办公自动化实训

1、办公自动化实训,序 一、课程背景 二、课程目的 三、课程内容 四、教材、自学考试指导教材及参考书目 五、教学方法,第一章 办公自动化 概述,第一节、办公自动化的概念 一、办公室的概念 二、办公自动化的定义 三、办公自动化系统的模式 四、办公自动化的历史、现状和发展 五、办公自动化的基础理论 六、办公自动化的要素 七、办公自动化举例,一、办公室的概念,1、 办公室的定义 2、 办公室的性质 3、 办公室的地位 4、 办公室的作用 5、 办公室的工作特点,1、 办公室的定义,办公室组织人们从事经济和社会活动 的场 所。严格讲，是一种环境。 现代办公室是处理与产生信息的场所。 办公室任务收集、存储、

2、加工、处理、 检索、传递和产生信息。 办公人员负责处理、保存、记录人们之间 的交往和活动的人员。,2、 办公室的性质,分三类： （1） 完成确定型的事物处理工作。 （2） 完成非确定型决策处理工作。 （3） 既有确定型的事物处理工作、 又有非确定型决策处理工作。,3、 办公室的地位,领导者的参谋和助手 沟通上下左右的桥梁和枢纽 办公室是部门的门面和窗口 部门的后勤部,4、 办公室的作用,决策的参谋作用 工作的协调机构 信息的沟通作用 检查监督作用,5、 办公室的工作特点,从属性 政策性 保密性 综合性 事务性 服务性,总之，协助领导管好人、财、物和事,二、办公自动化的定义,为什么要进行办公自动

3、化？ 什么是办公自动化？,办公自动化的目的,尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效果。,办公自动化的定义,什么是办公自动化？ 目前较具权威性的定义有两个： 1、季斯曼定义-美国麻省理工学院M.C.季斯曼 办公自动化就是将计算机技术、通信技术、 系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术， 对难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些 业务上的一项综合技术。,2、 我国专家的定义,办公自动化（OA- Office Automation） 利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机

4、信息处理系统。,2、 我国专家的定义,办公自动化（OA- Office Automation） 办公自动化就是利用先进的科学技术，不断地使手工处理的办公业务借助于各种办公设备完成，并由这些设备与办公人员构成人机信息系统，以提高办公效率和办公质量。,三、办公自动化系统利用的技术和包括的环节,1、利用的技术：计算机技术、通信技术、自动化技术 2、办公自动化包括的环节： 信息采集、信息加工、信息传输、信息保存,四、办公自动化系统的模式,一般有三类模式： 1、事务型办公自动化系统 2、管理型办公自动化系统 3、辅助决策型办公自动化系统,OA与MIS、DSS的关系,办公自动化 -OA 管理信息系统 -

5、MIS 决策支持系统 - DSS,OA,DSS,MIS,广义 OA,三者关系,特点：综合性的新学科 OA _ Office Automation 事务型 办公自动化 MIS _ Management Information System 管理信息系统 DSS _ Decision Supporting System 决策支持系统 三者关系： 既独立，又相互渗透，界限模糊。应该说，广义 OA 包含 MIS 和 DSS,4. OA与MIS、DSS的关系,决策支持系统DSS,管理信息系统MIS,办公自动化系统OA,数据,方案,信息,综合办公自动化与各理论、技术的关系,以行为科学为主导，以系统工程学为

6、理论基础，综合应用计算机技术和通信技术来完成各项办公任务。,四、 办公自动化的发展概况,办公自动化起源于20世纪50年代 -用计算机实现簿记功能。 20世纪60年代- 指的是“管理信息系统”，用计算机管理数据处理。 20世纪70年代- 由于微型机出现，办公自动化能大幅度提高办公 效率和管理水平。引起了许多国家的重视。,（一）、国外办公自动化的发展,几种说法：“科学 、技术和管理 -现代社会的 两个轮子 或三大支柱” “ 19 世纪 是 经济人才的盛世，20 世纪 是管 理 人才的天下” “当今 经济和社会的发展 ， 三分靠科学，七 分靠管理。” 办公人员数量超过就业人数的一半以上。如何提高办公

7、效率、改进办公质量、实现科学管理，办公自动化应运而生。,美国：经历了三个阶段,第一阶段（1975年以前） 采用基本的通信设备和办公单机设备，如 文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等。 -实现单项业务办公自动化。,美国：经历了三个阶段,第二阶段（1975-1982年） 出现了大量新型办公设备，个人计算机开始 进入办公室，实现办公室关键部位业务运行自动化。 此期间，1978年，卡特的“白宫办公信息系统” 其规模为一千多台终端的局域网。,美国：经历了三个阶段,第三阶段（1983年以后） 随着局域网技术和远程通讯网络技术的发展，多功能工作站、电子邮件、数据通信网络等系统综合设备的采用， 办公自动化

8、向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向发展。,美国 办公自动化的发展阶段,美国,此期间： 1983年90%的机构使用文字处理程序，80%的机构使用 电子报表程序，每三人一台计算机。 1991年每一人一台计算机。 1993年克林顿提出15年内建成全国性信息高速公路。把 政府机构、科研单位、企业、医院、大学、图书 馆乃至每 个 家庭都贯通起来。,日本：比美国起步晚，分四个阶段,初期（1979-1982年）-特点是： 引进、开发和使用办公用的单机设备。 如，文字处理机、电传打印机、和 文字图象处理设备等。 发展期（1983-1984年）-实现办公机电化， 增强联机终端、微机软件的应用， 发展

9、多功能机，推行办公业务管理 方式的统一化和标准化。,日本：分四个阶段,改进期（1985- 1987年）， 采用图象处理、语音处理、 电子邮件等多功能综合机， 实现各种作业过程的自动化。 成熟期（1988年以后）， 实现办公系统集成化。,日本：分四个阶段,1988年有700-800台微机多功能工作站。 平均每3-3。5人一台。 1990年提高到2。5人一台。 1993年以后 投资9500万美元，实施“省际研 究信息网络计划”。电信电话公 决定到2015年投资45亿日元，把 光纤铺到家庭。,（二）、我国办公自动化的发展情况,1985年5月国务院批准成立了“办公自动 化专业领导小组”。 8月在北京召

10、开第一次“规划会议” 1995 年“全国教育与科研网”投资 8000万设点在清华。目前已投入使用。 国家“863”计划列入“中国高速 信息网络计划”以“金桥”（网）“金卡”（信用卡）、“金关”（报海关的EDI工程electrionic data inter)为代表的金字工程已在全国展开。,1、我国办公自动化发展,三个阶段 “六五”期间（1985年以前）-启蒙与准备时期。 学习、引进、建立组织机构、制定发展 规划。 “七五”期间-开创与初见成效期。 主要目标为：国家计划、经济、科技、 银行、铁路交通、电力、能源、气象、 军事、公安、国家领导机关等十个方面 建立一批能体现水平和规模的办公自动化系统

11、；,我国办公自动化的三个阶段,； 在省军区各军兵种和政府各部委以上单位，建立有一定水平的办公自动化系统； 在基层单位，建立起比较初级的办公自动化系统，普及面不少于30%；与办公自动化有关的 标准化规范也逐步成熟起来。 -属初级应用水平。,我国办公自动化的第三个阶段：,“八五”、“九五”期间-为发展并走向成熟期。1992年5月，国务院办公厅下发的关于建设全国 行政首脑机关办公决策服务系统的通知中明确指出：“经过三五年努力，基本建成以现代计算机技术、通信技术为主要手段的全国行政首脑机关办公决策服务系统，实现国务院办公厅与各地区、各部门办公厅（室）之间的计算机联网，对电子信息资源进行管理，高效率、高

12、质量地为国务院和各地区、 各部门进行宏观管理和科学决策服务。,全国办公自动化的首要任务：,实现全国行政首脑机关的 办公自动化 信息资源化 传输 网络化和 管理科学化 是全国办公自动化近期的首要任务。,目前,目前，一些国家机关、部委、省市、重点企业与高校相继采用办公自动化手段，并取得较好的效益。到 2010年中国十大城市将逐步建成有限规模 的信息高速公路。 这是一场国际竞赛，也是我国摆脱贫困落后的希望所在。希望寄托在你们这一代年青人身上。,2、加速我国办公自动化发展的对策,（1）、适应政治体制改革的形势，实现 办公机构、办公制度的科学化。 （2）、适应办公自动化的需要，努力 提高办公人员的素质。

13、 （3）、广泛开展技术研究，加速 办公自动化技术的推广应用。,五、 办公自动化的支持理论,行为科学 管理科学 社会学 系统工程学 人机工程学,行为科学,行为科学重点研究讨论在社会环境中，行为产生的根本原因 及其发展规律，以便进行科学的预测和有效的控制。行为科学在办公自动化技术中起主导作用。,管理科学,管理包括计划、组织、领导和控制等几个方面，是为达到特定目标而联合并指导使用资源的工作。管理科学指导各类办公人员进行人、财、物的管理，信息流程的管理，分析与决策等。管理科学不断提出新的原则与目标，是办公自动化由简单的事务处理，发展到更高层次的管理信息系统、决策支持系统。,社会学,社会中，各社会细胞之

14、间、人与人之间关系的学说,系统工程学,系统工程学主要是为办公自动化提供各种与决策有关的理论支持，并为建立各种决策模型提供方法与手段。办公自动化系统建设要用系统科学来研究，用系统工程的方法来组织。 。,人机工程学,以人为本，利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。,信息科学,信息科学是研究信息采集、加工传输、存贮和处理的科学。办公自动化的主要任务之一是处理信息，因此，必须用信息理论来指导办公自动化系统建设。,六、 办公自动化要素,办公人员 办公机构 办公制度 办公设备 办公信息 办公环境,办公系统基本要素：,办公人员,决策人员 中层管理人员 专业人员及辅助人员,校长,部、处长,科室人员,决策层,控制层,操作层,办公机构,办公机构的划分与设置是否科学合理，直接影响办公系统的效率与效益 一般高校按管理职能划分为教务处、科研处、学生部等办公机构,办公设备,纸、笔、算盘 打字机、文字处理机 电话、传真机 复印机、音像设备 计算机及其通信网络,办公信息,从信息处理的角度来看： 办公活动是对各类信息进行采集、加工、传输和存储的过程。 信息分类： 数值信息-数据 非数值信息-文字、图