关于规范发文及沟通事宜的规定

1、. 规范发文体制及沟通规定第一部分 总则一、规范公司发文及沟通管理，建立文函统发流程及畅通协调的沟通渠道，通过公文、通讯软件，沟通信息、了解情况、事项申请等，从而提高办事效率和管理质量，提高协作意识和协作技能，建设“高效能”团队。二、本规定适用于公司全体人员。三、本规定由公司行政部负责制定（草拟、审议、修订），并负责最终解释。四、本规定经公司副总经理审批（签发）后生效、执行。五、本规定由行政部负责解释和修订，自下发起5月5日执行。凡与本制度相抵触者，均以本规定为准。 第二部分 发文管理一、全公司所有文件均由行政部统一发送，其他部门一律不得自行发送正式文件。所有公布的文件都需职能副总审批，发文部

2、递交文件给行政部，再转呈副总经理发文审批，文件底稿审核后发文在由行政部公布。二、行政部安排特定人员（黄小晶）处理发文事项。各部发文内容包括：1. 凡是以职能中心发出的文件、通知、决定、决议、通报、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2. 公司发文主要用于：公布或传达公司规章制度、管理层制订的文件、奖惩决定和通报、会议纪要、生活福利等工作的决定、公司的重大事项等三、文件种类及作用： 1、决定、决议：适用于对重要事项、重大工作安排、公司各项管理制度（规范、办法、条例等）、重要通知和公司管理者特别要求的公文等。通知、通报：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项。2、 通知：传达公司管理

3、者的指示，要求下级部门办理或者需要知道的事项，用“通知”。 3、 通报：公司取得的良好业绩、表扬好人好事、批评处罚、传达重要情况，用“通报”。 四、文件性质及公布方式：1、文件保密程度一般分为：无密、秘密、机密、绝密等，文件可根据可根据保密程度来确定发文形式及文件急缓程度。2、发文性质：公布、传阅、特阅、密阅。文件急缓分为：限时、急、加急、特急等。3、文件公布方式：主要以张贴宣传、邮件、传送、钉钉等，根据文件性质来确定受阅人群。五、文件的分类、编号及发文程序1. 公司所发文件、会议纪要、通报等均应要进行分类存档，以便查阅。公司制定统一的文件编号：坐标（）字【2016】xxx号。文件分类以下列格

4、式为准：坐标（政）字【2016】000号-表示由职能行政部起草的行政公文；坐标（财）字【2016】000号-表示由职能财务部起草的有关财务文件；坐标（事）字【2016】000号-表示由职能人事起草有关人事的文件；2. 各部门为本部门文件的起草人，由行政部代为收集转呈审批，但文件涉及他部事物应由所涉及部门进行会签。3. 各类文件下发均由行政部最后审阅、定稿后，呈职能副总经理批准签发。4. 各类文件起草后应附有文件签发首页，注明起草日期、文件标题及文件号，起草人、会签人等，审核人及审批人均签名后方可复印或进行发布。5、凡发送的文件为复印件，由各部店秘负责抄送或传达。文件原稿及签发首页一并存档备案。

5、文件下发完毕，留原件于行政部存档，行政发文人员（黄小晶）根椐文件的类别，进行整理归档。第三部分 沟通及通讯管理一、现代企业运作离不开各种信息工具，诸如：电话、邮件、即时通讯、视频、审批等等。为了便于对外联络工作和各部门间的沟通与协调，优化工作流程、提高工作效率，同时确保公司（联、申、审、批）程序的稳定、可靠、安全和正确使用办公工具软件，特实行统一使用“钉钉”为我司通讯联络工具。二、办公工具的介绍：“钉钉”是一款沟通协同多端平台,含PC、Web和手机版多功能软件。它包含现代办公通讯联络的多方面，移动办公签到，即聊，电联、审批，邮箱，让沟通更高效，工作更简单、便捷。三、申请与开通1、建立企业办公工

6、具的目的主要是方便对内对外联系，为合理有效的使用“钉钉”软件，申请加入的人员先注册好账号并开通邮箱，再提交相关申请，经本部门经理同意后，由人事部确认人员在职情况后由管理人员添加进公司团队中。2、申请与开通流程：确认同意申请员工部门经理职能中心心管理员添加进公司团队后，告知员员工3、账号及邮箱的署名格式：以姓名“张三”的员工为例，该员工的账号及邮箱昵称就为“张三”邮箱是姓名全拼音（例：）。四、账号管理1、重名或重音的命名规则：先注册加入的用户按上述规则命名，后注册加入重名或重音用户，在上述规则后增数字1、2序列数字加以区分；2、建议不要使用身份证、生日、卡

7、号、重复或连续等易被他人破译的简单密码。任何人都不得擅自将邮箱密码透露给他人，防止因密码泄漏造成公司内部信息丢失或被非法阅读。五、使用1、公司内部或对外联系工作时，对内工作交流、沟通中一律使用“钉钉”，申请、通报、文件传输等需使用电子邮件来收发邮件。对外交流、沟通使用邮件、电话或其他社交平台等。2、“钉钉”即聊功能作内部沟通交流使用，不受部门约束。日志、审批、邮箱采用直线汇报的形式，与直接上级进行工作汇报和沟通。如与其他部门或跨级沟通， 可使用邮件交流沟通，但要抄送给本部门领导，起到知会的作用。3、内部交流实行您好、谢谢、对不起、再见等文明词语。发出的邮件除去正文外必须注意接收人、姓名、昵称、

8、问候语、签名、附件等，防止错收、漏收、延误、信息不明等情况。4、收到信息或邮件后，主接收人必须立即予以回复或转发上级领导，严禁拖沓、推诿、延迟，否则将对责任人进行严厉处罚。5、“钉钉”限于工作和业务使用，任何人不得利用其收发私人信息信件和注册论坛、不良网站等。6、任何人都不得利用“钉钉”危害公司的安全，泄露公司的秘密。7、在使用“钉钉”时必须遵守国家有关的法律法规，不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动，严禁制作和传播垃圾信息及诈骗邮件。8、人事部有权剔除违法乱纪“钉钉”公司团队的使用人，情节严重者并交由有关部门处理。 9、“钉钉”实行员工自行管理制度。员工自己负责的日常信息、邮件和维护工作，并要定期清理过期或垃圾数据。10、离职人员离职前应整理出“钉钉”中相关工作文件，做