《跟我学》公文[1]

1、跟我学系列 之 公文 （V2.65 ）,制作单位：北京用友致远 2006年10月8日,公文背景介绍,公文应用是什么 定义：公文的全称是公务文书，是作为组织间正式协作的依据性文件 公文是中国政府传达命令、办理事项、监控工作的主要方式 公文系统是大组织单位内部各单位之间进行工作协同的重要方式 公文系统是内部单位办理事项、发起协作的重要方式 公文如何完成流转 内部-发文：公文起草（内部形成文件）、签发（完成公文可否发的确认）、封发（完成部门内的流转，存档并发送给外单位） 公文单有哪些要素:秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关、正文、附件、印章,公

2、文是什么,定义： 是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 适用范围：党政机关、企事业、科研院校。 主要特征：格式规范、内容严谨 种类：13种公文类型（国家标准）：公报 、决议、 决定、 指示、 条例、 规定、 通知、 通报、请示、报告、批复、会议纪要、函 电子化：复制还原于手工、 快速高效于手工,公文发文,描述：是指机关为制发公文所进行创制、处理与管理的活动 流程特征：拟稿、审核、签发、会签、编号、缮印、校对、用印、封发、分发、立卷、归档,办公室 秘书,室主任,上级 领导,办公室,拟稿,审核,签发,套红,文秘,用印,文秘,排版、

3、编号,公文员,封发,公文收文,描述：对来自机关的公文所实施的处理和管理活动 流程特征： 传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档,秘书,室主任,上级 领导,登记,批办,催办、查办,文秘,各处室,承办,拟办,公文在单位间流转,描述：公文从建立单位根据一定的规则以多种通信方式递送到收受单位 适用范围：上下级单位，平级单位、单位内部 主要特征：流转通道严谨，公文内容不变,上级 单位,因公出国 通知公文,同级 单位,下级 单位,内部 科室,外部流转,外部流转,内部流转,公文的变种应用,内部行文：单位内部的通知、请示等内部的流转的公文 签报：签报是指仅在本单位内部交流,用于处室人

4、员向上级部门提出申请,请示意见的公文 或是单位内部发布相关的规章制度 电传明文：进行电传内容的传递 其他：简报、摘要,公文单及要素,定义：秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关、正文、附件、印章 常见要素介绍,公文文号,文号：包含机关代字、年份、序号。 1 文件类公文 例：电子部发文： 电子X【2006】XX号 X各厅司局的代字 电子部办公厅：电办【2006】XX号 2 专用文件 例：电子部任免通知：电子人任【2006】XX号,公文中的日期,成文日期：签发人签发的日期；联合发文是以最后签发人的签发日期 印发日期：一般是打印室或是印刷厂完成的日

5、期,公文稿纸,记录行文过程中的意见和姓名、日期，附在公文文件首页。归档时作为首页存储。 稿纸标准A4纸（16开）。格式统一,A6公文特征,重要性和价值 公文是协同产品中的重要功能，有着不可替代的作用 公文在政府单位、事业单位、集团单位都有着重要的作用，甚至成为政令上传下达的重要手段 应用范围 公文的应用范围较广，除了在内部流程外，还会涉及与上下级单位的公文交换 主要特点 支持发文、交换、收文、档案的公文全过程管理 支持大范围的定制，帮助用户形成适合本单位的公文应用模式和方案。自定义的范围涉及公文元素、公文文号、公文单、套红模板、稿纸模板 公文交换支持内部交换、外部交换，并支持与异构系统间的公文

6、交换,A6公文应用结构图,公文的形态演变,套红模板,红头文件,正文的演变,套 红,公文正文（WORD）,发文单,文单的演变,发文稿纸 （打印使用）,稿 纸,稿纸模板,公文设置中各要素关系,公文元素,公文节点权限,公文单LOGO,公文文号,公文模板,公文单,套红模板 （红头文件） （正文套红）,发文稿纸 （用于纸质签章） （公文单生成）,电子公文,纸 质 公 文,公文应用的进一步理解,问题一：清稿和花脸是怎么回事？ 答：在纸质公文中，公文内容的改动要经历几次往返，每次都要由打字员 按照修改意见重新打印，电子发文也一样，复核人员要根据审核意见进行 修改，修改前要将带着审核意见的正文存起来（就是花脸

7、），然后要进行 清稿，把花脸去掉，然后再修改，成为“干净”的正文，花脸是审核意见的 凭证，靠它来检验复核人员修改对不对。 因此每做一轮修改，就要存一个花脸、清一次稿。,问题二：印章怎么处理？ 答：公文中印章的处理在整个电子公文应用方案中是个重点。它涉及几个问题： 1。实际流程与权限：一般来说，领导是印章的掌控者，有权限盖章，但具体操作一般由办公室/秘书等角色来进行，我们在 设计发文流程时就要考虑到这一点。象图中所示，一般签发人是领导，在领导签发后，由其指定的人来用印。当然也可以 给由签发人来用印，如果对权限要求严格或者领导愿意接受电子印章操作方式的话。 2。电子与纸质：公文涉及存档问题，也涉及

8、法律效力问题，目前来说，公文档案还不能完全脱离纸质，也只有加盖真实 印章的纸质公文才具有法律效力。因此按照国家公文要求执行的单位，我们在设计电子公文应用方案时要考虑到这一点， 就是电子印章与真实印章的关系。有纸质存档要求时，可打印发文稿纸和红头文件，加盖真实印章。电子印章可做为内部 审批的有效凭证，国家也有电子印章认证，在电子系统中电子印章是有法律效力的。 3。安全：A6提供两种安全级别的印章产品。 一是OFFICE插件中的电子印章提供逻辑安全验证和密码验证，在A6系统中有效，下载后会变成黑章（无效）。 在V265中增加了防拷贝功能。从技术上讲是公章图片，在A6中进行了内部验证，但是下载和传递

9、就无效了。 二是USB电子印章提供硬件加密保护和逻辑安全验证,符合国密办和公安部的要求并通过了认证。可以通过 CA认证其合法性和有效性，用于公文传递，保证公章具有不可抵赖性，高安全级别的用户建议使用这一种。,问题三：电子公文在各个阶段，在内容展现上有什么不同？ 答：公文在每个过程中都只是一个文件，只是根据角色不同展现不同内容。 发文过程 = 发文单 + 发文单上的审批意见 + WORD正文 + 正文花脸+附件+流程 发文结果 = 发文单 + 红头文件 或 公文稿纸 + 红头文件+附件+流程 公文交换 = 送文单 + 签收单 + 打包的公文文件+附件+流程 收文过程 = 收文单 + 红头文件 +

10、 收文单上的审批处理意见+附件+流程 公文档案（文档管理员） = 发文单 + 发文单上的审批意见 + 红头文件 + 正文花脸+附件+流程 公文档案（一般浏览者） = 发文单 + 红头文件+附件+流程,公文元素设置,系统默认的公文元素的类型为“系统” 同时提供25个预留字段,类型为“用户” 包括字符型、日期型、文本型。 自建公文元素时，修改预留字段即可 修改后状态由“停用”变为“启用” 例：修改“预留字符1”为“打印人”,公文单LOGO开关设置,公文节点权限定义,公文节点对公文单的 操作权限可细化到公 文元素，谁来确定文 号等就可以定义到具 体人员了。,公文节点权限，不但要 设置到具体公文元素的

11、 填写，还要对其流程动 作授权。,公文单设置,下载到本机后， 用HTML编辑工具添加 LOGO,公文文号设置,根据预览结果 调整设置,套红模板设置,在本机WORD中 调整套红模板,采用书签的方式插入公文单 中相关内容。一般有“标题”、 “文号”、“发文单位”、“抄送 单位”、“主题词”等内容。,公文稿纸设置,公文设置-外部单位,公文模板设置,设置公文管理员,设置单位公文收发员,设置部门公文收发员,单位公文收发员有公文交换、公文统计权限 部门公文收发员当公文发给部门时由他接收,发文拟稿,发文审核,发文复核,发文签发,发文用印,发文封发,发送至部门收发员 拟稿人所在部门的公文收发员进行公文交换； 发送