办公软件使用技巧

1、第一讲：办公软件使用技巧作者：程一目录办公软件使用技巧2基础知识回顾：pc的三大基本操作技巧2word 中最常使用的5个热键4文件名的后缀问题：扩展名和系统关联的概念5正确使用桌面和我的文档（几个重要的系统文件夹）8操作系统知识11windows正版验证知识在营销中的作用：13最通用的常用符号输入方法：14关于单选、复选和连选15如何快速移动光标和用键盘标记文本？16“按列标记文本的方法”17如何使用word 中的插入索引和目录功能。18word表格的调整技巧：快速调整到最佳尺寸19项目编号技巧及段落调整21excel技巧：将数据缩印在一页纸内23奖金发放中怎样在excel中将数值取整到10元

2、？25慎用ghost方式的系统安装盘26善于使用系统还原：29vista专题介绍：32vista的系统准备要求：32小贴士：关于windows内存尺寸的“程氏定理”35不用光驱，dos下全新安装vista旗舰版！36德发公司办公软件使用技巧培训习题37注意事项：本讲义中的演示和操作环境，包括各截图，除非特别标注，一般都来自windows xp sp2 专业版以及office 2003系统。办公软件使用技巧基础知识回顾：pc的三大基本操作技巧作者：程一大学一年级学生不论专业都要学习的一门课程，是计算机使用基础。厚厚的一本书里讲了些什么？在所讲述的内容中，这本书里最基本的是什么？计算机使用基础里，

3、最重要最基本的东西只有三个：汉字输入、文件路径、复制粘贴。汉字输入：要求，以正确的指法进行盲打。盲打的练习诀窍：“不看键盘”。具体来说，就是“不要盯着键盘打字”。这个原则要彻底遵循。手指的分工见下图，注意一种颜色为一个手指负责的区域。主键盘区指法要点：手指移动的区域是一个向左倾斜的平行四边形。小键盘区的指法要点：0是用拇指打的。文件路径：深刻理解文件路径的概念，深入理解相对路径、绝对路径、网络路径、本地路径的联系和区别。文件路径的概念：从根目录开始，逐层写出各个层次的目录，路径深度上的分隔线用“”分隔，直到文件为止。这样构成的符号串被称为文件路径。（根目录）my documents my mu

4、sic桌面 borland c+ builder v6.0 临时图片夹开始 程序 附件 娱乐 winrar例如：my music的路径表达式是：“ my documentsmy music”，“娱乐”的路径表达式是：“开始程序附件娱乐”。上述路径还可以在前面冠上盘符，例如： “c: my documentsmy music”，在网络环境下，路径表达式为“机器名共享文件夹名”。例如：defa-cyshareddocs信息安全公告。其中双反斜线后加机器名开始的这种路径叫bnc路径，是微软网络环境下的概念。当在因特网环境下时，路径的概念依然存在，只是在标记上有所区别：本地路径、bnc路径都是使用的反

5、斜线“”做为路径深度的分隔线，而因特网的文件路径则使用的是正斜线“/”。例如：“/soft/”以上路径都是使用的绝对路径，其标志是在路径一开始就使用了“”，表示从根目录起。不以“”开始（不算盘符）的路径，就称为相对路径。相对路径和当前目录有密切关系。比如 bbs/image/01.gif，就是以相对路径标出的。表示从当前目录的bbs目录开始。而./shop/index.htm，则表示从当前目录的上一层目录中的shop目录开始。那两个点“.”代表上层目录。在程序和网页编制过程中，使用相对路径可以做出和系统和环境无关的系统。这是一个很大的优点，可以一次编制，到处

6、运行。例如我的个人主页，德发新网站，成百上千的文件之间，都是使用相对路径来相互调用的。无论怎样“搬家”，系统都能正确现实，绝不会出现丢失文件或者图片的问题。复制粘贴复制粘贴是windows操作系统中的一组基本操作。使用鼠标操作只是一种方法，在很多情况下，热键更快捷，有时只能用热键。热键就是操作系统为用户准备的一组快捷操作按键系列，常用热键有：（符号 代表“ctrl”键）c：复制v：粘贴x：剪切a：全选以上不仅对文字、图形等有效，对文件也有效。z：撤消（后悔药）b：加粗u：下划线i：斜体s：保存。alt-f4：关闭窗口或者系统。快速是它的特点。两个和截图有关的： printscreen：截取（复

7、制）整个屏幕的图像alt+printscreen：截取截取（复制）当前窗口的图像截图后，用系统自带的“画图”就可以编辑保存。对安装过程和故障现象等的描述，一张截图往往是最形象直观的资料。问题：在看视频电影时怎样截图？（知识点：direct x。direct draw、direct audio） word 中最常使用的5个热键在office 2003发布后，共收集了大约13亿次会话。在前90天word中超过3.52亿单击的命令栏。当然，这些数据只是一小部分，不可能保留收集到的所有数据。因此，这些数据也是帮助office ui开发团队做出明智的决定，即为office 12开发新的用户界面的最主要的

8、原因之一。 (3) word 2003中最常使用的5个命令经过大量的数据分析和调查，在word 2003中最常用的5个命令是(依先后顺序列出)：粘贴、保存、复制、撤销、加粗。既然如此，如此高频使用的命令，似乎应该记住它们的热键了：v：粘贴（符号 代表“ctrl”键）s：保存c：复制z：撤消（编辑过程中，如果出现手误，应该用它）b：加粗补充一个：x：剪切。也许是巧合，这些键是我多年来一直使用的。 粘贴技巧：使用文件名的后缀问题：扩展名和系统关联的概念作者：程一一般知识：文件名及其路径是操作系统的重要概念，也是使用者必须知道的基础知识。这里谈文件名后缀（扩展名）的问题。每个文件名都有一个可选的后缀

9、，又叫扩展名。扩展名不是文件名中的必要成分，但却是及其重要的。一般格式为：xxxxxxxxx.yyy。例如：通知.doc、菊花台.mp3等等。扩展名决定了文件的性质和应该用什么软件来打开它。在windows以前，打开一个文件必须先启动某个软件，然后用一定步骤打开这个文件。为了方便用户使用，windows操作系统在安装软件后会把该软件能够操作的文件进行“关联”。被关联后，用户就能以简单地双击方式打开文件。“双击”操作实际对应的过程如下：双击图标os读取扩展名根据扩展名知道该由什么软件启动启动该软件同时把文件交给该软件。简单地说：双击将导致两个文件活动起来，一个可执行文件被启动和一个特定文件被打开

10、。如果“双击”的是可执行文件，则os会直接启动该文件。可执行文件的定义也和扩展名有关，经典的可执行文件是：*.bat、*.exe、*.com，现代的可执行文件多了不少，比如*.swf、*.pif等。可执行文件具有完全的系统功能和权限，可以做一切事情而且效率极高，是病毒最爱采取的类型。一般情况下，扩展名是由软件系统自动加上的。绝的多数的文件都有扩展名。下面的扩展名是极为常用的，最好能够记住： office文档格式：.doc word文档.xls excel表.pptpowerpoint文档.mdbaccess文档.htm或者.html.txt 纯文本文件 笔记本.pdfadobe公司的一种便携文

11、档（推荐用非官方的阅读器foxit reader来打开）图片类：.bmp画图.gif动画（无损压缩）.jpg一种图片格式（有损压缩）音乐类：.mp3不知道的人比较罕见.wma一种音乐格式.rm 或 .ram一种音乐格式（realplayer格式系列：一种专利格式）.rmvb 一种电影格式，目前网上最流行。（realplayer格式系列：一种专利格式）压缩格式：.zip.rar同时被winrar支持（winzip软件竞争失败）顺便说一下，winrar这个软件应该每个人都会用。回到我们的办公环境，看一个真实的例子：通过qq传递过来的文件，或者通过e-mail收到的文件，双击无法打开。接到的文件是一

12、种“未知”类型的，图标的样子完全不对，不是我们熟知的任何一种。不知道该用什么方法打开。 如图。实例一：实例二：从上述两图的图标看，其实已经能发现，这种图标一看就是缺乏类型的文件，它和我们熟知的文件图标完全不同。造成文件无后缀的主要原因有两个：1、 在系统的文件夹选项中选取了不“隐藏已知文件的扩展名”。这时系统的扩展名完全由用户决定，如果你不敲，就没有了扩展名。2、 被qq服务器的防病毒机制自动修改或去掉了扩展名。解决此类文件的打开问题，方法很简单：1、根据对方传来的文件类型（这可以询问得到），先起动软件，然后用打开的方式去打开。2、改变或加上文件的扩展名，再用双击的方式打开该文件。对于上面的两

13、个例子，只要把下划线“_”改成“.”即可。附录：常见的文件扩展名：.avi 电影文件 windows media player.bak 备份文件 .bat dos批处理文件 .bmp 图象文件 画图/看图软件.cab 压缩文件 w dos命令文件 自执行.dbf 数据库文件 dbase, foxbase, access.dll 应用程序扩展 .doc 文档文件 word.exe 执行文件 自执行.gif 256色图象文件 画图/看图软件.htm 网页 浏览器.html 网页 浏览器.ico 图标 .jpeg 压缩过的图象文件 画图/看图软件.jpg 压缩过的图象文件 画图/看

14、图软件.mid 声音文件 windows media player.mov quicktime影像文件 quick time.mp3 压缩音乐文件 winamp.mpeg 影像 windows media player.mpg 影像 windows media player.pdf 便携式文档格式，内含图片文字等等 adobe acrobat, adobe acrobat reader.ppt power point 文件 microsoft power point.psd photoshop文件 adobe photoshop.ram real audio影像文件 real audio.ra

15、r 压缩文件 winrar.swf flash动画文件 浏览器加装macromedia flash 插件.txt 纯文本文件 笔记本或全部文字处理系统.vbs visual basic 编程文件 microsoft viasual basic.wri write文字文档 word.xls excel 试算软件文件 microsoft excel.zip 压缩文件 winzip 图像文件：gif compuserverjpg jpeg - jfif compliant正确使用桌面和我的文档（几个重要的系统文件夹）程一通过观察一台pc的桌面和“我的文档”，我只花一秒能看出你的条理性，5秒内看你的文

16、件安全意识。对桌面和“我的文档”的维护，是工程师的基本知识。一般文员也最好掌握。l 桌面上的图标最好不要超过3列。桌面的作用：给你最常用的软件启动捷径和为最热点的文件应用提供舞台。因此请保持桌面的整洁，桌面上的图标最好不要超过3列。如果真有很多文件必须放在桌面，也应该在桌面上建文件夹再存放。桌面图标太多的例子桌面的地理位置概念：它是一个特殊的操作系统文件夹，和操作系统在同一个分区。一般在c盘（为了方便描述，以下的叙述中，“c盘”指系统分区）。而且一旦系统安装完毕，桌面的位置就很难移动了。桌面上的文件是相当脆弱的。重装系统通常都会格式化c盘，结果桌面上的文件就全部消失了。顺便说一句，回收站最好位

17、于屏幕的右下角，而不要和其它图标混在一起。记住：桌面上是可以放文件的，但不要落地生根。l 给“我的文档”搬家。“我的文档”是大多数应用软件默认的文件存取之地，是一个长期存放文件的理想地方。但“我的文档”也是一个系统文件夹，默认情况下它也位于当前的系统分区。显然，这个长期的重要文件的集散地不应该放在c盘的。我的文档和桌面不同，它是可以移动的。如果你有文件安全意识，应该将它搬家。而且越早越好。将我的文档搬家的步骤：在“我的文档”上点右键，选属性，见下图：然后修改“目标文件夹位置”。注意只改盘符，如下图：接下来，会问你文件夹不存在，问是否创建，选“是”，创建它。接下来会问你“是否移动原来文件的内容”

18、，你也选是。这样“我的文档”的搬家工作就完成了。从此以后，“我的文档”就处在一个安全的分区里。以后恢复系统的时候，就很安全。而且日常使用也非常方便。注意：如果“我的文档”中文件较多，移动过程需要较长的时间，一定要耐心等待。而在做了这些处理后再进行系统映像备份，才是一个合格的工程师。还有几个系统文件夹最好也能了解：收藏夹：c:documents and settingscheng yifavorites通讯簿：c:documents and settingscheng yiapplication datamicrosoftaddress book（程一：通讯簿是重要的客户资源，但这路径太长，记忆

19、有点困难。我做了自动化备份工具可供大家使用）以上的“cheng yi”是变化的，它等于你登录时的用户名。邮件夹：进入outlook express（注意不是office 里的那个outlook），选“工具-选项-维护-存储文件夹”。（小贴士：“开始-运行”还能干什么？） 和“我的文档”的一样，邮件文件夹最好也移动到非系统盘以保证安全和减少系统备份的工作量。作为一个优秀的系统维护人员，应该知道对上述文件夹的位置并做出正确的备份。这样才能在重装系统后还原用户的文件。小贴士：除了手工对特定文件夹做备份外，你还可以使用自动备份软件。我推荐的自动备份软件是second copy 2000。操作系统知识

20、操作系统（operating system，简称os）传统上是负责对计算机硬件直接控制及管理的系统软件。操作系统的功能一般包括处理器管理、存储管理、文件管理、设备管理和作业管理等。当多个程序同时运行时，操作系统负责规划以优化每个程序的处理时间。 一个操作系统可以在概念上分割成两部分：内核(kernel)以及壳(shell)。一个壳程序包裹了与硬件直接交流的内核：硬件内核壳应用程序 windows 1.0、2.0、3.0、3.1、4.0、4.1、5.0、5.1、6.0windows1.02.03.03.19598me2000xpvista内部版本号1.02.03.03.14.0

21、5.16.0版本号不同时，所有的驱动程序和安全类软件都将面临大升级。在各个windows版本中，windows 95、98、2000取得了巨大的成功。不过操作系统在推出后都会打各种补丁或者安装服务包（windows2000的服务包sp4，xp的服务包sp2）实际上这些操作系统在安装了不同的服务包后有不少区别。目前使用较多的有windows 98 se（第二版）、windows 2000、windows xp、windows 2003。关于windows me有观点认为这是微软自3.0版以后最差的第一个没有发行第二版的windows。 microsoft windows 2000（起初称为win

22、nt 5.0）有四个版本：professional、server、advanced server和datacenter server。另外，微软提供了windows 2000 advanced server限定版，用于运行于英特尔itanium 64位处理器上。所有版本的windows 2000都有共同的一些新特征：ntfs5，新的ntfs文件系统；efs，允许对磁盘上的所有文件进行加密；wdm，增强对硬件的支持。 windows xp，它发行于2001年10月25日，原来的名称是whistler。微软最初发行了两个版本，家庭版（home）和专业版（professional）。家庭版的消费对象

23、是家庭用户，专业版则在家庭版的基础上添加了新的为面向商业的设计的网络认证、双处理器等特性。字母xp表示英文单词的“体验”（experience）。 小贴士：1、 安装软件时，不要什么都安装到c盘。除了和系统密切相关的安全类软件（防火墙和防病毒）及驱动程序等装在c盘，其它类型的软件都安装到c盘以外的地方。 qq、uc、千千静听、mplayer等很多软件都是绿色（免安装）软件，不应该装在c盘。office、photoshop，游戏等大块头软件也不该装在c盘。2、 上网用户使用的操作系统和屏幕信息（统计时间2007年4月，取样地点是“蓝色戈壁”网）。windows

24、正版验证知识在营销中的作用：windows xp是基于windows 2000代码的产品，同时拥有一个新的用户图形界面（叫做月神luna），它包括了简化了的windows 2000的用户安全特性，并整合了防火墙，以用来确保长期以来以着困扰微软的安全问题。 受到强烈批评的是它的产品激活技术。这使得主机的部件受到监听，并在软件可以永久使用前（每30天一个激活周期）在微软的记录上添加一个唯一的参考序列号（reference number）。即使通过验证，如果硬件有大的变化，可能导致要重新验证。最新的vista也存在激活和验证问题。以下讨论均以xp为例。所有的零售版xp都需要激活。不受激活限制的win

25、dows xp版本有：oem版本（如联想电脑上使用的）和大客户版（也叫vol版，典型版本是“上海市政府版”）。所有的零售版和大客户版都在系统更新时，存在正版验证问题，只有oem版总能通过正版验证。（微软几乎不可能对oem进行防盗版措施）。正版验证的实际过程是：浏览器自动下载一个*.exe可执行程序，这个程序检查一切盗版的痕迹，如果发现异常则阻止升级。破解这个程序可以暂时解决升级问题，但网络上的一切正版验证破解都是暂时的，都将很快被随后推出微软官方的新版验证程序击败。结论：要想确保安全，只有经常对os进行系统更新；而要想无忧虑地进行更新，只有买带预装os的品牌机，比如联想电脑。最通用的常用符号输

26、入方法：作者：程一有些软件中某些符号是很难输入的。有人发现在word中有一个符号输入，于是想了个办法，先从word中得到符号，然后再复制粘贴到别处。这个办法当然可行，但依赖性比较大：需要安装office，至少要安装word。举例来说，我在写文章时，喜欢使用来作为一篇文章的结束，本讲义你已经可以看到很多的。也喜欢在做图和做网页时使用来标记一个热点或链接。但经常有人问我这怎么打出来的。甚至还有人问我省略号“”是怎么打的。实际上，使用系统自带的输入法，就可以输入很多常用符号：例如特殊符号：，标点符号：【】，数字符号：。数学符号：。希腊字母：平假名：；俄文字母：；等。方法简单极了，右键点击输入法中的软

27、键盘，在弹出的菜单中选择合适的符号表就可以了。注意：特殊符号输入完毕，左键单击软键盘就可以恢复到正常状态。至于省略号：在智能abc等windows自带的输入法里，是在“6”的上挡键上，在中文输入状态下按住shift打“6”就可以了。s这个方法的好处是：不受具体软件的约束，在各种软件中都可以使用。【小结】：右键点击软键盘，进入特殊符号的输入状态，就可以输入很多特殊符号。左键单击就可以从这个状态中还原。关于单选、复选和连选程一在复制文件的时候，是可以一次选择多个文件的：单选：（略）复选：按住ctrl键，在要选择的文件上单击。连选：按住ctrl键，先在第一个要选择的文件上单击，再按住shift键后再

28、最后一个文件上单击。还有复选+连选，就是ctrl和shift键，略。复选的例子按住ctrl键，在要选择的文件上单击连选的例子：注意事项：在进行复选和连选时，可以改变“查看”方式来方便选择。如何快速移动光标和用键盘标记文本？在标记文本的时候，大多数人都只用鼠标，但在实际上用键盘标记文本在很多情况下更方便更快速。先记几个快速移动光标的方法：移动光标用箭头和page up和page down，这个就不说了。home：将光标置到行首end：将光标置到行末home：将光标置到全文首end：将光标置到全文末好了，现在知道快速移动光标的方法后，你就能快速用键盘标记文本了。理解和记忆的方法是：先按住shift

29、键，然后移动光标，则光标所经过的地方就被标记。例1、 标记当前文字直到行尾，操作方法是shift+end。例2、 标记当前文字直到全文末尾，操作方法是shift+ctrl+end。例3、 例4、 用鼠标结合shift键结果也一样。在word中让光标回到刚才去过的地方：shift+f5。这个操作无论是在当前文档还是在刚打开的文档都适用。（例子：我要在这里插入一个笑脸符号。） “按列标记文本的方法”先按住alt键，然后移动鼠标，则鼠标严格按列移动，结果标记的区域是一个矩形。如下图：如何使用word 中的插入索引和目录功能。插入索引和目录的一个前提是，在文章中要把文章中将来要做目录的标题部分设置为标

30、题格式。 一般在格式工具栏，有文章内格式的设置，通常都是“正文”，你要做的就是根据文章的标题分级，把你文章中的小节的题目分别设置为大的就设置“标题1”，比它小的就设置“标题2”，依次类推。我一般是设成“标题2”，这个规格是一个可进可退的规格。你可以在将来给它加上一级的标题，也可以给它加下一级的标题。然后，你选择插入索引和目录，系统就自动提取这些设置了标题格式的标题为目录了！如下图：word表格的调整技巧：快速调整到最佳尺寸问题：word表格的宽度调整是件经常发生的事情，手工调整相当烦琐。方法：在要调整的表格中点右键，在快捷菜单里选“自动调整”，先做“根据内容调整表格”，这一步将会让你的表格处在

31、最紧凑的格式下，每列的宽度都会做最佳调整。然后再做“自动调整”中的“根据窗口宽度调整表格”，以充分利用纸张和窗口的宽度，使表格显得大气而不局促。如下图：调整实例：在某次德发高管会议纪要word文档里，表格占据的篇幅为15页，我按照本方法进行调整，结果表格占据的篇幅减少到9页。减少的篇幅高达40%。小结：调整表格的最佳方法是在该表格里的右键快捷菜单里选“自动调整”，先做“根据内容调整表格”，紧接着做“根据窗口宽度调整表格”。这是调整word表格的最快捷方法。实际上，表格自动调整是word发展过程中，word2000首先做出的一个最实用的改进之一。项目编号技巧及段落调整先说段落调整：中文文章的行文

32、格式一般是，首行抬头空两格，其余内容左对齐。项目编号后各段落也依然如此。但word默认的项目编号后，各段之间常常变为悬挂缩进。悬挂缩进不符合中文行文习惯，在每条目字数较多时，也不够美观。一、 这个技巧的要点是，行首先推两格（英文状态下是四格），然后输入条目编号。二、 回车后系统会自动启动项目编号，并同时进行了悬挂缩进，如下图：出现上述现象后，不要管它，继续输入。三、 各条目输入一定数量后比如两行后，标记已输入的这若干条目。用鼠标拉动悬挂缩进标尺到左端。四、 然后选择左对齐制表符，将过右的位置向左拉到合适位置就行了。如下图：五、 注意，向左拉“左对齐制表符”时，并不一定越左越好，拉过头会导致项目

33、更加向右，也就是说有一个最佳值。六、 技巧：精细拉动“左对齐制表符”的方法，如果按下alt键，可以无极精确移动，不受最小网格影响。这个技术原则上可以用于一切需要精确定位的地方。七、 调整两个条目后，以后的文字内容就可以正常输入，并始终遵循你刚才设定的换行悬挂方式了。比如本讲义，从“三、”起，就一直只需要打回车就能正确进行首行缩进。 现在说word文档项目编号问题，一个嵌套很多层编号的文档，怎样在文档的写作中方便地继续进行项目编号？例如下面的文档：德发员工现代办公技能培训大纲及考核办法公司的信息化建设进程要求员工必须具备现代办公技能，为此特制定德发员工培训大纲及考核办法：一、 培训及考核对象德发

34、各业务部门及分支机构的全体员工都属本次培训考核的对象，包括财务、技术、行业、分销、直销的工作人员。司机因工作岗位性质，在培训与考核时的要求可适当放宽。二、 培训内容1、 操作系统及其使用2、 office软件及其使用3、 因特网/内部网及其使用三、 培训要求1、 操作系统（1） 学习操作系统的基本概念；深入理解文件及文件夹的概念；熟练掌握文件/文件夹的备份操作；熟知常用文件的属性、后缀。（2） 熟练掌握汉字的输入方法；深入理解汉字的“全角”“半角”等基本概念；能输入非文字符号；有一定的汉字录入速度，30分钟录入的汉字不低于800字。（3） 熟练掌握windows中的常用热键和鼠标高级技巧，深入

35、理解各级拷贝、剪切、粘贴的概念和操作。2、 office软件的使用（1） 熟练掌握字处理软件（如word）的使用，能够熟练地进行图、文、表的混排，其中表能够掌握求和等常用计算。（2） 了解表格软件如（excel）的功能，会简单表格制作和掌握常用计算方法。（3） 了解简报软件（如power point），能够制作简单的会议讲座简报。4、 因特网/内部网技术及其使用（1） 了解因特网/内部网的历史和现状；了解上网的原理、条件和方法，掌握拨号网络的配置方法。（2） 熟练主页的浏览方法；掌握进入超链的常用技巧和方法；知道怎样完整地保存网页；了解搜索引擎的功能和操作方法。（3） 深入了解e-mail的功

36、能；深入理解e-mail的基本概念如：e-mail地址、e-mail的收信人、发信人、主题、e-mail正文、附件、地址簿等；（4） 掌握e-mail的帐号设置方法。（5） 熟练掌握e-mail的使用方法，如：发送、接收、回复、转发、抄送、附件发送等。四、 考试方式1、 以www主页浏览的方式取得考试的时间、地点及试卷的获取方法。2、 用指定的方法获取试卷。3、 独立答卷。试卷包括问答题和文档录入两个部分。4、 答卷后把试卷按指定e-mail地址转发给评卷人。5、 用e-mail收取考评结果。 德发技术部，2000年2月15日这里提出一个项目编号的“复制回车”法：复制特定项目行末的“回车”符复

37、制，再到你需要进行连续项目编号的地方粘贴，这时会自动进行项目号的续编并多出一个空行，按退格键两次即可。excel技巧：将数据缩印在一页纸内作者：程一这个技巧主要运用于如下的情形： 1、当数据内容超过一页宽时，excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。 2、当数据内容超过一页高时，excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。 如下图：excel打印大表时，是安装先左后右，先上后下的方式打印的。上面的表格如果不进行调整就直接进行打印，一共将打印4张。效果肯定不能令人满意的，而且还浪费纸

38、张。下面我们提出一种常用的调整方法。：通过“页面设置”对话框调整 通过“页面设置”对话框调整相当方便。做法是：选择菜单“文件页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。 然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高(其实这是“调整为”的默认值，见图)，单击“确定”按钮即可。上面的excel文档是一个例子，标准打印需要四张纸，而且很凌乱。做了设置后只需要一张纸，而且阅读的字体清晰。见下图：小结：当一张excel表在打印时有少部分内容“出界”时，用“文件页面设置”里的页面调整就可以将内容打在一张纸上。奖金发放中怎样在excel中将数值取整到10元

39、？作者：程一有这样的一个问题，为了方便奖金的发放和领取，提成比例是30%，但想把奖金按10元的单位取整。这样的问题在excel中该如何做？具体做法如下：使用取整函数int，填入的公式为“=10*int(0.3*f4/10)”，要点是：除10后取整然后再乘10。简单地说就是除10再乘10。上面的例子是除10乘10就取整到10元，假如是按100元取整，就除100乘100。依此类推。慎用ghost方式的系统安装盘作者：程一大家知道，除非硬件系统完全一样，否则一个系统上安装windows系统文件是不能简单地复制到另一台系统上工作的。ghost这种克隆方式今年来在民间有了不少进展，而且具有速度快，安装省

40、心的特点。有不少人都喜欢用此类型的工具光盘安装系统。但作为系统工程师，应该知道它也是有缺点的。最大缺点之一就是稳定性不好。虽然微软自带系统封装工具sysprep，可以方便快捷地进行企业产品部署，但是运用sysprep有一个限制，就是仅适用于用于封装的源计算机和目标计算机必须具有相同硬件抽象层 (hal)，因此，不同的网友均提出了不用的hal检测解决方案，如acpi封包、s&r&s封装的电源模式等等，甚至使用了windows longhorn的启动技术来解决hal问题。但这些方法迄今为止，并没有真正彻底地解决hal问题，包括那些宣称“100%”解决了问题的方法。操作系统存在一个叫做hal的硬件抽

41、象层。windows操作系统是一种分层的结构，这种层次结构的最底层是硬件抽象层（hardware abstraction layer），简称为hal，它负责对目标系统硬件平台进行操作和控制，包括对中断和例外的处理，为上层软件提供硬件操作接口。pc问世以来，大量的硬件平台层出不穷。为了便于操作系统在不同硬件结构上进行移植，美国微软公司提出了将操作系统底层与硬件相关的部分单独设计成硬件抽象层hal（hardware abstraction layer）的思想。假如说，不同的颜色代表不同的hal，设某台机器的hal是绿色的应用程序操作系统内核驱动程序硬件抽象层hal硬件平台则在另一台机器上hal则可

42、能是别的颜色。如图应用程序操作系统内核驱动程序硬件抽象层hal硬件平台hal是一个可加载的、内核模式的模块，它提供了针对windows当前运行所在的硬件平台的低层接口。它隐藏了与硬件相关的细节，比如i/o接口、中断控制器，以及多处理器通信机制任何与体系结构相关或者与机器相关的功能。不同的硬件平台，被硬件抽象层抽象成统一硬件，从而保证了操作系统内核与驱动程序在不同硬件平台上的移植性。实际上hal内部也是有层次的，为了不让讨论的问题复杂化，我们略去其中的细节。 简单地说，每台不同的电脑，对应不同的硬件平台，因而其hal也有所不同。这里给出两台电脑上的硬件抽象层文件hal.dll如下图：可以看到，两

43、个hal.dll文件有明显的不同。所以windows系统安装过程是一个复杂的过程，其动作绝不仅是单纯解包复制这么简单。在setup过程在每台电脑上安装的文件不尽相同。由于硬件抽象层的存在，有些文件是在安装过程中按一定方法生成的。而克隆安装方式的系统，其hal当然和做这个系统的母机相同，当它被转移到别的平台上时，很难做到hal达到100%的正确性。于是，使用ghost方式安装系统，将带来如下问题：1、 稳定性差。2、 出现问题时很难查找原因。3、 在有些系统上甚至根本无法工作。ghost完系统后出现进不了系统、蓝屏、黑屏、重新启动等问题。4、 目标分区不可选，只能安装到c盘。5、 有些克隆盘带有

44、瞬间分区功能，生手常会在安装系统时毁掉整个硬盘的数据。6、 制作者生成克隆映像时很容易带入计算机病毒或者装入一大堆垃圾软件。可见，克隆安装盘装出的系统，除非目标机器的硬件特性完全相同，否则绝不能把克隆安装理解成是进行标准安装方式后又装了常用软件的系统。两者在安全性和稳定性上都是不可比拟的。对于一般用户，可以使用克隆安装盘安装，这样可以提高安装效率；对于数据和系统稳定性有高要求的用户，应该使用标准安装盘安装。这样可以提高客户满意度。小结：作为系统维护工程师，应该知道克隆安装方式和标准安装方法的本质区别，在实际工作中选择合适的安装方法。知道并正确的运用两者的差别，可以给你的工作带来便利。下述流行观

45、点是错误的：l 破解xp的连接数，从10改成500或者1000。l 去掉20%qos，可以释放出网络带宽，让网络更快。l 把windows分页文件改到d盘可以让系统更快，而且不会在c盘有碎片。l xx优化大师可以让系统更快。l 把“boot.ini”文件中 “fastdetect”修改为“nodetect”就可以加快启动速度。l windows主题只不过是几张图片，只要好看，非官方主题可以任意装。善于使用系统还原：作者：程一虽然很多高手都关闭了系统还原，但我建议德发公司的员工还是打开它。其实有些“高手”不用它其实是因为不会正确地使用它。系统还原使用得当比ghost或者一键还原等技术更灵活，更快

46、速。系统还原的用途：用于将系统恢复到以前曾经正常的状态。默认情况下，系统还原是打开的，除非你故意去关闭它。系统还原在使用中一共有两类操作：创建系统还原点和回到系统还原点。创建系统还原点的简单步骤：1、 还原点的自动创建：在安装每款新软件及做其他任何显著系统更改前，windows都会自动创建一个还原点。但有时它可能认为没有必要而“偷懒”。2、 还原点的手动创建：完全依赖系统自动创建是不行的，有时需要手工创建。在xp中备份的方法是：点击“开始”菜单中的“程序(或所有程序)”，在展开的菜单中选择“附件”“系统工具”“系统还原”，在弹出的“系统还原”窗口中选择“创建一个还原点”后点击“下一步”，之后按

47、提示进行相应操作即可。如果是vista操作系统，方法是点击“开始”菜单中的“程序(或所有程序)”，在展开的菜单中选择“维护”“备份及恢复中心”，选择“创建一个还原点或更改设置”“系统还原”，之后点击“下一步”然后根据屏幕上显示的说明进行其后的操作即可。回到系统还原点的步骤：很简单，在上述同样的操作步骤进行，比如在xp里，就按“附件”“系统工具”“系统还原”，如下图。进入“系统还原”菜单后，你会发现恢复到某个还原点和创建一个还原点都在这里进行。而且还包括一个“撤消我上次的恢复”。这个“撤消”操作是一般的ghost或者一键还原所不能方便做到的。“撤消我上次的恢复”用于在使用了还原点后，如果发现异常

48、，还可以有一个“后悔”的余地。系统还原点的清除：每个系统还原点都会占一定的硬盘空间，所以有时你可能需要清除系统还原点。清除所有系统还原点的方法是：具体方法是“附件”“系统工具”“系统还原”，点“系统还原设置”。先去掉“在所有驱动器上关闭系统还原”上的勾，点“应用”按钮，然后立即再选上这个勾，点“应用”按钮。如下图：这个操作的实质，是关闭系统还原，然后紧接着打开它。在这样做的时候，系统所有还原点被清除。注意：1、 一般在病毒感染清除后，防病毒软件会要你关闭系统还原。但这时你要正确理解其含义。不要理解为“永远”关闭系统还原。你应该在清除病毒后，关闭系统还原再打开它。2、 使用系统还原的目的是节省时

49、间和降低操作要求，它不是要代替ghost等方法，而是作为一般情况下给用户的一个快捷选择。使用ghost是最后的恢复手段。关于系统还原的小结：windows准备了关于系统还原的统一界面，建立系统还原点和回到系统还原点等操作都在“附件”“系统工具”“系统还原”中进行。它的作用是让系统回到正常的状态。清除系统还原点并建立新的系统检查点的方法：是关闭系统还原，然后紧接着打开它。vista专题介绍：vista的系统准备要求：官方文献：cpu最低800mhz或更快的x86处理器。 推荐l0 ghz或更快的x86或x64处理器，单个或多个内核。 最多支持2个cpu，内存最低512mb 推荐1gmb。 最大4

50、 gb(32位)；128 gb(64位)starter edition 512mb 禁止在内存低于384mb的系统上进行安装。 (512mb一128mb=384mb)。 这样可确保对带有l 28mb共享内存显示适配器的51 2mb系统的支持。显卡：要使用aero界面，则需要ram128m，支持direct x 9.0c的显卡。硬盘:可用空间l5gb，分区格式必须为ntfs。 禁止在可用空间1 0 gb的驱动器上进行安装bios：禁止不符合acpi的bios系统。vista的版本情况：家庭/消费类用户版包含四种版本：windows vista starter “一个没有人要的版本” - 该版本针

51、对新兴市场销售的低价电脑 - 只提供32位版本，而其他版本vista都有64位版本 - 只包含windows vista的大多数基本功能 - windows基本用户界面 - 各种安全增强功能 - 即时搜索等windows vista home basic家用基础版“一个没有人买的版本” - 低端主流版本，针对那些只需要大多数基本需求的用户 - vista安全增强 - vista基本用户界面 - 父母控制 - 即时搜索 - 手动文件备份及恢复 - 增强游戏 - 改进网络功能windows vista home premium家用豪华版 - “premium”版本主要面向消费者 - windows

52、 aero用户界面 - windows media center av连接 - 全套数码媒体工具（windows media player, windows photo gallery, windows movie maker hd和windows dvd maker） - tablet pc功能 - vista移动功能windows vista ultimate 旗舰版 企业用户版包含三种版本：windows vista business 商用版 - 适合于任何规模的企业 - windows aero ui - tablet pc功能 - 新移动功能，比如移动中心 - 企业功能，如组策略支持

53、，加密文件系统（efs） - 小型企业功能，如传真、扫描和小型企业资源windows vista enterprise 企业版企业版相对于商业版有以下特点1、为企业优化设计2、多语言界面3、兼容unix程序4、驱动器加密windows vista ultimate旗舰版所有vista版本的集合，包含vista home premium的领先数码技术以及vista business中的企业和移动技术。这是每个人都梦寐以求的版本，唯一的问题是，你买的起吗？有资料说，在内存容量为512mb的低端测试机上对vista和xp进行了几项对比。在xp中进行的photoshop测试速度几乎是vista的二倍。这就说明vista不适合运行在内存容量低于1gb的系统下。对vista 64位版本的测试表明：应用程序在其上的运行速度通常慢于32位版本，增加内存可以帮助消灭这一差距。当内存容量为1gb时，在64位vista操作系统下，polywell和micro express计算机在photoshop测试中分别慢出12%和25%。当我们将两个系统的内存容量加至2gb时，这种区别就完全消失了。有人用vista操作系