英文邮件写作 for workshopppt课件.ppt

1、Email Writing Workshop,邮件写作讨论,1,Why are good business writing skills important? Customers see your writing more than they see you. Good writing skills show that you really care. Good writing skills contribute more forcefully to arguments/persuasion/selling. Good writing skills reduce risk of losing

2、a customer or damaging a customer relationship, and foster good relationships with colleagues.,2,一、邮件的组成部分：,1、邮件包括以下五部分： 写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地 址、密送收信人Email地址。 标题（Subject）。 称呼（Salutation）、开头（Beginning）、正文（Body）、结尾句（Ending）。 礼貌结束语（Complimentary Close）。 写信人全名（Writers Full Name）、写信人职务及所属部门（W

3、riters Title and Department）、地址（Address）、电话号码（Tel）、传真（Fax）等。,3,一、邮件的组成部分：,例子： Dear Sir/Madam, Good afternoon! I saw your advertisement on website, and Im very interested in the career opportunities you offer. Im a postgraduate student of Jilin University in Changchun, China, and my major is Computer

4、 Science & Technology. Would you pls kindly check the detail info from my resume attached? Thanks. If you need any additional info, pls feel free to tell me. Kindly Regards, Ellen Stewart,（Salutation）,（Beginning）,（Body）,（Ending）,（Complimentary Close）,（Writers Full Name）,4,一、邮件的组成部分：,2、组成部分须注意的细节 标题（

5、Subject）应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语,例： Apply for a job Apply for Software Developing Engineer,5,一、邮件的组成部分：,称呼（Salutation） 通 函：Dear All, 按名字：Hi Julia, Hi Ellen, 按姓氏：Hi Mr. Stewart, Hi Ms. White, Hi Mrs. Wang,6,多人： Messrs. Smith, Wyatt, and Fury.(男性) Mses. Farb, Lionel, and Gray. (女性Mesdames, Mmes.

6、, or Mses) Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright(混合) 不知道性名性别：Dear Sir/Madam,一、邮件的组成部分：,（补充：Mrs., Miss.和Ms.的选择，已婚的女士用Mrs.，未婚的女士用Miss.，不确定是否结婚，直接用Ms.；Hi/Hello/Dear的选择，Hi最常用，Dear使用频率低于Hi,用于双方比较亲密,但发给两人以上，一般用“Dear all,” Hello比较古板,建议不使用）,7,一、邮件的组成部分：,开头（Beginning） 首次： Good afternoon! 回复： Thank you fo

7、r your email about sth. Sorry for not getting back to you earlier, but,8,一、邮件的组成部分：,正文（Body） 五C原则：,Correctness （准确） Conciseness （简洁） Complete （完整） Clarity （清晰） Courtesy （礼貌）,9,结构思路3W:,一、邮件的组成部分：,Why do you write the letter? (第一部分)； Whats the detailed reason? (第二部分)； What do you expect your reader to

8、 do?(第三部分),10,例句： 第一部分： I am writing in response to a phone call I received from your company this morning.,一、邮件的组成部分：,Will you please send me information about your dress style No.,第二部分: For the . About the .,11,第三部分： Would you please .,一、邮件的组成部分：,Should you have any inquiry , please kindly feel fr

9、ee to let us know.,Please contact us if you have inquiry.,12,一、邮件的组成部分：,完整性5W1H检验法 :,例句检验： I saw your advertisement on website, and Im very interested in the career opportunities you offer. Im a postgraduate student of Jilin University in Changchun, China, and my major is Computer Science & Technolo

10、gy. Would you pls kindly check the detail info from my resume attached? Thanks.正文,who, when, where, what, why, how,13,一、邮件的组成部分：,结尾句（Ending) If you need any additional info, pls feel free to tell me. If you have any question, pls do not hesitate to tell me. Any question, pls tell me.,14,落款 （Complime

11、ntary Close & Full Name & Contacts） Kindly Regards,/Best Regards, Richard Stewart Tel: 86 431 8518* Cell: 86 137* Fax: 86 431 8518* Computer Science & Technology School, Jilin University,一、邮件的组成部分：,15,一、邮件的组成部分：,(补充说明:“Thanks”或“Thank you”可尽量用上，具体位置不固定，用上以后可能起到非常好的效果),3,场景演练 邮件1: 总经理约翰格林将于六月2日到7日去巴黎出

12、差， 到时顺便拜访一位客户艾得华，恰谈有关在那开样品房的事宜，作为助理，请写邮件通知该客户此事，初步约定时间为六月3日下午2：00点.,16,一、邮件的组成部分：,Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7,Look forward to your feedback and suggestions soon。,and would like to come and see you, on June 3 at 2:00 p.m.,Yours faithfully, ,Please let us kno

13、w if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest.,about the opening of a sample room there.,Dear Mr./Ms,17,一、邮件的组成部分：,邮件： 总经理艾得华现在身在Cairo， 6月中旬方能回来， 作为助理， 回邮件说明情况， 表明总经理回来之后任何时间都可以会面。,Dear Mr. / Ms, Thank you for your letter informing us of Mr. Greens visit during June 2-7. U

14、nfortunately, Mr. Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June. He would, however, be pleased to see Mr. Green any time after his return.,18,二、语法的运用：,1，场景应用：提出建议或请求或者商讨。, 过去时态时运用。用过去时能淡化动作的及时性，减少潜在的面子威胁。,例：I did wonder whether you could lower the price.,在这

15、个例子中，用了助动词did更加礼貌，因为did 强调了过去时，使得请求听起来更加的遥远。,We look forward to hearing from you. Yours faithfully, ,19,二、语法的运用：, 虚拟语气的运用。动词的虚拟式提出建议或请求，使语气委婉含蓄。, 进行时态的运用。同虚拟语气， 能够使建议更加委婉，留有余地。,通过上面例子的分析，在提出请求的时候，使用虚拟语气，可以避免咄咄逼人，更有利于形成融洽的气氛。,例：We should be grateful if you would change the invoice and let us have a c

16、orrect copy.,例：I was wondering whether you could lower the price.,在本例中，运用了进行时，使请求听起来好像听话人的一时想法，没有经过周密的考虑，减轻了请求或建议对面子的潜在威胁。,20,二、语法的运用：,2,场景应用：内容涉及客户导致的错误或过失。,被动语态的运用。用被动句则说明我们这么做是不得已而为之，事情的结果并不是自己所期望的。,英语的被动句强调的是动作的承受者，在商务信函上，使用被动语态是防止责备口气的一个最好的办法。 分析例句发现，第一句人做主语，说话有责备的口气。第二句话将主语换成物，重点从发出动作的人转移到接受动作

17、的对象上去了，这样对方也就摆脱了尴尬的境地。,例：You deliver the goods in error. The goods were delivered in error.,21,二、语法的运用：,3，场景运用：要求对方去做的一些事情，如同事之间寻求帮忙,运用疑问句。,疑问句在交际中可以用来间接地表达言语行为，使得威胁面子的行为隐藏在提问中，这样使对方有一种受尊重感。,例：Can you send us a copy of your latest catalogue? Can you help me to do sth ?,22,二、语法的运用：,4，场景运用：表达请求意愿或拒绝对方要求。,复合句的运用。常用“I wish ”，“I hope ”，提出要求或表达意愿，语气委婉,避免居高自傲，体现双方平等地位 。使用I am afraid, I am sorry等构成复合句在拒绝对方的请求时缓和语气。,例1：We sho