WORD EXCEL常见操作技巧.ppt

1、,WORD EXCEL常见操作技巧,晟宫培训 赵瑾瑾 ,工作中常常为制作一个文件花费很多时间 吗？ 有为了一项数据统计而手忙脚乱过吗？,体验快乐办公word技巧篇excel技巧篇,Word技巧篇,Word技巧目录,取消复制文件格式 如何创建目录 如何制作水印 如何去掉Word页眉下面的那条横线 如何将光标快速返回到Word文档的上次编辑点 如何取消这些自作聪明的超级链接 如何让Word表格快速一分为二 如何使用邮件合并功能简化信息录入 如何给word加密呢,WORD使用技巧,当我们想要制作文档的时候，一般已经有了相应的内容。不管是自己写的也好，别人写的也好，网上copy的也罢，总之内容我这里不

2、再讨论，所以不用我们操心。假定我们已经拥有了需要填充文档的文本。 这样就有了第一个问题，我们怎么把所需的文本内容转移到新文档中？如下例所示：,WORD使用技巧,粘贴网页内容到word时经常连网页格式一起复制到文件中，如何取消格式呢？,WORD使用技巧,在Word中粘贴网页，只须在网页中复制内容，切换到Word中，单击粘贴按钮，网页中所有内容就会原样复制到Word中，这时在复制内容的右下角会出现一个粘贴选项按钮单击按钮右侧的黑三角符号，弹出一个菜单，选择仅保留文本即可。,WORD使用技巧,如何创建目录 ？,WORD使用技巧,目录一般是在文档完成以后创建比较节省时间 在2003版本中 1、单击要建

3、立目录的地方，通常是文档的最前面； 2、选择【插入】【引用】【索引和目录】,WORD使用技巧,3、创建目录关键在于标题有分级，且同一级的标题格式一样。,WORD使用技巧,2007版中比较方便 直接使用引用第一项 就是目录 这之前先使用视图 大纲视图 设置标题的级别,WORD使用技巧,想要制作公司专用文档吗？ 想制作具有贺卡效果的文档吗？,WORD使用技巧,Word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能，而且能够随意设置大小、位置等等。 格式背景水印。,WORD使用技巧,2007版中直接点击页面布局 页面背景中既有水印选项，可选择自定义水印,WORD使用技巧,自定义水印可选择图片水印或者文

4、字水印,WORD使用技巧,如何去掉Word页眉下面的那条横线 ？,WORD使用技巧,可以用下面的四种方法： 一是可以将横线颜色设置成白色； 二是在进入页眉和页脚时，设置表格和边框为无； 三是进入页眉编辑，然后选中段落标记并删除它； 四是将样式图标栏里面的页眉换成正文就行了。,WORD使用技巧,2007版中 一双击页眉，进入修改页眉模式，点击开始可看到样式，页眉修改为正文模式 二或者点击样式处鼠标所指位置 出现如下项目,WORD使用技巧,选择清除格式即可,WORD使用技巧,三页面布局处有稿纸设置选项 点击出现对话框,WORD使用技巧,选择方格式稿纸，页眉无，确认,WORD使用技巧,文档变为稿纸形

5、式，再选择稿纸设置，格式选为非稿纸文档即可去除,WORD使用技巧,如何将光标快速返回到Word文档的上次编辑点 ？,WORD使用技巧,按下Shift+F5组合键，就可以将光标返回到上次编辑的文档位置，当再次按下Shift+F5组合键时，光标会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按下Shift+F5组合键，可以将光标移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。,WORD使用技巧,在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接 ，但是很多情况下我们不需要这样的自动连接，那么如何取消这些自作聪明的超级链接 ？,WORD使用技巧,在Word中选择工具自动更正，先单击键

6、入时自动套用格式选项，将internet 及网络路径替换为超级链接项前的勾取消。 再单击自动套用格式选项卡，将internet 及网络路径替换为超级链接项前的对勾取消。,WORD使用技巧,2007版中点击office按钮 再点击 点击校对自动更正选项,WORD使用技巧,在键入时套用格式 下将internet 及 网络路径替换为 超级链接项前 的对勾取消。,WORD使用技巧,如何让Word表格快速一分为二 ？,WORD使用技巧,将光标定位在分开的表格某个位置上，按下Ctrl+Shift+Enter组合键。这时你就会发现表格中间自动插入一个空行。,WORD使用技巧,假设excel中有多人的数据信息

7、已经完备，现在要在word制作的表格中给每个人制作一个文档留存，怎么快速的完成呢？,WORD使用技巧,这就要用到word的邮件合并功能了,WORD使用技巧,选择后文档右侧显示为,WORD使用技巧,选择对应的excel表格中的工作表确定,WORD使用技巧,WORD使用技巧,点击下一步撰写信函,WORD使用技巧,鼠标位置在word文档中需要输入信息的位置 点击其他选项 选择相信插入信息,WORD使用技巧,全部对应信息插入完成后下一步预览信息,WORD使用技巧,下一步完成合并 点击编辑单个信函,WORD使用技巧,合并到新文档选全部，在确定,WORD使用技巧,生成新的文档每个员工信息单独一页 另存为即

8、可,WORD使用技巧,辛辛苦苦制作好一个完美的word以后为了保护自己的劳动成果，如何给word加密呢？,WORD使用技巧,2003版中使用另存为工具常规选项,WORD使用技巧,2007版中可以直接点击office按钮 选择准备加密文档出现 输入密码即可,WORD使用技巧,或者点击另存为工具常规选项,EXCEL技巧篇,Excel技巧目录,如何改变单元格格式 多工作表中如何快速转换工作表 多工作表中相同位置的一次修改 怎么样快速删除工作表中的空行 怎么样进行换行 怎么让不同类型数据用不同颜色显示 冻结窗口的使用 如何建立分类下拉列表填充项 页面如何分页显示 如何隐藏数据别人无法查看 如何让输入法

9、自适应格式 如何将多列的内容合并到一列中 监视窗口的如何使用 如何设置填写错误自动警告 工作表中背景的添加 EXCEL常用函数简介,也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。,EXCEL使用技巧,首先从简单的开始 经常在Excel中遇到这样的问题，输入一串数字超过11位以后变成 这种显示问题怎么解决呢？,EXCEL使用技巧,这是格式设置的

10、问题，单元格默认为常规格式，输入前先设置 单元格格式，右键点 击设置单元格格式,EXCEL使用技巧,选择文本格式,EXCEL使用技巧,如何快速转换工作表在一个工作簿中有很多工作表的时候，要想快速转移到下一个工作表，怎么办？,EXCEL使用技巧,这个功能在工作表比较少能全部看到的情况下没有多大用处，工作表多的情况下很有用： 将鼠标指针移到工作薄左下角的滚动按钮处，然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的工作表标签名称即可。,EXCEL使用技巧,如果一个Excel有多个工作表相同的位置要做相同的修改怎么做最便捷呢？,EXCEL使用技巧,右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择选定全部工作表命

11、令即可,在其中一个 工作表中做修改 其它工作表中有 相应的修改,EXCEL使用技巧,怎么样快速删除工作表中的空行 ？,EXCEL使用技巧,首先打开要删除空行的工作表，在打开的工作表中单击插入列命令，从而插入一新的列X，在X列中顺序填入整数（如1），然后根据其他任何一列排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中X列的数据，重新排序。,EXCEL使用技巧,怎么更便捷的重复前一次操作呢？,EXCEL使用技巧,F4键作为重复键，可以重复前一次操作，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行。,EXCEL使用技巧,怎么样进行换行 ？,EXCEL使用技巧,可以使用自动

12、换行。,EXCEL使用技巧,快速换行的另一种情况 要想在指定的地方换行，而不是等到写满一格后再自动换行怎么办？,EXCEL使用技巧,方法如下:在选定单元格输入第一行内容后，在换行处按Alt+回车键，即可输入第二行内容。,EXCEL使用技巧,怎么让不同类型数据用不同颜色显示？,EXCEL使用技巧,在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以红色显示，大于等于1500元的工资总额以蓝色显示，低于1000元的工资总额以棕色显示，其它以黑色显示，我们可以这样设置。,EXCEL使用技巧,1.打开工资表工作簿，选中工资总额所在列，执行格式条件格式命令，打开条件格式对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮

13、，选中大于或等于选项，在后面的方框中输入数值2000。单击格式按钮，打开单元格格式对话框，将字体的颜色设置为红色。,EXCEL使用技巧,2.按添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为蓝色；小于1000，字体设置为棕色)。,EXCEL使用技巧,3.设置完成后，按下确定按钮。,EXCEL使用技巧,2007版中在开始的样式模块有条件格式选项,EXCEL使用技巧,按照设定的要求选择不同的规则就可以 也可以选择其他规则,EXCEL使用技巧,在编辑规则说明中按照不同的要求设定区域，然后点击预览后面的格式,EXCEL使用技巧,在设置单元格格式里面按照要求做出设置即可,EXCEL

14、使用技巧,冻结功能 希望不论将表格滚动到哪里都能够看到列标题 怎么做？,EXCEL使用技巧,【窗口】【冻结窗格】,EXCEL使用技巧,2007版中 鼠标点击要显示标题的下一行再点击视图冻结窗格,EXCEL使用技巧,如何建立分类下拉列表填充项,EXCEL使用技巧,【数据】【有效性】,EXCEL使用技巧,2007版中直接点击数据数据有效性,EXCEL使用技巧,显示为,EXCEL使用技巧,有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，怎么让工作表中分页显示以便打印呢？,EXCEL使用技巧,2007版中如下图视图，点击分页预览即可 使用完毕可点普通恢复页面显示,EXCEL使用技巧,有些表格中的数据不想让其他

15、人看到但是使用隐藏别人还是能通过取消隐藏看到，怎么做到彻底的隐藏只有自己能够看到呢？,EXCEL使用技巧,选定需要隐藏的区域，点击右键设置单元格格式在数字标签的分类下面选中自定义选项，然后在右边类型下面的方框中输入；(三个英文状态下的分号),EXCEL使用技巧,EXCEL使用技巧,再切换到保护标签下，选中其中的隐藏选项，按确定按钮退出。,EXCEL使用技巧,然后点击审阅保护工作表，输入密码即可,EXCEL使用技巧,在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实在不方便，怎么让输入法智能化地调整呢?,EXCEL使用技巧,数据数据有效性,EXCEL使用技巧,选择输入

16、法模式，选择关闭，则该区域自动输入为英文， 在此区域外 自动恢复中文,EXCEL使用技巧,如果我们想将多列的内容合并到一列中，怎么轻松的将它搞定呢？,EXCEL使用技巧,此处假定将B、C、D列合并到一列中 1.在D列后面插入一个空列E，然后在E1单元格中输入公式：=B1当公式不是被复制到一行（列）而是一个区域时常使用混合引用 ，例如：,1、函数基础知识(地址的引用方法),1、函数基础知识(嵌套函数),什么是嵌套函数：就是一个函数的参数本身也是一个函数。 如下图中所示的公式使用了嵌套的 AVERAGE 函数，并将结果与 50 相比较。这个公式的含义是：如果单元格F2到F5的平均值大于50，则求G

17、2到G5的和，否则显示数值0。 嵌套函数注意事项： 1、在Excel中，一个公式最多可以嵌套7层函数。 2、嵌套函数是一个难度性较大的知识点，我们要清楚函数的意义及结构，并且要熟悉其使用方法，括号必须成对出现。,2、SUM 函数,行或列求和 H3单元格 =SUM(B3:G3) B11单元格 =SUM(B3:B10),2、SUM 函数,区域求和 H11单元格 =SUM(B3:G10),2、SUM 函数,鼠标拖拉法 选中存放求和结果的单元格，点击工具栏中的（自动求和）按钮 用鼠标拖过需要求和的所有单元格，然后回车即可 注：如果需要求和的单元格是不连续的，则可按住Ctrl键分别拖过它们。,3、AVE

18、RAGE / AVERAGEA /TRIMMEAN函数,AVERAGE函数 用途：求算数平均数 使用方法：同SUM函数相同，只需把刚才所有SUM的部分替换成AVERAGE =AVERAGE(B3:G3) =AVERAGE(B3:B10) =AVERAGE(B3:G10),4、COUNT/COUNTA函数,用途：计数 COUNT统计所选中的单元格区域中数字的个数 COUNTA统计所选中的单元格区域中非空单元格的个数（包括数字、文字等） 例:,5、ROUND/TRUNC函数,功能： ROUND函数对小数按照位数要求四舍五入 （亦可通过设置单元格格式实现同样功能） ROUND(number,num_digits) number就是将要进行四舍五入的数字 num_digits则是需要保留小数点后几位 TRUNC函数对小数进行取整 （同INT函数功能） TRUNC(number) number就是需要进行取整的数字,5、ROUND/TRUNC函数,使用方法： B2单元格 =ROUND(A2, 2) 代表保留的小數位數 C2单元格 =ROUND(A2, 0) 注: 如果位数0,则舍入到指定的小数位;如果位数=0,则舍入到整数.如果位数0,则在小数点左侧进入舍入. D2单元格 = TRUNC(A2) 或 =INT(A2) (对小数进行取整),6、IF