第14章 组织协调.ppt

1、第14章 组织协调,14.1 组织协调概述 14.2 项目监理机构组织协调的工作内容 14.3组织协调的方法,14.1 组织协调概述 14.1.1 组织协调的概念 1.协调就是联结、联合、调和所有的活动及力量，使各方协同一致，实现预定目标。它贯穿全过程。 项目监理组织协调以一定的组织形式、手段和方法,对项目中产生的不畅关系进行疏通，对产生的干扰和障碍予以排除的活动。项目的协调其实就是一种沟通，沟通确保了能够及时和适当地对项目信息进行收集、分发、储存和处理，并对可预见问题进行必要的控制，以利于项目目标的实现。,2.三大类：人员/人员界面、系统/系统界面、系统/环境界面。 3.工程项目建设协调管理

2、：是在“人员/人员、系统/系统、系统/环境界面”之间，对所有的活动及力量进行联结、联合、调和的工作。,14.1.2 组织协调的范围和层次 1.范围：系统内部的协调和对系统外部的协调。 2.层次： 系统外部协调又可分为两个层次，即： 近外层协调（有合同关系） 远外层协调（无合同关系）,14.1.2 项目监理组织协调的范围和层次,图14-1 项目监理组织协调的范围和层次,近外层协调（有合同关系） 近外层协调包括与业主、设计单位、总包单位、分包单位等的关系协调，项目与近外层关联单位一般有合同关系，包括直接的和间接的合同关系。工程项目实施的过程中，与近外层关联单位的联系相当密切，大量的工作需要互相支持

3、和配合协调，能否如期实现项目监理目标，关键就在于近外层协调工作做得好不好，可以说，近外层协调是所有协调工作中的重中之重。,远外层协调（无合同关系） 远外层协调与项目监理组织不存在合同关系,只是通过法律、法规和社会公德来进行约束,相互支持、密切配合、共同服务于项目目标。 在处理关系和解决矛盾过程中,应充分发挥中介组织和社会管理机构的作用。一个工程项目的开展还存在政府部门及其他单位的影响,如政府部门、金融组织、社会团体、服务单位、新闻媒介等,对工程项目起着一定的或决定性的控制、监督、支持、帮助作用，这层关系若协调不好，工程项目实施也可能受到影响。,14.2 组项目监理机构织协调的工作内容 14.2

4、.1 内部协调 1.监理组织内部人际关系的协调 人员任用要量才录用； 工作任务上职责分明； 评价要公正 处理纠纷既要公正，又要灵活；,2.监理组织内部组织关系的协调 部门按职能需要设立； 明确部门目标、职责和权利； 约定部门之间的责任关系主办、牵头、协作、配合事先约定； 建立信息沟通制度，及时消除工作中的矛盾与冲突。,3.监理组织内部需求关系的协调 平衡人、财、物的需求； 平衡监理力量。,14.2.2 外部协调 1. 与建设单位的协调：监理工作的难点和重点。 1）认真领会业主意图,理解建设工程总目标 2）让业主了解监理。利用工作之便做好建立宣传工作，增进业主对监理工作的理解。 3）尊重业主，让

5、业主一起投入工程建设全过程。,2.与承包单位的协调：监理的主要工作。 1）讲原则、重事实、按制度和规范办事，讲究科学态度。 2）讲求方法、注重感情交流 3）施工阶段具体协调内容： 项目经理、进度、质量、违约问题、合同争议、分包单位、人际关系,3. 与设计单位的协调 1）尊重设计单位意见 2）主动介绍工程进展情况 施工中发现设计问题，应及时向设计单位提出，以免造成大的直接损失。 3）信息传递的及时性和程序性,4. 与政府部门与其他单位的协调 1） 与政府部门的协调 按合同的委托内容承担与质检站的协调工作。 主要是核查勘察设计、施工单位的资质 督促有关各方接受检查、监督。 尤其是发生重大质量事故的

6、时候 按有关法规、政策行事 2） 与社会团体的协调,14.3 组织协调的方法 14.3.1 会议协调法 第一次工地会议 工地例会（监理例会） 专题会议（专题现场协调会） 2. 书面协调法 联系函、确认书、备忘录、通知书、指令 3. 交流协调法 访问、座谈、主动介绍情况,1.第一次工地会议 第一次工地会议是在建设工程尚未全面展开前,由参与工程建设的各方互相认识、确定联络方式的会议，也是检查开工前各项准备工作是否就绪并明确监理程序的会议。由建设单位主持召开，建设单位、承包单位和监理单位的授权代表必须参加出席会议，必要时分包单位和设计单位也可参加，各方将在工程项目中担任主要职务的负责人及高级人员也应

7、参加。第一次工地会议很重要，是项目开展前的宣传通报会。,第一次工地会议应包括以下主要内容： (1)建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及其分工； (2)建设单位根据委托监理合同宣布对总监理工程师的授权； (3)建设单位介绍工程开工准备情况； (4)承包单位介绍施工准备情况； (5)建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求； (6)总监理工程师介绍监理规划的主要内容； (7)研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员,召开工地例会周期、地点及主要议题。 第一次工地会议纪要应由项目监理机构负责起草，并经与会各方代表会签。,2.监理例会（工地例会） 工程监理中

8、的许多信息和决定是在工地例会上产生和决定的,协调工作大部分也是在此进行的，因此监理工程师必须重视工地例会。 总监理工程师主持，研究施工中出现的计划、质量及工程款支付等问题。 定期召开，宜每周一次。 指定与会人员：项目总监(或总监代表)、其他相关监理、承包商项目经理、承包商其他人员。 会议主题 会议记录,会议的主要议题如下： (1)对上次会议存在问题的解决和纪要的执行情况进行检查； (2)工程进展情况； (3)对下月(或下周)的进度预测； (4)施工单位投入的人力、设备情况； (5)施工质量、加工订货、材料的质量与供应情况； (6)有关技术问题； (7)索赔工程款支付； (8)业主对施工单位提出

9、的违约罚款要求。,会议记录由监理工程师形成纪要,经与会各方认可,然后分发给有关单位。会议纪要内容如下： (1)会议地点及时间； (2)出席者姓名、职务及其代表的单位； (3)会议中发言者的姓名及所发言的主要内容； (4)决定事项； (5)诸事项分别由何人何时执行。 监理工地例会举行的次数较多，一定注意要防止流于形式。监理工程师要对每次监理例会进行预先筹划，使会议内容丰富，针对性强，则可以真正发挥协调作用。,3.专题会议（专题现场协调会） 根据需要召开，由监理工程师主持。 除定期召开工地监理例会以外,还应根据项目工程实施需要组织召开一些专题现场协调会议,如对于一些工程中的重大问题以及不宜在工地例

10、会上解决的问题,根据工程施工需要,可召开有相关人员参加的现场协调会。如对复杂施工方案或施工组织设计审查、复杂技术问题的研讨、重大工程质量事故的分析和处理、工程延期、费用索赔等进行协调,可在会上提出解决办法,并要求相关方及时落实。,专题会议一般由监理单位(或建设单位)或承包单位提出后,由总监理工程师及时组织。参加专题会议的人员应根据会议的内容确定,除建设单位、承包单位和监理单位的有关人员外,还可以邀请设计人员和有关部门人员参加。由于专题会议研究的问题重大,又比较复杂，因此会前应与有关单位一起，做好充分的准备，如进行调查、收集资料,以便介绍情况。,有时为了使协调会达到更好的共识,避免在会议上形成冲

11、突或僵局，或为了更快地 达成一致,可以先将会议议程打印发给各位参加者,并可以就议程与一些主要人员进行预先磋商，这样才能在有限的时间内，让有关人员充分地研究并得出结论。会议过程中,监理工程师应能驾驭会议局势,防止不正常的干扰影响会议的正常秩序。对于专题会议，也要求有会议记录和纪要，作为监理工程师存档备查的文件。,14.3.2 交谈协调法 包括面对面交谈和电话交谈两种方式，无论是内部协调还是外部协调，使用频率都相当高。 是保持信息畅通的最好渠道 是寻求协作和帮助的最好方法 是正确、及时发布工程指令的有效方法,14.3.3 书面协调法：监理文件等 特点：具有合同效力。对于承包单位来说，监理工程师的书

12、面指令或通知是具有一定强制力的，即使有异议，也必须执行。 使用情况： 不需要直接交流的书面报告、报表、指令、通知等 需要一书面形式向各方提供详细信息和情况通报的报告、信函、备忘录等 事后对会议记录、交谈内容或口头指令的确认,14.3.4 访问协调法 主要用于外部协调的远外层的协调，有走访和邀访两种形式。 走访是指协调者在建设工程施工前或施工过程中，对与工程施工有关的各政府部门、公共事业机构、新闻媒介或工程毗邻单位等进行访问，向他们解释工程的情况，了解他们的意见。,邀访是指协调者邀请相关单位代表到施工现场对工程进行巡视，了解现场工作。因为在多数情况下，这些有关方面并不了解工程,不清楚现场的实际情

13、况，如果进行一些不恰当的干预，会对工程产生不利影响，此时采用访问法可能是一个相当有效的协调方法。 大多数情况下，对于远外层的协调工作，一般由建设单位主持，监理工程师主要起协助作用。,14.3.5 情况介绍法 通常与其他协调方法结合使用。形式可能是会议前，交谈前，走访或邀访前的情况介绍。可以是口头的也可以是书面的。,总之，组织协调是一种管理艺术和技巧，监理工程师尤其是项目总监理工程师需要掌握领导科学、心理学、行为科学方面的知识和技能,如激励、交际、表扬和批评的艺术、开会的艺术、谈话的艺术、谈判的技巧等。而这些知识和能力的获得只有在工作实践中不断积累和总结，是一个长期的过程。,思考题: 1、（ ）是建设工程监理中最常用的协调方法。 A、交谈协调法 B、访问协调法 C、书面协调法