财务软件应用―系统管理

1、财务软件应用系统管理,主讲：柏宏伟,内容提纲,概述 综述 应用角色 术语说明 基本流程,账套管理 建立账套 修改账套 引入输出账套,内容提纲,账套库管理 建立及初始化账套库 清空账套库数据 引入输出账套库 数据卸出 平台数据处理规则,四 . 权限管理 角色管理 用户管理 功能权限,内容提纲,系统功能 初始化数据库 升级数据库 备份计划 安全策略 数据清除与还原,六 .其他功能 清除任务 清退站点 上机日志,一、概述,综述 应用角色 术语说明 基本流程,1.1综述,用友ERP-U8软件产品是由多个产品组成，以便对企业的资金流、物流、信息流进行统一管理和实时反映。对于多个产品的操作，系统需要对账套

2、的建立、修改、删除和备份，操作员的建立、角色的划分和权限的分配，任务的查看管理等功能，需要一个平台来进行集中管理，系统管理模块就是提供这样的一个操作平台。,综述-功能概况,系统： 初始化数据库、升级、数据清除与还原、设置备份计划、安全策略 账套： 建立、修改、输出、引入 账套库： 建立、账套库初始化、清空、数据卸出、输出、引入、语言扩展 权限： 角色、用户、权限 视图： 清除单据锁定、清除任务、清退站点、上机日志,1.2应用角色,1.3 术语说明,取消年结处理,以前版本的U8每个年度一个数据库，要求每年进行年度结转，给用户带来不便，也使我们年末支持服务的压力很大,10.0支持在一个数据库中存放

3、处理多年数据，免去用户每年年结的麻烦。,但由此可能因数据量过大而影响业务处理性能，系统提供2种方式截断数据减小数据量，从而提高当前库的运行性能，同时也支持更多应用场景：,数据卸出,新建及初始化账套库,1.4 基本流程,系统管理,企业门户,系统管理,企业门户,二、账套管理,建立账套 新建空白账套 参照建账 修改账套 引入输出账套,2.1 建立账套,新建账套,新建完全空白的新账套,选择一个来源账套，新建完全空白的新账套之后，将来源账套的基础档案、基础设置，期初等信息导入空白账套,2.1 建立账套-新建空白账套,2.1 建立账套-参照建账,参照建账： 在业务发生重大变化，或者在多个业务公司需要进行多

4、账套分离应用情况下，建账并进行账套基础数据复制及选择性结转期初，以支持复制应用、简化操作。,2.1 建立账套-参照建账,基本特性 选择一个已有账套的某会计年，新建一个空白账套后，把来源账套库的基础数据和一些业务数据导入新建的账套（如现有账套有2007、2008、2009和2010四年的连续数据，可参照新建2008、2009、2010、2011年的账套库） 可以选择结转来源年的12月期末作为新账套的期初。 结转期初的必要条件：上年相关产品(结转产品及其依赖产品)必须全部12月份。 两个账套库使用不同账套号，相互独立,2.1 建立账套-参照建账,处理流程,2.1 建立账套-参照建账,建账过程,2.

5、1 建立账套-参照建账,基本规则 如果只结转档案，新账套的启用会计期可调整； 如果需要结转期初，新账套的启用会计期为【来源账套所选会计年+1 】年的一月，不可修改，相关产品的启用日期自动为第一个会计月的第一天； 建库后基础数据自动一次性导入； 结转期初时列出源账套已启用的、可以结转业务档案或期初的产品，在非年末执行，只能结转业务档案；在年末执行可以选择某些产品结转期初(但只能结一次，不支持分次选择或重复结转)； 所选结转期初的产品要求所选年本产品及其依赖产品已12月月结； 各产品结转条件、结转内容、能否重复结转等由各产品各自决定；,2.1 建立账套-参照建账,结转的条件、结转的内容等规则：详见

6、各个产品规则 举例：网上报销结转规则 一、结转条件： 本年单据全部制单； 下一年度的借款期初没有数据。 二、结转数据 基础数据：选项、业务类型、收支项目、报销标准、职员档案（账户信息、内部信用）、出差地区、凭证设置、信用设置 业务数据：结转未结清的借款单，将未结清的尚欠余额作为新年度的期初借款。单据日期为新年度会计日历的第一天，并将借款单上预算项目字段清空。,2.1 建立账套-参照建账,其他规则 账套级互斥任务； 系统管理员admin才可执行； 建账参数可改控制：,2.2 修改账套,在未使用相关信息的基础上，如果需要对某些信息进行调整、以便使信息更真实准确的反映企业的相关内容，可以对账套进行适

7、当的调整 只有账套主管才能修改账套 可修改的内容： 账套信息：账套名称 单位信息：所有信息 核算信息：企业类型允许将商业类型修改成医药流通类型，其他不允许修改 基础设置信息：不允许修改。 对于账套分类信息和数据精度信息：可以修改尚未使用的信息,2.3 引入输出账套,将企业数据备份出来存储到不同的介质上，后续可以再还原 如果企业由于不可预知的原因(如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等等)，需要对数据进行恢复，此时还原备份数据就可以将企业的损失降到最小 对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题,输出,引入,系统管理员admin才能引入输出账套,三、账套库管理,建立及初始化账套

8、库 清空账套库数据 引入输出账套库 数据卸出 平台数据处理规则,3.1 建立及初始化账套库,新建及初始化账套库： 当公司发生部分变化、在一个库中无法调整，或者账套库过大影响效率时，支持新建账套库，并结转基础档案和产品期初。,3.1 建立及初始化账套库,基本特性 在一个账套中按年度新建一个账套库，作为将使用的交易库（如现有账套有2007、2008、2009和2010四年的连续数据，新建2011年的账套库） 初始化(结转期初)的必要条件：上年相关产品(结转产品及其依赖产品)必须全部12月份、本年未月结。 结转上年的12月期末数据作为当前交易库的期初数据。 两个账套库使用同一账套号，根据登录时间自动

9、判别 历史库登录后给出标识（对历史库的操作不控制）,3.1 建立及初始化账套库,处理流程,3.1 建立及初始化账套库,新建账套库过程,新建库的起始年度：有月结标志的产品中最大月结月所在年+1,3.1 建立及初始化账套库,账套库初始化过程,3.1 建立及初始化账套库,基本规则 大于本账套最新账套库中的最小年度的前提下，默认【最大月结月所在年+1】为新建帐套库的年份； 建库后基础数据自动一次性导入； 初始化账套库时列出已启用的可以结转业务档案或期初的产品，在非年末执行，只能结转业务档案；在年末执行可以分次选择某些产品结转期初； 所选结转产品要求上年本产品及其依赖产品已12月月结； 选中结转的模块在

10、对应的新账套库中如果没有业务发生，可以重复导入，覆盖式的导入； 选中结转的模块在对应的新账套库中如果有新业务发生，如果和期初有关，则不允许重复导入；如果和期初无关，可以重复导入，覆盖上次导入的期初，并能够保留新年度发生的新业务； 各产品结转条件、结转内容、重复结转标准等由各产品各自决定；,3.1 建立及初始化账套库,结转的条件、结转的内容等规则：详见各个产品规则 举例：网上报销结转规则 一、结转条件：本年单据全部制单 且 下一年度的借款期初没有数据。 二、结转数据： 基础数据：选项、业务类型、收支项目、报销标准、职员档案（账户信息、内部信用）、出差地区、凭证设置、信用设置 业务数据：结转未结清

11、的借款单，将未结清的尚欠余额作为新年度的期初借款。单据日期为新年度会计日历的第一天，并将借款单上预算项目字段清空。 在本年库录入的下年单据，结转时不结转到下年库 三、结转前下年度账可处理业务：新年度可处理所有网上报销业务，范围没有限制； 四、结转时如何处理下年度账中的数据：有期初不可结转，有业务数据可结转。 五、重复结转的规则： 没有期初借款单时，重复结转时覆盖上次结转； 有期初借款单时，清空账套库后可再次结转； 六、数据核对 对于结转的借款单期初余额，根据每一单据号，可与上年未完全核销的借款单进行一一对应。 注意：由于结转的是差额。对应公式为：期初余额=借款单借款金额-借款单已核销金额,3.

12、1 建立及初始化账套库,其他规则 账套库初始化为账套级互斥任务； 新建及初始化账套库都只有账套主管才可执行； 需要有效加密狗才能新建账套库；,3.2 清空账套库数据,账套库中错误太多，或不希望将上年度的某些余额或其他信息转到下一年度，此时可清空账套库 “清空”指清除业务数据，基础信息还要保留，清空的结果与“新建账套库”的状态相同,注意：清空前请一定做好备份！,3.3 引入输出账套库,作用与“引入输出账套”相同，只是处理对象为账套中的一个账套库 好处：传输的数据量小，便于传输提高效率和降低费用 适合：一个账套多个账套库的情况，比如分公司需要定期上传给总公司、 用户账套数据传给用友总部等,引入前需

13、要先建立同账套号的账套，然后才能引入账套库； 账套主管才能引入输出账套库；,3.4 数据卸出,数据卸出 一个账套库中包含过多年份数据体积过于庞大而影响业务处理性能时，可以通过数据卸出功能把一些历史年度的历史数据卸出，减小本账套库的体积，提高运行效率,3.4 数据卸出,基本特性 在一个账套库中支持从连续年度中按年截断（如现有账套有2007、2008、2009和2010四年的连续数据，卸载2007和2008的数据） 必要条件：卸载截止年必须12月份已经全部月结、总账在下年已开账、出纳管理下年结转。 卸载年度的未完业务数据继续留在当前交易库。 两个账套库使用同一账套号，根据登录时间自动判别 历史库登

14、录后给出标识（对历史库的操作不控制）,3.4 数据卸出,处理流程,Step 1 进行2007，2008年数据卸载，备份全部交易库,Step 2 数据库更名,Step3 删除UFDATA_001_2009中2007和2008已完业务资料,3.4 数据卸出,卸出过程,3.4 数据卸出,基本规则 只能在本帐套的最新账套库中卸载某些年度的数据； 卸载年度必须大于等于【本库最小年度】，且小于【本库最大年度】，即至少卸出1年、至少保留当前年度数据 ； 卸载截止点对应的自然日期 需要早于 服务器当前系统日期； 如果账套中存在有月结功能的产品，必须所有产品都已12月月结的年度才能卸载； 如果账套中没有启用需月

15、结的产品，不进行判断； 必须同时卸载指定年度的所有产品数据 数据卸载时列出已启用的所有产品，显示卸载进度，已卸载的模块不能重复卸载，各产品的卸载关系满足产品组要求，包括先后关系、依赖关系、参数设置等；,3.4 数据卸出,卸出的条件、卸出的内容等规则：详见各个产品规则 举例：总账卸出规则 数据卸载条件：卸载年度的下一个年度已开账。 被卸载账套库的卸载年份仅保留未完成的数据，其他按年保存的基础档案、基础设置、已完成数据进行删除。 要删除的数据包括： 凭证、会计科目、外币设置、备查科目设置 选项-自定义项作为辅助核算设置、选项-行业性质。 已对账完毕的银行对账单。 已两清且两清日期在登录年度及以前年

16、度的客户/供应商/个人往来明细数据。 支票登记簿（报销日期不为空且报销日期小于卸载日期） 。 要保留的数据包括： 未两清的往来明细数据。 已两清但两清日期在未卸载年度的往来明细数据。 要保留的未完成往来明细数据以明细方式结转到第一个未卸载年度的期初余额往来明细中，在第一个未卸载年度参加期初对账。 支票登记簿（报销日期为空或报销日期大于于卸载日期）,3.4 数据卸出,其他规则 账套级互斥； 账套主管才可执行；,3.5 平台数据处理规则,3.5 平台数据处理规则,四、权限管理,角色管理 用户管理 权限管理,4.1 角色管理,角色：指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可

17、以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织 设置角色后，可以定义角色的权限，如果用户归属某角色则相应具有角色的权限，可以依据职能统一进行权限的划分，方便控制操作员权限。,4.1 角色管理,增删改,导入预制角色,包含有用户的角色不能删除,4.2 用户管理,用户：可以登录使用U8产品的账号，对应于一个实际的人 用户可以隶属于一个或多个角色，自动具有相应角色的权限；同时还可以给用户单独授予权限。,4.2 用户管理,增删改用户,已定义角色的用户不能删除,用户类型：普通用户、管理员用户 普通用户可以定义所属角色，可以登录门户；管理员用户只能登录系统管理，协助admin管理账套,认证方式：用户+口令、动态密码

18、、CA认证、域身份验证 动态密码：第三方的用户身份认证方式，登录时输入U8用户名，使用配套的密码卡生成动态密码。 CA认证：数字证书认证。登录时输入U8用户名、口令，选择数据源，然后输入PIN码(CA认证码) 域身份验证：使用域账户认证的方式，登录时输入用户及对应域账户的密码，通过配置好的认证服务器进行身份验证,4.2 用户管理,批量处理,批量生成操作员,批量修改操作员：批量修改所选操作员的一些共有属性,导入域账户：,需要提前配置好域认证服务器； 通过导入域账户生成的操作员，密码同域账户密码,4.3 权限管理,功能权限管理：设置操作员对U8各业务系统操作处理的权限。,4.3 权限管理,功能授权

19、,可以复制权限号,拥有该账套库所有子系统的所有权限，并能登录系统管理进行“新建账套库”、“账套库初始化”等管理工作,浏览状态下，仅显示有权限的内容,可以把其他用户或角色的权限复制过来，对于多人权限相近的情况可以简化操作,注意：此处设置的是账套主管权限，而非账套主管角色！,4.3 权限管理,切换授权,由“按操作员授权”切换为“按权限选操作员”,4.3 权限管理,权限导入导出,仅导出所选用户/角色本身所拥有的权限,导出该账套库中所有权限信息,如果用户定义了所属角色，同时分页签导出用户所属角色情况，但不导出用户所属角色的权限,五、系统功能,初始化数据库 升级数据库 备份计划 安全策略 数据清除与还原

20、,5.1 初始化数据库,初始化数据库：指初始化U8系统库 装好U8开始使用之前需要建立系统库； 由于某些原因需要重新建立账套从头来过时，需要初始化系统库,5.2 升级数据库,升级数据库：升级以前版本的U8账套数据 保证客户数据的一致性和可追溯性,注意：升级之前一定要做好数据备份！,5.3 备份计划,设置备份计划：自动定时对指定账套/账套库进行输出(备份) ，增强系统数据的安全性 可以对多个账套/账套库同时输出； 可以进行定时设置，实现无人干预自动输出，减轻系统管理员工作量,支持三种备份类型：账套备份、账套库备份、账套库增量备份,5.3 备份计划,账套备份,系统管理员admin才能设置账套备份计

21、划,备份计划在哪天执行： 周期为月：每月第几号 周期为周：从周日开始算起每周第几天 周期为天：不可用,备份的执行周期：天、周、月,从备份开始到某个时间点内，每隔一定时间进行一次触发检查，直到成功,自动删除时限之外的备份数据，当数值为0时系统认为永不删除备份,支持同时备份到多个路径下,自动将备份文件上传到用友公司提供的公共数据存储空间 ，实现异地容灾备份。需要购买用友数据存储服务并安装存储客户端软件,5.3 备份计划,账套库备份,系统管理员admin、账套主管、管理员用户都可以设置账套库备份计划,可选择一个或多个账套库同时备份。同一账套库只能设置一个备份计划,5.3 备份计划,账套库增量备份 一个备份周期内只产生一套备份文件 备份文件夹名称：建立开始日期+结束日期