人事助理岗位业务

1、人事助理岗位业务培训,管理部 2010年9月24日,岗位职能,1、负责派遣员工的招聘、录用、体检、培训； 2、负责员工档案及各类文书档案的收集、整理及保管，管理数据的采集、分 析，做到档案齐全、数据保密、不遗失、标识清晰 ； 3、员工劳动合同的签订、管理； 4、员工银行卡、社保卡、居住证等证卡的办理； 5、员工社保、意外保险的购买及工伤事故的处理； 6、员工转正、续约、请（销）假、离职手续办理及工资的发放、工资误差的核 对与确认； 7、负责人事表单、人事工作流程、人事制度的维护、更新及管理； 8、负责与企业往来业务的对接，相关往来文件的管理，服务好客户； 9、负责派遣员工队伍的建设工作，指导员

2、工管委会的运作，积极开展员工各类 文娱活动、员工培训，提高员工的综合素质，增强员工对公司的认同感和 归属感； 10、定期调查研究派遣员工队伍中存在的各类问题，及时掌握员工的思想动 态，及时做好思想引导工作，有效控制员工离职率； 11、保持对人力资源市场的敏感度，定期收集、整理同行业、合作企业、周边 中介的相关信息并上报公司管理部 。,员工招聘入职流程,-合作企业- 将详细用人需求告知万昌公司（市场部张经理接单通知各管理处),-万昌公司- 人力资源供应部在指定的时间内组织人员到管理处进行初步面试、确认证件（身份证、 毕业证、未婚证）、安排住宿、填写应聘申请书,-合作企业- 管理处在指定的时间内将

3、符合要求的人员带到企业进行面试、考试（携带应聘申请书、花名册、三证、笔），初步确定录用人员,-合作企业- 组织面试合格人员参加体检，体检合格的安排入职、组织培训（公司情况介绍、劳务派遣特色介绍、规章制度培训、薪酬培训、安全培训、生活指引、5S培训、职业道德培训等）,-万昌公司- 办理入职手续，填写入职登记表、收取证件、拍摄厂牌照、签订劳动合同、宿舍居住协议、购买社保、办理银行卡、居住证，并于入职当日提交新员工资料给企业人事部门存档，同时 将指定格式电子版档案发送到企业人事部邮箱,-合作企业- 发放工衣工卡，培训结束后，分配部门、安排上岗,-万昌公司- 人力资源供应部发布招聘信息组织人员（学校、

4、中介）；管理处发动内部资源协助招聘（管理员、派遣员工、周边工厂及中介）,面试前期的准备工作验证、登记,检查面试人员的三证原件（身份证、未婚证、毕业证）， 做好登记工作； 1、面试人员的个人信息：姓名、性别、婚姻状况、出生年月、身份证号码、家庭住址、毕业学校、专业、联系电话； 2、面试人员的来源信息；参照派遣员工入职登记表填写；（见下表）,面试前期的准备工作培训,一、简单介绍万昌公司、合作企业的基本情况及招工要求、标准，管理处、工厂周边环境及安全注意事项（治安、交通、购物、取款、办事、游玩等）； 二、简单介绍劳务派遣的特色，员工、企业、万昌三者之间的关系，明确员工的劳动关系是与万昌建立的； 三、

5、介绍员工的薪酬福利待遇情况； 四、面试人员列队训练；（提高整体效果） 1、按男女性别排列； 2、按高矮顺序排列； 3、按学校分布排列； 五、面试人员身份的包装；（根据企业要求进行） 1、以省份区分包装；如湖南、湖北、贵州、成都、四川可用万昌学校名义包装； 2、以年龄区分包装；16-19岁可包装成应届生，20岁以上可包装成学校的短期培训工； 四、面试技巧的培训、考试内容的介绍（根据企业习惯培训新职员）；,面试人员的形象（朴素、干净整治） 1、头发；不能烫染，男生不能留长发，女生头发要梳理好； 2、穿着；不能穿拖鞋，不能穿背心、不能奇装异服、女生不能穿过于短或太露的服装； 面试人员的言语表达（语言

6、表达流利、简洁明了） 1、注意倾听，应集中精力听完提问，搞清问题后再回答；讲话时注意语速、不能太快也不能太慢； 2、自我介绍：姓名、年龄、家庭地方、毕业学校、专业、来应聘的目的）；在自我介绍前应礼貌的问侯主考官“各位领导好”或“各位主考官好”，介绍完毕应说结束语，如“我的介绍完毕，谢谢” 3、对不懂、不会回答的问题，思考3秒后仍不会答，应告诉主考官不会答，不要默不作声或牵强附和； 4、主考官在问其他人员问题时，不要故作聪明，抢答问题； 面试人员的面部表情、身体姿态和动作 1、谈话时，眼睛要适当注视对方，不要东张西望、不要低头望地、也不要漫不经心的，使人感到不诚实； 2、站立时双腿并拢或与肩平行

7、，腰肢挺直自然，手掌平放； 3、注意小动作，如：A搔头、拨发、频频托眼镜；B舔唇、咬指甲，不断眨眼、搓弄双手、抖腿、身体摇晃等；,面试前期的准备工作面试技巧,1、在规定集合时间、地点应提前10分钟到场集合；不能准时赶到的应电话告之管理员原因； 2、不能随地吐痰、乱丢垃圾、不能在非吸烟区吸烟； 3、不能在公共场所大声喧哗，不许勾肩搭，追逐打闹； 4、进入工厂时，要整齐列队前行，进入工厂后，不要在工厂随意到处走动，只能跟着管理员行动；有事离开应向管理员说明原因，去向，必要时由管理员带领前往目的地； 5、上完洗手间要冲水，洗完手要关水龙头、离开培训室应关好灯、关好门； 6、乘车时注意先后顺序，不能拥

8、挤、爬窗，乘车注意安全； 7、不要因好奇去动公共所场摆放的设施设备；,面试前期的准备工作纪律要求,1、管理员培训时应注意音速、音调的控制；确保每位听课的面试人员均能听得到，听得清楚； 2、培训内容应提前准备好，有文字、图片，内容全面、数据精准，不要随意发挥，讲到哪算哪； 3、为确保新员工能及时的与管理员联系，管理员需将管理处电话及管理员的手机号码告之新员工，方便联系； 4、在新员工入职培训的初期，管理员需重点强调安全工作，随时提醒新员工做好各类安全预防准备，妥善保管好个人物品（证件、现金），特别是在组织新员工到工厂面试、培训期间，需确保新员工人身安全（乘车安全、防抢防暴、过马路注意交通安全、新

9、员工吸烟带来的消防安全隐患等）； 5、考虑到参加面试的新职员初次到管理处，管理员除介绍管理处周边情况后，需在初次购物、饮食、乘车等方面给予指引； 6、新员工花名册应在企业人事部要求指定的时间内提交，如确因故不能按时提交，应及时与企业人事部相关人员联系；同时注意，提交给企业的花名册新员工的排序应与列队的顺序一致； 7、管理员应不断强调纪律，新员工的列队纪律、会场纪律、行为纪律等； 8、每天工作结束后应将第二天的行程安排告之新员工，重点强调集合时间、地点及第二天需携带的证件、物品、现金数额。 9、每天集合出发前清点人数，工作结束后清点人数，一旦发现有人未到，应及时联系或安排人手寻找。,面试前期的准

10、备工作管理员注意事项,1、在规定的时间内组织新员工到企业指定场所进行面试、考试、体检； 2、管理员到达后应及时与企业人事部联系，告之到场人数、情况； 3、了解本次面试、考试、体检流程安排，并及时传达给新员工； 4、组织人员分批进行面试、考试； 5、被确定面试、考试不合格人员，不安排体检；为避免其他意外情况出现，管理员应做到对面试、考试不合格人员的保密，等当天事务办完后将所有参与面试人员带回管理处后再公布结果。并跟管理处房管、保安处衔接，督促办理离宿手续。如是学生，应将信息告之带队老师，由带队老师安排送站返校。 6、体检费用应按企业要求由新员工个人承担费用，未参与体检人员应将体检费退还面试人员本

11、人；,面试、体检,管理处培训内容,1、万昌公司及管理处、合作企业的详细情况介绍； 2、劳务派遣特色介绍；万昌公司、合作企业、员工三者之间的关系； 3、针对学生，做好学生与社会工角色转换的培训； 4、员工守则、规章制度的培训（人事制度、办事流程、宿舍管理制度、工作制度、乘车管理规定、食堂用餐管理规定等） 5、详细介绍员工薪酬福利待遇，工资、加班费的计算方法，发放流程、时间、支付方式； 6、安全常识、安全注意事项（宿舍安全、交通安全、上下班通勤安全、治安安全、防盗防抢、防暴防骗、工作安全、消防安全等） 7、职业道德、行为规范、团队意识的培训； 8、法律法规常识（交通法规、治安条例、消防法规等）；

12、9、企业文化的宣讲； 10、5S培训（整理、整顿、清洁、清扫、素养）；,新员工入职手续办理,一、收集员工资料、妥善保管：（员工离职后保存二年） 1、员工入职登记表；（详细填写） 特别注意：需要求员工在表下方自行填写“本人无犯罪历史，无不良遗传病史，如有虚报，愿接受解雇处分“，并由员工签名盖上手印。 2、证件复印件（身份证、婚孕证明、毕业证明）； 3、相片； 4、体检证明； 二、合同签订、发放、管理； 1、签订劳动合同；（新员工入职一个月内办妥签订合同手续） 2、签订宿舍居住协议；（提示员工宿舍安全注意事项） 三、证卡办理： 1、银行卡；（工资发放使用） 2、社保卡；（提供社保相交财务签收） 3

13、、居住证；（各管理处自行跟进办理） 4、厂牌、IC卡（工厂办理） 四、保险购买： 1、社保；（个人承担88元） 2、意外保险（入职即买，54元/年，分两个月扣除，管理处提交员工签名表交财务购买）,员工管理（一）,一、员工宿舍管理； 1、组织新员工学习宿舍管理制度； 2、宿舍设施设备的使用介绍，进行生活指引； 3、定期走访宿舍，关心新员工生活、工作状况，及时为新员工排忧解难； 4、定期检查宿舍，督促新员工改善宿舍卫生环境； 二、员工安全管理； 1、组织安全培训； 2、制作安全宣传专栏； 3、在宿舍区、楼道贴安全警示语； 4、召开安全座谈会； 5、安全事故案例分析、通告； 三、员工培训管理； 1、

14、召开形式多样化（培训室讲课、集合训话、放培训光蝶、座谈等） 2、内容多元化；,员工管理（二）,四、员工活动开展； 1、文娱活动；（节日晚会、员工生日会、灯迷游戏等） 2、室外活动；（登山、看海、各类球赛、旅游景点游玩等） 3、评比活动；（文明宿舍评比、演讲比赛、员工手工艺展示、员工投稿等） 五、员工转正、续约； 1、管理处提前一个月与企业联系，确定转正、续约名单； 2、发布通知，召集转正、续约人员会议； 3、员工填写转正表、签订合同书； 4、管理处审批，存档管理； 六、员工其他日常管理工作； 1、证卡办理； 2、员工、请假考勤管理（督促员工按时上下班） 3、水电费核算、工资发放；(数据准确、发

15、放准时） 4、文件整理；（标识清晰、分类整理、定期更新） 5、员工突发事件处理； 6、与企业工作对接；（企业满意） 7、员工违规事件处理；,离职管理（一）,一、派遣员工离职管理办法；参照各点执行（见附表） 试用期离职须提前3天；转正后离职须提前30天 二、离职流程：,-派遣员工- 试用期（3个月）内提前3天，试用期（3个月）后提前30天。到万昌公司管理处索取派遣员工离职申请书并填写完整,-万昌公司管理处- 离职面谈，驳回离职申请或由管理处签章同意。,-派遣员工- 持管理处签章同意的派遣员工离职申请书递交给员工所在部门的直接上级,-合作企业- 逐级审批派遣员工离职申请书，由合作企业人力资源部通知

16、万昌公司离职员工最后出勤日,-合作企业- 于离职到期日为派遣员工办理工作交接及劳保用品交接手续，并开据交接手续表给派遣员工,-派遣员工- 收到合作企业开据的交接手续表后3日内到万昌公司管理处办理离职离厂手续，并处理保险并终止劳动关系。,离职管理（二）,三、离职资料整理； 1、派遣员工离职后档案须保管的资料有；员工入职登记表、员工三证复印件、员工体检表、劳动合同书、离职申请表、离职手续办理清单、离厂证明、工资表； 2、派遣员工离职后档案须保存两年，方可销毁； 3、员工填写离职书时须注意以下事项： 1）由本人填写、并盖手印； 2）填写离职原因须确保合法合理性； 3）离职工资的发放时间及代领工资条事

17、项须确认到位；,人事制度、流程清单,一、制度、流程； 1、派遣员工薪酬福利制度； 2、派遣员工工衣管理制度：（三星） 3、派遣员工培训管理制度； 4、派遣员工请假管理规定； 5、派遣员工离职管理办法； 6、派遣员工入职流程； 7、派遣员工离职流程； 8、派遣员工转合同的管理办法及操作流程； 9、派遣员工社保办理流程； 10、特种行业人员作业管理规定； 。 二、表单； 1、派遣员工入职登记表； 2、派遣员工体检记录表； 3、派遣员工劳动合同签收表； 4、派遣员工离职申请书； 5、派遣员工离职登记表； 6、派遣员工转正评审表； 7、派遣员工培训记录表； 8、派遣员工外出请假单； 9、派遣员工缺勤请

18、假单； 10、派遣员工离职离厂交接清单； 11、派遣员工跨省就业基本养老保险参保缴费凭证申请表发放登记表； 12、跨省就业基本养老保险参保缴费凭证； 13、提前终止劳动合同，解除劳动关系的凭证； 14、文件发放签收表； 。,人事制度、流程更新、维护,一、调整的依据 1、根据法律法规调整： 2、根据公司及合作企业政策变更调整；(工资福利待的调整） 3、根据工作实际进行完善、健全； 二、调整的目的 1、确保合法、合理性； 2、增强规范性，能优化工作、简化流程； 4、能激励员工； 三、调整流程 人事助理提交管理处主任修订管理部确认、定编号,与合作企业业务对接,一、找准对接窗口 1、企业人事部门负责人

19、； 2、企业专管派遣业务的负责人； 3、具体业务办理联络人； 1）人事部门； 2）后勤部门； 3）生产部门； 二、掌握企业工作制度及基本情况； 1、企业组织架构及部门职能； 2、上下班、倒班情况； 3、企业厂规厂纪； 4、企业管理模式、管理特色； 5、工作人员性格特征及办事风格； 三、精通业务流程 1、员工入离职办理流程； 2、员工缺勤、请假、违纪处理流程； 3、劳务费结算流程； 3、会议制度； 4、文件传递及管理； 5、日常事物对接流程； 6、企业投诉处理流程；,派遣员工队伍建设工作,一、目的 派遣员工队伍思想稳定、综合素质高、劳动纪律好、文明 礼貌爱万昌； 二、方法 1、以点带面，以面带全；管理处培训优秀的派遣员工做为员工骨干、员工代表，通过员工骨干的带动影响其他员工； 1）员工管委会； 2）团总支； 3）宿舍长