7接待涉外团体.ppt

1、秘书实务国家精品课程,课程负责人：禹明华,课程主讲人：周妮、刘婕,项目二 接待来访个人和团体,模块二 秘书办事模块,任务三 接待涉外团体,知识目标 1、掌握国际礼仪常识 2、掌握涉外接待的原则和要求 3、掌握涉外迎送仪式、宴请常识、馈赠礼品的要求 能力目标 1、能够安排涉外礼宾次序 2、能够安排涉外迎送仪式 3、能够安排涉外宴请、馈赠礼品 教学重点 掌握安排涉外迎送仪式及宴请的方法 教学方法 案例法、示范法、模拟法 教学课时2课时,任务导入,天地公司近几年业务发展迅速，所生产和出口的便携式电子产品逐渐打开市场，特别是电脑周边产品、个人电子产品，已走向国际市场，主要销往北美和欧盟等国家和地区。随

2、着贸易往来的增多，涉外接待的工作也越来越多，公司最近又接到一份传真，加拿大电子产品贸易有限公司经理凯瑞先生一行6人将于2008年4月7日8日来天地公司洽谈合作事宜，经理要求秘书高山充分准备，做好这次涉外接待工作。,任务分析,涉外接待较之内宾接待较复杂些，除了要熟悉接待工作的基本知识和具体业务外，还需要了解涉外接待的基本原则和要求，在礼节规范的运用、接待内容的安排上尊重不同外宾的特点，有针对性地制定具体接待方案，才能较好地完成涉外接待任务。,相关知识点,（一）确定涉外礼宾次序 (1)涉外接待的原则 不卑不亢 依法办事 内外有别 遵守国际交往的基本礼仪,（二）涉外迎送仪式 1、确定迎送规格 2、掌

3、握抵达和离开的时间 3、介绍 4、陪车 5、着装,（三）安排宴请 （1）注重环境。 （2）尊重对方饮食习惯。 （3）菜单安排。 （4）讲究衣着。,（四）馈赠礼品的要求 1、礼品的选择 2、注意包装 3、馈赠礼节,回复请柬,选择服装,准时赴宴,西餐礼仪,1、宴请前的准备,点菜注意事项,点餐顺序,头盆 （色拉、鹅肝酱、泥）,汤 （红汤、清汤、 白汤）,副菜 （白肉）,主菜 （红肉）,甜品 （冰淇淋、水果、曲奇饼）,饮料 （咖啡、红茶、白兰地）,餐具的使用,刀,汤匙,由外 向内,注意： 当主人或服务员为你斟酒时，你无需拿起杯子； 如果不想喝酒，直接表示：“不用了，谢谢！”他将尊重你的选择。 每道菜所

4、配的酒剩下也没关系，不可以留到下道菜，酒杯与菜同撤。,西餐的座次安排,座次安排的不同，是中西餐礼仪中差别较大的一点。西餐桌一般为长方形，主客间隔、男女间隔，以便大家都有结交新朋友机会。,入席礼仪,客人要在主人的带领下顺序入席 次序是：男主人带领女主宾第一个入席，女主人引领男主宾最后入席。其他客人由服务员引座。 入座后，坐姿端正，双手放在膝盖上。女主人拿起餐巾打开，表示宴会正式开始，客人才可以动餐巾。,注意：餐巾的使用 餐巾可以对角折，也可以对边折，小餐巾可以不折，放在膝盖之上。 餐巾只可以擦嘴，不可以用来擦汗。 唇膏较鲜艳的女性，最好用纸巾把唇膏擦掉，否则印到酒杯和餐巾上，让人看了很别扭。 餐

5、巾可以用来表示暂时离开 席间要离开一会儿去方便，或者接打电话，应把餐巾放在自己椅子的靠背上，以示还要回来。如果放在盘子旁边，就意味着结束进餐了，服务员将把你的餐具收走。,退席礼仪,当大家差不多吃完时，女主人或第一主人可将餐巾略加折叠，放在桌上，宴请结束，其他人应随之动作，跟随女主人退席。依然从椅子左侧退出，告辞时应表示感谢。,任务回顾,天地公司近几年业务发展迅速，所生产和出口的便携式电子产品逐渐打开市场，特别是电脑周边产品、个人电子产品，已走向国际市场，主要销往北美和欧盟等国家和地区。随着贸易往来的增多，涉外接待的工作也越来越多，公司最近又接到一份传真，加拿大电子产品贸易有限公司经理凯瑞先生一

6、行6人将于2008年4月7日8日来天地公司洽谈合作事宜，经理要求秘书高山充分准备，做好这次涉外接待工作。,首先应了解清楚凯瑞先生一行六人的来访目的、来访成员具体情况、抵离的日期和时间、交通工具和路线、对参观访问的具体愿望等，以便确定接待的规格及相关的活动安排。,一、事先准备,任务实施,注意： 对于外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询，必要时，还可向对方索要来访者的血型资料。,拟定日程草案还应注意： 公司领导同代表团成员有无特殊关系； 来访者是否曾经来过本地，已参观过的项目，力求本次访问安排更具特色。 活动时间安排应平衡，既达到来访目的，又松紧有度。 日程安排

7、好后，应与客人及时交换意见。 根据访问的目的和性质，访问者的愿望，安排相应的会谈会见、宴请、参观游览等活动，拟定日程草案并报请领导批准。,二、日程草案,在准确掌握了凯瑞先生一行人的抵达时间之后，及早通知经理及相关人员做好接机（车）准备。 宾主双方见面后，为了打破客人初到的拘谨以及增进了解，主人应该主动地与客人寒暄，包括介绍其他的陪同人员给客人、告知接下来的行程安排等。,三、迎宾,客人抵达后，立即安排其入住酒店，安置好行李。在酒店房间里提前准备好欢迎的花束或绿色植物，以及客人喜欢的酒、饮料等，营造一种宾至如归的氛围。 客人到达住处后，考虑到长途旅行的疲累，应给客人留出充分的休息时间，令对方能够洗

8、漱、更衣。,四、入住酒店,地点：世纪酒店 菜单安排：选择中餐的特色菜肴，四菜一汤。 人数：来访者6人和我方陪同及工作人员4人，共10人。 座位安排：中方与外方相间就坐,五、宴请,主人,主人,主人,主人,客人,客人,客人,客人,客人,客人,服装：整洁的职业装,宴请时注意： 1、座次安排右为尊。 2、尊重对方饮食习俗。 3、可为客人准备刀叉，以备不便。,1、布置好会议室，准备茶水 2、带领访客进入会议室 3、如有需要，做好会议记录,六、会谈,根据来访者的目的和需求，安排参观项目和游览项目。 参观项目：本公司的产品陈列室。 陪同人员：总经理、行政部经理、秘书高山。 游览项目：安排本地区的人文旅游景点

9、。 陪同人员：行政部门经理、秘书高山、工作人员1名。,七、参观游览,1、办理手续。安排专人协助客人办理出境手续、机票（车、船票），以及行李托运手续。 2、话别。来访团离开的时间是在上午，前一天晚上，接待方应到客人下榻的宾馆话别，赠送礼物。并告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排。 3、机场送行。由经理及秘书陪伴客人到机场送行,九、送别,案例分析,“热情接待”却没让人满意 某公司接待了一个来访的外国考察团，双方互不相识，通过传真及电话联系好接待相关事宜，秘书为能够顺利接机，特别请对方传真过来考察团成员的照片，并在接机时事先准备好一块牌子，写好来访公司的名称。这样主客双方顺利接上了头。客人到达后，直接迎到下榻宾馆，第二