第三章-账务处理与总账系统.ppt

1、1,第三章,账务处理和总账系统,第一节 账务处理概述 第二节 账务处理的流程分析 第三节 总账子系统的总体设计 第四节 总账子系统的初始设置 第五节 凭证的日常处理 第六节 账簿、报表管理 第七节 期末处理,本章主要内容,会计基础知识回顾,会计核算方法 会计核算工作流程,设置会计科目及账户 复式记账 填制和审核凭证 成本计算 登记会计账簿 财产清查 编制会计报表,会计核算方法体系,会计核算工作程序,原始 单证,第一节 账务处理概述,账务系统的基本功能是将会计原始凭证经过一定的数据处理过程形成会计账簿。 无论是手工计算机会计，都必须完成这一基本功能。,一、账务处理手工处理方式,在手工条件下，会计

2、核算方法相互联系、紧密结合完成账务处理。 针对不同规模、不同业务量和业务属性的企业，可以采取不同的会计核算组织程序，也称账务处理程序 记账凭证核算组织程序、科目汇总表核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序,二、 账务处理的基本过程,账务处理是会计核算的关键内容，是完成从凭证输入到账表输出的基本过程。 包含数据的采集、加工存储和信息的报告输出。 图例如下：,账务处理过程,1数据采集会计核算的对象,数据采集主要是从经济业务流程中采集数据，为数据加工服务。 载体原始凭证。,2、数据加工与存储会计核算过程,将原始凭证按照设置的会计科目和“有借必有贷，借贷必相等”的原则编制记账凭证、并审核，然后进行分类

3、、计算、汇总，将结果保存在各类账簿中。 记账凭证、账簿,3、报告信息会计信息输出,报告信息是以账簿、记账凭证为依据，编制内部报表和外部报表提交给投资人、债权人、管理者、政府部门等。,第二节 账务处理的流程分析,1、手工环境下账务处理的流程分析 2、手工环境下账务处理流程的缺陷 3、IT环境下账务处理的流程分析,思考,手工环境下，账务处理程序有哪些？ 为何要划分不同的账务处理程序？,一、手工账务处理流程,二、手工环境下账务处理流程的缺陷,数据大量重复 信息提供不及时 准确性差 工作强度大,三、IT环境下账务处理的流程分析,不能照搬手工环境下的流程，根据计算机工作特点，设计出效率更高的系统。,5,

4、4,3,2,1,原始凭证 （或记账凭证）,录入 （填制凭证）,记账凭证文件 （临时）,审核,记账,记账凭证文件 （历史）,科目发生额、 余额文件,查询输出,账簿、报表,期末转帐 业务处理,计算机账务处理DFD图,账务处理流图中的主要数据文件,1、临时记账凭证文件 2、历史记账凭证文件 3、科目发生额、余额文件,第三节 总账系统定义、目标和功能,总账系统的定义 总账系统的特点 总账系统的目标 总账系统的功能设计,22,一、定义及内容,总账子系统，也叫账务处理子系统，该系统完成会计循环的主要工作。 工作内容： （1）根据各种日常活动产生的原始凭证，填制记账凭证； （2）然后对记账凭证进行审核、记账

5、等； （3）提供明细账、总账、日记账、余额表等的查询； （4）期末完成结账。,注意与账务处理的关系,23,二、总帐子系统特点,1、规范性强、一致性好,复式记帐方法，并满足以下原则： 有借必有贷，借贷必相等 资产负债所有者权益 总帐余额发生额明细帐余额发生额合计,2、综合性强，在整个会计信息系统中起核心作用,3、控制要求严格，正确性要求高,总帐子系统综合、全面、系统反映企业供产销的所有方面，具有很强的综合性和概括性；另外，与各个子系统之间有广泛的数据传递关系，起桥梁作用。,由于总帐子系统产生的帐表要提供给有关信息使用者，要保证结果的真实性。,三、总账子系统的设计目标,及时、准确、全面地采集和输入

6、会计凭证 。 高效、正确完成记账等数据处理过程 。 随时输出某个时期内任意科目发生的所有业务，输出各种账、证、表 。 建立与其他子系统的数据接口，实现会计数据及时传递与共享。,总账子系统,初始 设置,凭证 管理,期末 处理,辅助 管理,系统 服务,账簿 输出,四、总账子系统的基本功能,基础资料,系统参数,初始余额,凭证过账,账簿查询,凭证录入,凭证审核,期末调汇,结转损益,期末结账,初始设置,日常处理,期末处理,报表查询,凭证查询,总账系统应用流程,第四节 总账系统的初始设置,1、总账参数设置 2、基础资料设置 3、初始数据录入,1、总账系统参数设置步骤,总账系统参数设置练习,深圳绿色原野公司

7、的总账参数如下： 1深圳绿色原野公司：“股份制企业会计科目”； 2. 企业启用往来业务核销功能且往来科目必须录入业 务编号; 3、企业财务采用账结法，结账要求损益类科目余额为零； 4、凭证过账前必须进行审核； 5现金银行存款赤字报警； 6新增凭证自动填补断号； 7银行存款科目必须录入结算方式和结算号；,2、总账系统基础资料的设置,增加公共基础资料： 科目、币别、凭证字、计量单位 增加核算项目： 部门、职员、客户,2、总账基础数据会计科目,注意理解： 核算项目含义、设置意义,会计科目属性修改,总账基础资料客户设置,注意：客户上级组和客户的区别,33,1：账套的启用时间在年初，只需录入各科目的年初

8、余额（如： 2007.01） 2：账套的启用时间非年初，需录入各科目的本年累计借方、 贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额。（如2007.09）,3、初始化余额录入,在总账系统完成,34,3、期初余额录入,注意：不同颜色数据输入不同,总账系统科目初始数据录入注意：,白色：可以直接录入金额 黄色：有下级科目，不可以录入 数量金额科目：需要录入数量 外币业务科目：分币别录入余额 辅助核算的科目：在核算项目处录入余额，后面带“” 损益类科目：如年中启用，需要录入累计发生额,请注意币别选择,人民币 美元 港币 综合本位币,输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账、各核算项目的金额,总账初始化

9、科目余额平衡公式,综合本位币的期初余额借方=综合本位币期初余额贷方 综合本位币的本年累计借方=综合本位币本年累计贷方,输入全部本位币、外币、数量金额账及辅助账、各核算项目的发生额及期初余额后,38,初始数据录入后试算平衡,综合本位币试算平衡,39,结束初始化总账系统,试算不平衡不能结束初始化，但可以填制凭证,第五节 凭证的日常处理 录入、审核、查询、修改.,凭证录入 凭证审核 凭证查询 凭证汇总 凭证审核 模式凭证,凭证处理,（1）记账凭证是由哪些要素构成的? （2）在凭证填制中，如何保证其正确性? （3）怎样填制一张带有外币或者数量核算的凭证? （4）简述凭证审核的作用和要求。 （5）什么是

10、模式凭证，有何作用？,思考问题,53500,￥,0,5,3,5,￥53500,00,0,5,3,5,千百十万千 百十 元 角分,记帐,借方金额,贷方金额,千 百 十 万 千 百 时 元 角分,记帐,20 年12月18日,记帐凭证,字第21号,购入办公用品,管理费用,办公费,库存现金,会计主管 记帐 罗剑勇 出纳 审核 制单 李明,手工下通用记账凭证,一、凭证录入界面及参数选项,凭证录入,凭证录入参数选项,二、凭证录入的控制机制,1、凭证类型和凭证号。 凭证类型由用户根据业务选择（收、付、转、记）。 凭证号自动加1，一般是分类编号。 2、凭证日期。 一般为公立日期，应该随凭证号递增而递增等。,（

11、1）必须是系统已存在的科目，否则需要先增加科目。 （2）会计科目必须是明细科目，上级科目不能用。,3、会计科目,例如：102 银行存款 102.01 工商银行 102.02 建设银行,（1）一张凭证上至少有借方金额和贷方金额，均不能为0. （2）金额可以为负数，显示为红字。 （3）每张凭证必须借贷金额平衡。,4、凭证金额,F4新增凭证 F7 调用备选代码 F12 保存 Shift+F12 还原 . 携带上条摘要,5、凭证录入中的快捷键,例如：职工个人出差借款 借：其他应收款 张三 5000 贷：现金 5000,三、带辅助核算项目的凭证录入,核算项目职员,凭证录入演示2 凭证录入演示3,为方便用

12、户处理重复发生的业务录入，系统提供模式凭证功能。 1、先填制凭证，保存为模式凭证。 2、需要调用时，在录入界面调用。,四、模式凭证,如：从银行提取现金，备用 借：现金 贷：银行存款,四、模式凭证举例,五、凭证查询,凭证查询中提供了十分丰富的凭证处理功能，包括凭证的修改和删除、凭证的审核和过账、凭证的冲销等等。,可以设定查询条件，也可以查询全部,五、凭证查询,全部凭证的查询界面,六、凭证的审核,凭证审核目的 凭证审核的要求 审核的方法,记账凭证审核的目的,*Footnote Source:Source,62,审核人和制单人不能是同一个人,凭证一经审核，不能修改和删除，只有取消审核后才可返回修改。,取消审核只能由审核人自己完成,凭证审核,记账凭证审核的要求,审核的要求：,凭证查询界面,单张审核,成批审核,审核方法,凭证审核,单张审核界面,七、凭证过帐,八、凭证的修改注意不同的修改方式,已经输入，还未审核