公务文书和日常文书专技版

1、公文写作培训,公文写作培训,主讲人：张海英,培训提纲,公文概述,1,公务文书,2,日常文书,3,公文概述,狭义：专指党和国家行政机关各自正式规定的主要文种，党的机关是根据1996年的条例第二章所规定的14个文种；政府机关是根据2000年办法中所规定的13个文种。,广义：是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、联系事务、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书。,公文是党和国家机关在领导和治理国家方面，用以表达意志、传递策令、沟通信息的文字工具和手段,条例中关于公文的定义,办法中关于公文的定义,公文概述,党的机关的公文种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例

2、、规定、函、会议纪要。 政府机关的公文种类： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 除此之外，还包括党政机关经常使用的事务性公文和规章类、讲话类公文。,公文种类：,公文概述,遵命性,按照领导的意图，或依照决策层和全体成员的意愿，在机关单位主要领导人的授意下进行写作。,实用性,公文是办事的工具。为了指导实际工作和公务活动的，或处理工作中出现的问题，具有很强的实用性和直接的功利性。,时限性,某份公文必须在什么时间写，又必须在什么时间内拟定完成，受着严格的时间约束。要紧急上报，向下传达的重要事项如请示、布置工作性的通知、批复等。,法定作者制发,写作主

3、体是依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的国家机构和其他社会组织。公文内容代表的是机关意志，它必须以机关的名义或法定代表人的名义制发。,公 文 特 点,公文概述,受体是定向性的,公文写作时一般要具体写明“主送机关”、“抄送机关”或在附注中标明阅读对象。,公文要素：,主旨 材料 结构 语言 表达方式,是指通过公文的全部内容所表述或体现出来的行文用意、 目的或意义。,是为了表现公文主旨，从现实中摄取并写入公文中的一 系列内容。,是根据主旨表达的需要，合理安排和展开材料，使之成为 有机整体。,是为反映公务活动服务的，是为表述公文主旨服务的。,最主要的是叙述、说明、议论。,公文概述,公文主旨的要

4、素,公文主旨的要素,公文主旨的要素,要 求,“五要”,公文主旨,维护主旨的正确性,主旨必须表现得直白显露,一文一意 围绕一个问题,体现本行业、本部门的特点，提供新鲜的信息和启迪,一事一旨，涉及其他部门的公文，要事先进行会商,简洁,得体,公文的语言特点,行文关系：发文机关与收文机关之间的公文往来关系，具有双向性特点。具有行文关系的双方，一般都可以互相行文。 行文方式：主要有上行文，包括逐级行文、多级行文和越级行文；下行文，包括逐级行文、多级行文和直达基层行文；平行文，不相隶属关系部门之间的行文。,公文概述,应用文特点,程序化,条款化,图表化,应用文是有规范体式和法定效力的文书，大都具有相对稳定的

5、惯用格式。,采用条款的结构格式，将内容进行整理归类，分类列项的逐条加以陈述说明。正文部分，往往第一条是开头，最后一条是结尾，干净利落，单刀直入。,应用文的结构特点,公文用纸及版面 公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸：210mm297mm； 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm； 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm； 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）。,公文书面格式,排版及装订 正文用3#仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字； 公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外眼距书芯上下各1/4处，允许误差4

6、mm。,公文书面格式,公文份数序号,密级和保密期限,如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,紧急程度,如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字，如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”.“急件”。其中电报应当分别标明“特提”.“特急”.“加急”.“平急”。,发文机关标识 上边缘至版心上 边缘为25mm,发文字号在发

7、文机关下 空2行（机关代字+年份 +序号）,公文书面格式,签发人（全角冒号、 姓名用3#楷体字）,对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm。,公文标题(在红色反 线下空2行，用2#小 标宋体字。除法规、 规章名称加书名号， 一般不用标点符号),主送机关（标题下空1行）,正文（数字和年份 不能回行）,公文书面格式,发文字号与红色反线之间为4mm.,附件（正文下1行左 空2字）,成文时间（右空4字，以签发日期为准）,发文印章（居中下压 成文时间）,附注（居左空2字 加圆括

8、号标识在成 文时间下1行）,主题词（3#黑体 字，词目用3#小 标宋体字，词目 之间空1字）,抄送机关（左空1字）,印发机关和时间,公文书面格式,页码（数码左右各放 一条4#一字线）,公文书面格式,相距不超过3mm,最多3个章，不得超出版心,培训提纲,公文概述,1,公务文书,2,事务文书,3,请示,决定,通知,报告,函,意见,批复,通报,常用公文,公务文书,公务文书-请示(一),请示是下级机关就某项工作或事情向上级机关请求指示或批准，要求上级答复时使用的请求性的上行公文。凡涉及有关方针政策界限、工作中的重大问题、需要上级机关予以审核批准的事项，诸如财政支出、资产购置、人员定编、机构设置等诸多方

9、面的内容时，均应以“请示”行文。,请示的适用范围,Text,Text,请示的适用范围,下级对某项工作提出意见与建议，而这项工作又牵涉到其他不相隶属机关，可用请示的方式要求上级机关批转给有关部门执行,请求裁决,下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决,请求批转,请示的适用范围,按照规定,根据规定必须履行审批程序的事项,请求裁决,在工作中遇到无章可循的新问题，由于职权、条件等限制，下级机关自己无法或无力解决,无章可循,请示的适用范围,在工作中遇到人、财、物等方面的困难，下级机关自己无法解决,对上级的某项决定或指示,有不同的看法或有不明确的地方,针对性,单一性,请示的特点,会议组织

10、程序,请示的分类,注意事项,只写一个主送机关，其它机关用抄送形式。,坚持“一文一事”的原则；报告中不得夹带请 示。,行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得 越级请示；不得送领导者个人。,涉及其他有关不相隶属机关的工作问题时，应 事先协商，征询意见。,请示的行文规则,主送机关,标题,结尾,正文,落款,请示,只有一个主送机关,发文机关及成文日期（公章）,请示的格式,发文机关+事由+文种 事由+文种,请示的写作要点,请示是向上级机关请求指示、批准。是有隶属和指导关系的上级机关，平级之间请示要用“函”。 把握请示的内在逻辑。说来说去就是要解决“为什么要请示”和“请示什么问题”的问题。 要坚持一文一事

11、。一篇请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。 请示与上行“意见”的区别。请示涉及的多是人们说的“硬件”，如要钱、物、出国等；上行“意见”多是“软件”，是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持。 请示的行文对象必须是自己的上级机关。,报告,请示,决定,函,意见,通知,批复,通报,常用公文,公务文书,公务文书-报告(二),报告是向上级机关或群体代表汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。,陈述性,分析性,报告的特点,Add Your Text,报告的分类,主送机关,标题,签发人,正文,落款,报告,只有一个主送机关

12、,发文机关及成文日期（公章）,报告的格式,发文机关+事由+文种 事由+文种,通知,请示,决定,报告,函,意见,批复,通报,常用公文,公务文书,公务文书-通知(三),通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传送要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。,功能多样,运用广泛,通知的特点,通知的类型,通 知,七种类型,发布性,晓谕性,会议性,任免性,通知的分类,批转性,发布性,通知的分类,主送机关,标题,正文（事务）,落款,通知,主送机关较多,发文机关及发文日期（公章）,通知的格式,发文机关+事由+文种 事由+文种,正文（指示）,正文（转文）

13、,正文（任免）,函,请示,决定,报告,意见,通知,批复,通报,常用公文,公务文书,公务文书-函(四),函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，或向有关部门请求批准和答复审批事项时使用的文种。,平等性、沟通性,灵活性、广泛性,单一性、实用性,函的特点,告知函,请批函,商洽函,询问函,答复函,函的种类,平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函。,向有关主管部门请求批准事项的函。,用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。,用于询问有关事项的函。,上级答复下级询问或主管部门批复申请事宜时使用的函。,主送机关,标题,发文字号,正文,落款,函,一般有一个主送机关 也有排列多个主送机关的情况,发文

14、机关及发文日期（公章）,函的格式,发文机关+事由+文种 事由+文种,函的常见错误,一是以“请示”代函，以“批复”代复函。 二是以“通知”代函。 三是以“通告”代函。,批复,请示,决定,函,意见,通知,报告,通报,常用公文,公务文书,公务文书-批复(五),批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文。它的内容涉及面比较窄，除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。,针对性,权威性,批复的特点,主送机关,标题,签发人,正文,落款,批复,针对请示机关,发文机关及成文日期（公章）,批复的格式,批复机关+请求事项+文种 批复机关+原请示题目+文种 批复机关+请示事项+请示单位名称+文种,注意事项

15、,与下级机关提的要求与陈述的情况紧紧相扣。,转报的请示，批复时应行文给转报的机关，不 可越级行文。,表明态度，可办，还是不可办应直接说明。,一份“请示”对应一份“批复”；有来有往。,批复的写作要求,要核实请示缘由的真实性，研究请示所提意见 或建议的可行性，有些情况应先作调查研究。,请示事项涉及其他部门或地区，批复前都要与其协商， 取得一致意见，及时批复，以免贻误工作,意见,请示,决定,报告,函,通知,批复,通报,常用公文,公务文书,公务文书-意见(六),意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。所谓“重要问题”，应当是当前工作中所遇到的涉及全局性、方针政策性的重大事项和主要问题，特别是新问题。“

16、重大”是就“一般”而言，“主要”是就“次要”而言，“新”是就“常规”而言。,行文上灵活性,功能上两重性,意见的特点,指导性,建议性,主送机关,标题,签发人,正文,落款,意见,一般有一个主送机关,发文机关及发文日期（公章）,意见的格式,发文机关+事由+文种 事由+文种,注意事项,所涉及的内容必须是“重要问题”。,对“重要问题”不仅要有所“见解”，而且要 有“处理的办法”。,来自于下级的“意见”只有建议性质，但一经 上级批转或批准，即从建议性转化为指导性。,来自于上级机关的“意见”，虽然名称叫“意 见”，但本质含义已不再是建议的性质，而是 有了“指示”性。,意见的写作要求,通报,请示,决定,函,意

17、见,通知,报告,批复,常用公文,公务文书,公务文书-通报(七),通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。,批评性,情况通报,通报的分类,周知性,针对性,典型性,时效性,教育性,通报的目的是让更多的人员了解，从而起到教育人的效果。,不仅是针对所表彰的人或事的，而是广大群众和所属机关干部的，要求起到示范的作用。,反映、揭示事物的本质规律，具有广泛的代表性和鲜明的个性。这样才能使人受到启迪，得到教育。,针对当前工作中出现的情况和问题而行文的，有特定的社会背景,不论是肯定性的还是否定性的, 通过树立榜样，批评错误，使读者能够总结经验，汲取教训，思想上受到启迪，得到教益。,通报的特点,主

18、送机关,标题,正文,落款,通报,普发性的通报可以省略,发文机关及发文日期（公章）,通报的格式,发文机关+事由+文种 事由+文种,通报的写作要求,撰写通报，要切实做好调查研究，事实要真实、准确。否则失去了严肃性和真实性，也就失去了通报的教育意义，并会影响到领导机关的权威性。 通报的事件要具有典型性，即能反映问题的本质，具有普遍性和代表性。 对事实的叙述要详略得当，叙述过于简单，变成了抽象的概述，难以让人从中受到教益；过于详细，又倾向于文学性。 对事实的分析要客观，评议要有分寸，不管是表扬还是批评分析不到位或说过头或含糊其词，都难以实现通报的作用。,决定,请示,批复,函,意见,通知,报告,通报,常

19、用公文,公务文书,公务文书-决定(八),决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。“重大”、“重要”的含义，是指当遇有“重要问题”及“重要事项”、“重大行动”而需作出“安排”及“决策”时才使用“决定”。,事关重大,事关决策,具体性,决定的特点,决定的分类,主送机关,标题,正文,落款,决定,在一定范围内的要有主送机关；普发性的一般不写,不是会议通过的决定，在结尾写明发文机关与成文日期；经会议通过的决定，标题下方用括号注明经何会议及会议通过时间的，结尾处不再标明。,决定的格式,1.发文机关+事由+文种 2.发文机关+文种 3事由+文种,决定

20、的写作要点,决定原由要充分、准确、简洁。 决定事项要具体、明确、可行。 要切实把握决定的多种结构形式。 要处理好决定的文字详略安排。,培训提纲,公文概述,1,公务文书,2,日常文书,3,消息,启事,主要日常文书,日常文书-消息(一),消息是对新近发生的有一定新闻和社会价值的事实所进行的及时、简明扼要的报道。在新闻诸文体中使用频率最高，使用数量最多，应用最广泛，人们常把消息称为新闻。,真实,新鲜,消息的特点,快速,短小,消息的结构,倒金字塔,金字塔,自由式,把最重要、最新鲜、最精彩的新闻事实放在最前面，然后依次后推，形成“虎头蛇尾”形状，又犹如倒放着的古埃及“金子塔”,即上小下大的形式，按事件发

21、展的顺序，把最重要的结局放到后面再写,在结构安排上不拘一格，自由灵活，没有一定之规但又符合新闻写作的原则和要求。常见的有目击式、散文式、对话式等等。,标题,导语,背景,主体,结尾,消息,消息的组成,副题、眉题、正题,消息的导语,日常文书-通讯(二),通讯是一种比消息详细而深入地报道新闻事实的新闻体裁，是“比消息更详尽的新闻”。,二,三,通讯的作用,特点,容量大：能够完整、细致地报道事件和人物活动。,范围广：写作可以涉及到生活中的方方面面,样式多：人物通讯、事件通讯、工作通讯、 风貌通讯。还有访问记、专访,通讯的特点,写法活：以叙述为主，也可以多一些描写、抒情、议论或说明,内容,形式,人物通讯、

22、事件通讯、工作通讯、风貌通讯,有访问记、专访、特写、散记、集纳、巡礼、侧记、采访札记等,通讯的分类,日常文书-申请(三),申请书是个人或集体就某一事件或问题寻求援助、征询解决等事项而使用的书信，它同一般书信一样，也是表情达意的工具。申请书要求一事一议，内容要单纯。,申请书的特点,称谓,格式,标题,落款,结语,正文,1、申请书 2、内容+申请书 3、关于+内容+申请书,包括署名署时两个部分。署名前写上“申请人”，署名的下行署时。单位的申请书还要加盖公章,申请书的格式,“此致 敬礼” “请组织考察” “请领导批准”等希望用语,另起一行，顶格写 收文单位或负责人 的名称、职务。,入党申请书,概 念,

23、基本书写格式及内容,主要内容,注意事项,入党申请书的概念,入党申请书是向党组织提出的一种书面材料。入党申请书标志着申请人向党组织表明自己有入党的志愿和要求，使党组织了解申请人的政治信仰和追求，便于党组织对申请人有针对性地进行培养、教育、考察，同时也是党组织确定入党积极分子和发展对象的重要依据。,标题：居中写“入党申请书”。 称谓：即申请人对党组织的称呼，顶格书写在标题的下一行，后面加冒号。,入党申请书格式,正文 主要内容包括： 对党的认识、入党动机和对待入党的态度。 个人在政治、思想、学习、工作等方面的主要表现情况。 今后的努力方向及如何以实际行动争取入党。,入党申请书格式,结尾：主要表达清楚

24、希望党组织考察的心情和愿望。全文结尾一般用“此致、敬礼”。 落款：署名和申请日期。一般居右分两行书写。,入党申请书格式,入党申请书的主要内容,为什么要入党。主要写自己对党的认识和入党动机。 表明对党的性质、宗旨、指导思想、奋斗目标、组织原则、纪律和党的路线、方针、政策及党风方面的认识和态度。 自己的政治信念和思想、工作、学习、作风等方面的主要情况，并明确表示愿意接受党组织对自己的教育和考察。,入党申请书的注意事项,日常文书-启事(四),启事是机关、企事业单位、团体或个人，需要向公众说明某事或希望公众协助办理某事时使用的一种事务文书。 启事的本意是公开陈述事情。“启”，即叙说、陈述之意；“事”，

25、即事情。,启事的特点,启事面向大众告知事宜。它只具有知照性，而没有强制性和约束。,要求写得简洁明了。有的启事三言两语；有的启事用单行单句排列内容，竭力做到一目了然。,按内容分，启事有征文启事、招聘启事、招生启事、征订启事、开业启事、迁址启事、征婚启事、更名启事、寻人启事、寻物启事、遗失声明等,启事,启事的分类,启事的格式,启事,正文,用文种用内容内容+文种。启事者+内容启事者、内容+文种,一段式写法。分段式写法。标题式写法。条款式写法,启事的结尾一般包括联系地址、电话、联系人姓名或者签署启事者姓名、时间等 ,内容简而明,用语讲求礼貌,力求用更少的钱达到最优的启知效果。,文字要通俗、简洁、集中；

26、态度要庄重、平易，以使公众产生信任感。,启事的写作要求,醒目的 标题,启事的注意事项,题目可用“启事； 也可以把单位名称写在题目上,就要把人或物的特征写清楚；“招领启事”就不宜将招领之物的特征写明白，以免冒领。,回 顾,公文的特点、公文的要素、公文的种类、公文的行文方式、公文的书面格式,请示、报告、通知、函、意见、批复、通报、决定,消息、通讯、申请、启事,Thank You !,请示事项,请求,请示缘由,交代写请示的原因、背景、或基本情况,如何解决；请求上级机关作出答复,陈述要求上级机关解决、批准的具体事项,请示的正文,返回,请示的结尾一般有较为固定的结语，以示对上级机关的尊重。通常写法是“妥

27、否（可否，是否可行）、请批示”，或是“以上如认为可行，请批转有关单位执行。” 从字面上看好像作者的本意是这样的：“我们的意见、要求是可以、可行、可办，还是不可以、不可行、不可办，请上级给以批示、核定”。 其实，从实际工作看，凡是要行文请示的事情，一般都是作者认为该办的、可行的，但由于职权所限等原因，不能不进行请示。,请示的结尾,返回,报告事项,结尾,报告引据,开门见山地交待出全文的主要内容或基本情况 也可陈述有关的背景或缘由,以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等。它另起一段，独占一行,准确简要、条明理晰地将有关工作或事件的情况表述清楚,报告的正文,返回,通知事项,结尾,发文缘由,先写原因

28、，再写目的。多用“为现就有关问题通知如下”的句式。,“地方各级人民政府要”或“各有关部门要”的要求式尾语；也有的用说明式尾语；还有的通知意尽言止，不加尾语。,条理清晰、语句准确地写清所布置工作的内容、做法及要求等。如果内容稍多，应该分层列项。注意用好小标题或者主旨句，以突出重点。,指示性通知的正文,返回,返回,转文性通知的正文,第二,第三,第一,通知的背景、根据及目的。,通知的尾语。要求、说明式尾语或专用尾语皆可。,通知的事项。如果内容较多，应分段列项来撰写。,事务性通知的正文,返回,任免事项,任免依据,用简明扼要的文字写明即可。应当是先免原任职务然后再任命新的职务，即所谓“先免后任”,任免性通知的正文,返回,事项,结尾,发函缘由,说明发函的根据、目的、原因等；若是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由,另起一行以“特此函商”、 “请予协助”、“可否，请函复”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束,有关某项工作展开商洽；对某一事件提出询问或作出答复；有关事项提请批准等主要内容,函的正文,返回,主体,结尾,引语,写清楚下级机关请示的日期、标题或文号 及引述来文所请示的事