档案管理制度及流程2

1、档案管理系统和流程目的：建立公司档案的归档、归档、整理、利用和销毁程序，确保公司档案的完整、完整和有效利用。1.文件定义和批准权限：1.1档案：档案是指在公司经营管理过程中形成的，对企业和社会具有使用和保存价值的各种形式和载体的历史记录，如文字、图表、声像和实物等。1.2借用：本流程中的借用是广义借用，包括查询、借用和复制。1.3档案管理部：指行政人事部和项目公司办公室1.4文件分类定义：1.4.1一级档案：具有一级保密性，对公司经营或风险价值有重大影响的档案1.4.2二级档案：二级保密级别，对公司经营或风险价值有重大影响的档案1.4.3三级档案：对公司经营或风险价值具有一般影响的三级保密档案

2、1.5文件使用审批权限：1.5.1总经理：批准一级档案的使用申请。1.5.2行政人事部：负责二级档案使用申请的审批和档案的跨部门使用。项目公司经理：批准项目公司保存的一、二级文件的使用申请及文件的跨部门使用。1.5.3申请人的部门经理：批准使用三级档案的申请。1.6行政人事部：负责编制公司档案分类分级管理目录及文件管理要求；负责公司收发的各类文件和公司重要会议纪要等档案的分类、归档、识别和保管、借阅、保密、统计和销毁的管理；监督检查各类档案的管理，为各部门档案管理提供指导。2.1文件分类和分级2.1.1行政人事部提出文件分类和归档管理的要求，规定文件的分类、保管方法、时限、移交责任部门和分类等

3、。编制公司档案分类分级管理目录，经行政人事部管理领导批准后，发送至各部门和项目公司实施。2.1.2档案类型包括但不限于：2.1.2.1的机构文件：各种规章制度、管理措施等。2.1.2.2会议文件：材料、会议纪要、会议纪要等。由股东会、董事会、监事会、总经理办公会议等会议组成；2.1.2.3规划文件：企业总体规划或计划、发展计划、项目计划、营销计划、财务计划等。2.1.2.4文件：法人营业执照、土地许可证、开发资质证书、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各种荣誉牌匾和证书、合格证书等。2.1.2.5报告文件和资料：企业向各级主管部门提交的文件和相关统计表，以及公司领导的相关讲话

4、和报告材料；2.1.2.6视听资料：以视听资料形式记录的各种资料，如照片资料、视听资料、视频资料等。由海外部门在研究或检查期间提供；2.1.2.7的题字材料：上级领导、友好单位或个人提供的题字、绘画和工艺品。2.1.2.8技术资料：各种工程图纸、竣工资料、验收资料等。2.1.3公司档案管理人员负责对其保存的档案进行编号。2.1.4保存期限：根据国家档案局发布的关于机关档案保管期限的规定，可分为永久、长期和短期三种类型。永久50年以上，长期15-50年，短期不到15年。2.1.4.1永久：所有反映公司主要职能活动和基本历史特征并对公司具有长期使用价值的文件都列为永久保管。2.1.4.2长期：反映

5、公司一般工作活动并具有参考价值的所有文件和资料2.2.2对于需要移交给档案管理部门的资料，各部门应按要求整理，编制档案分类分级管理目录，并按部门档案（文件/合同）管理记录目录的规定及时移交给行政人事部/项目办档案室。行政人事部/项目办公室对文件进行审核和签署，并按规定进行分类、编号和归档。每月月底，项目公司各部门和办公室应将档案目录备份到行政人事部。2.2.3项目公司解散前，项目办公室应将项目所有文件移交给公司行政人事部。2.2.4文件传输要求：2.2.4.1移交档案应填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各一份；在2.2.4.2归档的文件必须完整、真实和准确，说明和答复、印刷本和文件、文

6、本和附件必须放在一起；2.2.4.3应总结并简明扼要地写出案卷的标题，编制案卷目录并装订整齐；2.2.4.4应使用碳黑水笔或毛笔填写文件，禁止使用圆珠笔或铅笔。字迹应清晰准确；2.2.4.5各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖牌、证书、匾额、礼物等。)必须与原件一起归档并保持完整；2.2.4.6音像档案的记录必须详细记录原因、时间、地点、主要人物、背景和拍摄者，归档的音像资料必须原始、原始、清晰、完整。2.2.5档案管理部对各部门的档案管理进行日常检查和监督。2.3档案的日常管理2.3.1公司档案管理人员应按照国家档案管理规定对档案进行归档、标识和保管。2.3.2部门档案应登记详细信息，并编制档

7、案移交目录供检索和利用。2.3.3文件和合同应科学排列，按编号顺序存放在档案盒中，并在档案柜中标记整齐。2.3.4行政人事部或项目办公室负责除财务以外的各类档案的形成、归档、分类、鉴定和保管、借阅、保密、统计和销毁等管理内容。2.3.5财务部负责财务档案的归档和保管。2.3.6其他部门负责相关档案的暂存，并及时移交给行政人事部或项目公司办公室。2.4档案的使用和保密2.4.1借阅文件的原件仅限于档案室，不得带出。原则上，只能借用文件的副本。文件使用申请部门必须填写档案分类分级管理目录。档案管理部门的档案管理人员按权限完成审批手续后，填写部门档案（文件/合同）管理记录目录。2.4.2归还借用的文

8、件时，必须亲自移交。如果发现任何损失或损坏，应立即向直接上级报告。2.4.3借用文件使用后，应及时归还。如果超过借用时间，必须重新办理手续。2.4.4借款人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、素描、剪切、摘抄、拆解、交换、摘抄、翻印、复制或拍照，不得出借或损坏。2.4.5外来单位借阅文件，应持有单位介绍信，并按文件分类获得相关领导的批准，但文件不得带出档案馆。2.4.6外部单位提取文件(不允许复制或提取1-2级文件)，应经相关领导批准，并对提取的材料进行审核和签署。2.4.7外部单位提取文件(不允许复制或提取1-2级文件)，应经相关领导批准，并对提取的材料进行审核和签署。2.4.8档案员和借阅者有责任为档案保密。2.4.9已达到保密期限的文件，经行政人事部经理或项目办公室主任同意后解密，解密后的文件应为2.5.2行政人事部申请销毁已失去使用价值的档案时，必须写出销毁申请报告，并准备档案借阅审批单，由部门负责人审核，行政人事部经理确认。一级档案必须报总经理批准。批准销毁的文件应保存半年，无保存价值后销毁。2.5.3执行销毁任务时，由