控制职能课件

1、控制职能概述,-,1,PPT学习交流,Management refers to a practice activity, a real action that be done by people, and there is a important role in this action is the managers. So the liability of the managers has a important influence on the administrate activity can finish smoothly.,what is the management?,2,PPT学

2、习交流,The function of public management is that a function and role reflected by the public organization which performs public duties, and achieves public goals and to provide public goods and services to the society. The main characteristic of it is: public、service、diversity、cross、dynamic. Its liabil

3、ity(职能) contain： Planning、Organization、Coordination and Control.,3,PPT学习交流,So I will introduce to you one of the function of public management which is called the control. And it means: according to the plan standard of the public management to make measure of the completion of the program and corre

4、ct the deviation of the action. So its objection is to realize the goal of the plan.,The class mainly talk about the Control,An example,4,PPT学习交流,开 篇 案 例 行政审批制度的改革： 行政审批权存在的问题： 作为政府调控社会经济重要杠杆的行政审批权，长期以来保持着计划经济体制下形成的运转形态，在市场经济下表现出严重的弊端：政府机构职能错位，办事效率低下，吃拿卡要屡禁不止。,5,PPT学习交流,国务院如何采取措施进行控制 : 国务院于2002年11月作

5、出决定，取消789项行政审批。这次取消的789项行政审批项目，涉及国务院56个部门和单位。其中涉及经济管理事务的560项，涉及社会管理事务的167项，涉及行政管理事务及其他方面事务的62项；依据行政法规设定的81项，依据国务院文件设定的88项，依据部门规章设定的279项，依据部门文件设定的303项，依据部门内设机构文件设定的38项。,6,PPT学习交流,国务院决定要求，各部门、各地区要研究并及时处理行政审批项目取消后可能出现的情况和问题，认真做好有关工作的后续监管和衔接，防止出现管理脱节。要按照完善社会主义市场经济体制的目标和建立“廉洁、勤政、务实、高效”政府的要求，进一步改变政府职能，继续深

6、入推进行政审批制度改革。要将行政审批制度改革与政府机构改革、实行政务公开和“收支两条线”管理以及其他有关工作紧密结合起来，努力建设适应社会主义市场经济体制要求的行政管理体制。,7,PPT学习交流,从这个案例中可以得到什么？,8,PPT学习交流,1、控制的含义 指人们根据既定的条件和预定的目标或考核标准，通 过改变和创造条件，使事物沿可能空间内确定的方向发展即掌握事物发展变化趋势，使其不超出预定范围。 因此，管理的过程既是控制的过程，控制既是管理的一项重要职能，又贯穿于管理的全过程。 管理活动中为什么会有控制职能？,第一节：控制的概念,9,PPT学习交流,2控制工作的必要性 斯蒂芬.罗宾曾这样描

7、述控制的作用：“尽管计划制定出来，组织结构可以调整的非常有效，但这仍然不能保证所有的行动按计划执行，不能保证公共管理者的目标一定能达到”。 控制和其他管理职能一起，形成了管理过程的相对封 闭系统。在这个系统中，决策与计划职能选择和确定了组 织的目标、战略、政策和方案以及实现它们的程序。然后 ，通过组织工作与领导工作等职能去实现这些计划。,10,PPT学习交流,3、控制的作用,控制在管理中的作用有两方面： （1）检验作用，它检验各项工作是否按预定计划进行，同时也检验计划的正确性和合理性； （2）调节作用，在计划的执行过程中，对原计划进行修改，并调整整个管理过程。,11,PPT学习交流,第二节：控

8、制的过程,控制过程的基本工作可分为四个阶段： 确立标准 衡量绩效 纠正偏差 采取纠正措施。,12,PPT学习交流,（一）确定控制标准,标准是人们检查和横量工作及其结果的规范。制定标准是进行控制的基础。没有一套完整的标准，衡量绩效或纠正偏差就只去了客观依据。 制定标准的方法：控制的对象不同，为它们建立标志正常水平的标准的方法也不一样。一般来说，可以使用的建立标准的的方法有三种：利用统计方法来确定结果；根据经验和判断来估计预期结果；在客观的分析的基础上建立标准。,13,PPT学习交流,比较理想的控制标准是可考核的标准 通常，所制定的控制标准应满足以下几个方面的要求： 要使标准便于对各部门甚至每个人

9、的工作进行衡量，当出现偏差时，能找到相应的责任单位或责任人。 建立的具体标准都应该有利于组织整体目标的实际；,14,PPT学习交流,标准应与未来发展相结合，应有利于组织的长期兴旺发达； 标准要根据工作而定，不能根据完成工作的人来制定；,标准应是经过努力可以达到的， 标准应具有一定的弹性，当环境发生变化时有一定的适应性，特殊情况能够做到例外处理。,15,PPT学习交流,（二）衡量绩效,控制过程的第二阶段是将实际工作成绩与控制标准进行比较，并做出客观的评价，从中发现二者的偏差，为进一步采取有效的控制措施提供全面准确的信息。 公共管理者在衡量绩效的过程中应注意一下几点：,16,PPT学习交流,（一）

10、通过衡量成绩，检验标准的客观性和有效性；检验标准的客观性和有效性，是要分析通过对标准执行情况的测量能否取得符合控制需要的信息。在为控制对象确定标准的时候，人们可能只考虑一些次要的因素，或只注重了一些表面的因素，因此，利用既定的标准去检查人们的工作，有时并不能达到有效控制的目的。,17,PPT学习交流,（二） 确定适宜的衡量制度；在一个组织中的控制活动中，控制过多或不足都会影响控制的有效性。这种“过多”或“不足”，不仅体现在控制对象、衡量标准的数目选择上，而且表现在同一标准的衡量次数，对各种结果的要素或活动过于频繁的衡量，不仅会增加控制的费用，而且可能会引起不满，从而影响影响组织内部人员的 工作

11、态度，,18,PPT学习交流,（三）建立信息反馈系统 ；负有控制责任的管理人员只有及时掌握了反应实际工作于预期工作之间偏差的信息，才能 迅速采取有效的纠正措施。因此，应该建立有效的信息反馈网络，使反应实际工作情况的适时地传递给适当的管理人员，使之能与预定标准相比较，及时发现问题。这个网络还应能及时将偏差信息传递给与被控制活动有关的部门，以使他们及时知道自己的工作状况。建立这样的信息反馈系统，不仅更有利于保证预定计划的实施，而且能防止基层工作人员把衡量和控制视作上级检查工作、进行惩罚的手段，从而避免产生抵触情绪。,19,PPT学习交流,（三）纠正偏差,在衡量实际绩效后，若没有偏差发生，或偏差在规

12、定的“容限”之内，则该控制过程只需前两个阶段即可完成。但是如果有偏差，且超出范围，就要采取措施加以纠正，并鉴定出偏差的大小和方向。,20,PPT学习交流,一般认为，造成实际工作结果出现偏差的原因可以归纳为以下几类。 (1)计划操作原因，是指计划执行者自身的原因造成偏 差； (2)外部环境发生重大变化原因； (3)计划不合理原因，是指计划制定时不切合实际，标 准基于错误的假设和预测制定的而难于达到。,21,PPT学习交流,对应控制标准出现如下三种情况问题： 控制标准不存在问题，环境也没有发生大的变化，偏差是由于组织和领导工作不力等原因造成的。 控制标准本身没有问题，但由于环境发生了较大的变化，使

13、原本适用的标准不合时宜。 控制标准本身不合理，过高或者过低。,22,PPT学习交流,第三节：控制的基本类型,（一）控制的主要类型 1.前馈控制 2.同期控制 3.反馈控制,23,PPT学习交流,1.前馈控制： 是在问题发生前做出预测，防止问题在随后的转换中出现。因而这种控制需要及时和准确地信息并进行仔细和反复预测，把预测和预期目标相比较，并促进计划的修订。 治病不如防病，防病不如讲卫生 人力资源的预先控制:挑选、培训 设备的预先控制:设备维修,24,PPT学习交流,2.同期控制： 是在系统进行到转换过程中，即组织活动的过程中，对活动中的人和事进行指导和监督，以便管理者在问题出现时及时采取纠正措

14、施。主管人员愈早知道活动与计划的不一致，就可以愈快的采取纠正措施。可以再发生重大问题之前及时纠正。,25,PPT学习交流,3、反馈控制,这是常见的控制类型。当系统最后阶段输出产品或服务时，来自系统内部对产生结果的总结和系统外部反应，都是在计划完成后进行的总结和评定，具有滞后性的特点，但可为未来计划的制定和活动的安排，以及系统持续的运作提供借鉴。,26,PPT学习交流,三种控制类型的划分,输 入,过程,输 出,前馈控制,反馈控制,现场控制,27,PPT学习交流,三、其它控制类型,根据控制源不同，可将控制工作分为正式组织控制、群体控制和自我控制3种类型。 正式组织控制由管理人员设计和建立起来的一些

15、机构或规定来进行控制。例如：组织可以通过规划、指导组织成员的活动，通过预算来进行消费，通过审计来检查各部门或各成员是否按照规定进行活动，对违反规定或操作规定者给予处理等，都属于正式组织控制。,28,PPT学习交流,群体控制是指基于非正式组织成员之间的不成文的价值观念和行为为准则进行控制。非正式组织尽管没有明文规定的行为规范，但组织中的成员都十分清楚这些规范的内容，都知道如果自己遵守这些规范，就会得到其他成员的认可，可能会强化自己在飞正式组织中的低位；如果违反这些行为规范就会遭到惩罚，这种惩罚可能是遭受排挤、讽刺、甚至被驱逐出该组织。群体控制在某种程度上左右着职工的行为，处理的好有利于组织目标的

16、实现，处理得不好会给组织带来很大危害。,29,PPT学习交流,自我控制是指个人有意识地按某一规范进行活动。自我控制的能力取决于个人本身的素质。实际上，自我控制更多地受组织文化的影响。,30,PPT学习交流,第四节 有效控制,控制的目是保证组织活法符合计划的要求，以有效的实现预定目标。有效控制应该具有以下几个特点：,31,PPT学习交流,适时控制：在一个组织活动中产生的偏差只有及时采取措施并加以纠正，才能避免偏差的扩大或防止偏差对组织不利影响的扩散。及时纠偏，要求管理人员及时掌握能够反映偏差产生极其严重后果程度的信息。如果等到偏差已经产生非常明显，且对组织造成了不可挽回的影响后，反映偏差的信息才

17、姗姗来迟，那么，即使这种信息是非常系统、绝对客观、完全正确的，也不可能对纠正偏差带来任何的指导作用。 纠正偏差的理想方法应该是在偏差未产生以前，就注意到偏差产生的可能性，从而采取必要的防范措施，防止偏差的产生。,32,PPT学习交流,适度控制：适度控制是指控制的范围、程度和频度恰到好处。 客观控制：控制工作应该根据一个组织地实际情况，采取必要的纠正偏差。因此，有效的控制必须是客观的，符合实际的。,日本核辐射,33,PPT学习交流,日本如何应对核辐射？,据日本朝日新闻7月11日报道 面对东京电力福岛第一核电站事故所造成的福岛儿童甲状腺被辐射问题，日本政府原子能灾害对策本部向去年8月接收检测的10

18、80人发布了检测报告，虽然其中55的儿童监护人接到了被辐射值为“零”的通知，但实际上由于被辐射的可能性很高。为此，日本放射线医学会综合研究所将对去年3月的测量值进行重新的独立计算。,34,PPT学习交流,至于计算结果，日本政府则认为“误差大，会导致不安”，因此今后也不会告知监护人真实的检测结果。日本政府去年3月下旬在福岛对1080人进行了实地测量，调查的目的是判断是否有儿童被辐射后需要饮用安定碘剂，因此调查的精度低，并且该调查并未考虑到被辐射对儿童造成的长期影响。福岛核泄漏事故发生之后，日本政府一再更改安全标准值并且对于检测数值持吞吐态度。,35,PPT学习交流,日本福岛的核事故超过了切尔诺贝

19、利的泄露程度，对人体将会产生很大的健康危害。由于日本政府拒绝公布核数据，或者炮制假的数据，向公众和世界隐瞒泄露的剂量。报道称，去年3月17日至19日，为测定福岛核泄漏事件造成的污染状况，美国能源部派驻日美军两架侦察机搭载相关仪器对福岛第一核电站周围45公里的范围进行飞行测定，并据收集数据绘制电子地图。日本政府并未公开从美国能源部,36,PPT学习交流,获得的这张电子地图。据该图所示，福岛第一核电站西北地区30公里以内的“带状严重污染地区”包括福岛县浪江町等地8小时核辐射测定量已超过人体一年可接受辐射上限，但日本政府在安置当地居民避难时并未回避这一地区，而是继续安排人员到此避难或从此地通过。福岛

20、核泄漏事件发生后，日本政府的应急核辐射测定系统出现问题，,37,PPT学习交流,导致数据公开推迟，且日方得出的核辐射数值和美方提供的数据有“决定性差别”。政府隐瞒美方情报可能已对避难灾民造成不可挽回的影响。日本原子能安全保安院首席综合安全审查官山本哲也当天召开记者会，就“未能适当共享信息”道歉。日本分析人士称，这反映出当时日本政府内部对核泄漏事故的情报组织“多么草率”，伤害了灾区甚至日本国民的知情权和健康权。,38,PPT学习交流,第五节 控制方法,控制方法多种多样，有预算控制、财务控制方法和综合控制方法等。主要介绍预算控制和财务控制法。 一 预算控制 就是用数字特征特别是用财务数字的形式来描

21、述组织未来的活动计划，它预算了组织在未来时期的经营收入或现金流量，同时也为各部门、各项活动规定了在资金、劳动、材料、能源等方面的支出不能超过的额度。 (一)预算的种类,39,PPT学习交流,对于不同的组织而言，其预算会各不相同，即使同一组织内部的不同部门，也会有各种各样的预算。,1、收支预算 是指组织在预算期内以货币单位表示的收入和经营费用支出的计划预算。其中收入预算应尽可能的考虑各方面的收入。 2.实物量预算 又称非货币预算，是指以实物量预算来作为货币量的收支预算的补充和认证。由于货币量表示的收支预算会受商品价格波动的影响，因而常常会造成收支预算上的实物量投入产出计划时间的不一致，所以许多预

22、算用实物单位表示，比货币单位表示更好。,40,PPT学习交流,3.投资预算 是指组织为更新或扩大规模，投资于厂房、机器、设备等其他有关设施，增加固定资产的支出预算。组织地人事发展、新市场的开发、研究和发展规划等投资，由于其数额较大、回归期长，需要慎重考虑，列出专项预算。这项预算应和组织地长远规划结合起来考虑。 4、现金预算 是指现实的、可随时使用的资金。组织中有些用货币表示的资金，实际上处于实物形态并不能自由使用；也有些资金知识挂在帐上，而在实际中并没有到手，这些资金均非现金，它们也是组织地资产，但不能像现金一样使用。现金预算主要是估算出计划期可能提供的现金和所需要的现金，以求得平衡。,41,PPT学习交流,5、负债预算 是组织保持财务收支平衡的重要措施，负债预算要考虑一定时期的资产、债务和资本账户的状况，预计投资方式、途径和数量以及还款日期、方式和能力。防止“资不抵债”是负债预算的主要任务。 6、总预算 是一种对预算期的最后一天的财务状况的预算，是由组织中各种预算综合而成的。,42,PPT学习交流,（二）预算编制的程序：六个步骤 组织下属各职能部门制定本部门的预算方案，呈交给归口负责人审批； 各归口负责人对所属部门的预算草案进行综合平衡，并制定本系统的总预算草案； 各系统将其预