简捷环境管理体系审核培训.ppt

1、内部环境审核员培训教程,广州简捷企业管理顾问有限公司,广州简捷企业管理顾问有限公司,1,第一章 审核总论,审核的定义 审核的范畴 审核的类型 审核的目的 审核的特点 审核的基本程序 年度审核进度的安排,广州简捷企业管理顾问有限公司,2,审 核,定义（GB/T19000-ISO9000:2000) 为获得审核证据并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程,广州简捷企业管理顾问有限公司,3,审核的范畴,环境管理体系审核 环境标志审核 清洁生产审核 环境行为符合性审核 应负责任审核,广州简捷企业管理顾问有限公司,4,环境管理体系审核,为获取审核证据并予以评价

2、，以确定满足环境管理体系审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程,广州简捷企业管理顾问有限公司,5,审核类型,外部审核 第二方审核 第三方审核 内部审核 第一方审核,广州简捷企业管理顾问有限公司,6,第二方审核,提供选择、评价和认可供方/合作方的论据 帮助供方/合作方改进其环境管理体系 增加双方对环境要求的相互了解,广州简捷企业管理顾问有限公司,7,第三方审核,建立公司应达到的最低标准 获得注册证书 减少顾客与供方不必要的开支 有助于增强公司的市场竞争力 寻求专业的帮助,广州简捷企业管理顾问有限公司,8,第一方审核,使环境管理体系满足标准/或其它约定的文件（如合同要求） 作为一种重

3、要的管理手段 在第二、三方审核前纠正不足 维持、改进和完成环境管理体系的需要,广州简捷企业管理顾问有限公司,9,审核的特点,正规性 系统性 独立性 审核是一个抽样的过程,广州简捷企业管理顾问有限公司,10,审核的正规性,审核依据正式特定的要求进行 审核只能由有资格的人员进行 审核必须按正式程序进行 审核必须依据客观证据作出判断 审核结果必须有正式报告和记录,广州简捷企业管理顾问有限公司,11,审核的依据,合同要求 环境体系文件和规定 ISO14001标准(合适的) 法律、法规,广州简捷企业管理顾问有限公司,12,审核的人员,接受正式的专业培训 具备参加审核的经历 与被审核的工作无直接责任 经资

4、格确认,广州简捷企业管理顾问有限公司,13,审核的系统性,全部审核 部分审核 后续审核,广州简捷企业管理顾问有限公司,14,全部审核,必须对所有相关部门进行定期审核 至少每年一次 包括标准所有适用的要求,广州简捷企业管理顾问有限公司,15,部分审核,例行审核之外，下列因素也可能导致进行内部审核： 组织变化、产品结构变化 市场反馈 环境事故/投诉,广州简捷企业管理顾问有限公司,16,审核范围,审核涉及的活动或区域包括： 组织机构 管理、运作和环境管理体系的程序 人员、设备和材料资源 工作区域和过程 工作产生的记录 文件、报告和记录的保管,广州简捷企业管理顾问有限公司,17,审核的程序,审核准备

5、审核实施 审核报告 审核的跟踪,广州简捷企业管理顾问有限公司,18,年度内审进度安排,确定年度审核的频次和形式 集中式审核的进度安排 分散式审核的进度安排,广州简捷企业管理顾问有限公司,19,年度审核的频次和形式,每年至少一次，覆盖标准所有要求 集中某一段时间完成对所有相关部门的审核 分部门在不同时间进行审核,广州简捷企业管理顾问有限公司,20,集中式审核进度的安排,在程序文件中明确大致时间 具体时间用通知或审核实施计划形式通知相关部门 可不必编制年度内部审核进度计划,广州简捷企业管理顾问有限公司,21,分散式审核的进度安排,编制年度内部审核进度计划 对计划进行滚动修改,广州简捷企业管理顾问有

6、限公司,22,年度内审进度计划,受审核部门 预计的审核月份 滚动修改的状态,广州简捷企业管理顾问有限公司,23,年度内部审核进度计划,已计划,已审核,已制定措施,措施已实施,已验证,广州简捷企业管理顾问有限公司,24,第二章 审核准备,确定审核组 编制审核实施计划 制订检查表 审核前沟通,广州简捷企业管理顾问有限公司,25,审核组的确定,管理者代表任命审核组长及成员 审核组长的选定 A) 资格 B)业务范围 C) 工作经验 D) 组织能力 审核员的选定 A) 资格 B) 业务范围 C) 专业知识 D) 工作中的协调 E) 为受审核部门所接受,广州简捷企业管理顾问有限公司,26,审核实施计划,确

7、定审核的目的和范围 确定审核的方法 确定审核的时间安排 确定审核组人员的安排,广州简捷企业管理顾问有限公司,27,审核的方法,按部门 - 考虑涉及的主要活动及涉及的相关条款 按条款 - 考虑涉及的部门,广州简捷企业管理顾问有限公司,28,审核的目的和范围,审核目的 - 第三方认证 - 调查重大不符合的原因 - 外部的检查 - 定期的审核 审核范围 - 全公司范围 - 某一个或几个部门 - 标准的部分条款要求 - 公司环境文件的要求,广州简捷企业管理顾问有限公司,29,审核实施计划的内容,审核的目的和范围 审核依据的文件 审核组成员 审核详细的日程安排 1) 首次会议/末次会议时间 2) 审核组

8、人员的分配 3) 受审核部门及具体时间 4) 主要的审核要点 拟制/批准人的签字 通知(发放)的相关部门,广州简捷企业管理顾问有限公司,30,检查表的编写,检查表的作用 编制的准备 检查表的基本内容 检查表的要求,广州简捷企业管理顾问有限公司,31,检查表的作用,指导审核整个过程的路线图 明确审核要点和方法 确保审核的覆盖面 减少组员之间不必要的重复 保持审核的方向和节奏 体现审核的正规化和专业性 作为审核的记录档案,广州简捷企业管理顾问有限公司,32,编制的准备,了解审核的范围 确定审核的重点 确定审核的策略 文件收集和审查,广州简捷企业管理顾问有限公司,33,审核的范围,审核涉及的活动或区

9、域包括： 组织机构 管理、运作和环境管理体系的程序 人员、设备和材料资源 工作区域和过程 工作产生的记录 文件、报告和记录的保管,广州简捷企业管理顾问有限公司,34,明确审核的重点,公司的管理重点 已出现的环境问题 合同特别要求 标准要求的重点 上次审核的信息,广州简捷企业管理顾问有限公司,35,审核的策略,审核的方法 a 按部门 -考虑涉及的主要活动及涉及的相关条款 b 按条款 - 考虑涉及的部门 审核的路线 a 自上而下 b 自下而上 c 随机,广州简捷企业管理顾问有限公司,36,审核路线（1）,某一部门审核路线 前台预订 接待服务 入住服务 退房,自 上 而 下,自 下 而 上,广州简捷

10、企业管理顾问有限公司,37,审核路线 （2）,运作体系审核的路线 签订合同 采购 制造 检验 入库 交付 服务,自 上 而 下,自 下 而 上,广州简捷企业管理顾问有限公司,38,审核路线 （3）,某个活动的审核路线 制定演习计划 批准 组织实施 效果评价、记录,自 上 而 下,自 下 而 上,广州简捷企业管理顾问有限公司,39,文件的收集与审查,与被审核范围相关的文件 审核要点中涉及的记录和文件,广州简捷企业管理顾问有限公司,40,检查表的要求,明确部门与条款的关系 依据标准及环境管理体系文件要求 选择主要的工作内容 考虑薄弱环节及部门接口 抽样具有代表性 注意可操作性,广州简捷企业管理顾问

11、有限公司,41,检查表的基本内容,依据的标准条款 依据的环境管理体系文件 审核区域/部门 检查要点 验证方法 抽样数 验证结果(记录),广州简捷企业管理顾问有限公司,42,检查表的四要素,去 哪 里 地点 找 谁 被审核人 查 什 么 检查要点 如何检查 验证方法,广州简捷企业管理顾问有限公司,43,检查表案例,看什么 (LOOK AT) - 要点 员工培训档案 找什么(LOOK FOR) - 验证内容 是否存在， 是否包括所有相关人员 看什么 (LOOK AT) - 要点 消防演习挡案 找什么(LOOK FOR) - 验证内容 是否制定计划、是否经过批准、是否总结分析,广州简捷企业管理顾问有

12、限公司,44,审核前沟通,提前通知受审核部门 审核组内部会议（必要时） a）审核准备情况 b）讨论疑难问题 c）提出注意事项,广州简捷企业管理顾问有限公司,45,第三章 审核的实施,首次会议 现场审核 不合格报告 审核组会议 末次会议,广州简捷企业管理顾问有限公司,46,首次会议,审核签到 介绍审核组成员 介绍审核目的和范围 审核计划安排的确认 介绍审核的方法和程序 问题澄清 确认末次会议时间,广州简捷企业管理顾问有限公司,47,现场审核,组长控制审核的全过程 审核路线的展开 检查表的使用 审核技术与诀窍 审核的抽样 审核的验证 做好检查笔记 不确定问题的处理 不合格的处理,广州简捷企业管理顾

13、问有限公司,48,审核过程的控制,执行计划 保持进度 协调气氛 保持客观 审定结果,广州简捷企业管理顾问有限公司,49,审核路线的展开,记录 实施 记录 相关文件 实施 记录 相关活动 相关文件 实施 记录 部门职责 相关活动 相关文件 实施 记录 相关活动 相关文件 实施 记录 相关文件 实施 记录 实施 记录 记录,广州简捷企业管理顾问有限公司,50,检查表的使用,依据检查表并考虑灵活性,标准要求 文件要求,检查表(问题),回答事实记录结果,结论(合格、不合格/不符合),检查表(答案),现场审核(面谈提问 观察抽样验证),广州简捷企业管理顾问有限公司,51,技术与诀窍,询问适当的问题 验证

14、对问题的回答 观察实际发生的事情,广州简捷企业管理顾问有限公司,52,审核的面谈,选择合适的面谈对象 被审核区域/部门的负责人 直接责任人/操作者 提问策略 提出恰当的问题 正确的提问方式,广州简捷企业管理顾问有限公司,53,提问与聆听 (1),提出恰当的问题,WHAT WHY WHERE WHEN WHO HOW,广州简捷企业管理顾问有限公司,54,提问与聆听 (2),正确的提问方式 开放型 说到污水处理的控制，你们是如何校准所使用的PH检测仪的？ 你是如何参与环境事务的？ 封闭型 这份文件是你的吗？ 引导型 你是按主管的要求进行这项工作的，是这样的吗？,广州简捷企业管理顾问有限公司,55,

15、审核的抽样,随机抽样 适当数量（检查表） 审核员亲自抽样 征得被审核人员同意,广州简捷企业管理顾问有限公司,56,审核的验证,依据客观证据 面谈所的信息应再验证 责任人的谈话可作客观证据 非责任人的信息只作线索,广州简捷企业管理顾问有限公司,57,客观证据,实际（客观）存在的 不受情绪或偏见左右的 可以阐述的 可以形成文件（书面表达）的 可以是定量的 可以是定性的 与环境有关的 可验证的,广州简捷企业管理顾问有限公司,58,审核笔记的作用,便于下一部门调查 同事之间参阅 需要时查阅,广州简捷企业管理顾问有限公司,59,审核笔记的内容,审核不合格/不符合的证据 文件名称、编号、版次 产品/服务名

16、称、标识 区域/工位 设备名称/所在区域 记录名称/标识/时间 不合格/不符合事实 审核线索,广州简捷企业管理顾问有限公司,60,不确定问题的处理,立即跟踪 记下来，稍后跟踪 忽略，不考虑,广州简捷企业管理顾问有限公司,61,不合格/不符合的处理,记录不合格/不符合事实 注意相关事项 同被审核方负责人确认,广州简捷企业管理顾问有限公司,62,不合格/不符合报告,不合格/不符合的确定 不合格/不符合的定义 不合格/不符合的确定 不合格/不符合的判断 不合格/不符合的描述 不合格/不符合报告,广州简捷企业管理顾问有限公司,63,不合格/不符合的确定,什么是不合格/不符合？ - 没有满足要求 A）合

17、同要求 B）ISO14001标准 C）公司环境管理体系文件和有关规定 D）法律、法规要求,广州简捷企业管理顾问有限公司,64,不合格/不符合的确定,体系性不合格/不符合 环境管理体系文件与选定的标准、合同要求或有关法律法规不符 实施性不合格/不符合 实际操作与体系文件描述不符 有效性不合格/不符合 按规定要求进行实施，但效果未能达到规定要求,广州简捷企业管理顾问有限公司,65,不合格/不符合的确定,根据不合格/不符合的程度， 可分为： 严重不合格/不符合 轻微不合格/不符合,广州简捷企业管理顾问有限公司,66,严重不合格/不符合,环境管理体系与约定的环境管理体系标准或指定的要求不符 造成系统性

18、或区域性严重失效的不合格（可能由多个轻微不合格说明） 可造成严重后果的不合格,广州简捷企业管理顾问有限公司,67,轻微不合格/不符合,孤立的人为错误 文件偶尔未被遵守，造成的后果不严重 对系统不会产生重要影响,广州简捷企业管理顾问有限公司,68,不合格/不符合的判断,依据客观证据 确定不符合标准的条款 确定不符合相关的文件要求,广州简捷企业管理顾问有限公司,69,不合格/不符合判断,是不是孤立次要的问题？ 这项不合格是否过于频繁的发生 是严重的还是轻微的？ 是否有足够的事实支持我的发现？ 需要采取什么样的纠正措施？ 提出这样的问题对受审核方有多大的帮助？,广州简捷企业管理顾问有限公司,70,不

19、合格/不符合的描述,事实的准确观察 （判断） 在哪里发现 （地点） 发现了什么 （事实） 为什么不合格 （原因） 谁在场 （职位） 采用专业术语 （正规） 要便于查找 （追溯） 利于的改进 （帮助）,广州简捷企业管理顾问有限公司,71,不合格/不符合的描述,注意事项 - 描述文件的标识/名称 - 描述记录的标识/名称 - 描述相关职位/工位（不要指出姓名） - 描述设备的编号/名称 - 描述相关的区域 - 描述不符合的原因 - 描述不符合标准条款和文件,广州简捷企业管理顾问有限公司,72,不合格/不符合描述（例一）,不完整的描述： A.工作区域的测量设备有部仪表超出了校 准日期, 不符合ISO

20、14001之4.5.1条。,广州简捷企业管理顾问有限公司,73,不合格/不符合描述（例一）,完整的描述： B. 放在环境安全处的设备编号为EO17上的一部噪声测试仪已超过校准日期, 表上标签 注明校准有效期为6个月, 现已超出两个月, 不符合ISO14001之4.5.1条。,广州简捷企业管理顾问有限公司,74,不合格/不符合描述（例三）,不完整的描述: A. 保全处从来没有组织过消防演习，违反了文件和标准的要求。,广州简捷企业管理顾问有限公司,75,不合格/不符合描述（例三）,完整的描述: B. 公司程序文件EOHSMSP06应急准备和响应控制程序4.5.6条规定，保全处每月应组织一次消防演习并记录，但查3个月来体系运行的记录资料，没有发现有关的记录，保全处处长证实从来没有进行过消防演习。不符合ISO14001:2004 /OHSAS18001 4.4.7的要求。,广州简捷企业管理顾问有限公司,76,不合格/不符合报告,现场审核观察结果的陈述 经受审核部门确认 审核报告的组成部分 提交受审核部门的正式文件,广州简捷企业管理顾问有限公司,77,不合格/不符合报告的内容,受审核部