根据各职能管理部门业务需求，以公司名义对外签订的合同。1. 资产管理类合同，包括投资收购、资产处置以及与产权方签订的承包管理、委托经营等；2. 咨询服务类合同、包括各部门根据业务需要签订的业务咨询、技术服务等合同。3. 办公物资管理类合同，包括办公用品采购、办公设施维修、装修合同、租车用车等。4. 公司其他类合同。第八条 合同的书面形式包括但不限于合同书、协议、备忘录、

22、意向书等。第九条 合同的内容，一般包括以下条款：一、当事人的名称或者姓名和住所；二、标的；三、数量；四、质量；五、价款、酬金及结算方式；六、履行期限、地点和方式；七、违约责任；八、合同签订的地点和时间；九、约定合同争议的管辖地；十、解决争议的方法。第十条 签订合同的主体应具备法人资格，公司各部门，不得以自身的名义对外签订、变更和解除合同。第十一条 订立合同应使用国家规定的标准（示范）合同文本，没有规定标准（示范）文本的，合同格式应符合有关法律、法规和规章制度的规定。法律、法规规定或者公司认为需要公证的合同，合同签订后应办理公证手续。第十二条 业务主办部门负责合同的起草、谈判和修改，其中负责执行

23、具体工作的人员为合同经办人。经营发展部是项目房屋租售类业务合同的主办部门，资产管理部是项目业务外包、资产管理类及公司资产管理类业务合同的主办部门，项目管理部是项目能源管理及其他类业务合同的主办部门。公司本部管理部门是各自业务咨询服务类合同的主办部门。综合管理部是办公物资管理类业务合同的主办部门。第十三条 合同商务谈判一般由业务主办部门具体负责，合同、法务和财务等相关管理部门提供协助。重大合同一般应组成谈判小组进行谈判，可由合同的分管领导牵头，业务主办部门、合同、法务和财务等管理部门评审会签部门参加。第十四条 业务主办部门在签订合同时，必须严格审查对方当事人主体资格的以下事项：一、是否为有完全民

24、事行为能力的自然人（或具有独立法人资格）；二、经营范围；三、履约能力；四、资质及信用情况；五、委托代理权限。必要时项目负责部门应自行或者委托专业机构对合同对方当事人进行资信调查或者尽职调查。第十五条 业务主办部门在签订合同时，必须严格审查合同内容的合法性、可行性、严密性、规范性。第十六条 合同评审会签由业务主办部门负责组织。经营发展部负责项目资产经营类合同的会签，资产管理部负责项目业务外包、资产管理类合同的会签，项目管理部负责项目能源管理类合同的会签，公司本部管理部门负责各自业务合同的会签。参与合同评审各部门应以书面形式在合同会签单中就审核事项提出评审意见，业务主办部门应与对方当事人协商进行修

25、改。凡符合天津天保控股有限公司合同管理办法第四十二条规定的合同，应报控股公司风险控制部审核。第十七条 会签后的合同与合同会签单，业务主办部门整理后报综合管理部，申请加盖合同章。第十八条 公司合同专用章、产权单位授权管理的合同专用章由综合管理部负责保管和使用。盖章前应确认合同会签审批程序已完成以及合同文本为经审批的文本后方可用印，用印时须加盖骑缝章。如未履行合同会签审批手续或擅自调换未经审批的合同文本而用印，将追究相关人员的责任。如遇有特殊情况合同专用章需借出外用时，必须填写合同专用章借用审批表。第十九条 合同经办人需确保合同用印签字处信息完整。经办人获得公司授权后，代表公司签字。第二十条 合同

26、主办部门应严格遵守双方完成合同签订后，再开始合同履行的原则。确因无法逾越的困难或障碍等原因而不得不先履约的情况，由业务主办部门做出情况说明，业务主办部门负责人和分管副总经理签字确认，并知会相关部门了解。第二节 合同的履行第二十一条 合同订立后，业务主办部门应严格依照合同约定全面履行合同，同时监督合同相对方严格履行合同，维护公司的合法权益，监管合同执行情况。第二十二条 合同执行标准由业务主办部门负责制定。项目管理部门负责项目经营和管理业务合同的具体执行。公司各部门负责业务范围内公司本部合同的具体执行。第二十三条 合同主办部门每季度末组织项目管理部、计划财务部，进行季度合同收支统计对账，形成统计报

27、表，报送综合管理部。第二十四条 在合同履行过程中，合同执行部门如发现对方当事人未能及时履约，应在3个工作日内逐级报告，采取应对措施，并按合同约定追究违约责任，以加强风险预控工作。第二十五条 合同履行过程中确因无法逾越的困难或障碍等原因而不得不变更或解除合同的，业务主办部门应对合同变更或解除的原因做出说明、提供相关资料，并会同合同评审会签部门就合同变更、解除对公司利益的影响进行分析评估，提出避免或减少损失的对策、建议。第二十六条 合同的变更或者解除应由业务主办部门提出，起草合同变更或者解除的补充协议，并按照合同签订审批流程进行审批，经批准后执行。第二十七条 经过公证的合同，在双方达成变更或解除合

28、同建议后，应报原公证机关备案。第二十八条 业务主办部门接到对方当事人提出的变更或者解除合同建议后，应在履行完毕审批流程后尽快答复对方当事人（法律、法规及合同另有约定的除外），逾期答复，造成公司利益损害的，责任人应承担相应的责任。第二十九条 变更或者解除合同的建议或者答复，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。第三节 合同纠纷的处理第三十条 合同纠纷是指在合同履行过程中，任何一方当事人未能按照合同约定履行而产生的合同当事人之间的纠纷。第三十一条 处理合同纠纷的原则是：以法律、合同事实为依据，在维护公司的合法权益的基础上互谅互让，达成协议，解决纠纷。第三十二条 发生合同纠纷

29、后，项目负责部门应在3个工作日内逐级上报，并收集、整理相关证据材料，同时在法律顾问的协助下采取措施避免损失发生或防止损失扩大。第三十三条 发生合同纠纷后，业务主办部门应会同其他评审会签部门确定应对方案。第三十四条 发生合同纠纷后，由业务主办部门在法律顾问的协助下与合同对方当事人协商解决纠纷。第三十五条 合同纠纷处理完毕后，应及时将案件涉及的所有材料归档存查。第四节 合同的保管第三十六条 公司原则上至少保留2份合同原件。其中一份合同及合同会签单在计划财务部存档，作为筹资、付款和收款的依据，一份合同在综合管理部存档，业务主办部门可留存合同复印件。第三十七条 综合管理部应建立合同管理台帐，其主要内容

30、包括：合同编号、合同名称、当事人名称、合同标的、经办人、签约日期、履行情况等。每年1月15日之前，综合管理部负责与各部门盘点上一年度各部门的合同台帐。（按照控股公司的合同管理制度，每月10日前应将上月合同台账上报控股公司风险控制部。）第三十八条 综合管理部每年3月前按照档案管理规定将前半年度公司签订各类合同及合同会签单、上一年度履行完毕的合同档案向公司档案室移交。第五节 合同的编号第三十九条 公司合同实行内部编号制度，编号由三组符号组成，即“合同类别+收款（付款）+公元年份及顺序号”,具体规定如下：一、第一组合同类别名称产权单位简称的汉语拼音第一个大写字头表示。如：产权方为天保控股公司合同KG

31、；产权方为保税区投控集团合同-TK；产权方为天保投资公司合同TZ二、第二组按项目名称的汉语拼音字母第一个大写字头表示。如：致勤公寓合同ZQGY;致馨公寓合同ZXGY;厂房合同CF；公司合同GS;借款合同JK;其他合同QT。三、第三组按收款、付款的汉语拼音字母第一个大写字头表示。如：收款SK；付款FK。四、第四组按照公元年份及顺序号的阿拉伯数字表示。如:“”、“”。第四章 法律责任第四十条 违反国家法律、法规和本办法，在签订、履行合同中失职、渎职或者以权谋私，损害公司利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的责任。构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。第五章 附则第四十一条 本制度自下发

32、至日起正式施行。第四十二条 本 制度解释权归综合管理部。2. 项目接待管理制度项目接待管理制度第一章 总 则第一条 使外部来访接待工作有章可循，有条不紊。第二条 适用于重大对外活动、来宾来访、参观及会议等接待工作。 第二章 接待职责第三条 督促项目物业做好接待方案，资产公司审核方案，物业会同资产方共同做好接待工作。第四条 负责督导现场物业公司，特种设备要求相关维保人员到场，调配好电梯运行、保安、保洁各个环节，以保证电梯、场院、门前的秩序和清洁工作无纰漏。第五条 协同现场物业管理人员，加强接待各个环节的沟通和巡视，发现问题及时处理解决。第六条 物业公司接待结束后，应留存相关照片、并形成信息简报。

33、 第三章 参观接待程序第七条 资产经营岗接到参观通知后，应问清情况，及时通知物业，根据来访情况，通知有关项目人员做好接待准备工作。第八条 要求物业公司现场陪同参观人员应做好迎送及参观过程中的引导工作，并向访客进行有关公司业务的宣传。第九条 在访客参观期间，现场工作人员应注意公司文件资料的保密工作，不得随意将公司资料提供给访客翻阅、复印或带走。访客在参观期间未经允许不得摄影、摄像。第十条 确因业务需要，工作人员应征得参观资产公司同意后，方可允许访客摄影、摄像或翻阅、复印、带走公司资料。第十一条 各项目接待人员应热情、礼貌，做好项目介绍及事后的欢送工作。第四章 会议接待程序第十二条 会议接待由物业

34、项目负责根据会议规格组织采购、资料准备及会场布置工作，并根据情况做好车辆调配及摄影、摄像人员安排。第十三条 物业项目提前做好会议接待现场布置，配备所用物品摆放到位。 第十四条 会议召开前15分钟打开会议室、开电灯、开空调，做好迎接客人到来各项准备工作。第十五条 要求物业项目提前通知参会人员会议的时间、地点、主要内容参会要求，会议召开前15分钟需达会场，做好参会人员的签到及有关联络工作，做好会议记录。第十六条 临时通知的会议，及时按照接待步骤完成会议的接待工作。第五章 社区活动接待程序第十七条 公寓管理部负责督导物业公司对上报的社区活动方案、安全预案及申请的活动经费使用情况进行审核，监督方案的执

35、行。第十八条 公寓管理部负责组织物业公司与活动主办方的工作对接，了解活动内容，上报公司领导批复。第十九条 公寓管理部负责监督物业公司落实社区活动安全管理办法，严禁任何部门和组织进行未经资产公司审批的文体活动，一经发现将按有关规定处理。第二十条 项目内举办舞会、文艺晚会、体育竞赛等大型文体活动，必须按照“谁主管，谁负责”的原则，物业现场指定安全负责人，全面落实各项安全措施。第二十一条 重大接待工作，政府职能部门或有关单位必须事先与资产公司取得联系，物业公司得到资产公司批准后方可组织实施。第二十二条 负责将社区活动信息（报道、总结、照片）上报公司及相关部门。第六章 日常受理第二十三条 要求各物业现

36、场管理人员，对来电、来访的信息进行确认，对来电来访进行记录，做好项目介绍及接待工作，同时将有意向客户信息及时向经营发展部反馈，做好信息储备工作。3. 公寓类入住资格审批管理制度公寓类入住资格审批管理制度第一条 为规范公司公寓类项目的入住企业审批，遵守政府部门对公寓类项目入住资格的规定，保证公司的利益，特制定此制度。第二条 本制度由项目现场的营销人员及公司经营发展部的相关人员共同实施，并严格遵守入住审批流程。第三条 项目现场营销人员要求意向客户提供：1、 企业营业执照2、 入住人员身份证复印件3、 入住人员劳动合同复印件4、 入住人员暂住证现场人员对上述材料进行初审，并指导意向客户填写公寓入住申

37、请表，要求注明企业名称、入住房间的房型以及数量要求，并加盖企业公章。第四条 公司营销专员对上述资料进行审核，确保资料的真实性并核实意向客户是否为区内注册企业。核实无误后上报营销部长提出审批意见。第五条 现场营销人员应留存上述审批资料形成客户档案。第六条 现场营销人员向意向客户提供租赁合同和安全责任书的模板，待客户认可后方视其为有资格入住该公寓类项目。第七条 本制度由经营发展部负责制定和解释。第八条 本制度自颁布之日起开始。 天津天保资产经营管理有限公司营销联系单管理制度第一章 总则第一条 为便于项目营销过程中各部门之间联系，提高管理与协商效率，明确程序和办理期限，及时快捷处理各种问题，特制订本

38、制度。第二条 营销项目联系单是项目营销过程中各相关部门就客户需求、合同约定、信息等事宜相互沟通信息、传递意见和通知、互提建议或质疑等的一种各方通用表格。第二章 管理职责与分工第三条 经营发展部负责营销项目联系单的提出、传递和归口，并确保项目联系单内容及形式上的闭合工作。第四条 各相关部门负责项目联系单的接收、传递、记录和签署意见。第三章 管理内容与要求第五条 项目联系单内容主要包括：项目营销要点、合同要点、装修改造方案等事项，需要与相关部门进行洽商、协商、配合解决的问题。第六条 各相关部门必须对送达的项目联系单接收、签署意见、传递分发，并及时履行本部门应该承担的责任和义务。第四章 附则第七条

39、本制度由经营发展部负责制定、修订。第八条 本制度经总经理会审批后生效。天津天保资产经营管理有限公司客户来访接待管理制度第一章 总则第一条 为规范公司业务客户来访接待管理工作，提高客户来访接待工作效率和水平，特制订本制度。第二条 由经营发展部负责业务客户来访接待管理工作，其他相关部门配合。第二章 客户来访接待要求第三条 坚持为提高公司经营发展和经济效益的原则，要求强化企业品牌意识，积极主动宣传企业形象。第四条 坚持规范化、标准化、流程化、制度化的原则，符合礼仪接待要求，杜绝随意性。第五条 坚持勤俭节约、热情周到的原则，要求根据来访宾客身份和业务重要性执行不同档次的接待流程和标准，反对铺张浪费。第

40、三章 客户来访接待管理第六条 了解来访者身份、来访目的和要求，初步拟定来访接待方案。并通知相关部门交易条件等。第七条 通知相关部门负责人安排接待工作，重要客户考察来访应至少提前一天通知各接待环节的部门负责人做好接待准备，临时通知来访者除外。第八条 各相关部门接到来访通知后，应根据拟定来访接待方案，做好参观考察路线、介绍资料、会议摄影、现场布置、交通食宿等有关准备工作。第九条 各相关部门安排专人全程陪同来访宾客参观考察，认真、清晰地向来访者详细讲解介绍情况，并耐心细致解答来访者的每一个疑问。第十条 参观考察结束后，陪同人员应总结客户意见，知会到相关部门。就客户提出的特殊问题，必要时召集各相关部门

41、协调会议，研究制定改善措施，并负责落实执行。第四章 附则第十一条 本制度由经营发展部负责制定、修订。第十二条 本制度经总经理会审批后生效。 4. 入住、退宿手续办理管理制度入住、退宿手续办理管理制度第一章 总 则第一条 规范客户入住、退租工作流程，方便客户入住、退租的办理，为客户提供准确、迅捷、周到的服务。第二条 适用于天保资产经营管理有限公司对入住、退租工作的管理。第二章 入住手续办理职责第三条 客户服务岗负责组织、协调、落实、督导入住手续各项工作的顺利实施。第四条 检查物业公司入住的各类表单填写情况。第五条 资产经营岗定期检查物业公司人员建立客户档案并妥善保管。第六条 要求物业公司人员负责

42、陪同客户验房，对发现的维修问题尽快修复，不能及时维修的资产经营岗及时报告相关部门协调。第七条 资产经营岗了解费用收缴情况，及时与公司计财部沟通。第三章 退租手续办理职责第八条 客户服务岗负责组织、协调、落实、督导退租手续各项工作的顺利实施。第九条 要求物业公司人员负责陪同退租客户验房，如有损坏的物品按签订合同条款缴纳赔偿。第十条 审核退宿表单，结清一切费用。 第四章 附则第十一条 本办法解释权归天津天保资产经营管理有限公司。第十二条 本办法自颁布之日起施行。5. 客户信息管理制度天津天保资产经营管理有限公司客户信息管理制度第一章 总则第一条 为规范公司对客户信息管理，提高项目营销水平和工作效率

43、，特制订本制度。第二条 客户信息管理是建立完善客户档案管理系统和客户档案管理规程，有利于提高公司营销效率，根据市场变化等情况，与客户建立长期稳定的业务合作关系。第三条 由经营发展部负责客户信息管理工作，其他相关部门配合。第二章 客户信息管理对象第四条 根据时间序列划分，客户信息管理对象包括老客户、新客户和未来客户。其中，应以老客户和新客户为重点管理对象。第五条 根据客户性质划分，客户信息管理对象包括政府部门、与公司有业务关系的企业、合作伙伴等。公司应当根据客户性质、需求特点、需求方式和需求数量不同，实施不同特点的客户信息管理方案。第六条 根据合作或交易数量、市场地位划分，客户信息管理对象包括主

44、动客户、一般客户和零散客户。客户信息管理对象的重点应当放在主动客户。第三章 客户信息管理内容第七条 项目交易、合作的现状。主要包括项目销售、招租活动的状况，存在的问题，客户的优势，未来的对策，公司的信誉、形象，信用状况，交易条件等。第四章 客户信息管理方法第八条 编制项目客户信息销控表，实行项目客户信息报告制度。第九条 经营发展部根据项目客户信息情况的变化，及时对客户信息加以调整。重点关注未来潜在客户，为公司开拓市场提供资料信息。第五章 附则第十条 本制度由经营发展部负责制定、修订。第十一条施行日期，本制度经总经理会审批后生效。6. 租户欠费、赔偿处理制度租户欠费、赔偿处理制度第一章 总则第一

45、条 为更好的管理租户，为租户营造较好的生活和经营氛围，特制定本制度。第二章 欠费处理流程第二条 以全权委托物业公司代收代缴的形式，收取租户的租金、押金、物业费等。第三条 按照合同规定，费用到期前15日下发第一次催费通知单，费用到期前10日，下发第二次催费通知单，费用到期前5日，下发第三次缴费通知单，对于物业公司督促缴费无果的，按相关租赁合同执行。第三章 赔偿处理流程第四条 发生资产损坏时，由物业公司现场进行鉴定，鉴定方案上报我公司进行审核，根据鉴定结果确定赔偿责任。第五条 租户赔偿：按照资产公司的价格表进行赔偿。第六条 公司赔偿：分为自然灾害和物业公司管理不善造成的。自然灾害由资产公司进行赔偿

46、，物业公司管理不善造成的由物业公司进行赔偿。第七条 由赔偿双方签订赔偿协议书，商定赔偿方式、赔偿金额、赔偿时间等；未签订赔偿协议书的，按双方协商价格进行赔偿。第四章 附则第八条 本制度自公布之日起实施。第九条 本制度由商业管理部制定，并负责解释、修订。7. 退租赔偿处理制度退租赔偿处理制度第一章 总则第一条 为更好的为租户办理退租业务，更快的提供房源，特制订本制度。第二条 本制度适用于公寓项目承租企业退租办理及家具、精装恢复赔偿等。第二章 承租企业退租时限第三条 承租企业退租时，受资产方委托的物业服务企业（以下简称物业）应依据租赁协议管理规约相关内容当日进行退租验房工作。第四条 物业应要求承租

47、企业退租3日内（含3日）将相关退租手续汇总齐全，一并上报资产公司审批，办理退租、退款工作。第五条 在租户相关手续不齐全的情况下，如合同、收据、发票等未返还或丢失等情况。3日内物业应写明情况并要求租户签字后，经资产公司项目经理确认签字，视同于退租，相关房间计入可租房源。退租、退款手续待资料补齐后，一并上报资产公司审批，办理退租、退款工作。第三章 恢复赔偿工作流程第六条 物业发现租住企业退租时有资产损坏需恢复赔偿情况时，需严格按照以下流程进行。超过规定期限未完成恢复工程的，物业需承担相应延期日的租金损失赔偿。第七条 对于租住企业承诺自行修复的，物业应要求其3日内将恢复方案上报物业公司，物业应在2个

48、工作日内审核后要求租住企业进场恢复处理，并监督租住企业在承诺的时间内完成全面恢复工作。第八条 物业应要求并督导租住企业实施被损部位及资产恢复工程需按恢复方案内容进行，验收合格后视为完成。第九条 租住企业无力恢复被损部位及资产，委托物业支持恢复维修时。物业应要求其在3日内上报物业公司，物业根据管理规约内赔偿报价表确定需恢复工程费用，2日内要求租户进行费用确认和支付工作。一旦租户完成费用确认，物业应立即委派工程施工队进场实施整改恢复工程，不涉及地板、家具维修的工程应于5日内完成，涉及地板、家具维修的应在10日内完成全面恢复工作。第十条 租住企业委托物业恢复被损坏资产，同意扣减押金处理的，物业应取得

49、其书面同意扣款的确认书，方可启动退租扣款流程。物业应在租住企业提交同意扣款确认书后立即委派施工队进场实施维修恢复工程，不涉及地板、家具维修的工程应于5日内完成，涉及地板、家具维修的应在10日内完成全面恢复工作。第十一条 如恢复维修工程遇特殊情况发生或维修工作量较大时，物业应及时上报资产方。在双方约定的时限内，物业应及时推进并完成相关恢复维修工作。如遇租住企业拒不配合处理退租赔偿事宜，物业应遵照租赁协议、管理规约相关条款处理。第十二条 维修工程完工后，资产方随时进行抽查工作。对资产方提出的不合格情况，物业应在3日内完成整改，并承担延期所产生的我方损失。第四章 附则第十三条 本办法解释权归天津天保资产经营管理有限公司。第十四条 本办法自颁布之日起施行。 第六节