费用报销流程说明

1、湖北新惠商投资集团有限公司结算支付流程1 .经营者根据不同的费用类型，完全填写“费用申报单”和“精算证明书粘贴文件”，完全粘贴相关附件。2 .经营者根据不同的费用类型，请有关部门和领导审查并签字。3 .经营者将清算文件提交计划会计部审查，主管出纳审查发票的真伪、主管会计审查文件的真实性、财务管理者审查。 主管出纳和主管会计审计后，在粘贴文件上签字确认。 财务管理者经过讨论后，在费用申报单上签字确认。4 .社长批准付款，并在发票背面签字。 (1000元以内的费用结算，由财务管理者签字支付)5 .计划支付财务部，主管出纳负责转账支付手续，不支付现金。6 .会计部主管出纳准备立一章“已银行付款”，在

2、收据上签字确认付款。7 .主管会计登记支付进度，在申报单上签字确认。8 .财务管理者在制作日报时，要研究和确认付款文件。9 .社长在申报单上签了字。10 .会计部主管会计计划编制会计证明书。注：1、经社长同意，已经从公司账户支付的费用，免除第四步2、所有付款、退款必须得到社长的同意，严禁坐下3、为了每周星期四抽出清算的时间，假发票、过期发票、手续不完整的发票，不办理清算手续，退回经营者，下周四向计划会计部提交复审4、最近，在会计部审查发票的过程中，发现一部分发票是假的发票或者过期的发票的，向经营者退回，向发票公司要求正规的发票。 为了避免再发生类似的情况，经营者建议在收到收据时核实收据的真伪。

3、 验证方法如下：1 )直接拨打电话12366，输入对应的发票代码和发票号码查询。2 )国税收据在湖北国税网站查询： http:/swcx.h B- /hbgs/invoice /；3 )地税发票进入湖北省发票查询系统： 7:8000/webroot/wlfp/fpcxaction.do？ method=显示湖北新惠商投资集团有限公司结算付款流程说明一、总原则所有付款、退款必须得到社长的同意，严禁坐下。二、费用结算日费用结算日为每周四天，其他日期不办理结算手续。 假发票、过期发票、手续不完整的收据不办理清算手续，返还给负责人，下周四再

4、提交计划会计部。三、费用结算人1、计划会计部有权只有有关公司内部许可的人办理结算手续，与外部人没有相应许可的人办理结算申请手续，计划会计部有权拒绝。 由此产生的损失和延迟支付由相关经营者自己负责。2、原则上只有部门经理或主管以上的人有精算权限。四、流程规定的详细说明1、一切行政费用由本部行政人员或各项办公室主任负责清算手续。 经营者必须经过行政人事部的审查登记-行政人事部的经理在备注栏上签字确认-必须委托计划会计部进行审查。 行政人事部必须在月末编制本月的行政费用一览表(清算理由关系计量根据或开始代码和数量或经营者金额关系状况注释其他有关项目)。2、所有企划宣传费用应由企划部经理负责清算手续，

5、费用申报单应委托费用所属子公司的分店负责副社长审查签字- -请集团副社长审查签字后- -委托计划会计部审查。 企划宣传项目的最后支付，经营者必须填写企划项目验收付款申请单，把这个文件作为清算的依据附加在费用申报单上。3、所有工程类费用均由总工负责结算手续，费用申报表应请集团副总经理审核签字委托计划会计部审核。 工程最后价款的支付，经营者必须填写工程项目验收付款申请单，将该文件作为清算的依据附加在费用申报单上。4、所有物管类费用，应由分行的部门经理负责清算手续，费用申报表应在子公司的分行执行副总经理的审查，并在贴纸上签字-集团副总经理的审查和备注栏上签字-计划会计部的审查。5、所有接待费用，由经

6、营者直接向社长报告，进行审查手续。6、事务所的水电费、空调费、物管费、网费等费用，必须由行政人事部负责结算手续，在申报单上填写停止码，并提供水电费的收据。 收据的地址必须与事务所的地址一致。 计划会计部必须与上次结算的停止代码进行核对。 费用申报单应委托行政人事部经理审查，并在备注栏上签字-应向计划会计部提交审查。7、事务所的租金必须由行政部门负责结算手续，并在申报单上填写租金的归属日期。 计划财务部与上次支付租金的归属日期进行核对，根据租赁合同核对支付金额。 费用申报单必须委托行政人事部经理审查，在备注栏上签字必须向计划会计部提交审查。8、经营场所水电费、空调费、物管费等费用，应当由相应的业

7、务负责人负责结算手续，在申报单上填写停止代码，提供水电费的收据。 收据地址必须与有关合同经营地点的地址一致。 计划会计部必须与上次结算的停止代码进行核对。 费用申报单必须委托费用所属子公司的分店负责副社长审查，在粘贴文件上签字-应委托集团副社长审查，在备注栏上签字-应委托计划会计部审查。9、经营场所的租金必须由相应的业务负责人负责清算手续，并在申报单上填写租金的归属日期。 计划会计部与上次支付租金的归属日进行核对，根据租赁合同核对支付金额。 费用申报单必须委托费用所属子公司的分店负责副社长审查，在粘贴文件上签字-应委托集团副社长审查，在备注栏上签字-应委托计划会计部审查。10、结算所有交通费，

8、必须提供车票，并在车票背面注明乘车日期、原因及乘车路线。 各部门人员的交通费，由部门负责人在粘贴文件上签字确认-行政人事部登记-行政人事部经理在备考栏上签字确认-提交计划会计部审查。11、结算所有差旅费，必须填写PS的申报号码，并在附表中细分费用分类。 为了各部门人员结算出差费，部门负责人(子公司分行执行副社长)在粘贴文件上签字确认-集团副社长签字-提交计划会计部审查。12 .购买实物，必须两人同行。 在办理结算手续时，必须提供实物清单。 而且，实物清单上必须由购买者和检查员填写名字和日期。 实物被支付的情况下，必须添加支付清单。 同类实物，未经发行，不得再次购买结算。 所有工程类实物购买，必

9、须在结算前由工程部门登记提交申报，总工签字确认，必须经常进行盘点，所有非工程实物购买，必须在结算前由行政人事部登记提交申报，由行政人事部经理签字确认，定期进行盘点。13、顾问费用由总经理秘书负责清算手续，将收据交给总经理签名后，计划由财务部转账支付。14、业主补偿等临时补偿费用，必须在费用申报单上填写PS申报号码，或者提供情况说明。 经营部门负责人制作申报单-分店执行副社长在粘贴文件上签名确认-集团副社长签名-提交计划财务部审计。15、与具体业务无关的交易价款(例如，借入等)，必须由领取机构提供申请并盖印章。 由有关经营者签字确认，有关合同、协议、OA提交记录号码，或书面说明情况-集团副社长在

10、备注栏签字-向计划会计部提交审查。16、以上无关的清算支付事项，按照“确保资金安全，严格审查文件”的原则，由财务部决定相应的流程。五、发票填写要求(1)基本要求1、费用申报单用黑色笔或水性笔填写，圆珠笔或其他笔填写的发票不办理清算手续。2、清算必须提供正规发票，假发票、过期废发票、购买发票的单位名称与发票盖章单位名称不一致的，均不办理清算手续。 由此造成的损失和延期支付，由清算人自己负责。3、费用结算必须注明相关的Pa申报号码，未被标记的Pa申报号码必须提供情况说明。 否则，不得提交财务审查，经营者自己向总经理申请签名。4、根据合同申请支付时，必须写明“在合同上签字”，并将合同的复印件提交计划

11、会计部申报。(2)费用申报单1 .必须填写清算部门。2 .必须填写清算日期。 结算日期不是发票日期，而是实际提交账单的日期。3、必须填写文件和附件的张数。 必须用大写数字填写。 附件张数包括后附的清算单据和粘贴单据的张数。4、填写结算项目栏、费用所属的项目，必须填写摘要栏，填写内容必须与附件的内容一致。 后附发票的内容太简单，不能反映实际情况的话，应该详细说明。 在特殊情况下，如果实际清算内容与附件内容不一致，用铅笔说明实际情况，为了让领导在审查时理解实际情况，会计部打算在会计时删除铅笔内容。5、必须填写金额栏，必须填写小写的金额，在合计金额变成小写之前必须用“”写。 金额栏的空白部分必须用线

12、或 s 线钉上。6、必须填写金额的大写栏，必须填写大写的金额，小写的“0”用大写的“0”表示。 没有数字的用专用符号(内画)切销。7、必须填写原来的借款和应该偿还的金额。 没有的话，用横线结算。8、备注栏必须填写清算费用所依据的PS申报号码和后附发票号码。 OA的申报号码未显示的话，必须提供状况说明。 否则，不得向计划会计部提交审查，经营者亲自向社长申请签名。 没有收据的不办理清算手续。9、负责人必须在清算人栏上签字。 如果负责人是两人，两人就在结算人栏上签字。 财务负责人不得代行签名。(3)清算证明书贴表1 .必须填写日期。2、必须填写粘贴的发票的张数，该张数必须用大写数字填写，不包括粘贴的发票本身。3 .必须填写清算人。4、粘贴多张发票时，必须采用“贴鱼鳞”的方法。5、财务人员应在审查发票真伪和文件的真实性后，在审查栏上签字确认，填写姓名和日期。六、清算金的支付方法1、会计部计划不支付现金，所有清算金都用转账方式支付。2、支付给公司员工的结算金，会计部打算将结算金汇款到员工的工资账户上支付。3、支付给公司外部人员的结算金，结算负责人必须提供收款人的身份证、银行卡复印件，并在复印件上签字确认。 计划财务部会将结算金的转账支付给受款人的银行账户。4、向其他公司支付的货款，由经营者通知对方公司提供存款账户，并盖印章确认。 对方公司派人领取支