书面沟通PPT课件.ppt

1、第二章 书面沟通,人际沟通与交流分为语言和非语言两种，在沟通过程中人们通常以语言沟通为主，以非语言沟通为辅。语言沟通与交流又分为口头和书面两种，其中口头沟通与交流的运用更为广泛，更受人们的重视，但我们决不能忽视书面沟通的作用和效果。,目前，相对于口头语言沟通来说，书面沟通的形式发展迅猛。它从单一的文件发展出多种多样的形式，包括报纸、文案、杂志、书籍、信件、报告、板报、标语、电子邮件、传真、手机短信息、电视、电脑屏幕上的文字说明、通知以及标志等等。由于书面材料的可复制、可保存、可查阅等特点，在科层制度复杂的正式企业组织中，大量的沟通都依赖于书面沟通。书面沟通的规则性更强，写作往往比说话更让人觉得

2、难以下手，因而，了解书面沟通的技巧显得十分必要。 通过本章的学习，你应当了解书面沟通的特点和含义，明确书面沟通的原则；熟知企业基本文书的写作规范和要求；掌握求职信和个人履历的写作技巧掌握商务信函等常用沟通的基本方法与技巧；了解备忘录及电子邮件等其他书面沟通类型。,书面沟通,书面沟通概述,商务信函与商务报告,其他商务文书写作,第一节. 书面沟通概述,一、书面沟通的含义和特点 书面沟通的含义 书面沟通的特点 二、书面沟通的基本原则和基本类型 书面沟通的基本原则 书面沟通的基本类型,一、书面沟通的含义和特点,（一）书面沟通的含义 书面沟通，就是指采用信函、报告、备忘录、电子邮件、通知、规章等书面形式

3、进行的信息传递和交流。 （二）书面沟通的特点 优点：准确性、权威性、稳定性、唯一性、规范性、去冲突性 缺点：耗费时间、反馈不及时、无法与副语言结合、对沟通者要求比较高,二、书面沟通的基本原则和基本类型,（一）书面沟通的基本原则 主题突出 思路清晰 表达简洁 信息正确 换位思考 （二）书面沟通的基本类型 按照书面沟通信息的载体不同,可分为纸张沟通、传真 沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通等。 按照书面沟通的使用场所区分，可分为组织内部的书 面沟通与组织外部的书面沟通。,第二节 商务信函和商务报告,一、商务信函 （一）商务信函的特点与要求 商务信函的特点 商务信函的要求 （二）商务信函的基本结构

4、 （三）商务信函的主要类型,一、商务报告 （一）商务报告的常见类型与基本形式 商务报告的常见类型 商务报告的基本形式 （二）商务报告的语言特点 （三）商务报告的基本结构 （四）商务报告的撰写,一、商务信函,（一）、商务信函的特点与要求 商务信函的特点 内容比较单一 结构相对简单 语言表述简练 商务信函的要求 结构完整而简洁 内容正确而无误 语气友好而诚恳 礼节规范而自然 格式讲究而规范,（二）、商务信函的基本结构 一封比较规范、完整的商务信函一般包括:信头、存档号码、收信人地址、主题行或标题、称谓、正文、结束语、落款、时间九个部分。 （三）、商务信函的主要类型 根据不同的分类标准，商务信函可以

5、有多种形式。 从商务信函的形式及其传递的内容看，商务信函包 括通知、公告、通讯、介绍信、感谢信、邀请信、慰问信、求职信、备忘便条等。 从商务信函的沟通目的及其采用的语气来看，商务信函可分为肯定性信函、负面性信函、说明性信函和劝说性信函。,肯定性信函,负面性信函,说明性信函,劝说性信函,二、商务报告,（一）、商务报告的常见类型与基本形式 商务信函的常见类型 按照报告的长短，分为长篇报告、中篇报告和短篇报告等。 按照内容，分为经营报告、信贷报告、调查报告、事故报告、建议报告、可行性报告等。 按写作用途，分为临时报告、行动报告、状态或进展报告和总结报告。 按正式程度，分为正式报告和非正式报告。 按照

6、报告的格式特征，分为信函式报告和纲要式报告等。 按照报告的使用范围，分为公开报告和内部报告等。 按照报告内容的紧迫性，分为日常报告、特殊报告和紧急报告。,按照提交报告的周期，分为每日报告、每周报告、月度报告、季度报告、年度报告等。 按照报告涉及的业务范围，分为工程报告、财务报告、评估报告等。 按照报告的写作文体，分为叙述性报告、说明性报告、图解性报告和统计性报告等。 商务报告的基本形式 固定格式商务报告 备忘录形式商务报告 书信形式商务报告 文件形式商务报告,（二）、商务报告的语言特点 *客观公正、明确真实、逻辑紧凑、简明扼要、严谨规范 （三）、商务报道的基本结构 *报告包括三个部分,即报告简介（前言）、报告正文和报告结尾（总结）。 （四）、商务报告的撰写 *基本程序:确定目标、拟定提纲、搜集资料、写作报告初稿、编辑修改报告、确定终稿等步骤。 *注意事项,第三节 其他商务文书写作,备忘录意指任何一种能够帮助记忆,简单说明主题与相关事件的图片、文字或语音资料,备忘录,公司备忘录的主要内容包括：第一，备忘录形成经过;第二，双方讨论的主要问题;第三，形成共识的问题;第四，存在分歧的问题;第五，各方的责任;第六，双方当事人的签字。,第三节 其他商务文书写作,电子邮