第2部分++文档处理的基本操作.ppt

1、第二部分 文档处理的基本操作,一、基础知识 二、基本编辑 三、文档排版 四、图形处理 五、表格处理 六、打印与预览,一、基础知识,1.启动与退出方法 常用的启动方法 通过“开始”菜单启动； 双击桌面快捷方式图标； 在已打开的Word文档中启动等； 常用的退出方法 “文件”菜单退出(注意退出与关闭的区别)； 关闭按钮； 控制菜单关闭； ALT+F4,一、基础知识,2.窗口组成 标题栏 菜单栏：9个菜单项 工具栏 工具栏的显示与隐藏 “视图”“工具栏”相关项； 右击工具栏空白处相关项； 文档编辑窗口 标尺：显示与隐藏：“视图”“标尺”； 文本编辑区 插入点 段落标记：保存着该段的排版格式； 显示与

2、隐藏： “视图”“显示段标记”； 视图方式按钮 普通、Web版式、页面、大纲和阅读版式5个按钮,一、基础知识,3.视图方式 Word2003中的几种视图方式 普通视图： 简化了文档的页面、布局，显示速度相对较快。 WEB版式视图： 可快速预览当前文本在浏览器中的显示效果 。 页面视图： “所见即所得”，显示的效果与打印的效果一致 。 大纲视图：按照文档标题层次来显示文档。 阅读版式视图：最适合阅读长篇文章。 全屏显示视图：能在屏幕上看到更多的显示内容。 视图方式主要切换方法 “视图”菜单相关项 视图方式按钮,二、基本编辑,1. 文本输入 2. 插入点的操作 3. 文本内容的选定与操作 4. 撤

3、消与恢复 5. 定位、查找与替换 6. 文档的打开与保存 7. 文档的保护 8. 多文档操作,1.文本输入 特殊符号输入 操作方法：“插入”“符号”； 特点： 一次可插入多个符号，可在文档中的多处插入； 常用符号在“符号”对话框中的“字体”下拉列表框中选择Wingdings、 Wingdings2、 Wingdings3。 考点：插入 、 带圈字输入： “格式”“中文版式”“带圈字符” 工具栏相应按钮,二、基本编辑,2.插入点的操作 移动 行首(Home) 行尾(End) 文首(Ctrl+Home) 文尾(Ctrl+End)； 删除 Delete(向后删除) BackSpace(向前删除) 插

4、入与改写状态 特点：改写状态为替换 转换方法： 双击状态栏上的“改写”按钮 按Insert键,二、基本编辑,3. 文本内容的选定与操作 文本内容的选定 选詞(双击)，选句子(Ctrl+单击)； 选行： 单行：文档选定区单击 或 鼠标拖动； 多行： 连续多行借助Shift键，不连续多行借助Ctrl键； 选段：段中三击；文档选定区双击；拖动鼠标选择； 选全文：文档选定区三击；“编辑”“全选”；Ctrl+A 选一个矩形区域：Alt+拖动 文本内容的操作 复制：“复制/粘贴”命令；快捷键；Ctrl+拖动等； 移动：“剪切/粘贴”命令；快捷键；直接拖动等； 删除：选定内容，执行删除命令或按Delete键

5、。,二、基本编辑,4.撤消与恢复 撤消： 可撤销多次，最多256次； 快捷键Ctrl+Z； 恢复： 恢复撤消的操作； (恢复被撤消的操作)。,二、基本编辑,5.定位、查找与替换 操作 选择“编辑”“查找”、 “替换”或 “定位”； 快捷键：Crtl+F； Crtl+H； Crtl+G 查找或替换： 查找：找到要查找内容的位置； 替换：对查找的内容自动修改； 查找或替换内容可以按格式、特殊字符、英文大小写查找或替换； 定位：编辑长文档时快速将插入点定位到指定目标； 考点: 将文档中所有“网站”的颜色设置为桔黄色，并添加双实线下划线,二、基本编辑,6.文档的打开与保存 文档的打开 “开始”菜单“文

6、档”(最多15个)； Word “文件”菜单/最近编辑的文件列表； Word “文件”“打开” 在打开对话框中可进行复制、删除、选择多个文件、重命名、预览等。 文档的保存 保存、另存为(扩展名为.DOC)； 设置定时自动保存：“工具”/“选项”/“保存”选项卡。,二、基本编辑,7.文档的保护【考点】 选择“工具”“保护文档”命令，打开“保护文档”面板，如右图； 具体设置 格式设置限制 设置不能修改的样式； 编辑限制 设置允许对哪些对象进行编辑，相关选项有：修订、批注、填写窗体； 启动强制保护 设置保护密码，启动保护。只有输入正确的保护密码，才能解除保护。,二、基本编辑,8.多文档操作 一次打开

7、多个文档： “文件”“打开”命令，在“打开”对话框中选择连续的、不连续的多个文档名； 被打开的文档名列在“窗口”菜单下；只有一个是当前文档，可在此菜单下切换； 多文档操作 多文档间的信息交换：复制、移动命令等； 一次保存或关闭多个文档： 保存： Shift+单击“文件”“全部保存”； 关闭： Shift+单击“文件”“全部关闭”。,二、基本编辑,三、文档排版,1.字符排版 2.段落排版 3.页面设置,1.字符排版 字符格式包括哪些？ 字体、字形、字号(11638磅)、颜色、下划线、字符边框、字符底纹、着重号、字符效果及特殊效果等【考点】 字符格式设置 “字体”对话框：“格式”“字体”命令 除可

8、以设置上述格式外，还可设置上下标、立体效果及动态效果、字符间距和字符位置以及字符的缩放比例等； 使用“格式”工具栏,三、文档排版,1.字符排版 “格式刷” 只复制格式，不复制内容； 单击，复制一次格式，双击复制多次； 选择时若包括段标记，则既复制字符格式又复制段格式； 合并字符 “格式”“中文版式”“合并字符”,三、文档排版,2.段落排版 段格式包括哪些？ 行间距、段间距、缩进处理、对齐方式、边框和底纹、项目符号和编号、首字下沉等【考点】； 段落格式设置 “段落”对话框：“格式”“段落”命令 缩进处理；段间距；行间距(最小值不是最小的行间距)；对齐方式(左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐、分散

9、对齐5种)； 格式工具栏 标尺上的缩进标记 使用标尺可设置页边距、段缩进、制表位,三、文档排版,2.段落排版 边框和底纹： “格式”“边框和底纹”命令 应用对象：文字和段落 格式设置： 边框：可设置线型、颜色和宽度；边框的四边可单独编辑，可以不同； 底纹：填充和图案 项目符号和编号： “格式”“项目符号和编号”命令； 以段为单位；可以自定义； 自动调整。 段落的拆分与合并： 方法：按Enter键拆分，删除段落标记合并； 拆分与合并后均采用上一段段格式； 首字下沉：“格式”“首字下沉”命令,三、文档排版,3.页面设置 使用页面设置对话框 分页控制 插入页码 插入批注 设置分栏 插入页眉和页脚 插

10、入脚注和尾注,三、文档排版,使用页面设置对话框,打开：选择“文件”“页面设置”； 设置： 设置页边距和设置装订线； 设置纸张大小和打印方向(纸型)； 设置文档网格(文档网格选项卡) 可设置每页的行数和每行的字符数。,分页控制,自动分页：分页线不能删除； 人工分页：在普通视图或页面视图下 选择“插入”“分隔符”“分页符”命令； 使用Ctrl+Enter组合键。 注意：页面视图看到的是分页效果， 普通视图看到的是分页符 删除分页符只能在普通视图下,将光标放在分页符上按Delete键,插入页码,使用“页眉和页脚”工具栏 选择“插入”“页码”。,插入批注,操作方法 光标置于需加批注内容的的左侧； 选择

11、“插入”“批注”，显示“批注MS1:”对话框，如下图，在对话框中输入批注内容；,编辑 使用审阅工具栏可以对批注进行各种设置和编辑。,设置分栏,操作方法：“格式”“分栏”命令； 可设定应用对象(整篇文档、插入点之后)、栏数、栏宽(可不同)、栏间距、分隔线等属性； 对选定内容分栏时,先选定内容,再执行分栏命令 若想使分栏内容均匀，选定内容时尽量不包含选定内容最后一个段落的段落标记。 插入人工分栏符分栏： “插入”“分隔符” ； 按Ctrl+Shift+Enter组合键； 然后执行分栏命令。 分栏效果只能在页面视图 方式才能看到。,插入页眉和页脚,操作方法：“视图”“页眉和页脚”； 插入的内容：文本

12、、图片、页数、页码、时间、日期等。 页眉页脚工具栏设置： 插入自动图文集、页数、页码、时间、日期； 页码设置； 页面设置：可设置“奇偶页不同”、“首页不同”、页眉、页 脚、边距等属性； 设置不同的页眉/页脚 “插入”“分隔符”“分节符”(下一页); 设置前一节的页眉页脚，单击页眉页脚工具栏中的“链接到前一个”按钮，使其为未选中状态，用来断开前后两节的关联，最后再设置后一节的页眉页脚即可。 设置页眉线的格式:“格式”“边框和底纹”,插入脚注和尾注,操作方法：“插入”“引用”“脚注和尾注” ； 脚注和尾注的编辑： 查看脚注和尾注(指向标记或双击标记)； 移动脚注和尾注(拖动，或剪切/粘贴)； 复制

13、脚注和尾注(Ctrl+拖动，或复制/粘贴)； 删除脚注和尾注(选择后按Delete键)。,四、图形处理,1、图片的插入与编辑 2、图形的绘制与编辑 3、艺术字插入与编辑 4、文本框的使用 5、公式输入,1.图片的插入与编辑 图片的插入方法： “插入”“图片”“剪贴画”或“来自文件”； 图片的编辑： 基本编辑：选择、复制、移动、改变大小、删除； 使用“图片”工具栏 设置图片的颜色、对比度、亮度、裁剪、旋转、文字环绕等属性； 使用“设置图片格式”对话框精确编辑图片。 使用绘图工具栏 除可设置颜色与线条属性外，还可设置阴影效果。,四、图形处理,2.图形的绘制与编辑 图形的绘制：包括自选图形和绘制图形

14、 “插入”“图片”“绘制新图形”或“自选图形”； 图形的编辑： 基本编辑：选择、复制、移动、改变大小、删除； 使用“绘图工具栏”：设置线条、填充颜色、阴影、三维效果等； 使用“设置自选图形格式”对话框：在图形上单击右键打开，可精确编辑图形； 图形的组合与叠放层次(决定那个图形在前哪个在后) 右击图形组合(叠放层次) 图形中添加文字：右击图形添加文字,四、图形处理,3.艺术字插入与编辑 艺术字的插入方法：艺术字是图形不是字符 “插入”“图片”“艺术字”； 绘图工具栏“艺术字”按钮； 艺术字的编辑： 使用“艺术字工具栏”； 使用绘图工具栏 设置填充颜色、改变线型、三维效果等； 使用“设置艺术字格式

15、”对话框： 艺术字上单击右键打开对话框，可精确编辑艺术字,四、图形处理,4.文本框的使用 文本框的插入 “插入”“文本框”； 绘图工具栏“文本框”按钮； 文本框的编辑 文本框的选择(网状边框)； 使用“文本框格式对话框”：在边框上右击打开； 使用绘图工具栏 设置文本框的颜色、线条、阴影、三维效果等属性 文本框内容编辑：与文档编辑排版完全相同 文本框的特点 文本框是图形，分为横排与竖排两种文本框； 可包含文字、图形、表格等，但再插入文本框。,四、图形处理,5.公式输入 公式的插入 “插入”“对象”在“新建”选项卡的对象类型中： 选“MicroSoft 公式 3.0”； 公式的编辑 数学公式是图形

16、，可以使用图形编辑方法编辑； 右击输入的公式“设置对象格式”对话框中编辑；,四、图形处理,五、表格处理,1、插入表格的几种方法 2、编辑表格 3、填表 4、表格的排序与计算,1、插入表格的几种方法 插入表格 “表格”“插入”“表格”； 常用工具栏中的“插入表格”按钮； 绘制表格 “表格”“绘制表格”； 常用工具栏中的“表格和边框”按钮。,五、表格处理,2.编辑表格 表格选定 ：选定单元格、行、列、连续区域和全表； 表格编辑： 增加/删除单元格、行和列； 改变行高与列宽； 设置边框底纹； 平均分布行、列宽度； 表格自动套用； 拆分合并单元格 ； 拆分合并表格 ：只能上下拆分，不能左右拆分； 绘制斜线表头：选择“表格”“绘制斜线表头”； 为跨页表格添加栏目标题：选择“表格”“标题行重复” 可使用“表格”菜单中的“表格属性”精确编辑表格。,五、表格处理,3.填表 数据输入及超宽处理 对齐方式：共9种对齐方式 设置水平对齐和垂直对齐 文字方向： 单击工具栏上的“文字方向”按钮； 选择“格式”“文字方向”命令； 右击选定的文字，选择“文字方向”； 表格中的内容 表格中可插入文本、图片、表格、图表、组织结构图、艺术字等。,五、表格处理,4.表格的排序与计算 排序：“表格”“排序” 可按三个关键字段排序； 排序方式：升序和降序； 排序类型：笔画、拼音、数字、日期； 计算 自动