办公表格的处理

1、3.1 办公表格的制作 3.2 办公表格的处理,第3章 办公表格的处理,办 公 软件 篇,主要内容,第3章 办公表格的处理,在办公业务中，除了使用文字描述办公信息外，还经常使用表格表示办公信息。使用表格表示办公信息不但简明扼要，而且还能够体现数据之间的内在联系，进而对表格数据进行计算、排序、筛选、分类汇总和生成图表，以察看数据的分布和发展趋势。 在描述办公数字信息中，有时表格比文字更简要、清晰，图表比表格直观、形象。设计和制作布局合理、线条美观的表格，并对表格数据进行计算和分析是办公人员必须掌握的基本技能。,第3章 办公表格的处理,办公表格分类 办公表格根据单元格数据分为： 纯文字表格 文字和

2、数字混合的表格 纯数字表格（不采用）,3.1 办公表格的制作,提出任务,【实例31】制作填充文字无规律的表格 P83 求职个人简历表,展示效果,分析任务,求职个人简历表是一个不规则表格，使用Word来制作比较方便 。,创建一个规则表格: 1.使用工具栏工具 2.表格-插入-表格，设置行数和列数,操作流程,编辑表格： 1.调整列宽与行高 直接调整分隔线 或 表格表格属性 2.拆分与合并单元格 选中单元格右键快捷菜单 或 表格合并/拆分单元格 输入数据 选中单元格更改方向按钮 或 格式文字方向 格式化表格（数据对齐、设置边框和底纹）。,操作流程,按住Alt键能够精细调整行高和列宽,实训一,制作个人

3、简历，参见P83页，其中表格中空白部分根据个人情况及需求，填入相关信息。使用16K纸。,展示效果,作业巩固,制作填充文字无规律的表格管理才能考核表 要求见P107页,展示效果,提出任务,【实例22】制作填充文字有规律的表格课程表,展示效果,注意： 1.其中分隔线的粗细不同； 2.绘制的斜线表头可以取消组合调整,补充：绘制单元格边框,步骤： 1.单击格式工具栏边框右侧的下拉按钮 2. 选择绘制边框命令，打开绘制边框工具窗口 3.可以选择绘制边框或网格、擦除边框、类型、 线条颜色 4.可以选择绘制对角斜线,分析任务,课程表与求职个人简历表都是不规则表格，二者又有所不同。课程表包含复杂斜线表头，单元

4、格中的数据又有一定的规律。 Microsoft Office是功能强大的办公应用软件包，包括Word、Excel、Power Point和Access等组件。Office作为一个集成软件提供给用户，各个组件不但可以独立使用、具有特定的应用领域和功能，而且各个组件之间能够互相沟通、协同工作和功能互补，从而形成一个有机的整体。,使用Excel创建数据表格将Excel数据表格复制到Word文档中在Word中创建复杂斜线表头设置边框与底纹 提示：在Excel表的单元格中的内容，需要换行，要按住Alt键再敲回车即可。,操作流程,实训二,仿实例3-2制作本班级课表。 A4纸，横排。,展示效果,作业巩固,制

5、作填充文字无规律的表格 信息技术市场产值表 要求见P108页,展示效果,注意： 1.其中分隔线的类型不同；,作业,P104页 一、二、三,Take a Rest！,3.2 办公表格的处理,提出任务,【实例33】使用Excel制作考试课程的成绩表和成绩一览表,展示效果,成绩表,1.使用公式进行成绩计算 及 快速复制 平均值、总数、按比例统计等 2.单元格的引用 相对地址： ，如:B2 绝对地址： ，如:B 2 混合地址引用 注意：点击F4按键，实现相对地址与绝对地址的切换,操作流程,3.使用函数计算数据 常用函数 P94页 如：MAX( $W$3:$W$32 ) 求地址区域中数据最大值 MIN(

6、 $W$3:$W$36 ) 求地址区域中数据最小值 AVERAGE( $W$3:$W$36 ) 求地址区域中数据平均值 SUM( $W$3:$W$36 ) 求地址区域中数据总值 COUNT( $W$3:$W$36 ) 求地址区域中数据个数值,操作流程,此处的地址引用属于那种类型？,3.使用函数计算数据 常用函数 P94页 IF(条件表达式,值1,值2) 条件函数 如： IF(35 , 3 , 5) 结果为5 IF(3=90,优,IF(W20=80,良,IF(W20=70,中,IF(W20=60,及格,不及格),操作流程,3.使用函数计算数据 条件计数函数的格式与用法 P95 COUNTIF (

7、 地址1 : 地址2 ，条件单元格 ) 如：COUNTIF ( $W$3:$W$36 , B38) 演示： 计算区间统计数,操作流程,3.使用函数计算数据 Rank函数的格式与用法 RANK(number , ref , order) 如：RANK(W3,$W$3:$W$32) 说明： W3为为需要找到排位的数字 的单元格地址； $W$3:$W$32是排位的区间地址 Order参数 为 0(零)或省略，数字的排位是基于降序排列的列表；如果 order 为非零，排位基于升序。,操作流程,RANK的意思是等级、排位,区间一定要绝对地址！,3.条件格式设置颜色等 格式-条件格式-设置条件、颜色、字体

8、等 演示： 4.图示 选中需要图示的数据区间，单击工具栏图表向导，按向导提示完成 提示：在向导步骤2，选中系列产生在-行；系列选项卡，在分类轴标志中输入：X轴表示内容名称或空,操作流程,5.页面设置 设置页面、边距、对齐 设置页眉和页脚：视图-页眉和页脚-页眉/页脚选项卡-自定义页眉-设置文字、字体等,操作流程,每页打印时每页自动添加,6.打印表头设置 文件-页面设置-工作表选项卡-在顶端标题行里输入标题的地址：$1:$2，表示每一页都重复打印第一和第二行；其他默认。,操作流程,每页打印时自动添加表头,实训一,习题3. 制作Excel考查课程的成绩表和成绩一览表 要求见P108页,展示效果,成

9、绩表,总评等级：IF(U3=90,优,IF(U3=80,良,IF(U3=70,中,IF(U3=60,及格,不及格),3.2.7 三维地址的引用 格式： 工作簿名工作表签！单元格地址 三维地址的引用实现了sheet表单之间数据的传输。 应用：学生信息表间的数据传输 =COUNTIF(学生信息表!$M$2:$M$78,A2),操作流程,展示效果,成绩一览表,分析任务,成绩表与课程表相比较，二者在输入数据、设置表格线、合并单元格、制作斜线表头的过程中，使用相同的操作方法；所不同的是：在成绩表中，要求根据公式：总评成绩平时成绩30%期考成绩70%,计算出总评成绩；接着根据总评成绩，统计各分数段的人数、

10、所占的百分比、最高分、最低分和平均分；然后生成各分数段人数分布的直方图；并将成绩表中的数据传递到课程成绩一览表中。（三维地址引用）,创建Excel数据表格式化Excel数据表（包括设置字符格式和段落格式、数据对齐和设置边框等）计算总评成绩统计各分数段的人数、所占的百分比、最高分、最低分和平均分生成各分数段人数分布的直方图设置页面设置页眉打印预览将成绩表中的数据传递到课程成绩一览表打印工作表。,操作流程,实训一,制作Excel课程成绩分析表 参考P108页图3-33,具体要求,一、设计基础数据成绩表 1.利用公式计算每个学生的综合成绩 平时=(作业+实训报告+上机+提问+期中)/5 综合=平时*

11、0.3+期末*0.7 2.根据最终成绩分别给出每个同学的等级层次：优，良，中，及格，不及格 3.计算出班级名次 4.利用条件格式，把总分不及格分数以红色加粗字体显示 二、创建课程成绩分析表格式如P109页图3-33， 1.使用三维地址传递相关数据 2.计算各个等级中，学生人数，以及占班级总数的百分比。 3.统计该班级最高分，最低分以及平均分 4.根据图表向导，产生该班成绩的直方图 三、考虑将设计结果做成模板，快速完成各班的成绩分析任务,作业,P104页 一、二、三,补充：Excel自定输入数据下拉列表任务,步骤： 1.选中需要的单元格区域 2.主菜单数据有效性设置 3.在允许中选中序列 4.在

12、来源中输入被选择的词组，用逗号分隔开 5.也可以设计一个列，输入相关词汇，在来源中输入被选择的词组所在地址区域，如果需要可以隐藏该列,补充：控制输入数据的长度或范围,步骤： 1.选中需要的单元格区域 2.主菜单数据有效性设置 3.在允许中选中:数值，在来源中输入数值范围 4.在允许中选中:文本长度，在来源中输入文本限制长度 5.在出错警告选项卡设置出错对话框标题及提示信息,补充：快速选择本行有文本,步骤： 1.选中需要的单元格区域 2.右键快捷菜单从下拉列表中选择 例如：在输入性别时 提示：主要应用于有若干选项，但又不是太多，并且在间隔输入且无规律时比较适用,补充：同时看不同工作表中的单元格数

13、据,步骤： 1.视图-工具栏-打开监视窗口 2. 选中单元格，单击监视窗口的添加监视命令 3.重复可以添加多个监视单元格 4.无论在那个表格均可观测到这些单元格的数据,补充：成组填充多张表格的相同位置,步骤： 1.选中第一张表格 2. 按住Shift键或Ctrl键，选中其他表格，在标题栏上出现工作组提示 3.在当前表格填充数据，检查其他表格，相应位置也被填充 4.相同格式修改：选中一个表设置格式，然后使用编辑-填充-至同工作组表,补充：函数应用设置文本大小写,步骤： 1.选中单元格 2. 应用upper(单元格地址) 全部大写 3. 应用lower(单元格地址) 全部小写 4. 应用proper(单元格地址) 合适的大小写，字头大写，其余小写,补充：函数应用提取文本指定位置字符,步骤： 1.选中单元格 2. 应用Rigth(单元格地址,字符数n) 提取指定单元格右起n个字符 3. 应用Left(单元格地址,字符数n) 4. 应用Mid(单元格地址,字符开始位置i,字符数n) 提取指定单元格i个字符开始的n个字符，i从1开始,补充：用特殊符号补齐位数,步骤： 1.函数rept(补齐用的符号,长度) 应用： =REPT(#