公务类文书课件

1、第二章 行政公文,第一节 行政公文概述 第二节 通告 第三节 通知 第四节 通报 第五节 报告 第六节 请示 第七节 函 第八节 意见,第一节 行政公文概述,一、行政公文的概念及其种类 二、行政公文的特点 三、行政公文格式 四、行政公文的行文规则 五、行政公文的办理,一、行政公文的概念与种类,（一）行政公文的概念 按照国家行政机关公文处理办法第二条的规定，行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。,（二）公文的种类,2000年8月24日，国务院颁布的国家行政机关公文处理办法，把公文分为13 种，它们是：命令（令

2、）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,1、按性质、特点和作用分,（1）指令性公文。如：命令（令）、决 定、批复等。 （2）知照性公文。如：通知、通报、通告、公告、会议纪要等。 （3）报请性公文。如：报告、请示、意见等。 （4）函请、函告公文。如：函 （5）议案。,2、按行文方向分,（1）上行文。指下级机关向上级机关呈送的公文。包括报告、请示、意见等。 （2）下行文。指上级机关向下级机关发送的公文。包括命令、决定、批复、通知、公告、通告等。 （3）平行文。指同级机关或不相隶属机关之间发送的公文。包括意见、函、议案等。 通知有时可用作平行文；函有时可用作上

3、行文。,3、按秘密程度分,（1）绝密件 （2）机密件 （3）秘密件 （4）普通件,二、行政公文的特点,作者的法定性,特定的体式性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,明确的公务性,公文的特点,三、行政公文格式,(一）概念 公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。 这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。,（二）公文格式,1.用纸格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白边(天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。 2.排版格式：正文使用3号仿宋体

4、字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。 3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过2mm。 4.书面格式,依据国家质量技术监督局发布的中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式中的规定，公文用纸采用GBT148中规定的4型纸，其成品幅面尺寸为：210297。,用纸规格,宽：210毫米,高：297毫米,尺寸： 210毫米297毫米,A4型纸张,为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：371，订口为：281，版心尺寸为：156225(不含页码)。,公文页边与版心规格,210mm,

5、297mm,37mm,28mm,26mm,35mm,156mm225mm,天头： 37毫米1毫米,订口： 28毫米1毫米,版心尺寸： 156毫米225毫米（不含页码）,右白边： 26毫米1毫米,下白边： 35毫米1毫米,在计算机Word的应用,公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。装订应左侧装订，可采用骑马订或平订的方式，订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处。允许误差4。,排版与装订规格,】,】,页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。,页

6、码规格,依据中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式的规定，将组成公文的各格式要素划分为眉首、主体、版记三个部分。,二、格式要素,（三）公文的书面格式,1.眉首部分：,置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，也叫文头。包括：,（1）份数序号； （2）秘密等级和保密期限； （3）紧急程度； （4）发文机关标识； （5）发文字号； （6）签发人。,眉首部分,发文字号,发文机关标识,反红线,眉首-头,主体-身,版记-脚,置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。,眉首要素,眉首各要素,眉首共6个要素，即公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。,公文份数序号是将

7、同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也常称为是同一文稿总印数的流水号。,1.公文份数序号, 1 ,001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素公文份数序号,公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。,下一要素,公文份数序号的位置在版心左上角顶格第1行的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边37处下面第1行。,公文的份数序号一般是7位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“0”补齐。,秘密等级(可以简称为密级)是标识公文保密程度的一种标志。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级

8、事项保密时间不超过30年；机密级事项保密时间不超过20年；秘密级事项保密时间不超过10年。,2.秘密等级和保密期限, 1 ,001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素秘密等级和保密期限,下一要素,秘 密,如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,密级分三类：绝密、机密、秘密,秘密一年,绝密是最重要的党和国家秘密，泄露会使国家安全遭受特别严重损害；机密的泄露会使国家安全遭受严重损害；秘密的泄露会使国家安全遭受到损害。,标识秘密

9、等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行的位置，两字之间空1字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“”隔开。,紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、特急、加急、平急四个等级。,3.紧急程度, 1 ,001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素紧急程度,下一要素,紧急程度分两类：特急、急件,特急,如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上

10、角第2行。,秘密一年 特急,标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行的位置，两字之间也需空1字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第2行的位置。,发文机关标识是公文责任者名称的标注，即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。,4.发文机关标识, 1 ,001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素发文机关标识,下一要素,秘密一年 特急,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。,发文机关标识推荐使

11、用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm15mm(高宽)。,发文机关标识的位置, 1 ,001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素发文机关标识 平行文或下行文格式,秘密一年 特急,上行文格式,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm62mm的距离。, 1 ,001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200628号,本页要素发文机关标识 上行文格式,秘密一年 特急,联合行文,凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,要留出80mm一

12、25mm55mm的空白供上级机关批示文件用,也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头37mm十25mm十55mm117mm。, 1 ,博乐市建设局 博乐市卫生局,博市建发2006188号,本页要素发文机关标识 联合行文格式,下一要素,文件,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25；,第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80。,推荐使用小标宋体字，用红色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于2

13、2mm15mm。,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号组成的三部分的顺序不可任意颠倒调换。,5.发文字号, 1 ,001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素发文字号,下一要素,秘密一年 特急,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布,第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字,年份要用全称，不应简

14、化，年份应用六角括号“ ”括起,序号不编虚位，不加“第” 字,发文字号的位置是在发文机关标识下空2行，并且在发文字号之下4处标印一条与版心同宽的红色反线。,发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“2008”不能简写为“08”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号。,签发人是指代表行政机关批准发出公文的机关领导人。签发人是对公文内容负责的一种标志。签发人标识仅在上报的公文中才出现，标识

15、签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件负责。,6.签发人, 1 ,001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200628号 签发人：高云燕,本页要素签发人,秘密一年 特急,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,多个签发人格式, 1 ,博乐市建设局 博乐市卫生局,博市建发2006188号,本页要素签发人 多个人签发格式,返回,文件,签发人：曲志刚 雪格拉提,如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单

16、位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。标注于公文发文机关标识下空2行红色反线之上。,如有多个签发人(会签人)，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。,（1）标题； （2）主送机关； （3）正文；

17、 （4）附件说明； （5）成文日期； （6）印章； （7）附注。,2.主体部分：,主体各要素,主体共7个要素，即公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。,主体要素是指公文首页红色反线以下至公文末页主题词以上的各个要素。,主体要素,主体部分,标题,主送机关,正文,成文日期,印章,标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种三部分构成。,1.公文标题, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素公文标题,下一要素,关于印发博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方

18、案的通知,红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,公文的标题可以省略发文机关，构成“事由+文种”的形式。,公文的标题也可以省略事由，构成“发文机关+文种”的形式。,公文标题标注在红色反线下空2行的位置，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,撰写公文标题应注意的事项,所有公文标题均不可省略文种。除简单的周知性公文外一般也不省略事由。,公文标题中一般不使用标点符号，具有下列情形可考虑使用。,公文标题多行排列有多种形式。可以参照以下形式。,主送机关即公文的主要受文机关，是负责承办或答复

19、该文内容的机关。也叫做“上款”、“抬头”。确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系，各自的隶属关系和职权范围来确定。,2.主送机关, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素公文标题,下一要素,关于印发博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,确立主送机关的注意事项,标识主送机关要标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。 如果是统称的，应按党、政、军、群的顺序排列。,主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主送

20、机关名称后标冒号。,如果主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上。,公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过的上级机关。,正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾部分可以概括为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。,3.公文正文, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素公文正文,下一要素,关

21、于印发博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。,附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。,4.附件, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素附件,关于印发博乐市2006年创建中

22、国优秀旅游城市工作方案的通知,公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。,附件：1.创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表 2.责任分工明细表,附件页面, 1 ,本页要素附件附件页面,下一要素,附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。,附件：1. 创建中国优秀旅游城市

23、工作责任 分解明细表,博市政办发200627号附件：1. 创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表,如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。,公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。,公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。,附件应当与主件装订在一起，因故不能与主件装订在一起，要在附件的首页左上角注明公文的发文字号，与文件同时发送。,成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。

24、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。,5.成文日期, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,本页要素成文时间,关于印发博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；成文日期的标识位置下一要素详细分解。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。,二六年六月一日,下一要素,成文日期要用汉字书写，不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全。由于印章要加盖在

25、成文日期上，成文日期要依印章的位置而定。,印章是公文效力的表现形式，是公文效力最权威的凭证。对于公文来讲，除了会议纪要以外，都必须加盖印章。,6.印章, 1 ,本页要素公文生效标识 单一发文印章,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用

26、红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,联合行文印章, 1 ,本页要素公文生效标识 联合行文印章,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。,特殊情况说明,当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。,当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关

27、印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,加盖印章应注意的事项,联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合的发文机关均要加盖印章。,印章的加盖方式为两种：一是下套方式，即当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上；二是中套方式，即当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。,加盖印章还要考虑印章的枚数。只有一个印章，成文日期右空4字，加盖印章上距正文1行之内；两个印章时，成文日期拉开，左右各空7个字，印章均压在成文日期上，两印章互不相交或相切，相距不超过3；多

28、个印章时，要署上发文机关名称，印章加盖在名称上，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。,附注是对公文的发放范围、使用时需注意的事项的说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释。公文如有附注，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。,7.附注, 1 ,本页要素附注,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,公文如有附注，用3

29、号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。,返回,（此件可见报）,（1）主题词； （2）抄送机关； （3）印发机关和日期； （4）版记中的反线； （5）版记的位置。,3.版记部分：,版记各要素,版记共5个要素，即主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置。,版记部分,主题词,抄送机关,印发机关 和日期,反线,公文版面最后一面，主题词以下的各个要素称为版记要素。,版记要素,主题词是用来揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。根据办法第三章第10条规定，公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。公文主题词通

30、常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。,1.主题词,标引主题词的注意事项,要掌握选词原则，选用最能反映公文主题内容的词语。,要使用主题词表，标注主题词不可自作决定 。,要坚持在标引时遵循“谁办文，谁标引”的原则。,主题词的标引位置要居左顶格标识，“主题词”三个字使用黑体字，后标冒号；词目和词目之间不使用标点符号，而是空1字位置隔开。,抄送机关是指收受公文并了解公文的内容但不承担主办和答复责任的机关。抄送机关通常看作次要的受文机关。,2.抄送机关,标注抄送机关的注意事项,一是抄送机关标识在主题词之下，居左空1字；二是抄送机关较多，回行时与上一行的抄送机关对齐，而不能顶格；三是抄送机关

31、间要用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号，可以防止私加抄送机关或变造公文。,印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办公厅(室)或文秘部门。印发日期是指公文的生成时间，一般以公文付印的时间为准。,3.印发机关和印发日期,印发机关和印发日期标注在抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关如果字数太多，可以自行简化。印发日期要用阿拉伯数码标识。,法定格式，我们称之为“文件式格式”。这一格式是最普遍的格式，但除了这一格式之外，中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式中还规定了一些特殊的格式。,三、特殊格式,在制发机关公文的实践中，经常使用一

32、种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，它是用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。,信函式格式,1发文机关名称要全称，不能使用简称包括规范化简称。例如国务院令的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院令”。发文机关标识用红色小标宋体字。 距上页边57mm处标识发文机关名称。如果是联合发布命令的，居于首位的发文机关也要在此处标识，其余机关下移。,命令式格式,2在发文机关之下空2行标识令号，令号要居中，令号的前面加“第”字，即“第X号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制。,3令号之下空2行标识正文，中间没有红色反线。由于命令的正文大多比较简短，所以使用一个自然

33、段完成正文的情况较多。 4正文之下空2行标识签发人亲笔名章，签名章也要使用红色标识，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导。,5签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。命令的版记格式同文件式规定，但命令不分主送、抄送，而采用“分送”的特定形式。,会议纪要是机关常用的一种公文，但公文格式中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。而作为一般公文种类的会议纪要，可以采用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显现会议纪要的文种。,会议纪要格式,1会议纪要标识由“X X X X X X会议纪要”组成。标识用红色小标宋体字，标识的位置距版心上边缘

34、25mm。 2会议纪要不加盖印章。,四、行政公文的行文规则 (一)行文与行文规则,行文 ：各级机关在其公文处理过程中以本机关名义撰制公文向受文机关运行的环节。 行文规则 ：以行文关系为核心的行文制度、行文方式的总和,（二）公文行文方式,行文方式,上行方向,下行方向,平行方向,逐级行文 越级行文,逐级行文 多级行文 直贯到底行文,平行文,（三）行文原则,1.确有必要 2.注重效用 3.协商一致 4.向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关。 5.党政分工 6.正确选择适合联合行文的机关,7. 请示公文的报送制度和行文规范问题 一般不得越级请示 会商一致。 请示应一文一事 请示一般只

35、写一个主送机关 请示不得同时抄送下级机关 “请示事项”不得夹带在“报告”中,五、公文处理 （一）公文处理的任务,公文处理：收文、发文、立卷、归档等 特点：严肃性、辅助性和应用性。 原则：实事求是、精简、高效 要求：及时、准确、安全,（二）公文处理程序图,一、公文收文处理程序 签收登记分发拟办批办承办催办注办（归档） 二、公文发文处理程序图 拟稿会商核稿签发注发缮印校对用印分装传递,第二节 通告,一、通告的适用范围 二、通告的特点 三、通告的种类 四、通告的结构和写法,一、通告的适用范围,适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。 通告内容广泛，使用普遍。国家机关、社会团体和企事业单位在所辖

36、范围内均可用。 通告属知照性下行文，常公开张贴，或刊登于报，让有关单位、公众了解。,二、通告的特点,1、广泛性。 一方面，通告的使用频率大大超过公告和布告，另一方面，通告的使用单位相当广泛，各级党政机关、社会团体和企事业单位都可使用。 内容可涉及国家的法令、政策，也可用于公布社会生活中一些具体事务，如施工封锁交通等。,2、法规性。 通告一般是国家行政机关和企事业单位根据自己职权范围发布，具有一定的法规性和行政约束力。有关单位或人员必须严格遵守或周知。,3、行业性。 不少通告具有鲜明的行业性特点，如税务局关于征税的通告，机动车管理部门关于机动车辆年检的通告等。行文时常引用本行业的法规、规章，也免

37、不了使用本行业的术语、行话。,三、通告的种类,1、法规性通告 主要用于在一定范围内公布政府的法规、政策，要求下级单位和个人遵照执行。强制性措施较多。如交通管制、查禁违禁物品等。 如关于坚决清理非法占道经营的通告,2、知照性通告 主要用于在一定范围内公布需要周知或办理的事项。没有强制性措施，主要起通知事项的作用。 如通告停电、停水、电话升位，注册、登记、年检等。,四、通告的结构和写法,通告的结构：标题+正文+落款,（一）标题,写法有四种： 1、发文机关+事由+文种，如集团公司关 于实行夏季统一作息时间的通告。 法规性通告或一些重要的知照性通告通常使 用这种完全式标题。 2、发文机关+文种，如中国

38、农业银行分 行、信用社通告。 3、事由+文种，如关于税收财务大检查实行持 证检查的通告。 4、只写文种。,（二）正文,2、事项通告的具体事项或规定。内容比较简单、单一的，可不分条写；如果内容比较多，则应分条列项地写。 法规性通告语气较严肃、果断，如“依法从重处罚”“制止”等；知照性通告语气较平和、客气，如“不便之处，敬请谅解”等。 3、结尾提出希望或要求。 以“特此通告”或“本通告自发布之日起实施”作结语，以示强调，提起注意。有的通告事项写完即结束全文，不再写结语。,（三）落款,标题中若已写发文机关，并在标题下标注了日期的，不必再写落款。 如果标题中没有发文机关，也没有日期，则落款处必须署上发

39、文机关名称和日期。,第三节 通知,一、通知的适用范围 二、通知的特点 三、通知的种类 四、通知的结构内容,（二）正文,通告的正文一般由缘由、事项和结尾组成。通告面对的是公众，一般不必写抬头。 1、缘由发此通告的背景、根据、目的、意义，多用概括性语句。常用“现通告如下”、“特通告如下”等过渡到下文。,一、适用范围,批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员,二、通知的特点,1适用的广泛性 通知是使用频率最高的文种之一，约占各级行政机关下行文总数量的一半以上。适用范围很广，不受发文机关级别的限制，任何机关、部门都可

40、以使用通知；国家大事、具体的工作事项都可用通知形式发布。,2行文方向与功用的双重性 通知既可作下行文，也可作平行文。 作下行文时，对受文对象一般会提出需要知晓、执行或办理的事项 作平行文时，内容不带指挥、指导性，只能表述告知性或周知性的内容。 3明显的时效性 通知事项一般要求立即办理、执行或知晓，不容拖延。 有的通知如会议通知等，只在特定的一段时间里有效。,三、通知的种类,根据内容与作用，通知可分为以下七种类型： 1发布性通知。向所属下级机关发布有关行政法令、规章制度、办法。 2、转发性通知。向下级机关转发上级机关、同级或不相隶属机关的文件。 3批转性通知。上级机关对下级机关上报的文件（如报告

41、、请示、意见等）批转给有关单位。 4、知照性通知。 告知有关单位或个人某些事项。一般不需要执行或办理。内容包括：设立或撤消机构、迁移办公地点、启用或更换印章、调整办公时间等事项。,5、任免通知。上级机关向有关部门正式传达相应的人事任免事项。 6、指示性通知。上级机关对下级机关传达指示、部署工作时使用的通知。它包括两类： 一类是传达上级指示、决定，布置需要执行与办理的一般性工作或具体事项；一类是上级主管业务部门向下级对口指导业务事项，一般基层单位用于布置具体工作。 7、会议通知。即告诉有关单位或个人参加会议的通知。,四、通知的结构内容,标题：发文机关+事由+（重要、紧急、联合、补充）+“通知”

42、主送机关：一个或几个甚至所有的单位 正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 落款：署名、日期,1标题。 （1）完全式标题是发文机关、事由、文种齐全 的标题。 如：国务院办公厅关于废止食品质 量免检制度的通知 （2 ）省略式标题则根据需要省去其中的一项 或两项。 如：关于加强奥运会期间市场 价格监测预警的通知,2正文,通知的正文主要包括缘由、事项、要求三部分。主体在事项部分,（1）发布性通知、批转性通 知、转发性通知的写法,正文两个部分：第一是批语；第二是写批转、转发或印发的规章或文件。 批语内容比较简单：说明批转、转发或印发的文件名称和有关要求。 基本格式：“现将关于的规定印发（或批转、转发）给

43、你们，请。” 比较复杂的文件，则在结尾处或者对如何实施作具体说明， 或者阐述意义等。,(2)知照性通知的写法,行文的目的是让受文对象了解有关事项。正文把事项叙述清楚即可。,(3)指示性通知的写法,正文一般分为三部分： 开头：一般说明为什么要发此通知， 目的、根据是什么。 常用过渡语。 主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。 结尾：多提出贯彻执行的要求，如 “请认真贯彻执行”等；有的用惯用语“特此通知”；也有的通知不写结尾。,总的说来，指示性通知是上级机关传达指示，就某些事项、某项工作，提出工作的具体原则、要求、安排，以让

44、受文单位贯彻执行的通知。通知要说明：“办什么事”、“为什么办这些事”、“怎样办这些事”,(4)会议通知的写法,正文一般分三部分： 开头：交代开会的原因、依据、目的和会议名称，然后用“现将有关事项通知如下”等语句过渡。 主体：分项交代有关事项，一般包括开会时间与会议期限、地点、与会人员及其条件、会议内容或主要议题、会前应做的准备工作、会议其他事项（如经费、食宿、交通安排）等六个方面。 结尾：告知联系人、联系电话等。有的还于通知后附一张回执表，以便作好会议安排。,(5)任免通知的写法,任免通知的写法比较简单，包括任免根据和任免内容两部分。 在写完任免决定的根据后，写上任免人员的姓名及职务。,第四节

45、 通报,一、通报的适用范围 二、通报的种类 三、通报的结构内容 四、通报与通知的区别,一、通报的适用范围,对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重的错误予以批评教育，对重要的经审核情况予以传递沟通。（下行文） 说明： 表彰一般性质的好人好事，批评一般性质的错误，发内部简报。先进事迹比较典型，错误性质比较严重，就需发通报 。 告知下级机关某信息或执行某事项，一般可用通知，要较大范围地“传达重要精神或者情况”则应发通报。,二、通报的种类,（1）表彰性通报。这类通报主要用于表扬和宣传先进集体、先进个人的典型事迹，从中总结出成功经验，号召人们向先进学习。,（2）批评性通报。主要用于批评处理重大事故、事件

46、、违法违纪案件等，告诫人们吸取教训，防止类似错误再次发生。,（3）情况通报。主要用于上级领导机关向所属下级机关传达有关重要情况、发布重要信息，以便上情下达，统一认识，协调并推动工作。,1.标题,2.主送机关,3.正文,4.成文时间和发文机关（印章）,三、通报的结构内容,1.标题,由发文机关、事由（表彰或批评的对象 与事实实质）和文种构成，也有省略发文机 关的。 如:XX省卫生厅关于“三鹿奶粉”事件的 情况通报；关于给不顾个人安危勇于救 人的王X同志记功表彰的通报；通报,2.主送机关,通报属下行文，除普发性通报外，其 他通报应该标明主送机关。,3、正文,基本构成： 通报情况、通报决定、希望和要求

47、,表彰性通报正文的写法,（1）叙述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹、怎么做及其结果； （2）对先进事迹进行分析、评议，指出其典型意义，或概括主要经验； （3）提出表彰决定； （4）提出希望和学习号召。,批评性通报正文写法,（1）叙述事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故及其后果等 ； （2）对事故进行分析评议，分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害； （3）提出处分决定； （4）引申出应当吸取的经验教训，有的放矢地提出希望和要求。,有的表彰性通报、批评性通报开头会写通报的原因：点明通报的对象、概述通报的原因、基本内容和作出的决定，并用惯用语“现通报如下”、“予以通报表彰”过渡到下文

48、。,情况通报的正文写法,（1）概括叙述情况； （2）分析情况：要从现象到本质，揭示问题的实质； （3）针对情况提出希望和要求。对存在的问题，提出具体的措施和办法。 行文要层次清楚，中心明确，文字简要，有明确的针对性和可行性。,撰写通报注意事项：,1撰写通报前一定要做好调查研究。核实事件细节，实事求是，以免发文后被动、失信。 2叙述典型事实要准确、平实、简明。 3讲究时效性，及时行文。 4写好对事项的“分析”、“评议”。 “分析”、“评议”是最能体现作者思想水平、写作水平的所在，要注意将人和事上升到较高的层面来认识，切忌就事论事。,内容范围不同,四、通知与通报的区别,通知可以发布行政法规，批转和

49、转发公文，传达需要办理的事项等；通报则是表扬先进、批评错误，传达重要的情况。,目的要求不同,通知的目的是告知事项，布置工作，有严格的约束力；通报的目的是陈述事实，交流情况，提高认识，指导工作。,通知主要采用叙述的表达方法；通报则兼用叙述、说明和议论等多种表达方法。,表达方法不同,通知、通报小结,通知和通报均属于知照性公文，都有沟通情况、传达信息的作用。 通知通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理，具有较强的约束力。 通报的目的在于宣传教育或信息沟通,第五节 报告,一、报告的概念及作用 二、报告的特点 三、报告的种类 四、报告的结构内容 五、报告的写作要求,一、报告的概念与作用,

50、概念：报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。报告是重要的上行文。 作用：帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供依据，利于接受上级的监督和指导,二、报告的特点,1.反映实践性。 汇报的工作，是对本单位的工作的回顾或总结。 反映的情况，是本单位在工作实践中所碰到的情况或问题。答复上级机关的询问，也只能依据本单位的实践情况。 2.概括陈述性。 表达方式以叙述和说明为主， 叙述和说明都必须是概括性的，只要求作粗线条的勾勒， 不能详述事件或工作的过程，更不要求铺排大量的细节。 议论多限于夹叙夹议。,三、报告的种类,（一）按汇报内容的范围分： 1.综合报告。汇报工作的全面情况

51、。 2.专题报告。对某项工作或某件事情进行报告。 （二）按性质、内容分： 1.工作报告。汇报工作的开展情况，或贯彻落实某一政策、指示的情况。 2.情况报告。汇报重要的或突发的情况。 3.答复报告。答复上级机关询问的某一问题或情况。 4.呈送报告。向上级机关呈报其他文件、物件。,四、报告的结构内容,报告的结构包括标题、正文、落款三部分。 1.标题。只有两种写法：一是“发文机关+事由+文种”。如：XX县物价局整治企业经营环境工作报告；二是“事由+文种”。如:关于XX同志入党审查的综合报告。 另外，报告的标题容易出毛病的部分是事由，对事由要注意概括、提炼。,2正文,正文基本构成：报告缘由、报告内容、

52、结束语 报告写作的通用规则： 1情况做法问题(意见)； 2情况(做法)问题今后意见； 3情况问题今后意见； 4情况原因(责任)下步做法； 5情况原因责任及处理意见； 6情况问题建议；等,（1）工作报告正文写作要点 正文内容一般包括基本情况、主要成 绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后 意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报 告长，应恰当安排其层次结构。可标出序 数，分条分项陈述，也可列小标题分部分或 分问题写。,基本情况：可简要交代时间、背景和工作条件； 主要成绩：应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚； 经验体会：主要是指对工作实践的理性认识，要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便指导

53、今后的工作； 存在问题：要写出工作中的缺点与不足； 基本教训：是指工作失误的原因和值得吸取的教训； 今后意见：指改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。 不同类型的工作报告，在这些内容上各有不同的侧重点。,(2)情况报告正文写作要点,情况报告常用于向上级汇报下列事项： 严重的灾害、事故、案情、敌情； 重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众的反映等；,督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果； 举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等； 对某项工作造成失误和问题的检

54、讨与反思； 其他重要的、特殊的、突出的新情况。,情况报告的正文围绕主旨，实事求是地概括叙 述事件，内容一般包括：事件发生的原因、经过、 性质，写出处理意见、处理情况或处理建议。 情况报告写法不强求一律，但都要力求做到： 内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实 事求是地反映情况； 把情况和问题讲清楚，把事情的经过、原委、结 果、性质写明白；,提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提出意见、建议的角度，不能在报告中夹带请示事项； 理顺文章的思路和结构，无论是纵式结构还是横式结构，都要脉络清楚，层次分明； 写作要及时，以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况,

55、(3)答复报告正文写作要点,答复报告的内容要体现针对性，有问必答,答 其所问，以示负责。表述要明确、具体，语言 要准确、得体，不可含糊其辞、模棱两可。答 复报告的正文包括答复依据和答复事项两部分 内容。答复依据指上级要求回答的问题，要写 得十分简要，有时一两句话即可。答复事项指 针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写 得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。,(4)呈送报告正文,这类报告正文极为简单，有的甚至只有三言两语，把报送物件、材料的名称、数量说明清楚就行。,3结尾,一般报告结尾都有提出要求的习惯用语，常以“特此报告”、“专此报告”、“请审阅”等用语作结。 报告不要求上级答复，所以它的

56、结束语不宜写“以上报告，请指示（批示）”等语句。,五、报告的写作要求,报告写作一般要求在掌握充分材料的基础上，进行综合分析，提炼出正确的主题和新颖的观点，然后用简洁的语言来表述。具体要求做到： 1立意要新。 2内容要真实、具体。 3重点突出。 4报告中不能夹带请示事项。 5注意情况报告与工作报告的区别。,情况报告与工作报告的区别,工作报告： 反映的是常规性的工作，内容相对稳定，写法也相对固定， 也可以向上级提出工作建议。 情况报告： 汇报的是偶发和突发的特殊情况，内容多不确定，写法相对灵活 。,工作报告：基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法 情况报告：情况或问题发生的经过、原因、责任分析

57、、处理意见、应吸取的教训等,第六节 请示,一、请示的适用范围 二、请示的种类 三、请示的特点 四、请示的结构及写法 五、请示与报告的异同 六、请示的写作要求,一、请示的适用范围,请示适用于下级机关向上级机关请求指示、批准。 属于呈请性上行文,适用范围具体表现,1属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的； 2对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解或有不同理解，需请上级机关解释或重新审定的； 3工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可依，有待上级机关批示的； 4遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难，需请上级机关支持、帮助的。 5属涉及全局性或普遍性

58、的而本机关无法独立解决的工作困难和问题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。,二、请示的种类,1请求指示的请示。当下级机关对有关方针政策和法规制度不甚理解，或在工作中遇到特殊情况，无法执行现行规定时，向上级机关申明情况，请求答复并提出处理意见的请示。 2请求批准的请示。用于请求上级机关对有关问题、事项进行审核、认可、批准；或请求上级机关给与人员、资金、物资等方面的支持。,三、请示的特点,1事前行文性 得到上级机关答复后才能付诸实施，不可“先斩后奏”或“边斩边奏”。 2请求批复性 请示行文的目的非常明确，即要求上级机关对请示的事项作出明确的批复。 3一文一事性 即一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题。